Verifactu y factura electrónica: diferencias clave y cómo adaptarte

Lo de digitalizar la facturación de los negocios, definitivamente, ha dejado de ser una opción.

De una manera u otra, hay que pasar por ahí «gracias» a la nueva factura electrónica B2B o al sistema Verifactu, con el que Hacienda busca controlar al detalle cada factura emitida.

Y en este contexto surge una duda que es importantísimo resolver: Verifactu y factura electrónica… ¿hablamos de lo mismo? 

¿Se solapan?

Como empresa, ¿te afectan los dos o solo uno?

Si no tienes claras las respuestas, quédate, que te vas a ir de aquí sin dudas y, sobre todo, sabiendo qué hacer para cumplir con tus obligaciones de pe a pa incluso antes de la fecha límite para adaptarte.

¿Empezamos?

¿Qué es el sistema Verifactu y por qué será obligatorio en 2026?

No es un programa, ni un tipo de factura: Verifactu es el sistema que ha diseñado Hacienda para garantizar el control y la trazabilidad fiscal de cada factura que se emita en España a través de un software de facturación.

O en otras palabras, es una obligación legal que afecta directamente a los programas de facturación.

Si tú, como empresa, utilizas programas para facturar —deberías, desde luego—, Verifactu alterará tu proceso de facturación, porque tendrás que emplear un software que cumpla con la normativa.

Pero empecemos por el principio: el sistema Verifactu nace del deseo del Estado de reducir el fraude fiscal, dentro del marco de la Ley Antifraude.

Con «sistema Verifactu» nos referiremos al diseñado por Hacienda para controlar las facturas emitidas desde programas de facturación, como veíamos.

Y con Verifactu a secas estaremos haciendo referencia al desarrollo reglamentario de la Ley Antifraude, que recoge las características del propio sistema Verifactu.

Volvamos al objetivo de reducir el fraude fiscal.

Con el sistema Verifactu, y aquí viene el quid de la cuestión, cada factura generada desde un programa queda registrada en el mismo desde el momento en que se crea, y se comunica a Hacienda de forma inmediata.

Si decides eliminarla posteriormente, no podrás; tendrás que generar una rectificativa y Hacienda lo sabrá.

¿Y cómo lo sabrá?

Porque ese programa que hayas utilizado para generarlas tendrá que cumplir con los requisitos técnicos del reglamento, siendo uno de ellos que el software de facturación se conecte directamente a la Agencia Tributaria.

¿A partir de cuándo?

Desde el 1 de enero de 2026.

Si tu empresa ya está obligada al SII no tendrás que preocuparte de nada porque la transparencia y control ya es total —es el único caso en que no tendrás que adaptarte—, pero si no… ahí tienes las fechas clave.

¿Y qué tiene que ver esto con la factura electrónica? 

Un adelanto: aunque van de la mano, el sistema Verifactu y la nueva factura electrónica obligatoria no son lo mismo. El primero se centra en el control fiscal, y la segunda en digitalizar el envío y recepción de facturas.

Normativa Verifactu: claves de la orden ministerial

Ya sabes qué es el sistema Verifactu y por qué se va a aplicar a partir de 2026.

Pero ¿en qué consiste exactamente la normativa que define el sistema?

La respuesta está en la Orden Ministerial HAC/72/2024, publicada en 2024, que detalla los requisitos técnicos que deberán cumplir los programas de facturación.

Si como empresa facturas con software, ese programa tendrá que estar técnicamente adaptado para enviar a Hacienda cada factura generada en tiempo real, con un formato específico y sin posibilidad de modificación o eliminación posterior.

Eso incluye aspectos como estos:

• Generación de un QR único por factura
• Firma digital de cada factura
• Registro inalterable de cada factura emitida

Y no solo eso; también será obligatorio generar un fichero de alta de eventos, que refleje todo lo que ocurra en el programa: inicio, actualizaciones, acceso de usuarios, etc.

Y esto, a tu empresa, ¿cómo le afecta de forma práctica?

