Leverantörsregister: Så håller du ordning på dina leverantörer

Är ditt företag beroende av leverantörer för att verksamheten ska gå runt? Då är det viktigt att ni hanterar era leverantörer på rätt sätt – bland annat med hjälp av ett leverantörsregister. I den här artikeln berättar vi mer om vad ett leverantörsregister är och hur det fungerar. 

Vad är ett leverantörsregister?

Ett leverantörsregister är en databas eller ett system som företag använder för att hålla ordning på information om sina leverantörer. I ett leverantörsregister kan man ofta hitta:

1. Kontaktuppgifter: Information om leverantörens namn, adress, telefonnummer, e-postadress och kontaktperson.
2. Avtalsinformation: Data om leveransavtal, priser, rabatter och villkor.
3. Historik: Tidigare affärer och transaktioner, betalningshistorik och leveranshistorik.
4. Kvalitetsbedömningar: Utvärderingar och betyg på leverantörens prestation baserat på kvalitet, leveranstid, etc.
5. Certifieringar: Information om leverantörens certifieringar, exempelvis miljöcertifieringar eller kvalitetsstandarder.

Ett leverantörsregister används ofta som ett verktyg för att förbättra inköpsprocessen, minska risker, säkerställa regelefterlevnad och förbättra affärsrelationer.

Vad räknas som leverantör? 

En leverantör är någon som överlämnar eller säljer en produkt. Det kan vara allt från en affärsman i en butik till en fabrik. En leverantör behöver inte nödvändigtvis vara den som levererar en produkt, det kan också vara den som säljer produkten. Leverantörerna är viktiga samarbetspartners för de flesta verksamheter. Det är viktigt att ha god kännedom om de leverantörer man väljer för att undvika problem som förseningar, dålig kvalitet och liknande. 

Är dina leverantörer lönsamma för företaget? Läs mer om hur du genomför en leverantörskontroll .

Hur fungerar ett leverantörsregister? 

Som vi nämnt tidigare fungerar ett leverantörsregister som ett digitalt system eller en databas där all information om en organisations leverantörer samlas och hanteras. Systemet strukturerar och effektiviserar kommunikationen och interaktionen med leverantörer genom att tillhandahålla en lättillgänglig plattform där informationen kan uppdateras och analyseras. Här är en översikt över hur ett leverantörsregister fungerar:

1. Insamling av leverantörsinformation

• Registrering av leverantörer: När en organisation identifierar en ny leverantör, samlas grundläggande uppgifter in som leverantörens företagsnamn, kontaktuppgifter, skatteinformation, och bankuppgifter.
• Dokument och avtal: Avtal, prislistor, försäkringscertifikat, och andra viktiga dokument lagras i systemet för att underlätta hanteringen av juridiska och finansiella åtaganden.
• Uppdateringar och underhåll: Leverantörer kan regelbundet uppdatera sina egna uppgifter, eller så kan organisationens inköpsavdelning underhålla och uppdatera informationen vid behov.

2. Kategorisering och segmentering

• Klassificering: Leverantörer kan kategoriseras baserat på typ av varor eller tjänster de erbjuder, geografiskt läge, eller bransch. Det här gör det lättare att hitta rätt leverantör för specifika behov.
• Riskhantering: Register kan även inkludera klassificeringar för att bedöma risk, till exempel leverantörens ekonomiska stabilitet, leveranssäkerhet och regelefterlevnad.

3. Utvärdering och övervakning

• Prestandaanalys: Systemet kan samla in data om leverantörernas prestationer, såsom leveransprecision, kvaliteten på levererade produkter, och hur snabbt problem hanteras. Det här hjälper inköpsavdelningen att fatta mer informerade beslut om framtida affärssamarbeten.
• Kvalitetskontroller: Leverantörer kan granskas eller certifieras baserat på olika kriterier (exempelvis miljö- eller kvalitetsstandarder). Leverantörsregistret kan hålla koll på vilka leverantörer som möter kraven. 

4. Integration med andra system

• Inköpssystem: Leverantörsregistret är ofta integrerat med inköpssystemet (ERP-system), vilket gör det möjligt att automatisera processen för att skapa beställningar och skicka fakturor. Detta gör att företag kan spåra alla transaktioner och relatera dem till specifika leverantörer.
• Betalnings- och redovisningssystem: Genom integration med ekonomisystem kan man säkerställa att leverantörer får betalt i tid och att all finansiell data är korrekt.

