Bestandteile einer Quittung: Das darf auf einem Beleg nicht fehlen!

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Bestandteile einer Quittung: Vorlage für die Pflichtangaben - Pleo Blog
15:30

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Quittung, Beleg, Kassenbon, Rechnung – Im Alltag nutzen wir diese Wörter meist als Synonyme. Doch besonders im geschäftlichen Kontext und in der Buchhaltung ist die klare Abgrenzung der verschiedenen Beleg-Arten wichtig. In diesem Artikel liegt der Fokus auf der Quittung: Was genau versteht man darunter eigentlich? Welche Angaben muss sie beinhalten und welche gesetzlichen Regelungen gibt es dazu? Wie wird sie von anderen Belegen unterschieden? Und geht das Ganze nicht auch digital? Diese und weitere Fragen nehmen wir im Folgenden mit Ihnen in Angriff. 

Sie haben es eilig? Kein Problem – Wir starten mit einer Kurzfassung! 🚀

Quittung: Was ist das eigentlich?

Rechnung, Quittung, Beleg … Ihnen fällt es schwer, die Begrifflichkeiten auseinanderzuhalten? Verstehen wir! Daher erklären wir hier nochmal genauer, was genau eine Quittung eigentlich ist: Bei einer Quittung handelt es sich um eine Empfangsbestätigung, mit der Käufer:innen eines Produktes oder Abnehmer:innen einer Dienstleistung anerkennen, dass sie eine Ware oder eine Leistung erhalten haben. 📦

Rechtlich gesehen haben Sie als Verkäufer:in oder als Dienstleister:in auch Anspruch darauf, dass das abnehmende Unternehmen Ihnen eine Quittung über die Ausführung der Leistung ausstellt. Die Quittung wird darüber hinaus auch bei Geldleistungen eingesetzt. So kann Ihre Kundschaft zum Beispiel eine Quittung von Ihnen als Nachweis der Zahlung fordern. 💡

Die Quittung mit all ihren Bestandteilen hat also eine zweifache Nachweisfunktion: Sie dient einerseits Unternehmen und andererseits Konsumierenden als Absicherung und Nachweis darüber, dass beide Seiten alle Vereinbarungen beim Kauf von Produkten oder Dienstleistungen einhalten. Praktisch, was? 😉 Was deshalb aber auch wichtig ist: Beide Seiten des Kaufprozesses behalten eine gültige Version der Quittung!

Kurzer Ausflug ins BGB: Gesetzliche Grundlagen zur Quittung

Sind Sie sich manchmal unsicher, wer nochmal für das Erstellen welcher Belege zuständig war? Davor müssen Sie bei der Quittung absolut keine Angst haben. Hier sind alle Zuständigkeiten rechtlich festgelegt! 🤓

§ 368 BGB bestimmt, dass die Person oder das Unternehmen, welches die Zahlung empfängt – also das Produkt oder die Dienstleistung verkauft – der anderen Seite des Vertragsverhältnisses auf Verlangen ein schriftliches Dokument zur Zahlungsbestätigung ausstellen muss. ⚖️ Damit halten Sie gleichzeitig die Erfüllung der Leistung oder Produktlieferung fest. Dieses Dokument wird im Geschäftsverkehr als Quittung bezeichnet. 

Damit eine Quittung rechtswirksam ist und als Nachweis angeführt werden kann, ist es zwingend erforderlich, dass Sie diese in Schriftform ausstellen und alle geforderten Inhalte einbeziehen. 📝 Ob Sie dies digital oder analog machen, kommt ganz auf Ihre eigene Präferenz an – besonders die Unterstützung von digitalen Tools ist gerade im stressigen Geschäftsalltag jedoch häufig Gold wert. 

