Comment collecter automatiquement vos factures ?
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Récupérer une facture n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît. Les factures arrivent par différents canaux, se perdent…
- Il y en a qui arrivent par e-mail et s'accumulent dans la boîte de réception.
- D’autres sont localisées sur les plateformes de fournisseurs
- Certaines arrivent par courrier et/ou fax
- Enfin, certaines sont déposées dans les espaces de stockage de fichiers partagés (Drive, WeTransfer, Dropbox, Microsoft Teams)
Les employés doivent consacrer de nombreuses heures à rassembler, compter et trier ces factures avant de pouvoir les saisir. C'est un véritable casse-tête, d'autant plus que les collaborateurs doivent gérer simultanément d'autres aspects du processus comme la relation avec les fournisseurs, le règlement des factures et le respect des délais de paiement.
Ces tâches répétitives pourraient être attribuées à des missions à plus forte valeur ajoutée et ainsi permettre une plus grande rentabilité pour l'entreprise. Cette stratégie serait ainsi beaucoup plus gratifiante pour les équipes sur le long terme.
Les avantages d'un collecteur automatique de factures
Un collecteur automatique de factures fournisseurs est un outil développé pour gagner du temps et augmenter la productivité quotidienne de l'entreprise. Simple d'utilisation et intuitif, il permet de récupérer directement les documents et de les centraliser sur une plateforme unique, quel que soit leur mode d’envoi en recueillant les données : par e-mail, par courrier, via l'espace fournisseur, et bien d'autres encore. Ce processus est souvent désigné par l'acronyme AP ou Accounts Payable.
Les factures sont ensuite consolidées dans une base de données unique, accessible aux utilisateurs depuis n’importe quel endroit du monde via une interface adaptée à leurs besoins. A ce stade, elles sont prêtes à être payées et peuvent être réglées automatiquement grâce à la synchronisation bancaire et à la fonctionnalité de paiement sans IBAN.
Grâce à la collecte automatique, le processus de capture et de traitement des factures est considérablement simplifié et accéléré.
Collecter une facture reçue par e-mail
Avec un collecteur automatique, il devient simple de transférer les factures reçues par e-mail vers une adresse dédiée. Elles sont alors automatiquement importées dans le logiciel et regroupées en un seul endroit. L'entreprise peut également demander à ses fournisseurs d'envoyer directement leurs factures à cette adresse spécifique, ce qui accélère et simplifie le processus. Une alternative consiste à attribuer une adresse e-mail distincte à chaque fournisseur. Ainsi, au lieu de recevoir toutes les factures mélangées dans une seule boîte de réception, chaque fournisseur envoie ses factures à une adresse spécifique, facilitant ainsi la collecte, le tri et le suivi.
Collecter une facture à l'aide d'une photo
Avec un collecteur automatique de factures, il suffit d'une simple photo pour récupérer instantanément un document. De plus, cet outil peut extraire les informations de la facture grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR) et à l'intelligence artificielle. Ainsi, la date, le nom du fournisseur, la TVA, le prix, et toutes les autres données essentielles sont automatiquement enregistrées dans le logiciel.
Collecter des factures depuis un ordinateur
Si les documents comptables sont stockés sur un ordinateur, ils peuvent être facilement importés dans le logiciel via un simple glisser-déposer. Il est aussi possible de collecter les factures en masse plutôt que de les importer une par une.
Collecter des factures grâce à Fetch sur Pleo
Le logiciel Pleo, de son côté, a incorporé à son logiciel un outil qui retrouve vos documents automatiquement dans votre boîte de réception. Fetch peut retrouver les documents jusqu'à trois jours avant la réalisation d'une dépense en ligne. S'il ne trouve pas les documents manquants, il continue de le rechercher jusqu'à 10 jours après que la dépense a été effectuée.
Ces méthodes renforcent la fiabilité de l'archivage des documents comptables, simplifie le processus de validation et améliore la gestion stratégique de l'entreprise. L'automatisation de la comptabilité, facilitée par ces outils, révolutionne la gestion financière des entreprises en rendant les processus plus rapides, plus précis et moins sujets aux erreurs.
