Nie wieder Eigenbeleg: Strategien gegen verlorene Quittungen

Der Eigenbeleg ist ein nützliches Werkzeug im Notfall, sollte aber nicht zur Gewohnheit werden.

Je öfter Sie Eigenbelege erstellen, desto wahrscheinlicher wird es, dass das Finanzamt etwas gegen Ihren Beleg einzuwenden hat. Deshalb sollten Sie Maßnahmen treffen, um verlorene Quittungen zu vermeiden.

In dieser Anleitung stellen wir Ihnen drei Strategien vor, mit denen Sie den Pleo Belegscanner einsetzen können, um verlorene Quittungen und Eigenbelege vermeiden.

Warum Sie nicht zu oft Eigenbelege erstellen sollten

Erst einmal ist es nicht verkehrt, in einem Unternehmen Eigenbelege zu erstellen. Der Eigenbeleg ist ein wichtiges buchhalterisches Werkzeug, das verlorene Quittungen ersetzt und Unternehmen die Möglichkeit vorbehält, ihre Ausgaben steuerlich geltend zu machen.

Der Eigenbeleg ist ein nützliches Werkzeug – jedoch nur im Notfall. 

Die Erstellung eines Eigenbelegs sollte jedoch nur eine Maßnahme für den Notfall sein. Eigenbelege kommen nämlich nicht für den Vorsteuerabzug in Frage. Darüber hinaus ist das Finanzamt nicht dazu verpflichtet, Ihre Eigenbelege anzuerkennen. Wird ein Eigenbeleg abgelehnt, wirkt sich das negativ auf Ihre Steuerlast aus.

Gerade bei externen Belegen sollten Sie aufpassen. Erstellen Sie zu oft Notbelege, z. B. für Eingangsrechnungen, wird das Finanzamt hellhörig. Ebenso sollten Sie Eigenbelege für Beträge über 250 EUR, die Obergrenze für Kleinbetragsrechnungen, vermeiden.

Zurück zu den Grundlagen: Machen Sie sich damit vertraut, wie Sie rechtssichere Eigenbelege erstellen.

Drei Ursachen für verlorene Quittungen

Gehen wir einmal zurück zu den Wurzeln. Warum gehen Quittungen überhaupt verloren?

Anbei drei typische Ursachen für verlorene Belege:

• Quittung nicht ausgestellt. Bei Kleinbeträgen, wie einem Parkticket oder einer Eintrittsgebühr, wird oft keine Quittung ausgestellt. Hierbei ist ein Eigenbeleg unbedenklich. Wird bei einer größeren Summe, z. B. beim Geschäftsessen, kein Beleg ausgestellt, sollten Sie diesen noch beim Essen anfordern und überprüfen.

• Quittung auf Geschäftsreise verloren. Auf Dienst- und Geschäftsreisen legen Mitarbeitende regelmäßig Kosten aus, verlieren aber die Papierbelege, die sie für die Spesenerstattung benötigen. Das erschwert die Erstattung im Anschluss an die Geschäftsreise und nagt an der Mitarbeiterzufriedenheit.

• Quittung in der Buchhaltung verschollen. In der Buchhaltung gehen täglich zahlreiche Quittungen ein, ob in Papierform von Mitarbeitenden oder per E-Mail von Lieferanten & Co. Werden diese nicht zeitnah und effizient bearbeitet, gehen diese auf dem Schreibtisch unter und sind später oft nicht mehr auffindbar.

Sechs Strategien gegen verlorene Quittungen

Vermeiden Sie Komplikationen mit dem Finanzamt, indem Sie Strategien gegen verlorene Quittungen etablieren und die Anzahl der Eigenbelege in Ihrem Unternehmen verringern.

Dies sind sechs Strategien, um Eigenbelege zu vermeiden:

• Ersatzbelege anfordern. Fehlen in der Buchhaltung externe Belege, sind diese in aller Regel noch im Original beim Aussteller, z. B. einem Lieferanten, vorhanden. Fordern Sie zuerst einen Ersatzbeleg an, bevor Sie einen Eigenbeleg erstellen.

• Mitarbeitende sensibilisieren. Fallen außerhalb des Betriebs Ausgaben an, müssen Ihre Mitarbeitenden relevante Belege sammeln und bei der Buchhaltung einreichen. Klären Sie Mitarbeitende darüber auf und schaffen Sie Verantwortung.

• Mit Belegscanner arbeiten. Statten Sie Ihre Mitarbeitenden mit einem mobilen Belegscanner aus. Diesen können Ihre Mitarbeitenden immer dann zücken, wenn eine Ausgabe anfällt und beugen spätere Verluste vor.

• Quittungen digitalisieren. Schaffen Sie Workflows, in denen Quittungen schnellstmöglich digitalisiert werden. Die Erfassung von Belegen mittels OCR-Technologie und flexible Freigabe-Flows schließt Fehler bei der Erfassung aus.

• Quittungen zeitnah bearbeiten. Legen Sie einen verbindlichen Zeitplan für die Erfassung von Papier- und PDF-Quittungen fest, z. B. jeden Freitag. So lassen Sie gar nicht erst zu, dass Belege verloren gehen oder außer Sicht geraten.

