En snabb överblick av det viktigaste
- Periodisering innebär att intäkter och kostnader bokförs i den period de hör till, inte när betalningen sker. Detta ger en mer rättvis och korrekt bild av företagets resultat och ekonomiska ställning.
- En leverantörsfaktura behöver periodiseras om kostnaden tillhör en annan period än betalningen, t.ex. vid bokslut när varor/tjänster levererats men fakturan inte skickats eller mottagits, eller när en kostnad sträcker sig över flera perioder.
- Processen innebär att identifiera perioden, välja fördelningsmetod (t.ex. jämn fördelning per månad), beräkna periodiserade belopp och bokföra dessa. Ett vanligt exempel är att fördela en årskostnad månadsvis som förutbetald kostnad.
- Enligt K1 behöver bara vissa poster över 5 000 kr, som räntor och förskott, periodiseras. I K2 finns förenklingsregler som 5 000-kronorsgränsen och återkommande utgifter, vilket innebär att små belopp kan undantas – men blir de väsentliga tillsammans ska de ändå periodiseras.
Vad är periodisering av leverantörsfaktura?
Tack vare periodisering hamnar inkomster och utgifter i rätt period när man bokför leverantörsfakturor. Något som resulterar i en mer rättvis redovisning av resultatet för den aktuella perioden.
Det finns flera metoder för periodisering av leverantörsfaktura. En metod är att dela upp en inkomst eller utgift som sträcker sig över en längre period i flera delar, och sedan bokföra dessa delar över flera månader, kvartal eller år. Det här innebär att inkomster redovisas som intäkter under den period då de faktiskt genereras – även om betalningen sker vid en annan tidpunkt. På samma sätt redovisas utgifter som kostnader under den period då de förbrukas, även om betalningen sker vid en annan tidpunkt.
Genom att tillämpa periodisering får du periodiserade inkomster och utgifter, vilket ger en mer korrekt bild av företagets ekonomiska situation och resultat över tid.
Läs även: Bokföringsprogram: Allt om vilket bokföringsprogram som är bäst
När ska en leverantörsfaktura periodiseras?
Vid bokslut är periodiseringar nödvändiga när leverantörsfakturan eller resultatet av kostnaden hör till olika räkenskapsår. Om varor eller tjänster har levererats före bokslutåret, men leverantörsfakturan inte har skickats före bokslutsdatum, bör dessa periodiseras. Ett liknande scenario inträffar när varor eller tjänster mottagits under räkenskapsåret, men ingen faktura har mottagits ännu.
Periodisering av leverantörsfaktura krävs också när det finns en avvikelse mellan när kostnaden faktiskt uppstår och när den betalats. Något som uppstår när en vara eller tjänst sträcker sig över flera perioder, men betalningen sker vid en enskild tidpunkt.
I huvudsak bör en leverantörsfaktura periodiseras för att matcha kostnaden med de perioder då varan eller tjänsten används eller konsumeras. Det här ger en mer rättvis bild av företagets resultat och finansiella ställning över tid.
Du kanske också är intresserad av: Vad är fakturamatchning och varför är det viktigt?
Hur gör man periodisering av leverantörsfaktura?
Nedan går vi igenom hur en periodisering generellt går till – steg för steg:
- Identifiera perioden : Först måste du avgöra vilken period kostnaden ska fördelas över. Det kan vara en månad, ett kvartal eller ett år.
- Bestäm fördelningsmetod: Nästa steg är att välja en metod för att fördela kostnaden över perioden. Vanliga metoder inkluderar jämn fördelning (delar kostnaden lika över varje period) eller en fördelning baserad på användning eller konsumtion (till exempel baserad på antal dagar, användningstid eller enheter).
- Beräkna periodiseringen: Använd den valda metoden för att beräkna kostnaden för varje period. Om du exempelvis delar upp kostnaden över 12 månader och har en årlig kostnad på 1 200 kr, skulle kostnaden för varje månad vara 100 kr.
- Bokför periodiseringen: Bokför den periodiserade kostnaden i företagets redovisningssystem. Du debiterar det konto som representerar den periodiserade kostnaden och krediterar ett konto som representerar leverantörsfakturan eller den faktiska kostnaden.
- Upprepa processen: Om kostnaden sträcker sig över flera perioder, upprepa processen för varje period tills hela kostnaden är periodiserad.
Det är viktigt att notera att det finns olika redovisningsprinciper och regler som kan påverka hur och när periodiseringar görs.
