Säg hej till tidiga morgnar, väskor vid dörren och flera måltider på resande fot. Affärsresorna är tillbaka – konferenser, kundmöten och teambuilding står på agendan. Men med resorna följer också en hel del administration.
Vi pratar inte om långa köer vid säkerhetskontrollen eller halvdana flygplatsfrukostar. Vi pratar om allt pappersarbete och alla inköp som följer med en jobbresa.
Efter en lång dag på språng förväntas du ändå lämna in en reseräkning – ibland på övertid – och räkna ut traktamentet korrekt. Det kan bli stressigt.
Pleo finns här för att underlätta. I denna artikelserie tittar vi på praktiska tips och verktyg som gör jobbresorna enklare och smidigare – både under resan och efteråt.
Nu är det bara att vässa visitkorten – eller checka in bagaget – och ge sig av!
Företagsresor som resenär
Före resan: Pengarna, Passet och Biljetterna
Okej, du har koll på det uppenbara, det vet vi. Men innan du sätter igång och börjar boka hotell och flyg har vi några praktiska tips som gör hela resan smidig
Se till att du har en tillräckligt hög beloppsgräns på ditt kort. Kanske tycker chefen att 10 000 kronor per månad räcker för din jobbvardag, men på konferens maxar du direkt samma belopp när du checkar in på hotellet och ska betala både rum och deposit.
- För traditionella betalkort, särskilt de som har kreditgränser, kan det innebära krav på att fylla i en ny ansökan och kontakt med utgivaren
- Med Pleo-kort kan din chef eller administratör ändra dina beloppsgränser direkt i appen
1. Aktivera Apple Pay eller Google Pay
Att kunna betala med telefonen är alltid smidigt, men särskilt när du reser. Få av oss går många steg utan att ha telefonen i fickan. Oavsett om du hamnar i fönstersätet på planet eller glassar i poolen kan du känna dig trygg med att alltid ha kortet nära till hands. För att inte tala om ifall det värsta händer och din plånbok skulle bli stulen – då är det guld värt.
(Glöm inte, om det värsta skulle hända kan du alltid frysa eller spärra ditt Pleo-kort direkt i appen. I annat fall, ring din banks spärrnummer.)
2. Skaffa några smarta reseappar för att underlätta resan
Allt ifrån smidiga vägbeskrivningar till jetlagtips hittar du i vår guide till smarta reseverktyg här. Borta är stressen över turistfällor, att bli lurad av svarttaxi och att hamna i den enda stolen på planet som inte kan fällas ner. Den moderna jobbresenären ser till att göra smarta val för både komfort och budget.
3. Spana in ditt företags utgiftspolicy
Olika organisationer sköter det här med utgiftspolicy på olika sätt. Vissa har fasta beloppsgränser och andra godkänner från fall till fall. Oavsett kan det vara tryggt att veta ungefär hur mycket som anses vara brukligt innan du spenderar.
Särskilt om du förväntas göra egna utlägg.
Under resan: Skaffa kvittokoll
Saker och ting brukar gå ganska fort på den typiska konferensresan. Tio minuter efter flygplansdörren har öppnats sitter du i en taxi till hotellet. Fem minuter efter du anlänt står du med en öl i hotellbaren och nätverkar. Ungefär så fortsätter det i 24/48/72 timmar. Intensivt. Mellan alla handskakningar (skakar man fortfarande hand?) och visitkortsbyten behöver du absolut inte mer att hålla reda på. Vi har egentligen bara ett råd – spara dina kvitton!
Betalkortet kan gå varmt och det är lätt att varje ny liten lapp blir nedknycklad i en slumpmässigt utvald ficka. Efter hemkomst får du glatt visitera dig själv. Varför har ens kavajer så många fickor, kan man undra?
Kanske blir det en kul överraskning att se om du kan hitta taxikvittot på 648 kr, eller om du får betala det ur egen ficka. Bespara dig själv detta. Om du använder Pleo kommer du ha fångat alla kvitton digitalt i farten.
Men vänta nu, måste inte alla originalkvitton sparas till bokföringen? Nej, faktiskt inte, den 1 juli 2024 ändrades den svenska bokföringslagen!
