Vad är en kreditfaktura och hur ska den hanteras?

Om ditt företag har skickat ut en felaktig faktura till kund måste ni skicka en kreditfaktura efteråt för att korrigera den första felaktiga fakturan. Har ni däremot tagit emot en felaktig faktura från ett annat företag ska det företaget skicka en kreditfaktura (credit note på engelska) till dig. Men vad är egentligen en kreditfaktura, hur skapar man en sådan och vad ska den innehålla? Och vad gör man om man tar emot en kreditfaktura? Här är allt du behöver veta.

En snabb överblick av det viktigaste 

• En kreditfaktura används för att korrigera en tidigare felaktig faktura – t.ex. vid fel belopp, retur, skadad vara eller avbeställning. Den innebär att ett belopp dras av eller återbetalas.
  
  
• Den ska ha unikt fakturanummer, fakturadatum, referens till ursprungsfakturan, negativa belopp (inkl. moms), samt en orsak till krediteringen.
  
  
• Du ska inte betala en kreditfaktura. Du kan kvitta den mot obetalda fakturor, begära återbetalning, eller bokföra den för att minska din skuld till leverantören.
  
  
• Den bokförs som en spegelvänd originalfaktura: försäljning/kostnad och moms korrigeras med omvända belopp – exempelvis kreditering av intäkt och moms vid försäljning, eller minskning av leverantörsskuld vid inköp.

Vad är en kreditfaktura?

Kreditfaktura betyder “omvänd faktura” och är en justerad version av en ursprunglig, felaktig faktura. Den kan även kallas för kreditnota eller minusfaktura. Kreditfakturan ska utfärdas när en faktura exempelvis är felaktig, eller av någon annan anledning inte ska betalas. Det kan exempelvis vara om en produkt har brister eller skador, om fel vara har levererats eller om fel belopp har angivits på fakturan.

Läs även: E-faktura: Vad är E-fakturering och hur fungerar det?

Vad betyder kreditfaktura? 

Ordet kreditfaktura betyder att något krediteras, alltså att ett belopp dras av eller räknas bort från en tidigare skuld. 

Det innebär att den ursprungliga fordran minskas – köparen får pengar tillbaka eller slipper betala hela summan. 

Termen syftar alltså på att säljaren ger köparen "kredit" i form av en minskning av det som tidigare fakturerats.

Ska man betala en kreditfaktura? 

Nej, en kreditfaktura ska inte betalas. Den innebär som sagt tvärtom, att ett belopp dras av från det du tidigare skulle betala, eller att du får pengar tillbaka. Har du redan betalat den ursprungliga fakturan, kan kreditfakturan leda till en återbetalning eller att summan dras av från nästa faktura.

Jag har fått en kreditfaktura – vad betyder det?

Kreditfakturan utfärdas alltså när den ursprungliga fakturan är felaktig av någon anledning. Om köpet skedde mot faktura kan företaget skicka en kreditfaktura som ger kunden ett tillgodohavande, antingen för hela beloppet eller en del av det, beroende på vad kunden och företaget har kommit överens om.

Förutom att använda kreditfakturor för att korrigera felaktigheter på den ursprungliga fakturan, kan företag även makulera den felaktiga fakturan och skicka en ny. Det här är dessvärre inte möjligt om kunden redan har betalat den felaktiga fakturan. I sådana fall måste en kreditfaktura utfärdas.

Läs även: Fakturahantering: Förenkla arbetet med elektronisk fakturahantering.

4 exempel – när används kreditfaktura? 

Här är några vanliga exempel på när en kreditfaktura används:

1. Fel pris på faktura

Du har fått en faktura där priset är för högt – till exempel 1 500 kr i stället för 1 000 kr. Då skickar företaget en kreditfaktura på –500 kr för att rätta felet.

2. Returnerad vara

Du returnerar en produkt som du redan fått en faktura för. Företaget skickar en kreditfaktura på beloppet för den returnerade varan.

3. Skadad eller felaktig vara

En vara levereras med en skada eller är inte det du beställde. Du får behålla den men får en del av priset tillbaka genom en kreditfaktura.

4. Avbeställning innan leverans

Du avbeställer en vara eller tjänst efter att fakturan redan skickats. För att nollställa beloppet får du en kreditfaktura som tar ut den ursprungliga fakturan.

Hur gör man en kreditfaktura?