Entre otros aspectos que veremos luego, no vas a poder alterar las facturas que emitas, y todo lo que suceda en tu programa de facturación dejará huella en Hacienda, que será plenamente consciente de todo.

Querían reducir el fraude fiscal y así parece que lo van a conseguir, desde luego.

Y es que si desde el 1 de enero de 2026 empleas un programa de facturación que no se encuentre adaptado a los requisitos técnicos de Verifactu, te caerá una sanción ejemplar.

Y con ejemplar nos referimos a cantidades que ascienden hasta los 50.000 € por ejercicio económico.

Verifactu y factura electrónica: ¿en qué se diferencian?

Están relacionados, pero no, el sistema Verifactu y la factura electrónica no son lo mismo.

Aunque compartan escenario, factura electrónica y Verifactu van por caminos distintos.

Pero vayamos por partes, que todavía no hemos hablado de otro gran concepto importante: la nueva factura electrónica B2B, distinta a la factura electrónica tradicional.

La factura electrónica tradicional es la que utilizabas, por ejemplo, para facturar a la Administración y enviabas por medios digitales.

La nueva factura electrónica, que lleva de apellido «B2B», va a ser obligatoria a la hora de facturar a otras empresas y profesionales y, obviamente, tendrá que cumplir con lo indicado en la normativa.

Dicho esto, vamos a ver cómo se relacionan ambas con Verifactu.

Verifactu y la factura electrónica tradicional

El sistema Verifactu se centra en el control fiscal en origen.

Es decir, en asegurar que cada factura generada desde un programa queda registrada en el mismo momento en que se emite… y que esa información se comunica a Hacienda sin que puedas editarla ni eliminarla después.

La factura electrónica, por su parte, busca facilitar el intercambio digital de facturas y, con él, de forma colateral, reducir la morosidad empresarial.

Será obligatoria entre empresas a partir de uno o dos años —según el volumen de facturación de tu empresa— tras la aprobación del reglamento de la Ley Crea y Crece, que está pendiente de aprobación.

Hasta entonces, la factura electrónica es la que se envía por medios digitales y no es necesario que cumpla con los requisitos indicados en Verifactu. Es la que se suele emplear, como decíamos, para facturar a la Administración.

Para generarlas, se emplean programas de facturación… ¿y qué va a pasar con ellos debido a Verifactu a partir del 1 de enero de 2026?

Que tendrán que estar adaptados.

Así que no importa si aún no está aprobada la nueva factura electrónica B2B, o incluso si generas facturas electrónicas tradicionales —en PDF, en Word, en Excel…—: si usas programas de facturación, Verifactu te obligará a que sea un software adaptado.

Verifactu y factura electrónica B2B

Sí, tendrás que adoptar la nueva factura electrónica B2B cuando hagas negocios con otras empresas y profesionales —tanto clientes como proveedores— uno o dos años después de la fecha de aprobación del reglamento de la Ley Crea y Crece.

Un año si facturas más de 8 millones anuales; si no, dos.

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece, es la que regula la facturación electrónica obligatoria entre empresas y profesionales.

Pero esa obligación todavía no ha entrado en vigor, y no lo hará antes de la llegada de Verifactu, programada para 2026.

Cuando sea obligado emplear la nueva factura electrónica B2B —sea 2026, 2027...—, por tanto, convivirá necesariamente con Verifactu.

¿Por qué?

Porque para emitirlas, tendrás que emplear un programa de facturación que cumpla con unos requisitos técnicos que aún no se conocen. 

Pero sí sabemos que cualquier programa de facturación tendrá que cumplir con los propios de Verifactu, así que… todos los caminos de la nueva factura electrónica B2B pasarán por Verifactu.

¿Y si nos centramos en las diferencias?

