Sådan håndterer du effektivt dine leverandørfakturaer

Du ved sikkert allerede godt, hvor vigtigt det er at have styr på dine leverandørfakturaer. 

For de er ikke bare ligegyldige stykker papir eller filer på din computer. De er en del af den økonomiske livsnerve i din virksomhed, og de er essentielle i dit arbejde med at opretholde en sund likviditet. 

Samtidig spiller de en vigtig rolle, når det kommer til at bevare kontrol og overblik over virksomhedens pengestrømme og udgifter.

Samtidig kan løbende forsinkede betalinger skade forholdet til vigtige samarbejdspartnere og i sidste ende gå ud over din virksomheds troværdighed.

Med andre ord er det fundamentet for en sund økonomi, og enhver virksomhed bør derfor have styr på, hvordan de håndterer deres leverandørfakturaer.

Klassiske udfordringer i håndteringen af leverandørfakturaer

Uanset virksomhedens størrelse eller branche er der nogle helt klassiske udfordringer, når det kommer til at håndtere leverandørfakturaer effektivt.

Herunder kan du se eksempler på de typiske udfordringer, som stort set alle virksomhed møder i deres fakturahåndtering.

• Manglende systematik og overblik: En af de største udfordringer er manglen på systematik og overblik. Mange virksomheder modtager stadig fakturaer på både e-mail, brev eller som PDF-bilag. Det gør det vanskeligt at organisere ét samlet sted, hvorfra fakturaer registreres og håndteres. Fakturaer kan nemt forsvinde i indbakken eller ende i en bunke på skrivebordet.
• Manuel håndtering af fakturaer forsinker processerne og er fejlbehæftede: En anden klassisk udfordring er den manuelle håndtering af fakturaer. Når fakturaer skal printes, videredistribueres til godkendelse, tastes ind manuelt i økonomisystemer og bogføres i hånden, opstår der let forkerte registreringer, dobbelte bogføringer og forsinkelser. Det binder også uforholdsmæssigt meget arbejdskraft.
• Mangel på klare retningslinjer og rollefordeling: Derudover mangler mange virksomheder klare retningslinjer og rollefordelinger for, hvem der må godkende hvilke typer fakturaer og køb. Derfor bliver fakturaer ofte sendt frem og tilbage mellem medarbejdere i en ustruktureret og tidskrævende godkendelsesproces.
• Dårlig sporbarhed på leverandørfakturaer: Endelig er der udfordringen med manglende historik og sporbarhed i forbindelse med fakturahåndteringen. Når der udelukkende er tale om fysiske bilag eller løse filer, er det vanskeligt at gennemskue kommende betalingsforpligtelser, og hvorfor fakturaer eventuelt er forsinket.

Konsekvenser af dårlig håndtering af leverandørfakturaer

En mangelfuld eller dårligt struktureret proces for håndtering af leverandørfakturaer kan have alvorlige konsekvenser for din virksomheds økonomi og drift.

For det første risikerer du at betale fakturaer for sent, hvilket medfører rykkergebyrer, renter og i værste fald sagsanlæg. Det koster penge ikke bare penge, men binder også ressourcer i juridiske diskussioner.

For det andet kan forsinkede betalinger skade forholdet til dine leverandører og virksomhedens troværdighed. Hvis betalinger gentagne gange sker for sent, kan leverandører vælge at stoppe samarbejdet eller stramme kreditvurderingen.

En tredje konsekvens er dårligere likviditetsstyring. Hvis fakturaer betales før tid, binder man uhensigtsmæssigt likviditeten for tidligt. Hvis fakturaer omvendt betales for sent, reduceres likviditeten af rykkergebyrer og renter. Det gør det sværere at budgettere fornuftigt.

Læs mere: Få styr på likviditeten: 8 tips til effektiv likviditetsstyring

Derudover fører manuelle og ustrukturerede processer til spildt arbejdstid på unødige og fejlbehæftede arbejdsgange. Hvis der mangler klare retningslinjer, kan det føre til ressourcekrævende diskussioner om godkendelser.

Endelig forringer dårlig håndtering af fakturaer også muligheden for at udnytte eventuelle kassekreditter eller kortsigtede lån. 

Hvis fakturahåndteringen er mangelfuld, og der ingen samlet oversigt er over de kommende betalingsforpligtelser, bliver det i høj grad gætteri, hvornår og i hvilket omfang der vil være behov for ekstern finansiering. 

Det øger risikoen for enten at låne for lidt og dermed løbe tør for likviditet eller at låne for meget og dermed have overflødige finansieringsomkostninger.

Det understreger vigtigheden af at have enkle og klare arbejdsgange på plads.

Sådan optimerer du din fakturahåndtering

Hvis du kan nikke genkendende til et eller flere af de problemområder, der er skitseret ovenfor, er der heldigvis masser af tiltag, du kan gøre for at optimere fakturahåndteringen.

Ved at følge nogle relativt simple råd og implementere de rette værktøjer og procedurer kan du strømline modtagelsen, registreringen, godkendelsen og betalingen af fakturaer markant.

Med vores råd ved hånden kan du fjerne unødigt bøvl og spildtid, så du og dine medarbejdere kan bruge kræfterne på andre vigtige opgaver.

• Brug et elektronisk og automatiseret system til fakturahåndtering: Overvej at implementere et dedikeret system eller software til elektronisk fakturahåndtering. Det vil automatisere mange af de manuelle processer, reducere fejl og frigøre tid hos dine medarbejdere, ligesom det vil gøre det nemmere at skabe sig et overblik.
• Hav ét indgangspunkt for alle fakturaer: Sørg for, at alle fakturaer fra dine leverandører samles ét sted – uanset om du håndterer dem fysisk eller digitalt. Det giver dig et samlet overblik og mindsker risikoen for, at fakturaer bliver overset eller fejlbogført.
• Fastlæg klare godkendelsesprocedurer: Fastlæg præcise rollefordelinger og beløbsgrænser for, hvem der må godkende hvilke typer af fakturaer i din virksomhed. Det sikrer korrekt godkendelse og gør processen mere strømlinet.
• Overvåg forfaldsdatoer: Hold nøje øje med forfaldsdatoen på dine fakturaer, så de bliver betalt til tiden. På den måde undgår du dyre rykkergebyrer og renter, som belaster din likviditet.
• Vælg en løsning, der kan integreres med dit økonomisystem: For at gøre det nemmest for dig selv, bør du overveje at vælge en løsning, der kan integreres med dit økonomisystem, så bogføringen bliver mere automatiseret. Det sparer dig tid og reducerer risikoen for fejlposteringer. Det kan du læse mere om i vores blogindlæg "Økonomisystemer: din vej til økonomisk orden".
• Sørg for løbende evaluering og optimering: Revider jævnligt dit fakturaflow og vær åben for nye værktøjer og workflows, der kan forbedre din effektivitet yderligere.

Ved at fokusere på disse centrale elementer kan du opnå en velfungerende og effektiv håndtering af dine leverandørfakturaer, der både optimerer din likviditetsstyring og mindsker den manuelle arbejdsbyrde.