Tipos de facturas en España: la guía más completa

Simplificada, electrónica, proforma... ¿Cuántos tipos de facturas existen?

En España hay más tipos de facturas de los que parece, cada cual con unas características y objetivos.

La factura completa u ordinaria es la que tiene todo el mundo en mente.

La de toda la vida, vamos.

Pero hay más, y casi todas guardan algún tipo de relación con ella.

Es importante conocerlas bien para saber qué se puede hacer y qué no, así como qué datos incluir en las distintas partes de la factura. 

¿Para qué? Pues para tener todo registrado y justificado, evitando así problemas con la Agencia Tributaria, y de paso ahorrarte dinero en cada ejercicio contable.

¿Vemos entonces regis?

Los vemos 😎

Pero antes...

Definiendo el concepto de factura

¿Qué es una factura?

Con el Reglamento de Facturación de fondo, es un documento que refleja una compraventa de bienes y servicios ✅

Si tu empresa vende algo a un cliente, le emites una factura que sirve como justificante de pago de ese gasto.

Y si es al revés y es tu empresa la que compra algo, te emitirán una factura que irá directa a la contabilidad de tu negocio como justificante del gasto.

Sin ella, olvídate de deducirte cualquier tipo de gasto que tengas.

Si no hay factura, ese gasto no ha existido a ojos de Hacienda. 

Y si la hay, ese gasto te ayudará a pagar menos en tu próximo ejercicio contable... aunque si es un ingreso —¡bien!— y la que emite la factura es tu empresa, te tocará pagar más Impuesto de Sociedades e IVA, salvo que sea una operación exenta.

Sea como sea, las facturas son el pan de cada día de los equipos de finanzas y contabilidad.

Y ahora que ya sabemos con certeza para qué sirve una factura, vamos a ver los distintos tipos.

Los diferentes tipos de facturas

Y sus características y usos, para poder diferenciarlas bien.

Bien ordenadas, además.

¿Cuáles son los tipos de facturas que hay en España hoy en día?

Toma nota, que son nada más y nada menos que seis.

La factura proforma

La primera de la lista es la proforma.

¿Qué es la factura proforma?

Las facturas proforma no tienen ningún tipo de validez jurídica ni fiscal. Si te hacen una, no podrás contabilizarla.

¿Para qué sirve la factura proforma, entonces?

Para detallar las condiciones de una operación de compraventa. Como un presupuesto, sí, pero con un formato tipo factura. Hace de borrador de la factura final —factura completa u ordinaria—.

Es, de hecho, prácticamente idéntica a una factura completa, con la diferencia de que lleva indicado que se trata de una proforma.

Si la emitiera tu empresa, estos son los datos que tendría que incluir:

• Título que indique que es una factura proforma
• Fecha de emisión
• Datos fiscales de tu empresa
• Datos fiscales de tu cliente
• Descripción detallada de qué estás vendiendo, elemento a elemento, así como su precio
• Base imponible del total
• Tipo de IVA aplicado
• Cuota de IVA
• Total de la factura

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre una factura proforma y un presupuesto?

Legalmente, ninguna. Pero a efectos prácticos, cuando el cliente acepta las condiciones detalladas en la factura proforma, convertirla en factura completa no cuesta nada; tan solo debes eliminar el mensaje que indica que es una proforma, añadir el número de serie... y listo.

Las proforma son útiles para que el futuro pagador vea la factura final que recibirá tras aceptar las condiciones de la compraventa.

¿Y la factura comercial? ¿Qué pinta en todo esto?

¿En qué se diferencia la factura proforma de la factura comercial?

¡Que no cunda el pánico!

«Comercial» es solo el nombre que recibe la factura completa u ordinaria cuando la comparamos con la proforma.

Las diferencias ya las hemos visto 🙃

Nos vamos, pues, a la otra cara de la moneda. ¿En qué se convierte una factura proforma cuyas condiciones son aceptadas?