Hur en kreditfaktura ska utfärdas regleras av mervärdesskattelagen (1994:200). En kreditfaktura måste innehålla ett fakturanummer och ett fakturadatum. Det ska även framgå vilket belopp som korrigeras och med hur mycket. Momsen ska specificeras enligt de olika momssatserna på den ursprungliga fakturan, och den aktuella nedsättningen ska anges.

Förutom att alla summor är negativa, ser en kreditfaktura ut som en vanlig faktura.

Kreditfakturan utfärdas på samma sätt som den ursprungliga men med skillnaden att beloppen anges som negativa och texten "Att betala" ersätts med "Er tillgodo".

Följande måste finnas med på en kreditfaktura:

Fakturanummer – ett unikt nummer som skiljer sig från det på den ursprungliga fakturan

• Fakturadatum
• Beloppet som ska korrigeras och med hur mycket
• Momsen och hur mycket korrigeringen är för de eventuellt olika momssatserna
• Referens till den ursprungliga fakturan

När du har fyllt i uppgifterna i kreditfakturan kan du gå vidare och skriva ut den, samt spara den som en standardmall för nästa faktura som ska skapas och skickas. När du skapar en ny faktura är det klokt att alltid spara den under ett nytt namn för att hålla ordning.

Hur betalar man en kreditfaktura?

Jag har fått en kreditfaktura, vad gör jag? En kreditfaktura ska inte betalas av mottagaren. Istället innebär en kreditfaktura att säljaren är skyldig köparen ett visst belopp. Här är vad du ska göra med en kreditfaktura:

1. Kontrollera kreditfakturan: Se till att kreditfakturan stämmer och att den motsvarar en tidigare transaktion, retur, rabatt eller annan justering.

 

2. Kvitta mot obetalda fakturor: Om du har andra obetalda fakturor från samma leverantör kan du använda kreditfakturan för att minska beloppet du behöver betala. Till exempel, om du har en obetald faktura på 1000 kr och en kreditfaktura på 300 kr, behöver du bara betala 700 kr.

 

3. Begära återbetalning: Om du inte har några obetalda fakturor att kvitta kreditfakturan mot, kan du begära att leverantören återbetalar beloppet till dig.

Bokföring: Se till att kreditfakturan bokförs korrekt i din bokföring för att reflektera minskningen av din skuld till leverantören.

Hur ser en kreditfaktura ut? 

En kreditfaktura liknar en vanlig faktura till utseendet, men med några tydliga skillnader. Här är vad som brukar känneteckna en kreditfaktura:

• Rubriken är oftast "Kreditfaktura" eller "Kreditnota" i stället för bara "Faktura".
  
  
• Negativa belopp: Beloppen anges med minustecken (–) eller inom parentes för att visa att det är ett avdrag.
  
  
• Referens till ursprungsfakturan: Kreditfakturan anger vanligtvis vilket fakturanummer som den rättar.
  
  
• Orsak till kreditering: Det står ofta en kort förklaring, till exempel "Retur av vara", "Felaktigt belopp" eller "Rabatt efter överenskommelse".
  
  
• Datum och fakturanummer, precis som på en vanlig faktura.
  
  

Den ser alltså ut som en spegelvänd faktura – men istället för att visa vad du ska betala, visar den vad som tas bort från det tidigare beloppet.

Hur bokför man en kreditfaktura?

Kreditfakturan balanserar ut den ursprungliga fakturan och ska därför bokföras tvärtom mot hur den ursprungliga fakturan bokfördes. Om fakturan är momspliktig ska även momsen korrigeras.

Du krediterar en kund

Ett parti tröjor har skickats till en kund, men några av dem hade fel färg. En kreditfaktura [1511] på 1 000 kr har skickats, varav 800 kr avser försäljning [3001] och 200 kr är utgående moms [2610].

 

DEBET	KREDIT
Konto	Belopp	Konto	Belopp
3001	800	1511	1 000
2610	200

Du får en kreditfaktura från en leverantör. 

 

DEBET	KREDIT
Konto	Belopp	Konto	Belopp
2440	1 000	4000	800
2640	200

Fakturan för ett materialinköp visade sig vara felaktig. Företaget får därför en kreditfaktura (kreditnota) på det felaktiga beloppet. Leverantörsskulder [2440] debiteras med 1 000 kr. Kostnadskontot för inköp [4000] krediteras med 800 kr, och kontot för ingående moms [2640] krediteras med 200 kr.

Läs även: Bokföringsprogram: Allt om vilket bokföringsprogram som är bäst 2025.