Bästa apparna för utlägg – registrera, skanna och rapportera direkt i mobilen

Att hålla koll på kvitton och utlägg tar ofta mycket tid och leder lätt till misstag – både för medarbetare och för ekonomiavdelningen. Med moderna appar för utlägg blir processen betydligt enklare. Användaren kan snabbt registrera sina kostnader, fota kvitton och skicka in allt direkt från mobilen. Många appar matchar automatiskt transaktioner, följer företagets interna regler och kopplas direkt till ekonomisystemen. Resultatet är mindre manuellt jobb, färre fel och bättre överblick över företagets kostnader.

I den här artikeln tittar vi närmare på hur appar för utlägg fungerar och vilka funktioner de brukar innehålla. Dessutom listar vi de bästa apparna för utläggshantering som marknaden har att erbjuda. 

En snabb överblick av det viktigaste

Effektivisering av utläggshantering: Appar för utlägg gör det möjligt att registrera kostnader, fotografera kvitton och skicka in dem direkt via mobilen, vilket minskar pappersarbete, manuella fel och sparar tid.

Automatisering och AI-funktioner: Många appar använder AI för att läsa kvitton, extrahera belopp, datum och leverantör, samt kategorisera utlägg automatiskt, vilket förenklar bokföring och godkännande.

Integration med ekonomisystem: Sömlös koppling till bokförings-, löne- eller redovisningssystem gör att utlägg automatiskt kan överföras, vilket minskar manuellt arbete och ger bättre kontroll över kostnader.

Val av rätt app: Företag bör välja appar baserat på användarvänlighet, integration, automatisering, hantering av interna policyer, skalbarhet, kostnad och säkerhet för att få maximal effektivitet och kontroll.

Hur fungerar en app för utlägg?

En app för att dela utlägg är utvecklad för att förenkla och effektivisera hanteringen av kostnader som anställda eller företag har i tjänsten. Syftet är att:

• Minska pappersarbete och manuella processer.
• Snabbt registrera och dokumentera utlägg.
• Säkerställa korrekt bokföring och följa företagets ekonomiska policy.
• Underlätta godkännande och återbetalning av kostnader.

Vi listar de vanligaste funktionerna 

Registrering av utlägg

• Användaren lägger in information om kostnaden, till exempel belopp, datum, kategori och projekt.
• Fotografering av kvitton är vanligt och många appar kan automatiskt läsa av belopp och datum.

Godkännande och kontroll

• Utlägg skickas till chef eller ekonomiavdelning för granskning.
• Appen kan kontrollera mot interna regler, t.ex. maxbelopp för lunch eller resekostnader.

Integration med ekonomisystem

• Godkända utlägg kan automatiskt föras över till bokföring eller lönesystem.
• Minskad risk för fel och dubbelarbete.

Rapportering och översikt

• Samlar alla utlägg på ett ställe.
• Gör det möjligt att se kostnader per projekt, avdelning eller tidsperiod.

Extra funktioner

• Hantering av olika valutor.
• Påminnelser om att registrera kvitton i tid.
• Offline-funktioner och digital arkivering.

Fotografera och skicka in: Smidig kvittoskanningen

I dag låter många utläggsappar dig helt enkelt ta en bild av kvittot med mobilen och skicka in det direkt. Du fotar, och appen plockar automatiskt ut det viktigaste – som belopp, datum och vem du handlat av. Det gör hela registreringen mycket enklare och minskar risken att något blir fel. Dessutom slipper du spara på skrynkliga papperskvitton och får allt samlat digitalt på ett och samma ställe.

Kvittoskanning sparar tid för både dig som rapporterar utlägget och för kollegorna som ska godkänna och bokföra det.

Ofta går kvittoskanningen också att koppla direkt till företagets ekonomisystem, vilket gör hela kedjan – från utlägg till återbetalning – mycket smidigare. På så sätt får du bättre koll på kostnaderna, snabbare hantering och en mer hållbar, pappersfri arbetsprocess.

