Bestandteile einer Quittung: Das darf auf einem Beleg nicht fehlen!
In diesem Artikel liegt der Fokus auf der Quittung: Was genau versteht man darunter eigentlich? Welche Angaben muss sie beinhalten und welche gesetzlichen Regelungen gibt es dazu?
Wir erklären Ihnen heute, welche Bestandteile einer Quittungen nicht fehlen dürfen, geben Ihnen einen kostenlosen Quittungsvordruck an die Hand und verraten Ihnen, warum Sie auf ein digitales Ausgaben-Tool setzen sollten.
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Das Wichtigste auf einen Blick: 💡
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Was ist eine Quittung? – Definition
Bei einer Quittung handelt es sich um eine Empfangsbestätigung, mit der Käufer:innen eines Produktes oder Abnehmer:innen einer Dienstleistung anerkennen, dass sie eine Ware oder eine Leistung erhalten haben.
Quittungen bestätigen den Empfang von Zahlungen oder Leistungen. Sie folgen einer festen Form, die Sie beim Ausfüllen beachten müssen.
Rechtlich gesehen haben Sie als Verkäufer:in oder als Dienstleister:in auch Anspruch darauf, dass das abnehmende Unternehmen Ihnen eine Quittung über die Ausführung der Leistung ausstellt. Die Quittung wird darüber hinaus auch bei Geldleistungen eingesetzt. So kann Ihre Kundschaft zum Beispiel eine Quittung von Ihnen als Zahlungsnachweis fordern.
Die Quittung mit all ihren Bestandteilen hat also eine zweifache Nachweisfunktion: Sie dient einerseits Unternehmen und andererseits Konsumierenden als Absicherung und Nachweis darüber, dass beide Seiten alle Vereinbarungen beim Kauf von Produkten oder Dienstleistungen einhalten. Praktisch, was? Was deshalb aber auch wichtig ist: Beide Seiten des Kaufprozesses behalten eine gültige Version der Quittung!
Im Verlauf dieses Artikels werden wir uns mit der klassischen Quittung beschäftigen, wie sie bei geschäftlichen Transaktionen üblich ist. Beachten Sie allerdings auch, dass es auch einige Sonderformen von Quittungen gibt. Gängige Sonderformen von Quittungen sind Bankquittungen, Ausgleichsquittungen und löschungsfähige Quittungen.
Kurzer Ausflug ins BGB: Gesetzliche Grundlage der Quittung
Sind Sie sich manchmal unsicher, wer nochmal für das Erstellen welcher Belege zuständig ist? Davor müssen Sie bei der Quittung absolut keine Angst haben. Hier sind alle Zuständigkeiten rechtlich festgelegt!
- 368 BGB bestimmt, dass die Person oder das Unternehmen, welches die Zahlung empfängt – also das Produkt oder die Dienstleistung verkauft – der anderen Seite des Vertragsverhältnisses auf Verlangen ein schriftliches Dokument zur Zahlungsbestätigung ausstellen muss. Damit halten Sie gleichzeitig die Erfüllung der Leistung oder Produktlieferung fest. Dieses Dokument wird im Geschäftsverkehr als Quittung bezeichnet.
Damit eine Quittung rechtswirksam ist und als Nachweis angeführt werden kann, ist es zwingend erforderlich, dass Sie diese in Schriftform ausstellen und alle geforderten Inhalte einbeziehen. Ob Sie dies digital oder analog machen, kommt ganz auf Ihre eigene Präferenz an – besonders die Unterstützung von digitalen Tools ist gerade im stressigen Geschäftsalltag jedoch häufig Gold wert.
Eine weitere rechtliche Grundlage ergibt sich aus § 416 ZPO, der Zivilprozessordnung. Hieraus geht hervor, dass Sie mit Ihrer Unterschrift belegen müssen, dass Sie das Dokument tatsächlich ausgestellt haben. Tun Sie dies nicht, ist die Quittung möglicherweise nicht gültig.
Was sind die gesetzlichen Bestandteile einer Quittung? – Ein Überblick
Damit die Quittung als Nachweis für den Verkauf einer Ware, das Ausführen einer Dienstleistung oder die Zahlung eines Geldbetrages dient, müssen Sie allen gesetzlichen Bestandteilen einer Quittung folgen.
Dies sind die verpflichtenden Quittung-Bestandteile, die auf keiner Quittung fehlen dürfen:
- Ort und Datum der Ausstellung
- Nummer der Quittung entsprechend einer fortlaufenden Nummerierung aller von Ihnen ausgestellten Quittungen
- Beschreibung des verkauften Artikels oder der erbrachten Dienstleistung nach Art und Menge
- Name der Person und des Unternehmens, welche die Quittung ausstellen (Sind Sie als Einzelunternehmer:in tätig, genügen der Vor- und Zuname. In allen anderen Fällen muss auch der Firmenname aus der Quittung hervorgehen.)