Eine weitere rechtliche Grundlage ergibt sich aus § 416 ZPO, der Zivilprozessordnung. Hieraus geht hervor, dass Sie mit Ihrer Unterschrift belegen müssen, dass Sie das Dokument tatsächlich ausgestellt haben. Tun Sie dies nicht, ist die Quittung möglicherweise nicht gültig. 🚩

An alles gedacht? Das sind die gesetzlich verpflichtenden Bestandteile einer Quittung 🧾

Schriftlich festhalten und unterschreiben sind die zwei Grundpfeiler unter den rechtlichen Grundlagen der Quittung. Doch welche sind eigentlich die gesetzlichen Bestandteile einer Quittung?

Damit die Quittung als Nachweis für den Verkauf einer Ware, das Ausführen einer Dienstleistung oder die Zahlung eines Geldbetrages dient, müssen aus dem schriftlichen Dokument alle folgenden gesetzlich verpflichtenden Bestandteile hervorgehen:

  • Ort und Datum der Ausstellung
  • Nummer der Quittung entsprechend einer fortlaufenden Nummerierung aller von Ihnen ausgestellten Quittungen
  • Beschreibung des verkauften Artikels oder der erbrachten Dienstleistung nach Art und Menge
  • Name der Person und des Unternehmens, welche die Quittung ausstellen (Sind Sie als Einzelunternehmer:in tätig, genügen der Vor- und Zuname. In allen anderen Fällen muss auch der Firmenname aus der Quittung hervorgehen.)
  • Grund der Ausstellung
  • Nettobetrag
  • Steuersatz und Steuerbetrag
  • Bruttobetrag in Zahlen und Worten
  • Bestätigung, dass die Leistung bezahlt wurde
  • Eigenhändige Unterschrift und ggf. der Firmenstempel Ihres Unternehmens

Das war’s schon! Wenn Sie all diese Punkte berücksichtigen und in Ihrer Quittungsvorlage vermerken, sind Sie auf jeden Fall auf der sicheren Seite. 🥳

Das Finanzamt lässt grüßen: Tipps zur buchhalterischen Erfassung der Quittung

So sehr man es auch versuchen mag, in der Geschäftswelt entkommt man manchen Sprichwörtern einfach nicht. Eines, das definitiv zu diesen zählt, ist die Weisheit „Keine Buchung ohne Beleg“. ☝

Denn damit Ihnen das Finanzamt behilflich sein kann – etwa indem Sie Ihre Vorsteuer erstattet bekommen – müssen Sie dem Amt ermöglichen, all Ihre geschäftlichen Vorgänge leicht nachvollziehen zu können. Und um das bei Barzahlungen zu gewährleisten, müssen Sie die passenden Quittungen dazu vorlegen. 

Damit im buchhalterischen Chaos nichts verloren geht, ist es deshalb sinnvoll, die einzelnen Quittungen durchzunummerieren und sorgfältig aufzubewahren. Aber keine Sorge, falls Ihnen doch einmal eine ausgestellte Quittung abhandenkommt. In dem Fall ist es steuerrechtlich erlaubt, einen Eigenbeleg auszustellen. ✒️

Handelt es sich um einen kleineren Betrag, reicht es oft sogar schon, wenn Sie Ihrem Finanzamt einen Einzelbeleg vorlegen. Achten Sie in diesem Fall aber darauf, dass Sie auch auf dem Einzelbeleg alle Angaben machen, die zu den ordnungsgemäßen Bestandteilen einer Quittung gehören.

Nicht verwechseln: Unterschiede zwischen einer Quittung und anderen Belegen 

Es gibt eine ganze Reihe an verschiedenen Buchungsbelegen, doch verwechseln sollten Sie diese lieber nicht. Denn alle Arten an Belegen haben ihre eigenen Funktionen und Inhalte. Die Quittung hebt sich dabei durch einige Eigenheiten von Rechnungen, Kassenbons & Co. ab.

