4 smarta appar för utlägg – så förenklar du kvitto- och utgiftshanteringen

Att hantera utlägg kan vara en tidskrävande uppgift. Kvitton som försvinner, lappar som samlas i en låda och timmar som går till administration istället för det som verkligen skapar värde för företaget – så ser verkligheten ut för många. Just därför väljer allt fler företag att använda appar för utlägg. 

Med en app kan medarbetare enkelt fotografera kvittot i mobilen, ange vad köpet gäller och skicka det vidare för godkännande – utan att behöva hålla reda på papper. Samtidigt får chefer och ekonomiavdelningen en tydlig överblick, och allt kan kopplas direkt till företagets bokföring.

I den här artikeln berättar vi mer om möjligheterna med en app för utlägg samt tipsar om de fyra bästa alternativen. 

Vi sammanfattar det viktigaste

• Med en app för utlägg kan medarbetare enkelt fotografera kvitton och skicka dem för godkännande, vilket minskar administration och ger bättre överblick för chefer och ekonomiavdelning.
• En bra app erbjuder smidig kvittoregistrering, automatisk moms- och kategorihantering, stöd för resor och milersättning, integration med ekonomi- och lönesystem samt säker lagring.
• Det finns lösningar för olika behov: Pleo passar små och medelstora företag, Expense On Demand är flexibel, Invoice2go är enkel för småföretag och frilansare, och QuickBooks är en komplett allt-i-ett-lösning.
• Vid val av app bör företaget utgå från sina behov, jämföra funktioner och pris, testa lösningen och säkerställa att den kan växa med verksamheten.

Vad är en app för utlägg? 

Att hantera utlägg kan vara både tidskrävande och stökigt – kvitton som försvinner, lappar som samlas i en låda och tid som läggs på administration istället för det du egentligen ska göra. Därför använder många företag i dag appar för utlägg.

En sådan app låter dig enkelt fota kvittot direkt i mobilen, ange vad köpet gäller och skicka det vidare för godkännande – utan att behöva hålla reda på papper. Chefer och ekonomiavdelningen får en tydlig överblick, och allt kan kopplas direkt till företagets bokföring.

Resultatet blir mindre pappersarbete, färre fel och mer tid över till det som verkligen betyder något i din verksamhet. En app för utlägg gör helt enkelt vardagen lite enklare – för både dig och ditt företag.

Vilka funktioner ska ingå i en app för utlägg för företag? 

1. Enkel registrering av utlägg

Grunden i varje app för utlägg är att det ska vara snabbt och enkelt att rapportera kostnader. Medarbetaren ska kunna fota kvittot direkt i mobilen, låta appen automatiskt läsa av belopp, datum, moms och leverantör via OCR – eller registrera utlägget manuellt vid behov.

2. Smart moms- och kategorihantering

Appen bör ha färdiga och redigerbara kategorier för exempelvis resa, hotell, traktamente och representation. Automatisk momsberäkning och stöd för flera momssatser eller delad moms minskar risken för fel.

3. Mil- och reserapporter i samma app

En bra app för utlägg och resor samlar allt på ett ställe. GPS-baserad körjournal, manuell inmatning av körda mil samt hantering av traktamente och avdrag enligt gällande regler är viktiga funktioner.

4. Smidigt godkännandeflöde

Chefer ska enkelt kunna granska, godkänna eller avvisa utlägg. Pushnotiser vid nya ärenden eller kompletteringar, samt tydliga roller och behörigheter, gör processen snabbare och mer transparent.

5. Dela utlägg mellan projekt och kunder

För företag som arbetar i uppdrag är det viktigt att ha en app som kan dela upp utlägg och koppla dem till rätt projekt, kund eller kostnadsställe. Det ger bättre uppföljning och korrekt debitering.

6. Integrationer med ekonomi- och lönesystem

En modern app för utlägg ska kunna integreras med bokföringssystem som Fortnox, Visma, Bokio, Xero eller QuickBooks. Export i format som SIE, CSV eller PDF samt koppling till lönesystem för milersättning och traktamente är avgörande.

7. Automatiserad redovisning

Automatisk kontering innebär att utlägg bokförs korrekt direkt enligt fördefinierade regler för olika typer av kostnader. Genom inbyggda kontroller och valideringar – till exempel att representationsutlägg måste kompletteras med deltagare och syfte – sparas tid samtidigt som risken för fel i bokföringen minskar.

8. Säker och GDPR-anpassad kvittohantering

Alla kvitton ska lagras säkert i ett digitalt arkiv, uppfylla GDPR-krav och sparas i minst sju år enligt bokföringslagen.

Vilken är den bästa appen för utlägg?

Obs! Priserna i denna lista kan förändras. Kontakta alltid det aktuella företaget för mer detaljerad prisinformation. 

1. Pleo

Pleo är en modern app och företagskortslösning som förenklar och effektiviserar hela processen för utläggshantering. Medarbetare får egna företagskort och kan enkelt fotografera kvitton direkt i appen, där utläggen automatiskt kategoriseras och kopplas till rätt kostnadsställe eller projekt.

För ekonomiavdelningen innebär Pleo full transparens och kontroll i realtid. Alla köp syns direkt i systemet, vilket minskar manuellt arbete och ger bättre uppföljning av kostnader. Tack vare färdiga integrationer med vanliga bokföringssystem blir redovisningen smidig, korrekt och betydligt mindre tidskrävande.

Resultatet är mindre administration, färre fel och en enklare vardag för både medarbetare och ekonomiavdelning.