- Name des Empfängers
- Grund der Ausstellung
- Nettobetrag
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Bruttobetrag in Zahlen und Worten
- Bestätigung, dass die Leistung bezahlt wurde
- Eigenhändige Unterschrift des Zahlungsempfängers und ggf. der Firmenstempel Ihres Unternehmens
Das war’s schon! Wenn Sie all diese Punkte berücksichtigen und in Ihrer Quittungsvorlage vermerken, sind Sie auf jeden Fall auf der sicheren Seite.
Sonderfall Kleinunternehmer: Was muss die Kleinunternehmer-Quittung enthalten?
Aber halt! Wie man so schön sagt, bestätigen Ausnahmen die Regel und auch hier gibt es eine. Sind Sie in Deutschland als Kleinunternehmer nach der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG tätig, folgen Sie erst einmal den oben genannten Bestandteilen einer Quittungen, dürften aber die folgenden Angaben NICHT machen:
- Nettobetrag
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Bruttobetrag in Zahlen und Worten
Da Sie nach der Kleinunternehmerregelung umsatzsteuerbefreit sind, entfällt die Nötigkeit, einen Steuersatz und -betrag anzugeben. Ebenso entfällt die gesonderte Nennung von Brutto- und Nettobeträgen. Stattdessen nennen Sie nur einmal den (umsatzsteuerfreien) Nettobetrag.
Das Finanzamt lässt grüßen: Tipps zur buchhalterischen Erfassung der Quittung
So sehr man es auch versuchen mag, in der Geschäftswelt entkommt man manchen Sprichwörtern einfach nicht. Eines, das definitiv zu diesen zählt, ist die Weisheit „Keine Buchung ohne Beleg“.
Denn damit Ihnen das Finanzamt behilflich sein kann – etwa indem Sie Ihre Vorsteuer erstattet bekommen – müssen Sie dem Amt ermöglichen, all Ihre geschäftlichen Vorgänge leicht nachvollziehen zu können. Und um das bei Barzahlungen zu gewährleisten, müssen Sie die passenden Quittungen dazu vorlegen.
Damit im buchhalterischen Chaos nichts verloren geht, ist es deshalb sinnvoll, die einzelnen Quittungen durchzunummerieren und sorgfältig aufzubewahren. Aber keine Sorge, falls Ihnen doch einmal eine ausgestellte Quittung abhanden kommt. In dem Fall ist es steuerrechtlich erlaubt, einen Eigenbeleg auszustellen.
Handelt es sich um einen kleineren Betrag, reicht es oft sogar schon, wenn Sie Ihrem Finanzamt einen Einzelbeleg vorlegen. Achten Sie in diesem Fall aber darauf, dass Sie auch auf dem Einzelbeleg alle Angaben machen, die zu den ordnungsgemäßen Bestandteilen einer Quittung gehören.
Was ist der Unterschied zwischen Quittung und Rechnung? Und zwischen Quittung und Kassenbon? – Ein Vergleich
Es gibt eine ganze Reihe an verschiedenen Buchungsbelegen, doch verwechseln Sie diese nicht. Denn alle Arten von Belegen haben ihre eigenen Funktionen und Inhalte. Die Quittung hebt sich dabei durch einige Eigenheiten von Rechnungen, Kassenbons & Co. ab.
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Unterschiede zwischen Quittungen, Rechnungen und Kassenbons und wo sie zum Einsatz kommen:
Quittung
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Rechnung |
Kassenbon |
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Funktion |
Bestätigung des Empfangs von Zahlungen oder Leistungen am Ende des Zahlungsvorgangs |
Zahlungsforderung (auch teilweise) für Produkte oder Dienstleistungen zu Beginn des Zahlungsvorgangs |
Elektronisch generierter Verkaufsnachweis, vorwiegend im privaten Verkehr |
Angaben |
Bestandteile einer Quittung wie oben beschrieben |
AUßER: Bestätigung des Zahlungserhalts und Datum der Zustellung ABER: u. a. Steuernummer und erweiterte Kundendaten |
AUßER: Angaben zum Empfänger |
Unterschrift? |
ja |
nein |
nein |
Übrigens kann eine Quittung eine Rechnung ersetzen. Wollen Sie eine Quittung als Rechnungsersatz verwenden, müssen Sie vor der Rechnungsfreigabe sicherstellen, dass sie alle Angaben enthält, die nach den §§14, 14a UStG auf eine ordnungsgemäße Rechnung gehören.
