Den Einkaufsprozess verstehen und Chancen ergreifen

Der Einkaufsprozess wurde lange als reine administrative Tätigkeit gesehen, bei der es sich nur um die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für ein Unternehmen handelt.

Aber es steckt viel mehr dahinter, denn schließlich fließt hier bares Geld zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Lieferant:innen. Ein gut strukturierter Einkaufsprozess kann die Kosten senken, Lieferengpässe minimieren, die Produktqualität sichern und auch die Zufriedenheit Ihrer Kund:innen steigern.

In diesem Artikel werden wir uns den Einkaufsprozess und seine einzelnen Prozessschritte näher widmen. Sie werden auch die aktuellsten Herausforderungen kennenlernen und die damit verbundenen Chancen – denn jede Herausforderung ist gleichzeitig eine Chance!

Was ist ein Einkaufsprozess?

Der Einkaufsprozess umfasst alle Aktivitäten und Tätigkeiten, die Ihr Unternehmen durchlaufen muss, um ein Beschaffungsobjekt – das können Waren oder Dienstleistungen sein – zu beziehen. Der Fokus wird hauptsächlich auf die Transaktionen gelegt.

Vor- oder nachgelagerte Prozesse als auch strategische Entwicklungen spielen eine untergeordnete Rolle und werden vom Beschaffungsprozess unter die Lupe genommen.

Um einen optimalen Einkauf zu ermöglichen, verfolgt der Einkaufsprozess bestimmte Rahmenbedingungen und versucht diese einzuhalten. Ziel des Einkaufsprozesses ist es:

• Die richtige Ware,
• in der richtigen Menge,
• zum passenden Zeitpunkt,
• am richtigen Ort,
• in bester Qualität und
• zu wirtschaftlichen Kosten.

Der Einkauf selbst ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens und trägt auch zur Kontrolle der Produktions- und Betriebskosten bei.

Unterschied zwischen Einkauf und Beschaffung

Die Begriffe „Einkauf“ und „Beschaffung“ werden häufig synonym verwendet – allerdings ist das nicht ganz korrekt.

Der „Einkauf“ (purchase) bezieht sich auf den operativen Teil der Beschaffung und die „Beschaffung“ (procurement) priorisiert auch die strategische und langfristige Ausrichtung des Beschaffungsprozesses.

Die Unterschiede zwischen Einkauf und Beschaffung:

Zwei Arten des Einkaufs: operativ und strategisch

Aber auch der Einkaufsprozess kann aus zwei Perspektiven betrachtet werden: operativ und strategisch.

Der operative Einkauf konzentriert sich auf die kurzfristige Beschaffung. Er beinhaltet konkrete administrative und operative Tätigkeiten, die für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen benötigt werden, um den Bedarf des Unternehmens zu decken. Der Fokus liegt auf dem aktuellen Bedarf im Unternehmen und typische Tätigkeiten sind: Bedarfsermittlung, Bestellung oder Bezahlung der Rechnung.

Im strategischen Einkauf werden auch langfristige Anforderungen und Bedingungen mit unter die Lupe genommen. Die Tätigkeiten und Aktivitäten liegen nicht nur auf aktuellen Bestellungen und Lieferungen, sondern es werden auch Strategien für langfristiges Optimierungspotenzial definiert und erarbeitet.

Der strategische Einkauf versucht auch konkrete Fragen zu beantwortet, wie zum Beispiel „Wie kann langfristig(er) geplant werden?“ oder „Wie kann eine nachhaltige Lieferkette aufgebaut werden?“, und diese in konkrete Strategien zu überführen. Einkaufsentscheidungen – egal ob kurz- oder langfristig – sollen auf Basis einer effizienten Einkaufsstrategie getroffen werden, um nachhaltige Lieferketten zu fördern und Lieferengpässe so gut als möglich zu vermeiden.

Der Unterschied zwischen operativem und strategischem Einkauf:

Die wichtigsten Schritte im Einkaufsprozess

Typischerweise startet der Einkaufsprozess in Unternehmen mit einem Bedarf und endet mit der Prüfung als auch Bezahlung der Rechnung.

Der Einkauf kann wie ein strategischer Hebel für Ihren Unternehmenserfolg wirken. Neben dem Beschaffungsprozess, der noch tiefgreifender ist, kann auch ein effizienter Einkaufsprozess Kosten senken, Lieferengpässe minimieren und die Produktqualität sichern.

Aber in welche weiteren Schritte unterteilt sich der Einkaufsprozess eigentlich?

1. Bedarfsermittlung

Wenn ein Bedarf – für eine Ware oder eine Dienstleistung – in Ihrem Unternehmen entsteht, dann ist das der Startpunkt für Ihren Einkaufsprozess. Die Bedarfsermittlung bildet den ersten Schritt und beinhaltet meist folgende Fragen:

• Welche Ware/Dienstleistung wird benötigt?
• In welcher Menge und Qualität?
• Bis zu welchem Zeitpunkt?

