Periodisera leverantörsfaktura: Allt du behöver känna till

Att periodisera innebär att du registrerar intäkter och kostnader under den period då de tjänas in eller förbrukades, vilket bidrar till att resultatet för den perioden blir mer exakt. I den här artikeln går vi igenom allt om periodisering av leverantörsfakturor. Vad är egentligen periodisering? När ska en leverantörsfaktura periodiseras? Och hur gör man en periodisering? Allt det här och lite till kan du läsa om nedan.

• Vad är periodisering av leverantörsfaktura?
• När ska en leverantörsfaktura periodiseras?
• Hur gör man periodisering av leverantörsfaktura?
• Måste man periodisera fakturor?
• Hur gör man med momsen vid periodisering av leverantörsfaktura?
• Vad är skillnaden mellan periodisering och avskrivning?
• Enkel bokföring av leverantörsfakturor med Pleo

Vad är periodisering av leverantörsfaktura?

Tack vare periodisering hamnar inkomster och utgifter i rätt period när man bokför leverantörsfakturor. Något som resulterar i en mer rättvis redovisning av resultatet för den aktuella perioden.

Det finns flera metoder för periodisering av leverantörsfaktura. En metod är att dela upp en inkomst eller utgift som sträcker sig över en längre period i flera delar, och sedan bokföra dessa delar över flera månader, kvartal eller år. Det här innebär att inkomster redovisas som intäkter under den period då de faktiskt genereras – även om betalningen sker vid en annan tidpunkt. På samma sätt redovisas utgifter som kostnader under den period då de förbrukas, även om betalningen sker vid en annan tidpunkt.

Läs även: Bokföringsprogram: Allt om vilket bokföringsprogram som är bäst

När ska en leverantörsfaktura periodiseras?

Vid bokslut är periodiseringar nödvändiga när leverantörsfakturan eller resultatet av kostnaden hör till olika räkenskapsår. Om varor eller tjänster har levererats före bokslutåret, men leverantörsfakturan inte har skickats före bokslutsdatum, bör dessa periodiseras. Ett liknande scenario inträffar när varor eller tjänster mottagits under räkenskapsåret, men ingen faktura har mottagits ännu.

Periodisering av leverantörsfaktura krävs också när det finns en avvikelse mellan när kostnaden faktiskt uppstår och när den betalats. Något som uppstår när en vara eller tjänst sträcker sig över flera perioder, men betalningen sker vid en enskild tidpunkt.

Hur gör man periodisering av leverantörsfaktura?

Nedan går vi igenom hur en periodisering generellt går till – steg för steg:

1. Identifiera perioden : Först måste du avgöra vilken period kostnaden ska fördelas över. Det kan vara en månad, ett kvartal eller ett år.
2. Bestäm fördelningsmetod: Nästa steg är att välja en metod för att fördela kostnaden över perioden. Vanliga metoder inkluderar jämn fördelning (delar kostnaden lika över varje period) eller en fördelning baserad på användning eller konsumtion (till exempel baserad på antal dagar, användningstid eller enheter).
3. Beräkna periodiseringen: Använd den valda metoden för att beräkna kostnaden för varje period. Om du exempelvis delar upp kostnaden över 12 månader och har en årlig kostnad på 1 200 kr, skulle kostnaden för varje månad vara 100 kr.
4. Bokför periodiseringen: Bokför den periodiserade kostnaden i företagets redovisningssystem. Du debiterar det konto som representerar den periodiserade kostnaden och krediterar ett konto som representerar leverantörsfakturan eller den faktiska kostnaden.
5. Upprepa processen: Om kostnaden sträcker sig över flera perioder, upprepa processen för varje period tills hela kostnaden är periodiserad.

Måste man periodisera fakturor?

Undantag från periodisering enligt K1-reglerna

I det förenklade årsbokslutet (K1) behöver du följa specifika regler för periodisering av intäkter och kostnader. För upplupna intäkter ska endast ränteintäkter överstigande 5 000 kr periodiseras. Pågående arbeten redovisas i takt med fakturering, oavsett om de utförs på löpande räkning eller till fast pris.

Förutbetalda intäkter ska inte periodiseras i sin helhet.  Endast förskott överstigande 5 000 kr exklusive moms, där leveransen eller delleveransen tydligt inte har påbörjats, bör periodiseras. Om beloppet är lägre är det valfritt att periodisera eller inte.

