HemHem

Representation: Lägg till kollegor och kunder till utgifter i Pleo

Pleo nyheter

Är du osäker på hur mycket avdrag du får göra när du bjudit en kund på lunch? 

Att bokföra representation kan vara krångligt och tidskrävande - både för företagare och redovisningskonsulter. Därför är vi glada att berätta att du nu kan beräkna avdrag som ditt företag får göra för representation, direkt i Pleo!

Vi hjälper dig att avgöra hur representationsutgifter ska delas upp och redovisas – självklart i enlighet med skatteverkets regler.

Vad krävs för att få göra avdrag för representation?

Representation innefattar alla avdragsgilla utgifter som görs för att främja företagets verksamhet, exempelvis i samband med ett kundmöte eller en personalfest. 

Vid årsskiftet 2017 kom det nya regler som säger att representation som ersätter en måltid (t. ex. lunch eller middag) inte längre är avdragsgill. Endast vid enklare förtäring, såsom fika, får avdrag göras för måltidskostnader. Dock får momsen lyftas på utgifter upp till 300 kr per person.

Intern och extern representation

En avdragsgill representationsutgift kan delvis ske gentemot externa parter som naturligt led i affärsförhandlingar, exempelvis om du bjuder en kund på lunch (extern representation). Representation kan även ske om du bjuder anställda, exempelvis vid en personalfest eller informationsmöte (intern representation). 

Kravet för att du ska få göra avdrag vid representation, är att kostnaden har ett omedelbart samband med verksamheten.

Traktamente

Hur fungerar representation i Pleo?

Ägaren av utgiften kommer att kunna lägga till andra deltagare till utgiften förutsatt att den tilldelas kategorin Måltider & Dryck eller Underhållning.

Attestansvariga kan se om deltagare har lagts till i utgiftsinformationen. 

Ekonomiansvarig kan se och filtrera alla representationsutgifter på Export-sidan i webbappen. 

Om deltagare läggs till en utgift, kan ekonomiansvarig använda Pleo för att beräkna både avdragsgilla och ej avdragsgilla utgifter. 

Vilken typ av representation (tex fika) måste väljas manuellt. Dessutom, måste konton för avdragsgill och ej avdragsgill representation läggas till under inställningar av ekonomiansvarig. 

Ekonomiansvarig kommer att kunna ändra nettobeloppet och momsen i beräkningen. Dessa beloppen är länkade, vilket innebär att om den ena redigeras, så ändras den andra i proportion.

Detta är särskilt relevant då:

  • Kostnaden täcker både mat och alkoholdrycker, vilka har moms på 12% respektive 25%. Även vid köp som görs i utländsk valuta där moms är ej avdragsgill och därför räknas som en del av kostnaden.

  • Baseras på den momssats som tillämpas på utgiften. Beloppet kan behöva ändras om köpet har flera olika momssatser.

Swamped finance manager

Beräkning i enlighet med skatteverket

Vi gör alla våra beräkningar i enlighet med Skatteverkets regler. En beräkning som görs i Pleo kan raderas. Då återställs utgiften till sitt ursprungliga läge.

  • Om representationsutgifter för mat och dryck är högst 300 kronor exklusive moms per person och tillfälle, får du göra avdrag för hela momsen. 

  • Vid utgifter för teaterbesök, kringkostnader vid personalfest eller greenfee vid golfspel, får du göra momsavdrag om underlaget är högst 180 kronor exklusive moms, per person och tillfälle. 

  • För enklare förtäring (såsom fika) får avdrag göras på utgifter om högst 60 kronor per tillfälle och person.

Hur fungerar representation i praktiken?

Exempel: Säljchefen Oskar tar med sig kollegan Alice och kunden Stina ut på middag. Mötet är mycket givande och Oskar bestämmer sig därför att bjuda dem på fika veckan därpå för att diskutera vidare. 

I båda fallen kan Oskar lägga till både Alice och Stina som deltagare till utgiften i Pleo, tillsammans med en kommentar om syftet kring representationsutgiften. 

När hans Pleo-administratör registrerat vilken typ av representation det handlar om (exempelvis fika eller lunch), kommer Pleo att räkna ut hur mycket moms som får lyftas och sedan är utgifterna redo att bokföras.

Kom igång redan idag

Har du gått och väntat på en lösning som den här? Boka ett möte med oss redan idag och kom igång med Pleo och representation på nolltid.

Har du redan hunnit testat funktionen och har frågor eller feedback till oss? Skriv till kasper@pleo.io

blog banner se

Produktexpert

Produktexpert

Produktexpert

Pleo nyheter

Pleo Digest - Juli 2021

Enhörningar existerar 🦄

Pleo nyheter

Vi vill bygga en optimal betallösning och fick precis 1,3 miljarder kronor för att göra det

Ja, du läste rätt: 1,3 miljarder kronor – den största C-rundan i Danmark hittills

VD & medgrundare

Pleo nyheter

Pleo Digest - Juni 2021

Ta kontroll över återbetalningarna med Pleo Pocket 👛