Eso es: en una completa u ordinaria.

La factura completa u ordinaria

Cuando a la palabra «factura» no le pones apellido, se entiende que es una factura completa.

Factura completa, ordinaria o comercial.

El tipo de factura que todo el mundo tiene en mente.

Será válida y podrás contabilizarla cuando contenga toda esta información obligatoria:

• Numeración de la factura
• Fecha de emisión
• Datos fiscales del emisor, incluyendo el CIF si es empresa o el NIF si es una persona
• Datos fiscales del receptor, incluyendo el CIF si es empresa o el NIF si es una persona
• Descripción de los bienes y servicios que estás facturando
• Base imponible del total
• Tipo de IVA aplicado
• Cuota de IVA
• Total de la factura

¿Ves?

Los datos obligatorios en la factura completa son casi los mismos que los datos de una factura proforma, pero este documento sí que tiene validez jurídica. 

¿Y si falta algún dato?

¿Qué pasa si por ejemplo tu empresa vende al público final y no cuenta con los datos de cada cliente que hace una compra?

Bueno, pues que no podrías incluirlos, directamente, y pasaríamos a hablar de lo que se conoce como factura simplificada.

La que llegó para reemplazar a los tickets, por cierto 😌

La factura simplificada

¿Qué es una factura simplificada?

¿Cuál es la diferencia entre una factura simplificada y completa?

¡En los datos del receptor! Que en la factura simplificada no son necesarios. 

Lo dice la Agencia Tributaria 🧐

En vigor desde que se aprobó el Reglamento de Facturación de 2013, las facturas simplificadas sustituyen a los antiguos tickets.

Cuando vas a un bar y te pides un café, lo que te dan es una factura simplificada en la que aparece de todo... menos tus propios datos.

Y es que ahí está la gracia de las facturas simplificadas 😅

¿Te imaginas que el camarero te pidiera los datos personales para hacerte una factura ordinaria cualquier sábado en el que te vayas a tomar una cervecita?

Lo que hace es emitir una factura simplificada, que tiene aspecto de ticket, pero la información es otra; te la entrega y listo.

Así pues, ¿qué datos se incluyen en la factura simplificada?

Hacemos un copia y pega de los de la factura completa, pero quitamos los del receptor de la factura:

• Numeración de la factura
• Fecha de emisión
• Datos fiscales de la empresa emisora
• Descripción de los bienes y servicios que estás facturando
• Base imponible del total
• Tipo de IVA aplicado
• Cuota de IVA
• Total de la factura

La factura simplificada tiene tanta validez jurídica como la ordinaria.

Cuando tu empresa acometa un gasto y reciba este tipo de factura, podrás incluirla en tu contabilidad, pero al no contener el CIF de tu empresa no podrás utilizarla para justificar el IVA deducible.

Los requisitos de la factura simplificada marcan que no se pueda utilizar —salvo excepciones— cuando la cuenta supere los 400 €, IVA incluido.

La Agencia Tributaria indica que ese importe máximo de la factura simplificada se amplía hasta los 3.000 € —IVA incluido— cuando se trata de estos casos excepcionales:

• Ventas al por menor
• Venta o servicios de ambulancia o a domicilio del consumidor
• Transporte de personas y sus equipajes
• Servicios de hostelería y restauración y salas de baile y discotecas
• Servicios telefónicos prestados mediante cabinas telefónicas de uso público, o mediante tarjetas que no permiten la identificación del portador
• Servicios de peluquerías, institutos de belleza, tintorerías y lavanderías
• Utilización de instalaciones deportivas, aparcamiento de vehículos y autopistas de peaje
• Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos y alquiler de películas

Según la definición de factura simplificada, además, también se puede utilizar para hacer una rectificativa, nuestra siguiente protagonista.

La factura rectificativa

¿Qué es una factura rectificativa?