Kravet på att spara skrynkliga papperslappar är numera ett minne blott. Har kvittot fångats digitalt, ja då är det bara att kasta pappersversionen. Med Pleo fotar du kvittot direkt i appen när du får det, och sedan kan du med gott samvete dumpa det i närmaste papperskorg. Du slipper med andra ord sortera lappar i kavajfickorna, och du behöver definitivt inte ordna ett papperskuvert på hotellrummet att 'vakta med ditt liv'. Fota, kasta, glöm.
Om du får glädjen att underhålla kunder eller kollegor kan du också behöva rapportera representation. Vilka personer var det som satt runt bordet? Kanske gör du bäst i att låna kyparens penna och anteckna detta omgående på kvittots baksida – eller varför inte rapportera det direkt i Pleo-appen.
Läs mer i vår artikel: Hur länge ska man spara kvitton enligt lagen?
Efter resan: Räkna ihop och sammanställ
Ibland dröjer det ett par veckor innan kreditkortsräkningen dimper ned. Andra gånger har du lagt ut pengar själv och vill gärna ha de där tusenlapparna tillbaka pronto. Oavsett kommer du inte undan att göra den där slutliga sammanställningen.
Eller nej, det är inte sant, med Pleo gör du faktiskt det. Du lägger istället 10 sekunder vid köptillfället och slipper tänka på saken mer sen.
1. Om du behöver göra en reseräkning kan det ibland kännas lite som fria leken på förskolan. Först ska du gå på skattjakt efter alla kvitton. Sedan får du spela memory för att få ihop rätt post med rätt kvitto. Efter detta ska de vikas, klistras och häftas fint på ett papper. Till detta tillför du lite fina fotnötter som förklarar vad som är vad, och till sist – glöm inte att signera mästerverket!
Denna dyrgrip till dokument kan representera tusentals av dina eller företagets pengar, och om det skulle komma bort i handläggningen? Hjälp. Särskilt större företag kan ha något administrativt center i utlandet som tar hand om dessa rapporter, och då ska dyrgripen läggas på brevlådan bara sådär. Kanske bäst att dra rapporten ett varv genom kopiatorn för säkerhets skull.
Det räcker inte alltid med att bara lämna in kvittona dock, utan du kan ha rätt till ytterligare ersättning som också ska räknas ut och redovisas.
2. Traktamente är en kompensation för de där extra levnadskostnaderna som uppstår när du övernattar utanför hemorten. Din arbetsgivare kan välja att antingen erbjuda en fast schablonersättning eller låta dig redovisa exakt vilka utgifter du haft. Här gäller det att hålla tungan rätt i mun om du vill undvika att ersättningen beskattas som extra lön!
För inkomståret 2026 har Skatteverket höjt det skattefria inrikestraktamentet (maximibeloppet) till 300 kronor per heldag. Men se upp om du blir bjuden på mat under konferensen. Reglerna för kostavdrag är numera skarpare – får du helt fri kost (frukost, lunch och middag) inrikes dras 90 % av traktamentet av, och du får bara behålla futtiga 10 % (30 kronor) för småutgifter. Vi reder ut exakt vad du behöver tänka på för att få matten att gå ihop.
3. Milersättning är också en kompensation arbetsgivaren kan erbjuda för bilresor där du själv stått för bensinkostnaderna. Om du inte erbjuds denna ersättning kan du få göra motsvarande skatteavdrag istället. Vi reder ut de olika beloppen och hur du räknar ut din ersättning eller ditt avdrag i vår milersättningsguide.
Checklista för en smidigare jobbresa
- Säkra kortet: Dubbelkolla att din beloppsgräns täcker både hotellrum och deposition, och aktivera Apple Pay eller Google Pay i mobilen.
- Preppa smart: Ladda ner de reseappar du behöver och ta en snabb titt på företagets utgiftspolicy så du vet vad som gäller.
- Fota och kasta: Fånga alla dina utlägg digitalt i Pleo-appen direkt vid köpet. Tack vare den nya bokföringslagen kan du numera slänga papperskvittot i papperskorgen direkt.
- Notera representationen: Om du bjuder kunder på middag, lägg in namnen i appen direkt innan du glömmer bort vem som satt var.
Skippa kvittopusslet: Kom hem, packa upp väskan och njut av att reseräkningen i princip redan är färdig.