Konteringsexempel: Så bokför du en periodiserad leverantörsfaktura
Så hur bokför man då en periodiserad leverantörsfaktura? Låt oss ta ett praktiskt exempel för att göra det tydligare. Företag AB får den 15 december 2024 en leverantörsfaktura för en programvarulicens som gäller för hela 2025.
- Fakturabelopp: 12 000 kr (exkl. moms)
- Moms (25%): 3 000 kr
- Total faktura: 15 000 kr
- Period som kostnaden avser: 1 januari 2025 - 31 december 2025
Steg 1: Bokför fakturan när den anländer i december 2024. Hela kostnaden är en förutbetald kostnad eftersom den avser nästa år.
- 1790 - Förutbetalda kostnader (Debet): 12 000 kr
- 2641 - Ingående moms (Debet): 3 000 kr
- 2440 - Leverantörsskulder (Kredit): 15 000 kr
Steg 2: Månadsvis periodisering under 2025. Varje månad under 2025 ska en del av kostnaden (12 000 kr / 12 månader = 1 000 kr) flyttas från förutbetalda kostnader till en faktisk kostnad.
Exempel för januari 2025 (upprepas varje månad):
- 6540 - IT-tjänster (Debet): 1 000 kr
- 1790 - Förutbetalda kostnader (Kredit): 1 000 kr
Genom detta exempel ser användaren exakt vilka konton som används och förstår processen mycket bättre.
Måste man periodisera fakturor?
Undantag från periodisering enligt K1-reglerna
I det förenklade årsbokslutet (K1) behöver du följa specifika regler för periodisering av intäkter och kostnader. För upplupna intäkter ska endast ränteintäkter överstigande 5 000 kr periodiseras. Pågående arbeten redovisas i takt med fakturering, oavsett om de utförs på löpande räkning eller till fast pris.
Förutbetalda intäkter ska inte periodiseras i sin helhet. Endast förskott överstigande 5 000 kr exklusive moms, där leveransen eller delleveransen tydligt inte har påbörjats, bör periodiseras. Om beloppet är lägre är det valfritt att periodisera eller inte.
I balansräkningen återfinns posten "Övriga skulder", vilken ska redovisas i ruta B16 i det förenklade årsbokslutet. Denna post kan inkludera följande:
- Förskott från kunder över 5 000 kr.
- Ränteutgifter över 5 000 kr som hör till det aktuella räkenskapsåret men betalas först nästkommande år.
- Ränteinkomster över 5 000 kr som mottagits under räkenskapsåret men som hör till kommande räkenskapsår.
- Skadeståndsersättningar som är beslutade.
Övriga upplupna kostnader än ränteutgifter överstigande 5 000 kr bör inte tas upp i det förenklade årsbokslutet. Det innebär till exempel att företag med anställda inte ska redovisa semesterlöneskuld eller andra upplupna lönekostnader.
Undantag från periodisering enligt K2-reglerna
Enligt K2-reglerna finns två valfria förenklingsregler för periodisering: 5 000-kronorsregeln och regeln om årligen återkommande rörelseutgifter.
5 000-kronorsregeln innebär att inkomster och utgifter som var för sig understiger 5 000 kr inte behöver periodiseras.
Denna regel tillämpas på samtliga inkomster och utgifter. Vid bedömningen av gränsen på 5 000 kronor granskas varje faktura individuellt, och om fakturabeloppet är under 5 000 kr behöver varken inkomsten eller utgiften periodiseras. Om en utgift delas upp på flera fakturor, måste alla fakturor summeras för att bedöma om gränsen på 5 000 kr överskrids. Det är inte tillåtet att dela upp fakturor i syfte att undvika att nå 5 000-kronorsgränsen.
I vissa fall kan en faktura innehålla flera typer av inkomster eller utgifter, som till exempel kontokortsfakturor. I sådana fall kan det vara lämpligt att periodisera varje utgift eller inkomst som understiger 5 000 kr, även om det totala fakturabeloppet överstiger 5 000 kr.
Väsentlighetsprincipen innebär att även om enskilda uppgifter inte är väsentliga var för sig, kan de ändå vara det. Det här gäller i de fall då fakturorna tillsammans ger en annan bild av företaget och därigenom påverkar beslut som kan fattas baserat på uppgifterna i årsredovisningen. Om företaget har många liknande mindre poster som var för sig understiger 5 000 kr, kan dessa tillsammans utgöra ett väsentligt belopp. I så fall ska varje belopp periodiseras. Vad som utgör ett väsentligt belopp måste bedömas utifrån omständigheterna i varje enskilt fall.