Läs mer om hur kvittoskanning fungerar. 

Vad innebär AI-driven kvittoläsning? 

AI-driven kvittoläsning betyder att appen använder smart teknik för att själv tolka informationen på ditt kvitto. När du tar en bild kan AI:n direkt plocka ut sådant som belopp, datum, leverantör och moms – helt utan att du behöver fylla i något själv. Ofta kan den till och med föreslå rätt kategori, som resa, lunch eller material, vilket gör att hela registreringen går snabbare och blir mer träffsäker.

Med hjälp av AI minskar risken för fel, och både godkännande och bokföring blir enklare för alla inblandade. Dessutom blir det lättare att hantera många kvitton på en gång, eftersom allt lagras digitalt. Det sparar tid, ger bättre överblick och gör arbetsprocessen både smidigare och mer pappersfri.

Läs även: AI-bokföring: Så använder du AI i din bokföring. 

Vikten av sömlös integration med ekonomisystem

En av de riktigt stora fördelarna med moderna utläggsappar är att de kan kopplas direkt till företagets ekonomisystem. När kvitton och utlägg förs över automatiskt till bokföring, löner eller andra redovisningsverktyg slipper både du och ekonomiavdelningen mycket manuellt jobb – och risken för misstag minskar rejält. Det blir också enklare att hålla koll på kostnader, följa budgetar och se till att återbetalningar hanteras snabbt och korrekt.

När all information samlas digitalt blir hela processen smidigare, tydligare och mer strukturerad. Det sparar tid och gör den ekonomiska rapporteringen betydligt enklare för alla inblandade.

Läs mer om hur Pleo kan integreras med företagets övriga ekonomisystem. 

Vi listar – de bästa apparna för utlägg 

Vi vill påminna om att priserna i denna lista kan förändras. Kontakta alltid tjänsten för ett mer exakt pris. 

Pleo

Pleo är en mobilapp för utgiftshantering som kombinerar smarta företagskort – både fysiska och virtuella – med en intuitiv och användarvänlig mobil upplevelse. Via appen kan användare enkelt fotografera kvitton direkt efter ett köp, få transaktioner synkroniserade i realtid och rapportera sina utlägg utan att behöva öppna en dator eller fylla i manuella rapporter. Det virtuella företagskortet gör det dessutom möjligt att göra inköp online eller i appar direkt, med samma automatiska spårning och rapportering som för fysiska kort. All information samlas automatiskt, vilket gör att både medarbetare och ekonomiavdelningen slipper stressa över saknade kvitton eller otydliga kostnader.

Appen är skapad för att göra vardagliga inköp, kvittohantering och intern attestering så snabb och friktionsfri som möjligt – oavsett om användaren sitter på kontoret, är på tjänsteresa eller arbetar ute i fält.

Viktigaste funktioner

• Företagskort (fysiskt, virtuellt eller tillfälligt), med möjlighet att lägga till i Apple Pay / Google Pay.
  
  
• Automatisk kvittohantering: när ett köp görs med kortet kan medarbetaren fota kvittot i appen – kvitto och transaktion matchas automatiskt.
  
  
• Möjlighet att hantera utlägg, milersättning och traktamenten på samma plattform.
  
  
• Anpassningsbara köpgränser och attest- / godkännande­flöden.
  
  
• Integration med bokföringsprogram – export/import till t.ex. Fortnox, Visma m.fl. för smidigare bokföring.
  
  
• Real-tids­översikt över utgifter – för företag med flera bolag eller kontor, flera kort och många transaktioner.

Viktigaste fördelar

• Betydligt mindre administrativt arbete – papperskvitton, Excel-ark och manuell rapportering ersätts av automatisering.
  
  
• Ökad kontroll och transparens – du ser vem som köpt vad, när och med vilken policy/­gräns, och slipper överraskningar.
  
