5 af de bedste løsninger til kontoafstemning | Pleo Blog

Kontoafstemning er en af de mest centrale processer i enhver virksomhed, selvom den sjældent skaber store overskrifter. Det handler om at sikre, at tallene i dit regnskab matcher de faktiske bevægelser på bankkonti, kundekonti og leverandørkonti.

Uden korrekt afstemning risikerer du fejl i bogføringen, forkert cashflow og forsinkede beslutninger, hvilket kan koste både tid og penge. 

I denne guide får du en grundig gennemgang af, hvad kontoafstemning er, hvorfor det er vigtigt, hvilke udfordringer de manuelle processer har, og hvilke digitale løsninger der kan gøre arbejdet hurtigere og mere præcist.

• Kontoafstemning sikrer, at regnskabstal matcher faktiske bevægelser på bank-, kunde- og leverandørkonti.
• Manuelle processer er tidskrævende, fejlbehæftede og kan medføre økonomiske tab samt ekstra arbejde for medarbejdere.
• Digitale løsninger kan automatisere afstemning, reducere fejl og frigive tid til strategisk økonomistyring.
• Valg af løsning afhænger af udfordringer, integrationsbehov, transaktionsvolumen, forventet skalering og pris.

Hvad er kontoafstemning, og hvorfor er det så vigtigt?

Kontoafstemning er processen, hvor du kontrollerer, at tallene i dit regnskab matcher de faktiske bevægelser på bankkonti, leverandørkonti eller kundekonti. 

Formålet er at tjekke, at dine bogførte poster svarer til de faktiske bevægelser på kontoen.

Ærlighed er vigtigt. Så her kommer den: Kontoafstemning er nok ikke noget, du praler med på LinkedIn og scorer tusindvis af likes på. Sagt på en anden måde: Det er ikke så sexet, men hold op, hvor er det vigtigt alligevel.

Uden regelmæssig og præcis afstemning risikerer du, at dit regnskab er fyldt med fejl, og du har ingen idé om, hvad din virksomheds reelle økonomiske status er – hvilket selvfølgelig udgør en alvorlig risiko for både cashflow og compliance.

Du kan f.eks. risikere at bogføre en faktura to gange, med det resultat, at du tror, du har flere penge til rådighed, end du faktisk har, og cashflowet bliver forkert. Eller måske har du glemt at registrere en betaling fra en kunde, og så ser det ud som om, omsætningen er lavere, end den er, hvilket kan give fejlagtige beslutninger om investeringer eller likviditet.

Kontoafstemning er således en af de vigtigste grundsten for et pålideligt regnskab. Det giver dig overblik, sikkerhed og kontrol, så du kan træffe informerede beslutninger uden at frygte ubehagelige overraskelser. 

Selv om det ikke er glamourøst, betaler det sig hver gang.

De manuelle processers skjulte omkostninger

Det kan måske virke tillokkende at afstemme dine konti manuelt. Du åbner bankkontoudtoget i ét vindue, regnskabssystemet i et andet, og tjekker linje for linje. Det føles som den "rigtige" måde at gøre det på – grundig og kontrollerbar. 

Men du vil hurtigt opleve, at det er en tidskrævende og fejlbehæftet proces. Hver transaktion skal gennemgås, matches og dokumenteres – ofte med gentagne opslag i bankkonti, fakturaer og bilag. 

Den tid, du (eller dine medarbejdere) bruger her, kunne i stedet bruges på analyser og strategisk økonomistyring.

Fejl kan også slippe igennem, fordi menneskelige faktorer spiller ind: tastefejl, forvirring om kontonumre eller manglende dokumentation, kan føre til uoverensstemmelser. Over tid resulterer det ikke kun i ekstra arbejde og stress, men kan også give økonomiske tab, forsinkede rapporteringer og endda tab af tillid hos eksterne parter. 

Ved at bruge digitale værktøjer til kontoafstemning sparer du både tid og penge, samtidig med at nøjagtigheden af dine regnskabstal forbedres markant.

5 af de bedste løsninger til kontoafstemning

Nu er det tid til at se på de værktøjer, der rent faktisk kan fjerne de manuelle timers arbejde og de dyre fejl. Heldigvis findes der nemlig i dag et væld af digitale løsninger, der kan automatisere store dele af processen, minimere fejl og frigive værdifuld tid til analyse og beslutningstagning.

I dette afsnit guider vi dig gennem fem af de bedste løsninger til kontoafstemning, så du kan finde det system, der passer bedst til din virksomhed.

1. Pleo

Pleo er ikke et traditionelt værktøj til kontoafstemning, og hvorfor er det med på listen, kunne du måske spørge?. Pleo er med, fordi det – ifølge G2 (en anerkendt platform, hvor brugere anmelder og sammenligner B2B-software) – er Europas ledende løsning til udgiftshåndtering. Og i modsætning til de mere traditionelle løsninger til kontoafstemning, fokuserer Pleo på at eliminere problemerne, inden de opstår.