När bokför man moms vid periodisering av leverantörsfaktura?
Det är viktigt att komma ihåg att momsen alltid bör bokföras vid tidpunkten för in- eller utbetalning – såvida det inte finns särskilda regler som säger något annat. Här är några steg att ta hänsyn till:
Bokför kostnaden: Bokför hela fakturabeloppet (inklusive moms) i den period då kostnaden ägt rum, även om fakturan betalas senare eller tidigare.
Periodisera momsen: Om momsen på fakturan är betald eller inkluderad i fakturabeloppet, men den periodiserade kostnaden tillhör en annan redovisningsperiod, måste momsen också periodiseras. Detta innebär att momsen bokförs i den period då kostnaden kommer att bokföras.
Justera momsrapporteringen: Om momsen periodiseras, måste du justera den i momsrapporten för den aktuella perioden. Detta innebär att du drar av den periodiserade momsen från den totala momsen som redovisas för den perioden, och lägger till den till den period där kostnaden faktiskt hör hemma.
Dokumentation och rapportering: Se till att du dokumenterar alla periodiserade kostnader och momsen på ett korrekt sätt för revision och skattemässiga ändamål.
Läs även: Momsredovisning: Så hanterar du företagets redovisning av mervärdesskatt
Vad är skillnaden mellan periodisering och avskrivning?
Periodisering är processen som fördelar framtida kostnader så att de matchar rätt månad. Avskrivning, å andra sidan, är en metod för att fördela värdeminskningen av en anläggningstillgång över antalet månader det tar innan värdet når noll. Eftersom avskrivning är en form av periodisering, används det huvudsakligen för att hantera värdeminskningen av tillgångar som maskiner och inventarier.
Enkel bokföring av leverantörsfakturor med Pleo
Pleo är ditt verktyg för fakturahantering. Hantera och betala alla leverantörsfakturor i raketfart med vår automatiserade lösning för leverantörsreskontra. Leverantörsreskontra fungerar precis som andra typer av reskontror men hanterar enbart information och detaljer kring ett företags leverantörer. Här sorteras inkommande fakturor, med specifikationer och detaljer som bland annat visar om fakturorna är betalda eller inte. Med Pleos verktyg för utgiftshantering får du eller företagets ekonomiavdelning smidig kontroll och en tydlig överblick över företagets ekonomi. Du kan dessutom integrera bokföringsprogrammet ni använder varje dag.
Vanliga frågot och svar
1. Vad är skillnaden på en upplupen och en förutbetald kostnad?
- Förutbetald kostnad: En utgift du betalat i förväg för något som förbrukas senare (t.ex. en årsprenumeration eller förskottshyra). Det är en tillfällig tillgång.
- Upplupen kostnad: En kostnad för något du redan förbrukat men ännu inte fått faktura för (t.ex. el för december som faktureras i januari). Det är en tillfällig skuld.
Minnesregel: Förutbetald = Betalat först, förbrukat sen. Upplupen = Förbrukat först, betalat sen.
2. Hur hanterar man periodisering i program som Fortnox eller Visma?
Moderna bokföringsprogram har oftast en inbyggd funktion för detta. När du registrerar fakturan, leta efter ett val som "Periodisera" eller "Fördela". Där anger du start- och slutdatum för kostnaden, så sköter programmet resten automatiskt. Detta sparar tid och minimerar risken för fel.
3. Vilka är de vanligaste misstagen vid periodisering?
Se upp för dessa vanliga fallgropar:
- Att periodisera momsen. Momsen ska nästan alltid redovisas direkt på fakturadatumet, inte fördelas över tid.
- Att glömma bort det vid bokslut. Att missa en stor periodisering kan ge en felaktig bild av årets resultat.
- Att använda fel fördelning. Kostnaden ska matchas mot den period den faktiskt tillhör, inte nödvändigtvis delas jämnt över året.
4. Måste jag periodisera en faktura på bara några hundra kronor?
Nej, oftast inte. Enligt K2-regelverket behöver du inte periodisera fakturor som understiger 5 000 kr. För andra gäller väsentlighetsprincipen – om beloppet är för litet för att påverka helhetsbilden kan du hoppa över det. Tänk dock på att många små, liknande utgifter tillsammans kan bli ett väsentligt belopp som då bör periodiseras.
