Pourquoi nous aidons les entreprises à redevenir maîtres de leur temps avec Pleo Factures

La première mission de Pleo était d’aider les entreprises à mieux gérer leurs dépenses.

Huit ans et plus de 25 000 clients Pleo européens plus tard, nous nous fixons des objectifs encore plus ambitieux. Nous sommes convaincus qu’il existe un meilleur moyen de gérer chaque aspect des dépenses professionnelles.

C’est pourquoi nous avons lancé notre système de gestion de la facturation, Pleo Factures, en Europe, pour vous aider à effectuer le suivi de chaque facture déposée sur votre bureau, à les payer et à les comptabiliser tout en gardant le contrôle sur les finances de votre entreprise.

Avec Pleo Factures, plus besoin d’un logiciel de gestion des factures distinct en plus de votre système de gestion des notes de frais et des cartes de paiement.

Pleo, la solution à vos problèmes de facturation 

Toutes les entreprises ont des factures. D’après notre enquête, il s’avère que les factures représentent plus de la moitié des dépenses de la plupart des entreprises. 

Les factures sont essentielles au maintien de l’activité. Mais la gestion traditionnelle de la facturation s’accompagne de nombreuses sources d’inefficacité.

Il existe un manque de visibilité important sur la personne responsable d’une facture, tandis que la personne qui la reçoit fait l’objet d’une certaine pression pour la payer en temps et en heure. Quant à l’équipe Finance, déjà fortement sollicitée, elle doit vérifier qu’il n’y a aucune erreur.

Curieux d’en savoir un peu plus à ce sujet, nous avons demandé aux entreprises d’identifier les étapes du processus qui ne fonctionnaient plus.

Pour 18 % des personnes interrogées, la réception des factures constitue l’étape la plus fastidieuse du processus, qu’il s’agisse de courir après les fournisseurs pour qu’ils les envoient en temps et en heure ou de vérifier qu’elles n’ont pas déjà été réglées.

Mais c’est la comptabilité qui est désignée par près d’un quart des personnes interrogées comme étant la plus grande source de stress. Pour 23 % d’entre elles, la saisie manuelle des données et le temps considérable passé sur chaque facture sont un problème.

Comment fonctionne Pleo Factures ?

Notre outil facilite chaque étape du processus.

Les membres de votre équipe transfèrent les factures reçues à une adresse email réservée à toute votre paperasse.

Votre équipe Finance bénéficie d’une visibilité en temps réel de chaque facture dans le tableau de bord centralisé et peut gérer les processus de paiement et de comptabilité dès qu’elle le souhaite. 

Intéressons-nous plus en détail à chaque étape :

1. Ajoutez votre facture sur Pleo en vue de son traitement. Toutes les informations dont vous avez besoin seront enregistrées en quelques secondes.
2. Consultez le document dans votre tableau de bord Pleo Factures, où vous pouvez approuver ou rejeter toutes les factures entrantes.
3. Réglez vos fournisseurs avec Pleo en programmant le paiement des factures et en choisissant le mode ainsi que la date de paiement (à 15 ou 30 jours, ou à la date d’échéance).
4. Accélérez le rapprochement de vos comptes en téléchargeant les données au format souhaité (CSV) ou en les exportant directement dans votre système de comptabilité.

L’explicatif complet de son fonctionnement est disponible ici.

Comment avons-nous conçu Pleo Factures ?

Pleo Factures est l’aboutissement d’un travail de longue haleine, ce qui en fait un outil adapté à un grand nombre de pays européens.

Ce projet, qui a fait l’objet de nombreuses séries de tests utilisateurs et d’un examen de sa conformité, est complexe.

L’accent a été mis, dans un premier temps, sur la phase de découverte. C’est au cours de celle-ci que nous nous sommes interrogés sur les fonctionnalités du produit, son fonctionnement et les processus qu’il devait inclure. Nous avons répondu à toutes ces questions en demandant à nos clients de réfléchir à leur gestion actuelle des factures.

Tout au long du processus, nous avons travaillé en étroite collaboration avec dix clients. Ces derniers ont testé notre première version du produit avant de dire ce qu’ils en avaient pensé. Nous avons pris en compte leurs commentaires pour parvenir au produit que nous vous proposons aujourd’hui. 

« Nous avons vraiment eu l’impression qu’ils concevaient ce produit avec nous », confie Loui Funding, responsable produit.

Les défis surmontés par Pleo Factures 

Concevoir un nouveau produit s’accompagne de défis. Si certains sont évidents dès le début, d’autres apparaissent en cours de route.

Pleo Factures n’a pas échappé à cette règle. Nous avions de nombreuses questions liées à la conformité : comment intégrer les fournisseurs et s’assurer qu’ils sont légitimes ? Quels moyens mettre en œuvre pour éviter que les clients paient des entreprises illégales ? Comment éviter le blanchiment d’argent ?

L’équipe produit a passé beaucoup de temps à répondre à ces questions et à trouver les solutions les plus novatrices et simples. Nous avons aussi pu compter sur l’aide de notre formidable équipe conformité tout au long du processus de création de Pleo Factures, de la naissance de ce projet sur un tableau blanc à son lancement. 

Nous avons fait le plus gros du travail pour en finir avec la gestion manuelle des factures. Alors, envie de découvrir Pleo Factures dès aujourd’hui ?