I stedet for at bruge timer på at matche banktransaktioner med kvitteringer i månedens udgang, fjerner Pleo problemet ved kilden. Når medarbejdere betaler med firmakort fra Pleo, scannes kvitteringen automatisk, kategoriseres korrekt og synkroniseres direkte til dit regnskabssystem – hvilket betyder at udgiften allerede er afstemt i det øjeblik den sker.

Fordele:

• Automatisk kontoafstemning i realtid: Hver transaktion matches automatisk med sin kvittering og sendes direkte til regnskabssystemet, så der ikke er noget at afstemme bagefter.
• Fjerner behovet for manuelle kortafstemninger: Firmakort-udgifter er typisk den mest tidskrævende del af kontoafstemning. Pleo gør processen fuldstændig automatiseret.
• Nem integration til regnskabssystemer: Strømlinet og nem integration til Billy, Dinero og andre systemer betyder, at data flyder automatisk uden manuel håndtering.
• OCR og intelligent kategorisering: Kvitteringer scannes og kategoriseres automatisk, så kontering og afstemning sker samtidigt.
• Overblik i realtid: Du kan altid se præcis hvad der er brugt og afstemt, så der ingen overraskelser er ved månedsluk.

Hvorfor vælge Pleo?

• Du vil eliminere størstedelen af din manuelle kontoafstemning ved at automatisere ved kilden frem for at rette op bagefter.
• Din virksomhed bruger mange timer hver måned på at samle kvitteringer og matche firmakort-transaktioner til bilag.
• Platformen er ideel, hvis du vil give dine medarbejdere et brugervenligt system, der sikrer præcis data fra kilden.
• Du ønsker et overblik i realtid over udgifter og likviditeten i stedet for at vente til månedens udgang med afstemning.

Prisinfo: Tilbyder en gratis version for op til 2 brugere. Den betalte version starter på 360 kr. pr. måned for 3 brugere.

Hvad siger kunderne om Pleo?
Pleo beskrives hos G2 som "praktisk, brugervenligt, nemt at bruge – og en stor tidsbesparelse" og "et let system at lære, der gør hverdagen i vores organisation mere smidig." Andre kalder det enkelt og præcist: "En fantastisk app" og "Pleo har ændret måden, vi håndterer udgifter på."

Kilde: G2

Læs, hvordan Planday med Pleo fandt en løsning, der forandrede alt for virksomheden

2. Billtrust

Billtrust er en omfattende automatiseringsplatform, der specialiserer sig i at strømline hele processen fra fakturering til betaling og afstemning. Med AI-drevet fakturamatching er Billtrust bygget til virksomheder med rigtig mange fakturaer, der har brug for at afstemme betalinger fra mange kunder på en effektiv måde.

Fordele: 

• Automatisk matchning af betalinger: AI matcher automatisk indgående betalinger til de korrekte fakturaer, selv ved delbetalinger eller komplekse scenarier.
• Dashboards med data opdateret i realtid: Giver øjeblikkelig indsigt i udestående fakturaer, betalingsstatus og afstemningsstatus.
• Nedbring betalingstiden: Hurtigere afstemning betyder hurtigere identificering af manglende betalinger og proaktiv opfølgning.

Hvorfor vælge Billtrust?

• Din virksomhed har høje fakturavolumener og bruger for meget tid på at matche betalinger til fakturaer manuelt.
• Du kæmper med komplekse betalingsstrukturer, hvor kunder betaler flere fakturaer ad gangen.
• Du vil nedbringe betalingstiden ved hurtigere at kortlægge udestående betalinger og følge op proaktivt

Prisinfo: Billtrust offentliggør ikke deres priser. De er tilpassede og kræver et tilbud.

Kilde: G2

3. DualEntry

DualEntry er en løsning til kontoafstemning, som er ​​specifikt designet til små og mellemstore virksomheder. Platformen er særligt kendt for sin intuitive tilgang til at automatisere den kedelige proces med at matche banktransaktioner til bogføringsposter.

Samtidig integreres DualEntry med de fleste regnskabssystemer og lærer dine mønstre over tid, hvilket gør afstemningen hurtigere for hver måned.

Fordele: 

• Brugervenligt interface: Den ekstremt intuitive brugerflade betyder, at der behøves minimal oplæring for at komme i gang – de fleste er kørende på under 30 minutter.
• Regelbaseret matching: Bruger avancerede regler til at automatisere matchning af poster fra forskellige interne systemer.
• Strømlinet integration: Nem og hurtig integration til mange af de mest populære regnskabssystemer.

Hvorfor vælge DualEntry?

• Du er en lille til mellemstor virksomhed der bruger for meget tid på manuel bankafstemning hver måned uden at have budget til enterprise-løsninger.
• Din virksomhed er netop vokset ud af Excel-afstemning og har brug for det første dedikerede værktøj, der er nemt at komme i gang med.
• Dit team mangler teknisk ekspertise og ønsker en plug-and-play løsning, der virker uden måneder af implementering og oplæring.