  
• Flexibilitet för medarbetare – de kan själva hantera inköp, utlägg och kvitton utan att kontakta ekonomi varje gång.
  
  
• Anpassningsbar för företag i olika storlek – från små startups till större organisationer med komplex struktur, flera bolag eller många medarbetare.

I G2 har Pleo en kundnöjdhet på 4.7/5 stjärnor. Så här tycker en nöjd kund: 

“Jag tycker att Pleos app är väldigt smidig och enkel att använda, med funktioner som är både hjälpsamma och lätta att dela, vilket gör den lätt att navigera i. Jag integrerar den med Microsoft, vilket gör den ännu mer användbar i mitt arbetsflöde.” 

 

“Eftersom appen är så bekväm och sättet att arbeta med den är så smidigt, skulle jag rekommendera den till alla företag. Jag är så nöjd med min upplevelse att jag skulle ge Pleo ett betyg på 9,5 av 10.” 

Källa: G2

Findity Expense

Findity Expense är en flexibel app för utlägg där användare kan registrera kvitton, utlägg och reseersättningar direkt via mobilen. Appen används både fristående och som del i vitmärkta lösningar (t.ex. via Fortnox, Visma m.fl.), och riktar sig till företag som vill erbjuda en enkel och mobil utläggsprocess.

Viktigaste funktioner

• Möjlighet att registrera olika typer av utlägg – kvitton, resekostnader, ersättningar etc.
  
  
• Digital kvittohantering och rapportering – du kan foto/ladda upp kvitto och koppla till utlägget.
  
  
• Hantering av godkännande­flöden och kontering, med koppling till företagets ekonomi/bokföring.
  
  
• Möjlighet att hantera både företags- och personliga utlägg, samt ersättning för resor/milersättning när det är aktuellt.

Viktigaste fördelar

• Flexibilitet och mångsidighet – passar företag med varierande typer av utlägg och behov (t.ex. projekt- och reserelaterade kostnader).
  
  
• Tydlig överblick över företagets kostnader – samlar utlägg från olika kategorier i samma system.
  
  
• Effektivisering av administrativa processer – sparar tid för både medarbetare och ekonomiavdelning.
  
  
• Underlättar för företag som hanterar många olika typer av kostnader, ersättningar och utlägg.

Källa: G2

Sage Expense Management

Sage Expense Management är en mobilapp för utlägg som utnyttjar AI för att tolka kvitton och automatisera utläggsrapporteringen. Appen hjälper användarna att skicka in kvitton direkt från telefonen, samtidigt som ekonomiavdelningen får bättre uppföljning och kontroll.

Viktigaste funktioner

• Automatiserad kvittohantering: användare fotar eller laddar upp kvitto (eller vidarebefordrar e-mail), och systemet extraherar data med AI / OCR.
  
  
• Stöd för både företagskort och privata kort – systemet synkar transaktioner automatiskt och matchar med kvitton.
  
  
• Möjlighet att skapa utläggsrapporter, godkännande­flöden och hantering av policyer / regler för godkända utlägg.
  
  
• Realtidsöversikt över kostnader och transaktioner – ekonomiteamet kan följa kostnader direkt när de uppstår.
  
  
• Integration med redovisningssystem / bokföring: t.ex. export till NetSuite, QuickBooks, Xero med mera.
  
  
• Möjlighet till mobil och webbanvändning, e-mail / text-meddelande för inlämning och hantering av kvitton samt flexibilitet i godkännandeprocesser.

Viktigaste fördelar

• Dra ner drastiskt på manuellt arbete – kvitton hanteras automatiskt, kreditkorts­transaktioner matchas utan manuell kontering.
  
  
• Snabbare och mer effektiv process för redovisning och återbetalning – färre misstag, snabbare månadsavslut och mindre administration.
  
  
• Flexibilitet – fungerar med företagets befintliga kort, även privata kort, vilket gör att man slipper byta kort eller införa nya betalmedel.
  
