Guide: Digital kvittohantering med Pleo – så här gör du

Utlägg och företagsköp är en naturlig del av alla företag. Medarbetare betalar för tjänsteresor, affärsmiddagar eller material ur egen ficka, och kvitton hamnar i olika kuvert, fickor eller inkorgar. Att hålla ordning på kvitton kan ta tid – och felhantering kan leda till avvikelser i bokföring, förlorade kvitton och onödigt mycket administration.

Med Pleo kvittoskanner får du en enkel, digital lösning som gör kvittohantering mer effektiv, korrekt och helt automatiserad. Oavsett om det gäller papperskvitton, e-postkvitton eller Pleos Fetch-funktion, registreras allt på ett ställe och är redo för bokföring och rapportering – direkt via mobilen.

Den här guiden visar hur du:

• Registrerar och organiserar alla kvitton enkelt med Pleos kvittoskanner och Fetch.
• Automatiskt kategoriserar och taggar utgifter för bättre överblick.
• Skapar digitala utgiftsrapporter och exporterar direkt till bokföringsprogram.
• Följer bästa praxis för korrekt och effektiv kvittohantering.

En snabb överblick av det viktigaste 

• Pleo registrerar alla kvitton – papperskvitton, e-postkvitton och Fetch-kvitton – på ett ställe, vilket eliminerar risken för borttappade kvitton och förenklar administrationen.
  
  
• Utgifter kategoriseras automatiskt baserat på var köpet genomförs, och användaren kan lägga till taggar, underkategorier och kommentarer för bättre överblick och korrekt bokföring.
  
  
• Pleo skapar digitala utgiftsrapporter som kan exporteras direkt till valfritt bokföringsprogram, med full spårbarhet för kvitto, kategori och moms.
  
  
• Digital kvittohantering ger bättre överblick över företagets utgifter, minskar fel, sparar tid och stärker ekonomisk kontroll och transparens mellan personal, chefer och ekonomiavdelning.

Varför kvittohantering är viktigt

Kvitton är inte bara papperslappar – de är bevis på företagets utgifter och spelar en central roll i bokföring och ekonomisk kontroll. Dålig kvittohantering kan leda till:

• Förlorade eller borttappade kvitton.
• Felaktiga utgiftsrapporter.
• Extra arbete för ekonomiavdelningen.
• Risk för avvikelser i budget och kassaflöde.

Pleos kvittoskanner, tillsammans med Fetch, gör det möjligt för företag att både digitalisera och effektivisera hanteringen av kvittot, för färre fel, tydlig överblick och mer tid över till annat.

Fördelar med digital kvittohantering – följ bokföringslagen och slipp papperskvitton

• Ökad produktivitet

Medarbetare behöver inte lägga tid på manuella rapporter – fokus kan ligga på kärnverksamheten.

• Flexibel hantering i realtid

Registrera och rapportera köp var som helst, direkt via mobilen. Perfekt under tjänsteresor eller för distansarbete.

• Bättre ordning och spårbarhet

Alla kvitton samlas på en central plats, vilket gör det enkelt att söka, kategorisera och spåra utgifter. Äntligen är det slut på röriga pappershögar och dammiga arkivskåp.

• Korrekt rapportering och bokföring

Med automatiserad skanning, kategorisering och export minskar risken för avvisade rapporter och felaktiga räkenskaper.

Läs även: Kvittohantering för företag – och varför du ska göra det digitalt

Kom igång med Pleos kvittoskanner

1. Betala med Pleo-kortet

• Få notis direkt i appen när ett köp registreras.
• Pleo-kortet är ett Mastercard som automatiskt kategoriserar utgiften i en av nio standardiserade kategorier.

2. Skanna kvittot

• Ta bild på kvittot via appen.
• Kvitton via e-post hämtas automatiskt från inkorgen (även upp till 30 dagar tillbaka).
• Appen samlar detaljer om köp automatiskt: datum, belopp och var köpet genomfördes.

Tips: Skanna kvittot direkt efter köpet – det minskar risken för borttappade kvitton och gör bokföringen mer korrekt.

3. Lägg till kompletterande information

• Kategorier och underkategorier.
• Taggar och kommentarer, t.ex. projekt eller kund.
• Moms och nominella koder appliceras automatiskt vid export.

Tips: Direkt skanning minskar risken för borttappade kvitton och gör bokföringen mer korrekt.

Läs mer om skanning och hantering av kvitton med Pleo.

Fetch – automatisk hämtning av kvitton

Pleo Fetch skannar din e-mail och lägger automatiskt till kvitton i Pleo:

• Om ett kvitto matchas med en utgift läggs det automatiskt till i rätt utgift.
• Om det inte matchas hamnar kvittot i din privata “Kvittoinkorg” (övre högra hörnet) i 30 dagar, där du kan lägga till det manuellt.
  

Aktivering av Fetch:

1. Gå till Mitt konto
2. Klicka på Mina funktioner
3. Aktivera Fetch och anslut ditt mailkonto
   

Bra att veta:

• Fetch är begränsat till en mailadress för att undvika privata kvitton.
• Administratörer kan begränsa anslutning av Fetch via Microsoft Outlook eller Google Workspace.
  