Antes de eso, unas pinceladas de la nueva factura electrónica B2B 👇

• Obligatoria para todas las operaciones B2B —entre empresas y autónomos—, independientemente del sector
• Tendrá un formato de datos estructurados: las facturas deben emitirse, enviarse y recibirse en formatos electrónicos aceptados como Facturae, UBL, etc.
• Para emitirlas y recibirlas, habrá que emplear un programa de facturación electrónica que cumpla con unas condiciones técnicas todavía desconocidas
• El destinatario y el emisor deben comunicar la recepción y aceptación, el rechazo, el pago y otros cambios en los estados de la factura electrónica a través del programa
• Tendrás que conservar las facturas electrónicas durante cuatro años, por si te las piden tus 
• La Ley Crea y Crece y la factura electrónica van de la mano para impulsar la digitalización del tejido empresarial y combatir la morosidad

Con estas características claras, vamos a ver las diferencias entre Verifactu y la nueva factura electrónica B2B con una tabla:

Verifactu en la práctica: cómo afecta a tu empresa o negocio

Hasta aquí la teoría, pero lo que realmente te interesa es esto: ¿qué vas a tener que cambiar en tu día a día cuando llegue Verifactu en 2026?

Si no utilizas software de facturación, nada de nada.

Pero si sí, cambiará la forma en que lo utilizas.

Si hasta ahora podías emitir una factura, editarla luego e incluso borrarla… se acabó lo que se daba.

Ya no será posible: con Verifactu, cada factura que generes quedará registrada y comunicada a Hacienda en tiempo real.

Y cualquier acción en el programa deja huella.

Eso cambia, por ejemplo, cómo controlas la facturación, que pasará a ser de una forma más estricta.

También tendrás que formar a tu equipo, porque tendrán que usar herramientas adaptadas y quizá tengas que hacer un cambio de tu programa actual a otro, en caso de que este decida no adaptarse —aunque sería un suicidio por su parte, porque pasaría a ser ilegal—.

Y alterarás el proceso de subsanar los errores facturando, porque ya no podrás editar. Tendrás que generar facturas rectificativas, lo que aumenta el número de documentos que gestionar.

Además, todos los movimientos que ocurran en tu programa —emisión, edición, anulación, acceso de usuarios, etc.— generarán un registro llamado fichero de eventos que también estará disponible para la Agencia Tributaria.

La transparencia, aunque forzada, será total.

Y da igual si eres una empresa inmensa o una pyme modesta: Verifactu no distingue por tamaño, sino por uso de software.

¿Conclusión?

Verifactu no es solo un cambio técnico; es una transformación de cómo entiendes y gestionas tu facturación.

Y cuanto antes lo asumas y tomes medidas, más suave será el cambio cuando llegue 2026.

Cómo transitar a Verifactu y la factura electrónica B2B sin problemas

Lo peor que puedes hacer con este asunto es dejarlo para el último minuto.

Porque aunque tengas de margen hasta 2026, adaptarse a Verifactu y a la factura electrónica B2B no es cuestión de un par de clics.

Estamos hablando de que va a cambiar por completo tu proceso de facturación, especialmente si te mueves en el ámbito B2B.

Y el elemento más crítico e importante es el software de facturación.

¿Cumple con los requisitos técnicos de Verifactu?

¡Sí! Genial ✅

¡No! Ojo, que como no se adapte para 2026… sanción al canto ❗

¿Permite emitir y recibir facturas en formato estructurado, como pedirá la nueva facturación electrónica? 

Si la respuesta es no, toca cambiarse a uno que lo haga, porque no emplear la nueva facturación electrónica cuando sea obligatorio hacerlo también trae sanciones nada apetecibles.

Y hay más, claro: ¿qué hay de tus proveedores?

¿Van a adaptarse a Verifactu llegado el momento, como tú? ¿Y a la nueva factura electrónica B2B? 

Ojo, porque si no, corres el riesgo de quedarte sin proveedor y tener que embarcarte en un proceso para dar con uno nuevo, que siempre es una faena.