Der Hauptunterschied zwischen einer Quittung und einem Kassenbon ist beispielsweise, dass typische Kassenzettel nicht alle Bestandteile einer Quittung beinhalten. So fehlt bei Kassenbons beispielsweise die persönliche Unterschrift, welche eine Quittung erst rechtskonform macht. ✍

Neben verschiedenen Pflichtangaben gibt es unter den Belegen auch Unterschiede in ihrer Funktion. Ein Beispiel dafür ist die Rechnung im Kontrast zur Quittung. Während die Quittung den Beweis für den Empfang von Leistung und Zahlung beider Schuldner:innen darstellt, ist die Rechnung schon früher im Kaufprozess wichtig. Sie listet Produkte und Leistungen sowie die dafür zu zahlenden Beträge auf und stellt somit eine Forderung dar. Die Rechnung ist daher, anders als die Quittung, noch vor der Zahlung relevant. 💸

Dass sich dadurch auch die Angaben unterscheiden, die auf beiden Beleg-Arten gemacht werden müssen, liegt auf der Hand. Tatsächlich ist die Rechnung um einiges ausführlicher, als es die gesetzlichen Bestandteile einer Quittung sind. Und dennoch – ergänzen Sie die jeweils fehlenden Informationen, können Sie eine Rechnung auch als Quittung oder eine Quittung als Rechnung einsetzen.

Um gleichzeitig als Quittung zu gelten, fehlen auf einer typischen Rechnung nur drei Angaben: der Hinweis „Zahlung erhalten“, das Datum der Zustellung und die Unterschrift der empfangsberechtigten Person.

Wollen Sie eine Quittung als Rechnungsersatz verwenden, müssen Sie vor der Rechnungsfreigabe sicherstellen, dass sie alle Angaben beinhaltet, die nach den §§14, 14a UStG auf eine ordnungsgemäße Rechnung gehören. Besonders wichtig dabei: Vergessen Sie auf keinen Fall die Namen des ausstellenden und des empfangenden Unternehmens, die Steuernummer, den korrekten Steuersatz und den Ausweis des Brutto- und des Nettobetrages! ⚡

Welche Konsequenzen zieht eine nicht korrekt ausgestellte Quittung nach sich? 🤔

Durch eine Quittung, die nicht korrekt ausgestellt wurde, verlieren Sie als Empfänger:in den Anspruch auf den entsprechenden Vorsteuerabzug. Erstellen Sie eine Umsatzsteuervoranmeldung, bei der Sie die Vorsteuer aus einer nicht korrekt erstellten Quittung ziehen, kann Ihr Finanzamt die Erstattung beispielsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung nachträglich versagen. In dem Fall müssten Sie die erstattete Vorsteuer an das Finanzamt zurückbezahlen. 🥴

Weniger wichtig für die Ausstellung als für die Verwahrung der Quittung ist außerdem, dass Sie die zehnjährige Aufbewahrungspflicht berücksichtigen. Das bedeutet, dass Sie Ihrem Finanzamt zu jedem Zeitpunkt Zugang zu all Ihren Quittungen der jeweils letzten zehn Jahre gewähren müssen.

Achtung Extrawurst: Besonderheiten bei der Spendenquittung 

Einen Sonderfall der Quittung stellt die Spendenquittung (oder im Rechtsjargon: Zuwendungsbestätigung) dar. 🌭 Mit der Ausstellung einer solchen bescheinigen Sie, dass Sie eine freiwillige Leistung erhalten haben. Dabei handelt es sich in der Regel um eine Geldleistung; doch auch für Sachspenden können Sie Quittungen ausstellen – oder erhalten. 🙌

Für das Ausstellen einer Spendenquittung müssen Sie jedoch bestimmte Kriterien erfüllen. Denn wohltätige Menschen können ihre Spenden nur dann steuerlich geltend machen, wenn Sie an kirchliche oder gemeinnützige Vereine spenden. Somit sind auch nur solche Einrichtungen nach dem Steuerrecht in der Lage, eine Spendenquittung auszustellen.