Om Fetch inte fungerar:

• Kontrollera med IT om rätt behörigheter finns.
• Vidarebefordra kvitton till forward@fetch.pleo.io. De matchas automatiskt eller hamnar i “Kvittoinkorgen”.
• På iPhone: Öppna kvittot, klicka på delningsikonen och välj Pleo.

Läs mer om den smidiga funktionen Fetch.

Organisering och kategorisering

• Pleo sorterar utgifterna automatiskt baserat på var köpet genomfördes.
• Med manuella taggar kan du ge ytterligare kontext till varje köp.
• För att underlätta rapportering: gruppera kvitton per projekt, avdelning eller typ av kostnad.
• Digital kategorisering sparar tid och gör det enkelt att analysera företagets utgifter.

Tips: Skapa standardiserade taggar och kategorier för hela företaget. Det ger konsekvent hantering och gör det enklare för både medarbetare och ekonomiavdelningen att snabbt förstå varje utgift.

Läs även: Kvittoredovisning: Vad är det och vad gäller 2026?

Förlorade eller saknade kvitton

Om ett kvitto saknas:

1. Navigera till Utgifter
2. Välj utgiften utan kvitto
3. Klicka på “Saknar du ett kvitto”
4. Lägg till beskrivning av inköpet i kommentaren
   

Bra att veta:

• Administratörer får automatiskt mail varje måndag om saknade kvitton.
• Administratörer kan även markera ett kvitto som “Saknat” åt användaren.

Rapportering och export

• Pleo skapar automatiskt digitala utgiftsrapporter.
• Exportera direkt till alla vanliga bokföringsprogram.
• Full spårbarhet på varje kvitto, kategori och momssats.
• Förenklar arbetsflödet och sparar tid för ekonomiavdelningen.

Fördel: Snabbare bokslut och bättre kontroll över budget och kassaflöde.

Bästa praxis för kvittohantering

1. Skanna kvittot direkt efter köp.
2. Lägg till taggar och kommentarer med relevant information.
3. Kontrollera att automatiska kategorier stämmer.
4. Fota både papperskvitton och spara digitala kvitton från e-post.
5. Använd regelbundna avstämningar för att säkerställa att alla utgifter är korrekt registrerade.

Läs även: Kvittoscanner: Steg för steg till den bästa lösningen

Problem med att lägga till kvitton i Pleo

Om du upplever problem när du lägger till kvitton:

Prova på en annan enhet:

• Om du försöker lägga till kvittot i appen på telefonen, testa att logga in via webbläsaren och lägga till kvittot där.
  

Felsökning för Pleo-appen:

• Logga ut från kontot
• Avinstallera appen
• Rensa cookies och cache
• Starta om enheten
• Installera appen
• Logga in på kontot igen
  

Problem med Fetch (automatiskt tillägg av kvitton)?

• Följ instruktionerna ovan eller vidarebefordra kvitton till forward@fetch.pleo.io.
• Om det fortfarande inte fungerar, kontakta supportteamet med tillverkning och modell på enheten samt installerad appversion.

Varför välja Pleo för kvittohantering

• Alltid tillgänglig – kvitton kan registreras när som helst och var som helst.
• Smidigt – appen skannar, kategoriserar och sparar kvittot automatiskt.
• Digital ordning – centraliserad plats för alla kvitton och utgifter.
• Integrerad med bokföring – exportera direkt till valfritt program.
• Minskar fel och tidsåtgång – automatisering av rapportering och kategorisering.

Med Pleos kvittoskanner blir kvittohantering enkel, digital och helt korrekt – utan stress, manuellt arbete eller förlorade kvitton.

Vanliga frågor och svar – kvittohantering med Pleo

1. Kan jag registrera kvitton i efterhand?

Ja, du kan lägga till kvitton även retroaktivt. Pleo-appen låter dig skanna papperskvitton eller hämta e-postkvitton upp till 30 dagar bakåt, så att alla utgifter hamnar på samma ställe.

2. Hur säkerställer jag att kvitton hamnar i rätt kategori?

Pleo kategoriserar automatiskt utgifter baserat på vad köpet genomfördes. Du kan dessutom lägga till taggar, underkategorier eller kommentarer för att ge extra kontext och underlätta rapportering och analys.

3. Kan jag exportera kvitton till bokföringsprogram?

Ja, alla kvitton och utgiftsrapporter kan exporteras direkt till valfritt bokföringsprogram, med korrekt moms, kategori och spårbarhet, vilket förenklar både bokföring och revision.

4. Vad händer om jag tappar ett kvitto?

Med Pleos digitala kvittoskanner minimeras risken för borttappade kvitton, eftersom allt samlas på ett ställe och e-postkvitton hämtas automatiskt. Om ett kvitto saknas kan du enkelt registrera det manuellt med foto eller PDF.

5. Kan flera medarbetare registrera kvitton samtidigt?

Ja, alla medarbetare kan registrera och skanna kvitton direkt i appen. Pleo samlar allt centralt, vilket ger chefer och ekonomi full överblick i realtid.

6. Finns det några tips för att hålla ordning på kvitton?

Skanna kvittot direkt efter köpet, använd taggar och kategorier konsekvent, och kontrollera automatiska kategorier. På så sätt blir bokföringen korrekt och administrationen mindre tidskrävande.