Prisinfo: DualEntry har tre forskellige løsninger: DualEntry, DualEntry Plus og DualEntry Ultra, men prisen på pakkerne skiltes der ikke med. DualEntry skal kontaktes for konkret tilbud.

Kilde: G2

4. BlackLine

BlackLine er en af de førende enterprise løsninger for store virksomheder med komplekse afstemningsbehov. BlackLine har specialiseret sig i hele processen omkring månedsluk og årsafslutningen, herunder stærke funktionaliteter til afstemning. 

Fordele: 

• Stærk integrations af data: Integreres dybt med større ERP-systemer, hvilket sikrer, at du altid arbejder med konsolideret og præcis data.
• Compliance og risikostyring: Har indbyggede kontroller, der sikrer, at afstemningen overholder revisionskrav og interne politikker.
• Avanceret rapportering: Giver dybe indsigter i afstemningsstatus, flaskehalse og team-performance på tværs af organisationen.

Hvorfor vælge BlackLine?

• Velegnet til store virksomheder med komplekse fakturerings- og betalingsprocesser.
• Passer til virksomheder, der har behov for avanceret rapportering og analyse.

Prisinfo: BlackLine tilbyder tilpassede prisplaner baseret på virksomhedens størrelse og behov, men ifølge prissammenlignings-platformen vendr kan BlackLine koste op imod $340,000 årligt, men i gennemsnit rapporteres prisen til at være $77,000 om året.

Kilde: G2

5. Bilendo

Bilendo er en tyskbaseret platform, der primært fokuserer på at automatisere debitorstyring og betalingsprocesser. De hjælper virksomheder med at automatisere opfølgning, betalingspåmindelser – og vigtigst af alt – den relaterede kontoafstemning af indgående kundebetalinger.

Fordele: 

• Automatiseret rykkerproces: Håndterer og automatiserer hele rykkerprocessen, hvilket sikrer, at du får betalinger hurtigere.
• Afstemning af debitorer: Matcher indgående betalinger med de udestående fakturaer, hvilket fjerner behovet for manuel afstemning af kundebetalinger.
• Cashflow-prognoser: Baseret på historiske data og udestående fakturaer kan Bilendo forudsige fremtidigt cashflow.

Hvorfor vælge Bilendo?

• Velegnet til små og mellemstore virksomheder med behov for automatiseret fakturering og inkasso.
• Ideel til organisationer, der ønsker at forbedre deres kreditorstyring og likviditet.
• Passer til virksomheder, der ønsker en enkel og effektiv løsning til fakturering og inkasso.

Prisinfo: Bilendo offentliggør ikke priser på deres hjemmeside, men ifølge G2 starter deres Business-plan på €799.00 årligt, mens deres Scale-plan rapporteres til at starte ved €1,899.00 årligt.

Kilde: G2

Sådan vælger du den rigtige løsning

I overvejelsesfasen er det nemt at stirre sig blind på fancy funktioner og overfladiske detaljer. Men du skal være i stand til at se ud over det. Du skal være i stand til at finde ud af, hvilken løsning der bedst hjælper din virksomhed med jeres nuværende udfordringer og behov.

Her er nogle af de generelle overvejelser, du bør have med i din overvejelse:

• Hvor ligger jeres primære tidsrøver? Vurder, hvilken type afstemning der tager mest tid i din virksomhed: Er det udgifter (firmakort/kvitteringer), debitorer (kundebetalinger) eller interne overførsler? Vælg et system, der er specialiseret i at automatisere jeres mest tidskrævende opgave, da det giver den hurtigste og største ROI (Return on Investment).
• Hvor dybt skal løsningen kunne integreres? Den manuelle afstemning elimineres kun, hvis softwaren kan integreres med jeres eksisterende systemer. Du skal vurdere, om du har brug for en let integration til et standard regnskabssystem eller en kompleks, to-vejs integration til et større ERP-system.
• Hvilken transaktionsvolumen skal systemet kunne håndtere? Virksomheder med lav til medium transaktionsvolumen har typisk brug for brugervenlige, cloudbaserede løsninger, der er nemme at implementere. Store, globale virksomheder med tusindvis af daglige transaktioner har derimod brug for robuste enterprise-løsninger med indbyggede compliance-checks og avanceret rapportering. Vælg også altid en løsning, der kan skalere med din forventede vækst.
• Hvad bliver TCO (Total Cost of Ownership)? Kig ikke kun på den månedlige abonnementspris. Beregn de samlede omkostninger over en treårig periode, inklusive implementering, oplæring af medarbejdere og eventuelle gebyrer for support. Den mest effektive løsning er den, der frigør flest timer i din økonomiafdeling, selvom den måske har en højere startpris.

Vælger du med omhu, kan du revitalisere en tidskrævende, manuel byrde til en automatiseret proces, der frigør din økonomiafdeling til strategisk arbejde.