Facture manquante en comptabilité, que faire ?

Les factures sont la base de la comptabilité, c’est un document qui justifie tous les mouvements de fonds au sein d’un établissement professionnel. La loi française sur les factures est très stricte. Toute entreprise doit présenter une comptabilité qui s’appuie sur des pièces justificatives et doit conserver toutes les factures d’achats et de ventes pendant au moins 10 ans. Si un contrôle fiscal se produit, toute facture manquante peut donner lieu à une sanction et fausser toute la comptabilité. Cela peut avoir une conséquence sur le bénéfice imposable et empêcher l’entreprise de récupérer sa TVA. Il est donc important de régler le problème au plus vite.

Dans la plupart des cas, une facture manque car le fournisseur a oublié de l’envoyer ou parce qu’elle a été perdue ou volée.

Comment trouver une facture manquante ?

Lorsqu’une facture manque, tout le processus peut être impacté, il est important de rapidement mettre en place une méthode pour retrouver la facture manquante. Deux possibilités s’offrent à vous :

• Trouver la facture en opérant un rapprochement bancaire, qui permet de vérifier les opérations mentionnées sur les extraits de compte et dans les journaux comptables. 
• Trouver la facture avec un lettrage des comptes clients et fournisseurs pour comparer le montant des factures fournisseurs ou clients et leurs règlements. 

Comment remplacer une facture perdue ?

Le fournisseur ne peut pas transmettre une simple réimpression, ou une photocopie de la facture originale. Il est donc essentiel d’obtenir l’un des documents suivants : 

• Un duplicata doit être demandé à votre fournisseur. Ce document doit être une photocopie identique à la facture originale envoyée par e-mail ou courrier et doit être différencié en mentionnant plusieurs annotations : « copie délivrée à la demande de l’acheteur » ou « duplicata de la facture originale » et « certifié conforme à l’original ». Un seul duplicata de cette facture est possible.

• Si vous ne pouvez pas obtenir de duplicata, vous pouvez rédiger une attestation sur l’honneur. Vous devrez mentionner votre identité, vos coordonnées, le montant et la raison de la dépense et, éventuellement, fournir un relevé de compte bancaire faisant uniquement apparaître la dépense. Cette déclaration devra mentionner : « J’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation ».

Quels risques pour l’entreprise ?

Si une facture manque à votre comptabilité, votre entreprise risque d'attirer l'attention de la direction générale des finances publiques, entraînant ainsi la visite d'un contrôleur fiscal pour vérifier l'état de vos finances. Ce dernier veillera à ce que vous respectiez vos obligations comptables. Si vous tenez votre comptabilité de manière informatisée, vous devrez lui fournir des fichiers dématérialisés contenant l'ensemble des informations et des traitements informatiques pertinents.

Des incohérences dans vos balances, des erreurs récurrentes ou des soldes positifs fréquents sur votre compte caisse sont autant de signaux susceptibles d'éveiller des soupçons. De plus, l'absence de pièces justificatives ou la découverte de fausses factures peuvent entraîner une remise en question de la fiabilité de votre comptabilité par l'administration fiscale.

Le dirigeant de l’entreprise est responsable de son établissement, mais aussi de la conservation des factures. En cas de perte définitive de facture, il peut se voir infliger une amende de 75 000 euros et 375 000 euros pour une personne morale. S’il y a récidive sous un délai de 2 ans, l’amende peut être doublée. L’amende encourue est portée à un maximum de 150 000 euros pour une personne physique et 750 000 euros pour une personne morale.

Quelle solution mettre en place pour résoudre ce problème ?

Continuer d'enregistrer ses factures manuellement et utiliser un tableur Excel semble aujourd’hui complètement archaïque. C’est un processus très chronophage et qui fait perdre de l’argent à l'entreprise. Désormais de meilleures solutions sont disponibles sur le marché en particulier l’automatisation. 

La principale cause de perte des factures fournisseurs est l'absence d'un emplacement centralisé où elles peuvent être stockées et facilement accessibles. Opter pour un logiciel d’automatisation vous permettra de tout avoir sur une seule et même plateforme et d'utiliser leurs différents outils de centralisation. Instaurer le processus de facture électronique est aussi essentiel pour garder une trace de chaque document. 

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