Besonders wichtig dabei: Vergessen Sie auf keinen Fall die Namen des ausstellenden und des empfangenden Unternehmens, die Steuernummer, den korrekten Steuersatz und den Ausweis des Brutto- und des Nettobetrages!
Welche Konsequenzen ziehen falsch ausgestellte und verlorene Quittungen nach sich?
Durch eine Quittung, die nicht korrekt ausgestellt wurde, verlieren Sie als Empfänger:in den Anspruch auf den entsprechenden Vorsteuerabzug.
Erstellen Sie eine Umsatzsteuervoranmeldung, bei der Sie die Vorsteuer aus einer nicht korrekt erstellten Quittung ziehen, kann Ihr Finanzamt die Erstattung beispielsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung nachträglich versagen. In dem Fall müssten Sie die erstattete Vorsteuer an das Finanzamt zurückzahlen.
Bemerken Sie eine falsch ausgestellte Quittung rechtzeitig oder fällt Ihnen auf, dass eine Quittung verloren gegangen ist oder nie ausgestellt wurde, können Sie, wenn sie sich nicht mehr durch den Aussteller ersetzen lässt, einen Eigenbeleg erstellen.
Eigenbelege sind Ersatzbelege, die Sie im Notfall selbst anhand der gesetzlichen Bestandteile einer Quittung erstellen und beim Finanzamt einreichen. Belegen Sie diese, wenn möglich, entsprechend mit Kontoauszügen. Beachten Sie, dass Eigenbelege eine absolute Ausnahme darstellen und vom Finanzamt besonders genau geprüft werden.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Quittungen?
Ebenso wichtig für sämtliche ausgestellte Quittungen und Eigenbelege ist die rechtssichere Verwahrung der Quittung.
Seit dem 01. Januar 2025 gilt eine achtjährige Aufbewahrungspflicht für Quittungen in der Bundesrepublik Deutschland, innerhalb derer Sie Ihrem Finanzamt zu jedem Zeitpunkt Zugang zu all Ihren Quittungen der jeweils letzten acht Jahre gewähren müssen
Gewährleisten Sie eine frist- und formgerechte Aufbewahrung, indem Sie Ihre Quittungen gemäß den “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form”, kurz GoBD, elektronisch aufbewahren.
Sind Sie noch nicht mit der GoBD-konformen Aufbewahrung von Belegen vertraut? Lesen Sie sich mit unserem ausführlichen Ratgeber schlau!
Achtung Extrawurst: Besonderheiten bei der Spendenquittung ‼️
Einen weiteren Sonderfall der Quittung stellt die Spendenquittung (oder im Rechtsjargon: Zuwendungsbestätigung) dar.
Mit der Ausstellung einer solchen bescheinigen Sie, dass Sie eine freiwillige Leistung erhalten haben. Dabei handelt es sich in der Regel um eine Geldleistung; doch auch für Sachspenden können Sie Quittungen ausstellen – oder erhalten.
Wohltätige Menschen können ihre Spenden aber nur dann steuerlich geltend machen, wenn sie an kirchliche oder gemeinnützige Vereine spenden. Außerdem gibt es amtlich vorgeschriebene Muster für verschiedene Arten der Zuwendungsbestätigungen.
Erhält ein gemeinnütziges Unternehmen eine Spende, muss dieses also den richtigen Spendenvordruck zur Ausstellung der Quittung nutzen.
Als Empfänger:in einer Spendenquittung sind Sie dazu berechtigt, diese bei Ihrem Finanzamt vorzulegen, um die Spende als abzugsfähige Sonderausgabe geltend zu machen. Zusätzlich zu der Spendenquittung müssen Sie die tatsächliche Zahlung der Spende mit dem betreffenden Kontoauszug belegen.
Beträgt die Spende weniger als 200 Euro, gilt seit dem Jahr 2016 die sogenannte Nachweisvorhaltepflicht. Das bedeutet, dass Ihr Finanzamt die Spendenquittung bei Bedarf anfordert und Sie diese nicht automatisch Ihrer Steuererklärung beifügen müssen.
Quittung richtig ausfüllen: Geht das auch digital?
Kurz gesagt: Ja, die Quittung digital zu erstellen, ist erlaubt! Doch auch in Papierform haben Sie dabei unterschiedliche Möglichkeiten.
Sie können die notwendigen Bestandteile einer Quittung handschriftlich auf einem leeren Blatt Papier festhalten oder einen Quittungsblock verwenden. Nutzen Sie den Quittungsblock, fertigen Sie automatisch eine zweite Version an: den Durchschlag. Diesen behalten Sie als Empfänger:in der Zahlung. Ihre Schuldner:innen, welche bezahlen müssen, bekommen das Original.