Según la Agencia Tributaria, es una factura que se utiliza para corregir una completa o simplificada emitida anteriormente.

Porque la original no cumple con los requisitos legales, las cantidades son incorrectas o se trata de una devolución.

O porque quieres recuperar el IVA trimestral o IVA mensual de una factura impagada en la declaración anterior.

Es en esos supuestos cuando se utiliza la rectificativa, un tipo de factura que debe contener los siguientes datos:

• Número de factura
• Fecha de emisión
• Datos fiscales de la empresa que la expide
• Datos fiscales del cliente, no necesarios en caso de estar rectificando una factura simplificada
• Descripción de los bienes entregados o servicios prestados
• Tipo impositivo
• Cuota de IVA
• Total de la factura

Hasta aquí todo como siempre, pero en la factura rectificativa, además, hay que cumplir con estos requisitos:

• Mencionar que se trata de una factura rectificativa
• La numeración debe ser especial, diferente a la serie original de la factura que se desea rectificar
• Es preciso identificar qué factura es la que se está rectificando, indicando su número y fecha
• También hay que indicar el motivo de la emisión y qué es lo que se está rectificando

El contenido de la factura rectificativa debe coincidir con el de la factura original añadiéndole estas especificaciones.

Es lógico, ¿no?

Si ya llevas muchos años ligado al mundo de las finanzas y la contabilidad, sabrás que la rectificativa es la versión actual de la antigua factura de abono.

Por cierto, hay límite de tiempo para emitirla: cuatro años.

Pasados esos cuatro años será imposible rectificar una factura ordinaria o simplificada.

Vamos ahora con un concepto distinto. Si este tipo de factura era para corregir, nos sumergimos ahora en otro para facilitar las cosas.

La factura recapitulativa

¿Se puede simplificar una factura, más allá de no incluir los datos del receptor, como pasa en la factura simplificada?

¡Por supuesto! 👍

De acuerdo al Reglamento de Facturación, esto es lo que hace la factura recapitulativa, que sirve para agrupar facturas emitidas en un mismo mes y a un único receptor.

¿Qué es una factura recapitulativa, entonces?

Todo un regalo para contabilidad, porque reúne en una misma factura mensual todas las emitidas anteriormente durante ese mes.

Esto no elimina las facturas emitidas, sino que las anula —es decir, siguen estando numeradas, pero no tienen impacto en la contabilidad—, y deben conservarse durante cuatro años ❗

Además, sí o sí, las facturas que agrupes en una recapitulativa deben estar emitidas en un mismo mes.

¿En qué fecha?

En la misma que la última factura a agrupar o en el último día del mes; en caso de hacérsela a un autónomo o a una empresa, puedes alargar la fecha de la recapitulativa hasta, como máximo, el día 16 del mes siguiente.

Además, la factura recapitulativa debe contener los siguientes datos:

• Número de factura
• Fecha de emisión
• Datos fiscales del emisor
• Datos fiscales del destinatario
• Indicación de que se trata de una factura recapitulativa
• Todas las facturas que se están recapitulando, una por línea, incluyendo la base imponible, el tipo impositivo, la cuota de IVA y el total
• El total de la factura recapitulativa, resultado de sumar las bases imponibles, las cuotas de IVA y el total de cada línea

Si cumple con eso, la factura recapitulativa tendrá validez legal y podrás contabilizarla ✌

Evidentemente, es un tipo de factura que se utiliza cuando un mismo cliente recibe varias facturas mensuales de la misma empresa.

Supón que la tuya hace pedidos a un proveedor semanalmente, todos los miércoles, llueva o nieve.

En vez de contabilizar 4-5 facturas cada mes, el proveedor te envía solo una recapitulativa —recuerda, con el 16 del mes siguiente como fecha límite—, ayudándote así a reducir el tiempo de gestión. 