• Mit Dokumentenablage arbeiten. Verstauen Sie die digitalisierten Quittungen in einer digitalen Dokumentenablage. So machen Sie alle Belege zentral zugänglich, durchsuchbar und stellen Ihre GoBD-Konformität sicher.

So vermeiden Sie verlorene Papierquittungen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Setzen Sie an der Wurzel an, um verlorene Quittungen gar nicht ersetzen zu müssen und statten Sie Ihre Mitarbeitenden mit dem Pleo Belegscanner aus.

Folgen Sie diesen Schritten, um externe Belege gar nicht erst zu verlieren:

Schritt 1: Mit Firmenkarte bezahlen

Statten Sie Ihre Mitarbeitenden mit einer Pleo Firmenkarte aus. Jedes Mal, wenn Ihre Mitarbeitenden mit der Firmenkarte bezahlen, erhalten sie eine Push-Benachrichtigung.

Schritt 2: Mit dem Belegscanner erfassen

Bei Erhalt der Push-Benachrichtigung zücken Ihre Mitarbeitenden die Pleo-App und schießen ein Foto von der Papierquittung.

Schritt 3: Pleo macht den Rest

Die Pleo-App erfasst den gescannten Beleg mithilfe von intelligenter Texterkennung und kontiert diesen automatisch vor. Von dort übernimmt Ihre Buchhaltung das Ruder.

Die Pleo-App erspart der Buchhaltung die Arbeit, Mitarbeitende nach fehlenden Belegen zu fragen und erspart Mitarbeitenden Kopfschmerzen durch schnellere Rückerstattungen.

So vermeiden Sie verlorene PDF-Quittungen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Verlieren Sie Eingangsrechnungen nicht aus dem Blick und setzen Sie Pleo Fetch auf Ihr E-Mail-Postfach an.

Folgen Sie diesen Schritten, um externe Quittungen automatisch zu erfassen:

Schritt 1: “Mein Konto” aufrufen

Öffnen Sie die Pleo-App. Navigieren Sie in der Pleo-App zur Sektion “Mein Konto”.

Schritt 2: “Power-ups” aufrufen

Klicken Sie in der Kontoübersicht auf “My Power-ups”.

Schritt 3: Pleo Fetch aktivieren

Machen Sie unter den Power-ups Pleo Fetch ausfindig, klicken Sie auf “Aktivieren” und verbinden Sie Ihre Geschäfts-E-Mail.

Sobald Pleo Fetch aktiviert ist, sucht das Tool automatisch bis zu zehn Tage nach der Ausgabe nach dem passenden Beleg und hinterlegt diesen in der Pleo-App.

So erfassen Sie verlorene Quittungen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Der Verlust von Quittungen lässt sich nicht immer vermeiden. Ist eine Rechnung verloren, sollte Ihre Buchhaltung zeitnah darüber Bescheid wissen, um einen Ersatzbeleg zu erstellen.

Folgen Sie diesen Schritten, um die verlorene Quittung zu erfassen:

Schritt 1: Zu Ausgaben navigieren

Öffnen Sie die Pleo-App. Navigieren Sie in der Pleo-App zur Sektion “Ausgaben”.

Schritt 2: Ausgaben ohne Beleg auswählen

Machen Sie in der Transaktionsliste die Ausgabe ausfindig, zu der der Originalbeleg fehlt. Klicken Sie auf diese Transaktion.

Schritt 3: Fehlenden Beleg markieren

Prüfen Sie die Transaktion in der Detailansicht. Klicken Sie auf “Fehlt ein Beleg?”.

Schritt 4: Fehlende Informationen vermerken

Geben Sie in der Notiz sämtliche Informationen zu der Transaktion an, die für die Ausstellung des Eigenbelegs notwendig sind.

Jeden Montag erhält die Buchhaltung eine E-Mail mit allen Transaktionen, die einen Eigenbeleg benötigen und den Informationen, die für den Eigenbeleg notwendig sind.

Nie wieder Eigenbeleg mit dem Pleo Belegscanner

Jedes Mal, wenn Ihre Mitarbeitenden eine Zahlung mit einer Pleo Firmenkarte tätigen, erhalten sie eine Push-Benachrichtigung auf ihrem Smartphone, die sie an den Upload ihrer Quittung erinnert. So geht nie wieder eine ausgestellte Papierquittung verloren.

Der Pleo Belegscanner liest hochgeladene Belege mithilfe von OCR-Technologie aus. Damit liest er alle wichtigen Rechnungsdaten korrekt aus, kategorisiert sie automatisch und erlaubt Ihnen, die Belege zu überprüfen und freizugeben.

Gleichzeitig landen hunderte PDF-Quittungen in Ihrem E-Mail-Postfach. Pleo Fetch durchsucht Ihr Postfach automatisch und sammelt Belege bis zu drei Tage vor einer Ausgabe und bis zu zehn Tage nach einer Ausgabe ein. Und wenn doch mal eine Quittung verloren geht?

Kein System ist perfekt. Verlieren Mitarbeitende doch einmal einen Beleg oder wurde ein Beleg gar nicht erst ausgestellt, können Sie unter “Fehlt ein Beleg?” die nötigen Informationen für den Eigenbeleg hinterlegen.

Und das funktioniert? Über 40.000 Unternehmen und über 1.150 Top-Bewertungen sprechen eine klare Sprache.