Kom igång
Snabba på beslutstagandet med Pleo

De flesta företag har behövt anpassa sig efter nya förutsättningar de senaste åren.

Kanske har hela organisationens sätt att arbeta omarbetats både en och två gånger. Det är så företagare måste jobba för att kunna möta nya behov och utmaningar.

Ofta är det ekonomiavdelningarna som spelar en viktig roll i att implementera nya verktyg och arbetssätt i verksamheten. Men utnyttjar du deras kompetens till max?

Ekonomiavdelningens utveckling

Vi pratar om "ekonomiavdelningar" i det här blogginlägget, men en ekonomiavdelning kan förstås bestå av allt från en ensam VD till en ansvarande ekonom. Till vissa team räknas en extern redovisningskonsult.

Med det traditionella sättet att se på ekonomiavdelningen hanterar de framför allt löner, kvitton och fakturor. Då och då skapar de rapporter för att presentera företagets finansiella status.

Tack vare ny teknologi har rollen utvecklats ordentligt. Och det hände redan innan pandemin.

Den moderna ekonomiavdelningen kan, och borde vara, företagets mittpunkt – hjärtat som slår för att hjälpa ledningen att ta de bästa besluten för företaget.

Men för att kunna hjälpa till behöver både företaget och ekonomiavdelningen jobba tillsammans. Här listar vi 5 sätt som hjälper ekonomiavdelningen att hjälpa dig.

Bokför i molnet

Moderna bokföringsprogram är ekonomiavdelningens motsvarighet till snickarens såg, kan man säga. Ta till vara på möjligheten att automatisera en stor del av det manuella arbetet med smarta verktyg.

Program som Fortnox koppla samman alla delar av företaget och använder informationen för att analysera flödet i realtid.

Vissa team har den fortfarande framför sig – känslan av lugn när en stor del av bokföringen sköts automatiskt i molnet. Det är inte för sent att börja, men börja nu.

För den tiden som du frigör för ekonomiavdelningen kan de i sin tur använda till att göra analyser och presentera rapporter som hjälper dig att ta viktiga beslut i verksamheten.

Låt förresten hela verksamheten ta plats i molnet

Molntjänsterna som riktar sig till småföretagare blir bara fler och fler. Nya innovationer ser dagens ljus varje dag – varför inte stämma av vad de kan göra för ditt företag?

Förmodligen är ekonomiavdelningen trött på gammal teknologi och långsamma processer. Kanske kan det vara dags att be dem scrolla igenom flödet av tjänster och verktyg som kan frigöra tid.

Idag kan allt från tidrapportering till styrelsearbete hanteras i molnet och automatiskt anslutas till bokföringsprogrammet.

Vet du inte riktigt var du ska börja? Ingen fara. Börja med att kartlägga vilka problemområden ni har i företaget idag. En snabb Google-sökning senare har du en rad alternativ som skulle kunna vara lösningen på allihop. Kanske märker du att det är på grund av utgiftshanteringen många beslut kör fast? Då finns det sätt att effektivisera den biten på.

Moderna techföretag erbjuder ofta en ordentlig demo innan du bestämmer dig – ett perfekt sätt att i lugn och ro känna efter vilka tjänster och verktyg som är något för ditt företag.

Prioritera besluten

Vissa förändringar måste ske nu, andra inom en snar framtid. En del förändringar behöver helt enkelt bara äga rum "någon gång i framtiden".

Prioritera förändringarna utifrån hur stort genomslag de kommer att få i verksamheten. Då får du en bild av hur brådskande respektive förändring är att driva igenom.

Som en bonus prioriteras besluten i samma ordning. Kommunicera det vidare till de du vill ha hjälp av.

När ekonomiavdelningen vet vilket beslutsunderlag som har störst efterfrågan kan de prioritera rätt.

Resultatet blir att viktiga beslut kan tas i snabbare takt och efterlängtade förändringar kan implementeras på rätt sätt.

Värdesätt datainsamling

Att samla in data är viktigt (och kul!), men för mycket information kan lätt kännas överväldigande, särskilt om du inte är van vid att hantera den.

Vad ska du göra med din data? Vad vill du att den ska berätta? Hur ska du veta vilken data som krävs för att skapa bra beslutsunderlag?

När du omvärderar hur beslutsprocesserna går till omvärderar du samtidigt vilka mål företaget har, och vilka KPI:er som påverkar dem.

Be ekonomiavdelningen att samla in relevant data som kan hjälpa till att snabba på besluten i företaget. Det handlar inte om att skapa fler rapporter, utan om att gå till botten med vilken rapportering som är relevant för beslutsfattande – och satsa på att ha den typen av data tillgänglig.

Om du frigör tid och resurser för ekonomiavdelningen kan de ägna en större del av sin tid åt att analysera data.

Förändra synen på ekonomiavdelningen

Visst kan molntjänster och verktyg effektivisera stora delar av ekonomiavdelningens verksamhet. De hjälper ekonomerna att leverera högklassig rapportering med lägre arbetsinsats.

Men det är också viktigt att de får cred för sitt jobb. Låt resten av företaget veta vad ekonomiavdelningen faktiskt levererar. 

Inte en enda ekonomiavdelning borde klassas som kvittojägare. Dagens ekonomiavdelningar är ljusår ifrån den bilden i verkligheten.

Ta några av våra kunder som exempel. Deras ekonomiavdelningar jagar inte kvitton och samlar in utgiftsrapporter. De jobbar med hållbarhet. De ser över möjligheterna att hjälpa kvinnor i utsatta länder. Och de hittar nya sätt att ge ratad mat nytt liv på våra middagsbord. Ganska långt ifrån att sortera högar med papper.

Det handlar snarare om affärsutveckling. De som har full insyn i ditt företags finanser har förmodligen ganska bra koll på var utveckling är möjlig.

Innan du vet ordet av lär du efterfråga ekonomiavdelningens syn på fler delar av företagets strategi.

Det kommer med ett visst ansvar förstås. Men vi gissar på att ekonomiavdelningen uppskattar det ansvaret mer än manuell verifikationsregistrering.

Få koll på dina prenumerationer och abonnemang-banner

10+ år som UX-, copy- och content writer på frilans med utgångspunkt i de västsvenska skogarna. Svag för nationalekonomi och odling, gärna i kombination. Skoja. Vi hörs!

josephine@pleo.io