I balansräkningen återfinns posten "Övriga skulder", vilken ska redovisas i ruta B16 i det förenklade årsbokslutet. Denna post kan inkludera följande:

• Förskott från kunder över 5 000 kr.
• Ränteutgifter över 5 000 kr som hör till det aktuella räkenskapsåret men betalas först nästkommande år.
• Ränteinkomster över 5 000 kr som mottagits under räkenskapsåret men som hör till kommande räkenskapsår.
• Skadeståndsersättningar som är beslutade.

Övriga upplupna kostnader än ränteutgifter överstigande 5 000 kr bör inte tas upp i det förenklade årsbokslutet. Det innebär till exempel att företag med anställda inte ska redovisa semesterlöneskuld eller andra upplupna lönekostnader.

Undantag från periodisering enligt K2-reglerna

Enligt K2-reglerna finns två valfria förenklingsregler för periodisering: 5 000-kronorsregeln och regeln om årligen återkommande rörelseutgifter.

Denna regel tillämpas på samtliga inkomster och utgifter. Vid bedömningen av gränsen på 5 000 kronor granskas varje faktura individuellt, och om fakturabeloppet är under 5 000 kr behöver varken inkomsten eller utgiften periodiseras. Om en utgift delas upp på flera fakturor, måste alla fakturor summeras för att bedöma om gränsen på 5 000 kr överskrids. Det är inte tillåtet att dela upp fakturor i syfte att undvika att nå 5 000-kronorsgränsen.

I vissa fall kan en faktura innehålla flera typer av inkomster eller utgifter, som till exempel kontokortsfakturor. I sådana fall kan det vara lämpligt att periodisera varje utgift eller inkomst som understiger 5 000 kr, även om det totala fakturabeloppet överstiger 5 000 kr.

Väsentlighetsprincipen innebär att även om enskilda uppgifter inte är väsentliga var för sig, kan de ändå vara det. Det här gäller i de fall då fakturorna tillsammans ger en annan bild av företaget och därigenom påverkar beslut som kan fattas baserat på uppgifterna i årsredovisningen. Om företaget har många liknande mindre poster som var för sig understiger 5 000 kr, kan dessa tillsammans utgöra ett väsentligt belopp. I så fall ska varje belopp periodiseras. Vad som utgör ett väsentligt belopp måste bedömas utifrån omständigheterna i varje enskilt fall.

Hur gör man med momsen vid periodisering av leverantörsfaktura?

Det är viktigt att komma ihåg att momsen alltid bör bokföras vid tidpunkten för in- eller utbetalning – såvida det inte finns särskilda regler som säger något annat. Här är några steg att ta hänsyn till:

1. Bokför kostnaden : Bokför hela fakturabeloppet (inklusive moms) i den period då kostnaden ägt rum, även om fakturan betalas senare eller tidigare.
2. Periodisera momsen: Om momsen på fakturan är betald eller inkluderad i fakturabeloppet, men den periodiserade kostnaden tillhör en annan redovisningsperiod, måste momsen också periodiseras. Detta innebär att momsen bokförs i den period då kostnaden kommer att bokföras.
3. Justera momsrapporteringen: Om momsen periodiseras, måste du justera den i momsrapporten för den aktuella perioden. Detta innebär att du drar av den periodiserade momsen från den totala momsen som redovisas för den perioden, och lägger till den till den period där kostnaden faktiskt hör hemma.
4. Dokumentation och rapportering: Se till att du dokumenterar alla periodiserade kostnader och momsen på ett korrekt sätt för revision och skattemässiga ändamål.

Läs även: Momsredovisning: Så hanterar du företagets redovisning av mervärdesskatt

Vad är skillnaden mellan periodisering och avskrivning?

Periodisering är processen som fördelar framtida kostnader så att de matchar rätt månad. Avskrivning, å andra sidan, är en metod för att fördela värdeminskningen av en anläggningstillgång över antalet månader det tar innan värdet når noll. Eftersom avskrivning är en form av periodisering, används det huvudsakligen för att hantera värdeminskningen av tillgångar som maskiner och inventarier.

Enkel bokföring av leverantörsfakturor med Pleo

Pleo är ditt verktyg för fakturahantering. Hantera och betala alla leverantörsfakturor i raketfart med vår automatiserade lösning för leverantörsreskontra. Leverantörsreskontra fungerar precis som andra typer av reskontror men hanterar enbart information och detaljer kring ett företags leverantörer. Här sorteras inkommande fakturor, med specifikationer och detaljer som bland annat visar om fakturorna är betalda eller inte. Med Pleos verktyg för utgiftshantering får du eller företagets ekonomiavdelning smidig kontroll och en tydlig överblick över företagets ekonomi. Du kan dessutom integrera bokföringsprogrammet ni använder varje dag.