  
• Bra kontroll och efterlevnad – systemet kan sätta policyer, varna för utlägg utanför policy och skapa audit-redo data.
  
  
• Passar både små, medelstora och större företag – skalbar och flexibel beroende på hur många medarbetare, kort och utlägg som ska hanteras.

Källa: G2

Coupa

Coupa är en molnbaserad total spend- och expense-hanteringsplattform – inte bara för utlägg utan för hela företagets inköp, kostnader, leverantörshantering och betalningar. Den är utformad för företag som behöver kontroll, översikt och effektiv hantering av hela flödet från inköp till utgift och betalning. 

Viktigaste funktioner

• Expense-hantering och utläggshantering – rapportering, godkännande, kostnadskontroll.
  
  
• Spend-hantering och inköp (procurement), leverantörs- och fakturahantering – inte bara utlägg utan hela flödet av kostnader och inköp.
  
  
• Analytics och realtidsinsyn i utgifter, spend-mönster och leverantörsavtal – hjälper företag att optimera kostnader och leverantörssamarbeten.
  
  
• Automatisering och AI-driven spend-styrning – Coupa använder community-data och AI för att ge insikter, rekommendationer och riskhantering för företagets alla inköp och kostnader.
  
  
• Integrationer med leverantörs- och betalningsinfrastruktur – hantering av leverantörsfakturor, betalningar och kontantflöde genom systemet.

Viktigaste fördelar

• Helhetskontroll över alla kostnader och inköp i företaget – inte bara utlägg utan även leverantörsfakturor, inköp och leverantörshantering samlat i ett system.
  
  
• Skalbar och kraftfull – lämpar sig väl för större företag eller koncerner som behöver komplex spend- och leverantörshantering.
  
  
• Effektivisering av inköps- och betalningsprocesser – minskar manuellt arbete, fel och tid för godkännande och betalning.
  
  
• Bättre styrning och optimering – med AI och analytics får företaget data för att förbättra leverantörsavtal, kostnadsstruktur och spend-policy.
  
  
• Transparens och riskhantering – du får översikt över hela kostnadsflödet och kan upptäcka ineffektiva inköp, dubbletter eller onödiga kostnader.

Källa: G2

Guide: Så väljer du rätt app för att dela utlägg

Att välja rätt app för utläggshantering kan göra stor skillnad för både medarbetare och ekonomiavdelning. Här är några viktiga faktorer att tänka på:

1. Användarvänlighet och mobilappens funktioner

• Appen ska vara enkel att använda för alla medarbetare, även de som inte är vana vid ekonomisystem.
  
  
• Funktioner som fotograferar kvitton, automatiska dataavläsningar, godkännande i appen och push-notiser underlättar vardagen.

2. Integration med ekonomisystem

• Kontrollera att appen kan kopplas till ert befintliga bokförings- eller lönesystem för att automatiskt överföra utlägg och minska manuella fel.

3. Automatisering och AI-funktioner

• Appar som använder AI för kvittoläsning kan automatiskt extrahera belopp, datum, leverantör och moms, vilket sparar tid och minskar risken för misstag.

4. Hantering av policyer och godkännanden

• Se till att appen kan hantera företagets interna regler, som maxbelopp och godkännandeflöden, så att kostnader följer era riktlinjer.

5. Skalbarhet och flexibilitet

• Välj en app som fungerar oavsett om företaget är litet eller stort, och som kan hantera flera typer av utlägg och valutor om det behövs.

6. Kostnad och support

• Jämför prisnivåer, licensmodeller och vilken typ av kundsupport som erbjuds. En app som är lätt att implementera och supporta minskar administrativa problem på sikt.

7. Säkerhet och dokumentation

• Kontrollera att appen erbjuder säker lagring av kvitton och data, samt digital arkivering som uppfyller bokföringskrav.

Läs även: Automatiserad bokföring: Så sparar du tid och förenklar din administration.