Wollen Sie es sich noch etwas einfacher machen und die Angaben bereits vor dem Druck auf Papier bringen, können Sie auch mit digitalen Vorlagen arbeiten. Mit unserer Pleo-Quittungsvorlage vergessen Sie garantiert keinen Bestandteil der Quittung!
Steuerrechtlich spricht jedoch auch nichts dagegen, eine Quittung rein digital auszustellen. Mit einer Software für papierlose Quittungen profitieren Sie von der übersichtlichen digitalen Verwaltung Ihrer Quittungen. Sie sparen Zeit, Papier und Druckertinte, während Ihre Belege automatisch rechtssicher aufbewahrt werden.
Mit digital erstellten Quittungen erfüllen Sie sicher alle Anforderungen, die das Steuerrecht an die Bestandteile einer ordnungsgemäßen Quittung stellt, da sie noch vor der Ausstellung auf ihre Vollständigkeit geprüft werden.
So senken Sie auch automatisch die Fehlerquote, die beim handschriftlichen Ausstellen einer Quittung auftreten. Überdies ist eine digital erstellte Quittung für alle Personen einsehbar, die Zugriff darauf haben müssen.
Digitale Quittungen ausstellen mit Pleo Eingangsrechnungen
Mit Pleo Eingangsrechnungen können Sie Ihre Quittungen komfortabel erstellen und diese per Scan in Ihr Buchhaltungssystem einpflegen. Pleo Eingangsrechnungen unterstützt Sie dabei, die relevanten Daten für eine Quittung zusammenzustellen. Hierzu laden Sie die Belege einfach hoch und lassen diese von der Software überprüfen.
Das System bemerkt, wenn wichtige Bestandteile einer Quittung fehlen oder sich sonstige Fehler eingeschlichen haben. Sie können jede Transaktion kinderleicht nachvollziehen und müssen sich nicht mehr mit Papierstapeln und leeren Quittungsblöcken herumschlagen.
Außerdem hat jedes Mitglied direkten Zugriff auf die Quittung – und sieht, wo sie gerade liegt und wer dafür zuständig ist. Praktisch, oder? Aber das ist noch nicht alles.
Ein weiteres praktisches Power-Tool für Ihr Unternehmen ist Pleo Fetch! Egal, ob Sie ein Gmail-, Google Workspace- oder Microsoft 365-Konto nutzen, Pleo Fetch findet die Belege in Ihrem Posteingang und hängt sie selbstständig den entsprechenden Ausgaben Ihres Pleo-Kontos an. So kommen keine Belege mehr abhanden.
Fazit
Haben Sie einmal einen Überblick über die Pflichtangaben auf Quittungen gewonnen und verstanden, worin der Unterschied zwischen Quittungen, Rechnungen und Belegen liegt, werden Sie merken, dass das Ganze eigentlich keine große Sache ist.
Fehler können trotzdem passieren. Quittungen werden nicht ausgestellt, fehlerhaft ausgefüllt oder gehen in Ihrem Papierkram verloren. Auch wenn Sie in diesen Fällen Ersatzbelege ausstellen können, raten wir Ihnen dazu, es gar nicht erst so weit kommen zu lassen.
Nutzen Sie ein Ausgaben-Tool wie Pleo Eingangsrechnungen und stellen Sie sicher, dass Ihre Quittungen vollständig und korrekt sind. Leiten Sie diese automatisch an ihre Empfänger weiter und bewahren Sie sie sicher in der Cloud auf, bis die Aufbewahrungsfrist abläuft.
Nutzen Sie Ihre Zeit für Aufgaben, in denen Sie unverzichtbar sind, und starten Sie jetzt in eine unkomplizierte Buchhaltungs-Zukunft – mit Pleo!
FAQs
Welche Bestandteile enthält eine Quittung?
Stellen Sie eine Quittung aus, müssen gewisse Pflichtangaben auf dieser vorhanden sein, damit sie rechtssicher ist. Die Pflichtangaben gehen aus “Was sind die gesetzlichen Bestandteile einer Quittung? – Ein Überblick” hervor. Außerdem ist eine Unterschrift des Zahlungsempfängers nötig, um eine rechtsgültige Quittung zu erstellen.
Wie sieht eine richtige Quittung aus?
Eine richtige Quittung folgt den gesetzlichen Vorgaben zur korrekten Erstellung einer Quittung. Sie kann handschriftlich auf Papier, in einem Quittungsblock, mittels einer PDF-Vorlage oder in einer elektronischen Quittungs-Software erstellt werden.
