Win je tijd terug met Pleo Invoices

featured-image

Don’t miss an article.

Pleo’s missie was vanaf de start duidelijk: bedrijven helpen om hun uitgaven beter te beheren.

We zijn inmiddels acht jaar verder en meer dan 25.000 bedrijven door heel Europa maken al gebruik van onze diensten. Tijd dus om de lat nog hoger te leggen.

Daarom introduceren we Pleo Invoices , een tool voor het bijhouden, betalen en verantwoorden van elke factuur binnen je organisatie.

Met Pleo Invoices heb je naast betaalkaarten niet langer aparte software voor factuurverwerking nodig.

En dat brengt je dichter bij een alles-in-één-oplossing voor al je bedrijfsuitgaven.

Het probleem dat Pleo Invoices oplost

Facturen. Elk bedrijf heeft ze. Uit ons onderzoek blijkt zelfs dat facturen meer dan de helft van alle uitgaven voor bedrijven uitmaken, of het nu gaat om energiekosten of uitzendwerk.

Facturen zijn cruciaal om je bedrijf draaiende te houden. Maar traditioneel factuurbeheer kent de nodige inefficiënties.

Swamped finance manager

Het is niet altijd duidelijk welke factuur bij wie hoort en waaraan het is uitgegeven. Ook het tijdig controleren, beheren en betalen hiervan is niet zonder uitdagingen.

Het resultaat: facturen worden te laat verwerkt en zorgen voor een onvolledig overzicht van je cashflow.

18% van de ondervraagden in ons onderzoek geeft aan dat ze het ontvangen van de factuur het meest vermoeiende deel van het proces vinden – of dat nu gaat om de opvolging bij een leverancier of het controleren of de factuur op tijd is betaald.

Toch blijkt boekhouding het deel dat door bijna een kwart van de respondenten wordt aangemerkt als de grootste stressfactor. Voor maar liefst 23% van de respondenten geldt dat de handmatige gegevensinvoer en de enorme hoeveelheid tijd die per factuur nodig is, het grootste probleem vormt.

Hoe werkt Pleo Invoices?

Dankzij Pleo Invoices zijn de grootste uitdagingen rondom facturenbeheer definitief verleden tijd. Zodra iemand binnen je team een factuur ontvangt, stuurt hij deze door naar een vooraf ingesteld e-mailadres dat onderdeel is van Pleo.

De factuurgegevens worden vervolgens op één digitaal dashboard inzichtelijk gemaakt. Hoe dat werkt, lees je in het stappenplan hieronder:

How it works

Zo werkt Pleo Invoices

  1. Upload je factuur naar Pleo. De factuur wordt automatisch verwerkt en alle informatie die je nodig hebt, wordt binnen enkele seconden vastgelegd.
  2. Bekijk het document op je Pleo Invoices-dashboard, waar je alle inkomende facturen kunt goedkeuren of afwijzen.
  3. Betaal je leveranciers met Pleo door factuurbetalingen in te plannen en te kiezen wanneer en hoe je wilt betalen - 15 dagen, 30 dagen of de vervaldatum.
  4. Versnel afstemming door gegevens te downloaden in het formaat dat je nodig hebt (CSV), of exporteer rechtstreeks naar Visma, Exact Online of Business Central.

Je kunt de volledige uitleg hier lezen.

Hoe hebben we Pleo Invoices ontwikkeld?

Pleo Invoices is zo ontwikkeld dat het overal in Europa te gebruiken is. De ontwikkeling hiervan was bijzonder complex. Het platform moest dynamisch van aard worden en aan talloze voorwaarden voldoen.

Building team trust

In het begin was er vooral aandacht voor de ontdekkingsfase. In deze fase vroegen we ons af wat het product precies moet kunnen, hoe het moet werken en welke processen het moet bevatten. We hebben al deze vragen beantwoord door klanten te interviewen en dieper in te gaan op hoe ze hun facturen beheren.

Gedurende dit proces werkten we nauw samen met tien klanten die de eerste dummy-versie van het product testten en daar feedback op gaven. Dit leidde uiteindelijk tot het product dat we nu Pleo Invoices noemen.

"Het voelde echt alsof ze dit product samen met ons aan het ontwerpen waren", aldus Product Manager Loui Funding. Een uitspraak waar we trots op zijn.

De uitdagingen die we overwonnen

Het ontwikkelen van zo’n complex product brengt de nodige uitdagingen met zich mee, waarvan sommige in het begin al duidelijk zijn en andere pas gaandeweg worden ontdekt.

Bij Pleo Invoices was dat niet anders. We hadden veel compliance-vragen te beantwoorden: hoe krijgen we leveranciers aan boord? Hoe zorgen we ervoor dat het om legitieme bedrijven gaat? Hoe voorkomen we dat klanten onwettige bedrijven betalen? En hoe voorkomen we witwassen?

Het productteam besteedde veel tijd aan het beantwoorden van deze vragen en het bedenken van innovatieve oplossingen. We zijn erg blij met het hardwerkende compliance-team dat Pleo Invoices gedurende het hele proces heeft begeleid, van een idee dat op een whiteboard begon tot aan de lanceringsdag.

Dankzij de inzet van al deze mensen behoort handmatig factuurbeheer vanaf nu eindelijk tot het verleden. Waarom niet vandaag beginnen?

Betaal en beheer je facturen eenvoudig met Pleo

Bespaar tijd en maak je team gelukkig met slim en simpel factuurmanagement

Krijg het leukste Pleo-nieuws

Met maandelijke updates, verhalen van Pleo Hero's en natuurlijk alle nieuw(tje)s