Comment comptabiliser une facture fournisseur ?

Une bonne gestion comptable est la preuve d’une entreprise en bonne santé. La comptabilisation des factures fournisseurs n’est pas difficile mais elle est une étape importante dans ce processus de comptabilité. 

Voir aussi notre autre article sur le traitement et la comptabilité de factures avec Pleo Factures pour bien comprendre ce processus dans son ensemble.    

Comprendre le but de la facture fournisseur

Une facture fournisseur soit facture d’achat est envoyée à l’entreprise par son fournisseur suite à l’achat de marchandises, de matières premières, de fourniture ou de prestations de service. 

La facture fournisseur est à différencier de la facture de vente (client). Cette dernière est émise par l’entreprise et envoyée à son client. 

Selon la nature de la transaction, l’encodage comptabilité diffère, les comptes comptables à débiter seront différents :  

• Les achats de matières premières, destinées à être transformés, sont à enregistrer dans le compte 601 « Achats stockés – Matières premières (et fournitures)».
• Les achats de marchandises, destinées à être revendues en état, sont à enregistrer dans le compte 607 « Achats de marchandises».
• Pour les prestations de services, le compte à débiter dépend du type de service réalisé.

Les étapes à suivre pour comptabiliser une facture fournisseur 

La facture doit être comptabilisée et enregistrée dès sa réception. Cette étape permet de faire entrer la facture dans le flux comptable et financier de l’entreprise. 

• Vérifier les données de la facture : La facture doit contenir toutes les mentions obligatoires (ex. numéro de TVA intracommunautaire, date d'échéance, etc.).
• Identifier les montants : Les trois montants clés doivent apparaître sur la facture : le montant HT, le montant de la TVA et le montant TTC.
• Saisir les montants dans les comptes appropriés :
• – Débiter le montant hors taxes (HT) du compte de charges correspondant au type de produits ou services achetés 
• – Débiter le montant de la TVA du compte « TVA déductible» 
• – Créditer le montant toutes taxes comprises (TTC) au compte « fournisseur »
• Enregistrer la facture : Il est temps de saisir les informations dans votre logiciel de comptabilité en respectant le format électronique.

La facture d’avoir, en cas de modification 

Sachez qu’il n’est pas possible d’annuler une facture. La seule façon de modifier ou supprimer une facture fournisseur est de créer une facture d’avoir. L’avoir représente l’opération qui a pour but de corriger ou annuler une facture déjà émise. La facture d’avoir, par définition, est le document comptable qui matérialise cette modification.

Comme une facture normale, la facture d’avoir doit montrer toutes les mentions obligatoires. Pour différencier l’avoir d’une facture normale, l’entreprise peut enregistrer les montants remboursés en négatif, mentionner que c’est une facture d’avoir et numéroter les deux factures.

Quelques astuces pour bien comptabiliser sa facture fournisseur 

• Enregistrer régulièrement les factures  

Suivre de près ses factures permet d’identifier au plus vite les documents manquants et de les réclamer. 

• Créer des trames de saisie comptable 

Créer des trames permet à l'opérateur de remplir le numéro de pièce ainsi que les montants. Aujourd’hui, l’automatisation de la comptabilité permet de perdre beaucoup moins de temps sur ces tâches. 

• Bien comprendre l'écriture comptable 

Comptabiliser une facture fournisseur signifie attribuer le bon compte à l'opération concernée. Elle nécessite une bonne connaissance de ce domaine pour éviter toutes erreurs. 

• Avoir une bonne saisie comptable 

– Attribuer un numéro à chaque enregistrement comptable

Chaque facture enregistrée doit avoir un numéro. Pour les factures d’achats, il pourra s’agir d’un numéro créé par l’entreprise. Par exemple : 2015-01/001/FAXXX (année-mois/numéro interne de codification/référence de la facture chez le fournisseur). 

– Classer correctement les pièces comptables

Une fois les factures enregistrées, il est important de les classer et de les regrouper par nature. Ensuite, elles peuvent être classées par numéro de pièce par ordre numérique croissant.