Viktigaste funktionerna:

• Företagskort till medarbetare
• Automatisk kvittoskanning och kategorisering
• Budget- och policykontroller
• Realtidsdashboard och rapporter
• Integration med bokföringssystem (t.ex. Fortnox, Visma, Xero)

Viktigaste fördelarna:

• Enkel och snabb utläggshantering
• Transparens och kontroll över kostnader
• Minskad administration och pappersarbete
• Snabb återbetalning till medarbetare

Läs mer om hur Pleo underlättar hanteringen av ditt företags utlägg. 

I G2 har Pleo en kundnöjdhet på 4.7/5 stjärnor. De säger bland annat:  

“Jag upplever Pleo som väldigt användbart eftersom jag kan kontrollera och redovisa mina privata utlägg på bara några sekunder, utan att behöva hantera pengar på ett krångligt sätt. Möjligheten att betala direkt från företagets konto via appen, utan att det skapar några problem, är mycket fördelaktig”

 

“Appen tar hand om arbetet genom att automatiskt registrera alla detaljer som belopp, datum och inköpsplats. Jag behöver bara bekräfta uppgifterna, vilket minimerar risken för slarvfel.”

 

Källa: G2

2. Expense On Demand

Expense On Demand är en flexibel utläggsapp med företagskort, riktad till små och medelstora företag. Appen erbjuder digital kvittohantering, GPS-baserad milersättning och integration med bokföringsprogram. Betalningsmodellerna inkluderar fast pris per användare eller Pay As You Go, beroende på användning.

Viktigaste funktionerna:

• Företagskort för utlägg
• OCR-kvittoskanning
• GPS-baserad milersättning
• Kostnadspolicyer och godkännandeprocesser
• Flexibla betalplaner (per användare eller per utlägg)
• Integration med bokföringssystem (Xero, QuickBooks, Sage, Tally)

Viktigaste fördelarna:

• Flexibel betalningsmodell
• Fullständig digital hantering av utlägg
• Smidig integration med bokföring
• Sparar tid och minskar manuellt arbete

Källa: G2

3. Invoice2go

Invoice2go är en app för småföretag och frilansare som kombinerar fakturering med grundläggande utgiftshantering. Användare kan skapa fakturor, skicka estimat, registrera inkomster och utlägg, samt få en överblick över ekonomin i appen.

Viktigaste funktionerna:

• Skapa och skicka fakturor och estimat
• Registrering av utlägg och kostnader
• Grundläggande ekonomirapportering
• Enkel appbaserad administration

Viktigaste fördelarna:

• Lämplig för småföretag och frilansare
• Enkel och snabb fakturering
• Grundläggande kostnadskontroll
• Mobil hantering av utlägg

Källa: G2

4. QuickBooks

QuickBooks är ett komplett ekonomisystem med inbyggd utläggshantering och företagskort (QuickBooks Payments). Appen automatiserar bokföring, fakturering och kostnadsrapportering, vilket ger små och medelstora företag en allt-i-ett-lösning för ekonomi och utlägg.

Viktigaste funktionerna:

• Företagskort (QuickBooks Payments)
• Automatisk bokföring av utlägg
• Fakturering och kostnadsrapportering
• Dashboard och ekonomisk överblick
• Integration med hela QuickBooks-ekosystemet

Viktigaste fördelarna:

• Allt-i-ett-lösning för bokföring och utlägg
• Effektiv administration och tidsbesparing
• Centraliserad kostnadskontroll
• Smidigt för företag som vill ha fullständig ekonomisk överblick

Källa: G2

Du kanske också är intresserad av: Så kan ditt företag dra nytta av automatisk bokföring. 

Guide: Så väljer du rätt app för utlägg

Att välja rätt app för utlägg handlar om att hitta ett verktyg som både förenklar vardagen för medarbetarna och ger ekonomiavdelningen kontroll och överblick. Här är några steg och tips för att fatta rätt beslut:

1. Identifiera företagets behov

• Hur många användare ska rapportera utlägg?
• Behöver ni företagskort för medarbetare?
• Är integration med befintligt bokföringssystem viktigt?
• Krävs stöd för milersättning, traktamenten eller flera momssatser?

2. Jämför funktioner

Säkerställ att appen erbjuder:

• Enkel registrering av utlägg (fotografera kvitton, OCR-läsning)
• Kategorisering och momsberäkning
• Mil- och reserapporter (om relevant)
• Smidigt godkännandeflöde
• Möjlighet att koppla utlägg till projekt, kunder eller kostnadsställen
• Integration med bokföring och lönesystem
• Säker lagring och GDPR-anpassad hantering

3. Kontrollera användarvänlighet

En app ska vara enkel för medarbetare att använda varje dag. Titta på gränssnitt, mobilappens funktioner, pushnotiser och hur snabbt utlägg kan registreras och godkännas.

4. Utvärdera pris och flexibilitet

• Vissa appar har fast pris per användare (t.ex. Pleo, Expense On Demand Power Users)
• Andra erbjuder pay-as-you-go eller månads-/årsplaner (t.ex. Invoice2go, QuickBooks)
• Välj en modell som passar företagets storlek och användning

5. Testa innan ni bestämmer er

Många appar erbjuder gratis testversioner. Genom att testa appen kan ni säkerställa att den fungerar i praktiken och att alla medarbetare enkelt kan använda den.

6. Tänk på framtiden

Välj en app som kan växa med företaget. Fundera på integrationer med andra system, antal användare som kan hantera utlägg, och om appen kan anpassas till förändrade processer och regelverk.