Y si en vez de 4 o 5 son 10 o 12, pues echa cuentas... Merece la pena, ¿no? 😊

Pasamos al sexto y último tipo de factura: la electrónica.

La factura electrónica

¿Electrónica es digital? 

¿Qué es una factura electrónica?

Técnicamente hablando, desde la entrada en vigor del Reglamento de Facturación en 2013, una factura digital —en formato PDF, imagen, XML...— era tan válida como una completa en papel.

De hecho, las facturas electrónicas son facturas completas, pero con otro formato.

O simplificadas, o rectificativas, o recapitulativas, o proforma.

Contienen los mismos datos que estas, pero tienen formato digital.

Bien, ¿no?

Pues ojo, que no 😧

Como te contábamos al hablarte de la factura electrónica, el Reglamento de Facturación va a sufrir cambios próximamente en busca de reducir el fraude fiscal en operaciones entre empresas y profesionales.

Hoy en día para hacer una factura electrónica puedes utilizar Word o Excel, rellenar datos, imprimir en PDF y listo, ya tienes un documento con validez fiscal.

¿Que lo quieres modificar? Pues editas el documento original, reenvías el nuevo PDF y ya está 👌

Pero cuando se actualice el Reglamento, ojo con los requisitos de la factura electrónica para operaciones B2B:

• Solo podrás utilizar determinados software de facturación que cumplan con ciertos requisitos
• Ya no podrás editar facturas emitidas, por lo que presumiblemente aumentarán en masa las facturas rectificativas
• Todo lo que hagas en el software de facturación que utilices quedará debidamente registrado

Y lo más importante: la factura electrónica terminará siendo obligatoria para todas las empresas y profesionales que operen con, valga la redundancia, otras empresas y profesionales.

Este tipo de factura ha venido a revolucionar el mundo B2B ✊

Respecto a qué datos incluir, como te decimos, una electrónica no cambia en cuanto a contenido con respecto a los otros tipos de factura, sino en formato.

¿Y en el mundo B2C?

Queda exento, de momento, de los cambios que se avecinan, por lo que para el consumidor final una factura electrónica seguirá siendo un documento digital.

Sea el tipo de factura que sea, que no se te escape ninguna

Queda claro que tipos de factura hay muchos, con sus propias características y requisitos.

Y también es evidente que más importante que dominarlos todos, que también, tienes que controlar las facturas de los gastos de tu empresa para pagar menos en cada ejercicio contable y evitar líos con Hacienda.

¿Te imaginas perder de vista una factura recapitulativa de 800 €? ☠

O que una factura electrónica de 400 € quede olvidada en un buzón de correo y nunca puedas contabilizar ese gasto ☠

O que una factura simplificada de 300 € resultado de comer en un restaurante con clientes pierda la tinta con el paso de las semanas y, llegado el momento de contabilizarla, no haya manera de distinguir nada ☠

Para prevenir todo eso y sacar beneficio de cada gasto que tenga tu empresa, nada como una solución como Pleo que te ayude con el día a día.

¿Que no encuentras esa factura recapitulativa que decíamos? No importa; nada más te la den, le haces una foto y la subes al sistema. Y ya no hace falta que la guardes, porque Pleo está homologado por Hacienda 👏

¿Que una factura se pierde en algún correo que nadie encuentra? No pasa nada; con Pleo, rastrea los documentos adjuntos de las bandejas de entrada que quieras y verás como aparece 👏

¿Que a la factura simplificada se le borra la tinta y a ver cómo justificas esos 300 € de comida con clientes, un gasto de representación de manual? ¡Despreocúpate! Foto en cuanto la saquen a la mesa, se sube a la app... y listo 👏

En total, 1.500 € de gasto salvados 🙌

Y es un ejemplo ficticio, que la realidad puede ser muchísimo peor 😶

No habrá dolorosa que se te resista, sea el tipo de factura que sea; lleva la gestión de gastos de tu empresa con Pleo y a volar 🛩