Así pues, aquí un listado de tips rápidos para transitar sin mayor problema:

• No te esperes al último minuto; empieza a buscar nuevo software de facturación ya
• Elige un software que cumpla con Verifactu y que vaya a cumplir con los requisitos de la nueva factura electrónica; si es medianamente conocido, da por hecho que lo hará
• Forma a tu equipo con tiempo, para que se acostumbre a la nueva realidad
• Revisa los procesos internos y actualízalos de acuerdo a las nuevas normativas
• Aunque no sea obligatorio todavía, empieza a acostumbrarte ya a trabajar con formatos estructurados como facturae o UBL, para que luego no te cueste tanto

Mira el segundo punto, el de elegir software.

Tendrás que dar con uno que cumpla con ambas normativas —Verifactu y la de la nueva facturación electrónica—, pero… lo suyo es que te aporte más aspectos, ¿no?

Software para Verifactu y factura electrónica: elige el mejor para tu empresa

Está claro: necesitas un programa de facturación que te sirva tanto para cumplir con Verifactu desde enero o julio de 2026 como con la futura factura electrónica B2B algo más tarde.

¿Cómo eliges el mejor? Sobre todo sabiendo de lo que son capaces y que no es solo cuestión de cumplir la ley, claro.

Ya que vas a cambiar —o revisar— tu software, aprovéchalo a lo grande, ¿no?

Así debería ser el programa que termines eligiendo:

• Adaptado a Verifactu: que genere facturas con código QR y las firme digitalmente, que cree un registro inalterable, que envíe la info automáticamente a Hacienda y que genere el fichero de eventos
• Preparado para la nueva factura electrónica B2B: que pueda emitir y recibir facturas en formato de datos estructurado y que permita gestionar los estados, indicativo de que será un software válido para trabajar con la nueva factura electrónica cuando sea obligatorio

Eso es solo en cuanto al aspecto legal.

Pero hay más, claro; mucho más:

• El programa debe poder automatizar procesos: creación de facturas recurrentes, envío, conciliación de cobros, generación de facturas rectificativas…
• Debe poder integrarse con otros sistemas y software de empresas: contabilidad, ERP, bancos, herramientas de gestión de gastos…
• Tiene que ofrecer un sistema de visualización clara de cobros pendientes, ingresos potenciales, impuestos…
• Debe ser intuitivo y fácil de emplear
• Tiene que garantizar la seguridad y trazabilidad de los datos
• Y permitir el acceso online, trabajo y almacenamiento en la nube, para no depender nunca del ordenador en la oficina

Y aterrizando todo esto… ¿qué es lo ideal?

Buscar un software que ya esté adaptado a Verifactu, y que tenga una hoja de ruta clara hacia la factura electrónica estructurada.

Y si puedes probarlo antes de contratarlo definitivamente e invertir… pues mejor 🙌

Pleo, otro software que no puede faltar

¿Qué dices de los gastos?

Porque estamos hablando solo de tus clientes y proveedores, pero… tu empresa también sale ahí fuera y paga por gastos laborales, ¿no?

Cuando Pedro o Inma se van de viaje de trabajo y cenan en un restaurante, se mueven en taxi o se toman un café en el aeropuerto, ¿qué pasa con esos gastos?

Verifactu y la nueva factura electrónica afectarán por igual, claro, pero para que tú los gestiones de forma óptima, lo suyo es que cuentes en tu stack tecnológico con una herramienta de control de gastos como Pleo.

¿Pleo?

Así es. Funciona con tarjetas de empresa, de modo que cuando tu equipo las emplea para hacer un pago laboral, los datos del gasto quedan registrados en el sistema, listos para que los controles y no se te pierda nada.

Y si es una factura electrónica, sin problema, porque Pleo podrá conectarse con el software de facturación que elijas y te permitirá disponer de los datos automáticamente en tiempo real.

Así, optimizarás los impuestos de tu empresa, aumentarás el control de los gastos, aumentará la rentabilidad del negocio y al mismo tiempo cumplirás con tus nuevas obligaciones.

Ideal, ¿no?

Pásate a la gestión de gastos con Pleo, que se lleva de fábula con Verifactu y la factura electrónica, y ya verás qué nueva realidad tan interesante