Integrera företagets leverantörsregister och övriga system för ekonomihantering med Pleo. Spara tid med snabbare avstämning, effektivare användarhantering och automatisk kvittoinsamling. Läs mer om Pleos integrationer här. 

5. Övervakning av compliance och risker

• Regelefterlevnad: Vissa leverantörsregister innehåller funktioner för att övervaka om leverantörerna uppfyller lagstadgade krav, såsom arbetsrättsliga regler, miljöstandarder och skattebestämmelser. Det här minskar riskerna för företaget.
• Automatiska varningar: Systemet kan skicka notifikationer om en leverantörs certifikat har gått ut, eller om deras riskprofil har förändrats, vilket gör det lätt att hålla sig uppdaterad om potentiella problem.

6. Kommunikation och samarbete

• Centraliserad plattform: Leverantörsregistret kan fungera som en samarbetsplattform där leverantörer och köpare kan kommunicera, dela dokument, eller lösa frågor. Detta förenklar kommunikationen och minskar risken för missförstånd.
• Säkerhet: Systemen brukar ha säkerhetsåtgärder för att skydda känsliga data, som finansiell information och leverantörsavtal, från obehörig åtkomst.

Följer du upp ditt leverantörsregister?

När gjorde ditt företag senast en översyn eller uppdatering av leverantörerna i ett leverantörsregister? Att regelbundet gå igenom och uppdatera leverantörsregistret är ett enkelt sätt att minska riskerna och förbättra verksamhetens rutiner.

Korrekt och aktuell information i leverantörsregistret är avgörande för en smidig och effektiv inköpsprocess. 

Även om de flesta företag noggrant granskar leverantörer innan de registreras, kan det vara en utmaning att hinna med regelbundna uppdateringar. Som ett resultat är det vanligt att leverantörsinformationen inte följs upp kontinuerligt, vilket kan innebära risker för företaget.

Ditt företag ska också genomföra leverantörsrevisioner för att se till att era leverantörer håller hög kvalitet. Läs mer om leverantörsrevision och hur det fungerar. 

Vilka risker finns med att inte följa upp leverantörsregistret?

Att inte hålla leverantörsregistret uppdaterat kan medföra flera risker. Leverantörer kan drabbas av betalningsanmärkningar, få skulder hos Kronofogden, få sin F-skatt indragen eller till och med gå i konkurs. Dessutom kan det ske förändringar i deras betalningsinformation och företagsuppgifter, och risken för blufföretag måste också övervakas. Om dessa händelser inte upptäcks i tid kan det leda till kostsamma konsekvenser för ditt företag.

Inför rutiner och utse ansvarig för leverantörsregistret

En av de vanligaste orsakerna till fel i leverantörsregister och felaktiga betalningar är bristen på rutiner för att kontinuerligt säkerställa kvaliteten i registret. För att kunna agera i tid vid riskfyllda leverantörsrelationer är det viktigt att införa tydliga rutiner och utse en ansvarig person.

Följande aktiviteter bör ingå i en grundläggande rutin:

• Varje ny leverantör ska granskas och formellt godkännas av en överordnad innan den registreras i leverantörsregistret och kan användas i organisationen.
• Månadsvis bör förändringar i registret ses över för att säkerställa att de är rimliga och formellt godkända innan de träder i kraft.
• Årligen bör hela leverantörsregistret granskas mot offentliga källor för att verifiera att leverantörernas status inte har förändrats.
• Rensa regelbundet bort dubbletter för att hålla registret korrekt och organiserat.

Behöver man tänka på GDPR vid hantering av leverantörsregistret? 

Alla slags behandlingar av personuppgifter som en organisation utför ska beskrivas och dokumenteras. Dataskyddsförordningen kräver att alla företag ska sammanställa bestämd information om varje behandling och på så sätt skapa ett register över allting som har med personuppgifter att göra. 

Hanteringen av GDPR (General Data Protection Regulation) i leverantörsregister är avgörande för att skydda personuppgifter och säkerställa att företag följer lagar och regler. Leverantörsregister innehåller ofta personuppgifter, såsom kontaktinformation för personer inom leverantörsföretag. GDPR syftar till att skydda dessa uppgifter och säkerställa att de hanteras på ett lagligt sätt.