Außerdem gibt es amtlich vorgeschriebene Muster für verschiedene Arten der Zuwendungsbestätigungen. Erhält ein gemeinnütziges Unternehmen eine Spende, muss dieses also entsprechend der Art des Unternehmens und entsprechend der erhaltenen Leistung den richtigen Spendenvordruck wählen und zur Ausstellung der Quittung nutzen. 📚

Als Empfänger:in einer Spendenquittung sind Sie dazu berechtigt, diese bei Ihrem Finanzamt vorzulegen, um die Spende als abzugsfähige Sonderausgabe geltend zu machen. Zusätzlich zu der Spendenquittung müssen Sie die tatsächliche Zahlung der Spende mit dem betreffenden Kontoauszug belegen.

Quittung erstellen: Geht das auch digital? 🧐

Kurz gesagt: Ja, die Quittung digital zu erstellen, ist erlaubt! Doch auch in Papierform haben Sie dabei unterschiedliche Möglichkeiten. 

Sie können die notwendigen Bestandteile einer Quittung handschriftlich auf einem leeren Blatt Papier festhalten oder einen Quittungsblock verwenden. Nutzen Sie den Quittungsblock, fertigen Sie automatisch eine zweite Version an: den Durchschlag. Diesen behalten Sie als Empfänger:in der Zahlung. Ihre Schuldner:innen, welche bezahlen müssen, bekommen das Original.

Steuerrechtlich spricht jedoch auch nichts dagegen, eine Quittung rein digital auszustellen. Mit entsprechenden smarten Tools profitieren Sie von der übersichtlichen digitalen Verwaltung Ihrer Quittungen. Sie sparen Zeit, Papier und Druckertinte, während Ihre Belege automatisch rechtssicher aufbewahrt werden. 

Mit digital erstellten Quittungen erfüllen Sie sicher alle Anforderungen, die das Steuerrecht an die Bestandteile einer ordnungsgemäßen Quittung stellt, da sie noch vor der Ausstellung auf ihre Vollständigkeit geprüft werden. 🎯 So senken Sie auch automatisch die Fehlerquote, die beim handschriftlichen Ausstellen einer Quittung auftreten. Überdies ist eine digital erstellte Quittung für alle Personen einsehbar, die Zugriff darauf haben müssen. 

Klingt gut? Worauf warten Sie dann noch? Mit Pleo Invoices vergessen Sie garantiert keine Bestandteile einer Quittung mehr! 😍

Digitale Quittungen mit Pleo erstellen: Wie funktioniert das?

Mit Pleo Invoices können Sie Ihre Quittungen komfortabel erstellen und diese per Scan in Ihr Buchhaltungssystem einpflegen. Pleo Invoices unterstützt Sie dabei, die relevanten Daten für eine Quittung zusammenzustellen. Hierzu laden Sie die Belege einfach hoch und lassen diese von der Software überprüfen. 💯

Das System bemerkt, wenn wichtige Bestandteile einer Quittung fehlen oder sich sonstige Fehler eingeschlichen haben. Sie können jede Transaktion kinderleicht nachvollziehen und müssen sich nicht mehr mit Papierstapeln und leeren Quittungsblöcken herumschlagen. Außerdem hat jedes Mitglied direkten Zugriff auf die Quittung – und sieht, wo sie gerade liegt und wer dafür zuständig ist. Praktisch, oder? Aber das ist noch nicht alles. 

Ein weiteres praktisches Power-Tool für Ihr Unternehmen ist Pleo Fetch! Egal, ob Sie ein Gmail-, Google Workspace- oder Microsoft 365-Konto nutzen, Pleo Fetch findet die Belege in Ihrem Posteingang und hängt sie selbstständig den entsprechenden Ausgaben Ihres Pleo-Kontos an. 💌

Nutzen Sie Ihre Zeit für Aufgaben, in denen Sie unverzichtbar sind und starten Sie jetzt in eine unkomplizierte Buchhaltungs-Zukunft – mit Pleo!

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