Die Bedarfsermittlung zeigt Ihnen, was genau benötigt wird und Sie können in diesem ersten Schritt einen sicheren Rahmen und klare Konditionen schaffen.

Umso genauer Ihr Unternehmen den Bedarf definiert, desto sicherer können die nächsten Prozessschritte durchlaufen werden. Eine optimale Bedarfsermittlung schafft klare Rahmenbedingungen und vermeidet unnötige Konsequenzen, wie z. B. Über-/Unterkäufe, Lieferengpässe, etc.

2. Lieferantenauswahl (und Angebote)

Im Schritt der Lieferantenauswahl stellen Sie sicher, dass die richtigen Produkte (oder Dienstleistungen) von den besten und passendsten Lieferant:innen für Ihr Unternehmen bezogen werden. An dieser Stelle ermitteln und identifizieren Sie die beste Quelle für die richtigen Produkte, in der richtigen Qualität und zum richtigen Preis.

Aber wie wählt man die besten Lieferant:innen aus? Um Struktur in die Lieferantenauswahl zu bringen und die wichtigsten Faktoren im Blick zu behalten, greifen viele Unternehmen auf einen Kriterienkatalog zurück.

Kriterien für die Lieferantenauswahl können unter anderem sein:

• Preis-Leistungs-Verhältnis
• Lieferzeit
• Qualität
• Zuverlässigkeit
• Reaktionszeit
• Erreichbarkeit

Natürlich werden sich die Kriterien für jedes Unternehmen und jede Branche anders zusammensetzen und unterschiedliche Gewichtungen haben. Die Auswahl von passenden Lieferant:innen für Ihr Unternehmen ist ein essenzieller Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen. Denn im Idealfall werden Ihre Lieferant:innen zu loyalen und wichtigen Partner:innen für Ihr Unternehmen, und das auf lange Sicht.

Vor allem bei langfristigen Lieferant:innen sollten Sie deswegen kontinuierlich überprüfen und neu bewerten – nur so können Sie sicherstellen, dass alle zu Beginn definierten Kriterien noch immer erfüllt werden.

Im Rahmen der Lieferantenauswahl holt Ihr Unternehmen auch konkrete Angebote ein. Auch Angebote und damit verbundene Konditionen können ein Teil Ihres Kriterienkatalogs sein, nach dem Sie Ihre Lieferant:innen bewerten.

3. Bestellung

Ihr Bedarf ist klar ermittelt, Sie haben eine:n ideale:n Lieferant:in gefunden und das Angebot passt? Dann geht es weiter zur offiziellen Bestellung der Waren oder Dienstleistungen.

Die Bestellung beinhaltet, dass Sie ein passendes Angebot mit gewünschten Konditionen erhalten haben und dieses von Ihrem Unternehmen bestätigt wird. Nun erfolgt die offizielle Freigabe der Bestellung.

Viele Unternehmen setzen an dieser Stelle auf ERP-Systeme, oder andere Software, als Unterstützung. Dadurch können Mitarbeiter:innen sowohl bei der Bestellung als auch im Nachhinein – sollte es zu irgendwelchen Unklarheiten oder Reklamationen kommen – immer den Überblick behalten. Wichtig ist, dass alle Daten und Transaktionen nachvollziehbar, transparent und sicher gespeichert werden.

4. Wareneingang

Wenn Ihre Waren eingetroffen sind, erfolgt der Wareneingang und die Qualitätskontrolle. Die gelieferte Ware oder Dienstleistung wird mit den Bestell- und Lieferscheinen abgeglichen, um etwaige Differenzen oder Abweichung schnellstmöglich zu erkennen und korrigieren.

In diesem Schritt werden unter anderem folgende Aspekte überprüft:

• Entsprechen alle gelieferten Produkte den vereinbarten Spezifikationen?
• Sind alle Qualitätsstandards gegeben?
• Wurden Lieferfristen gewahrt?

Ihre Mitarbeiter:innen erstellen für den Abgleich Prüfberichte und dann gibt es zwei Möglichkeiten: die Bestellung ist einwandfrei oder es müssen Korrekturen vorgenommen werden. Sollten Abweichungen zwischen der Bestellung und dem Wareneingang vorliegen, können konkrete Maßnahmen eingeleitet werden, wie zum Beispiel die Rücksendung von defekten Produkten, Nachbesserungen, Reklamationen von (Teil-)Bestellungen, Abklärung von Transportschäden, usw.

5. Rechnungsprüfung und Zahlung

Im letzten Schritt des Einkaufsprozesses werden die Rechnungen Ihrer Lieferant:innen auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft. Wenn alle Rechnungsanforderungen erfüllt sind, kann die offizielle Freigabe erfolgen.

Viele Unternehmer:innen setzen mittlerweile auf eine digitale Rechnungsfreigabe – und sparen sich dadurch Zeit (+ Nerven) und bringen weitere positive Effekte in Ihr Unternehmen. Der Cashflow kann optimiert werden, eventuelle Skonti genutzt und eine beschleunigte Bezahlung von Rechnungen kann sich auch vorteilhaft auf die Beziehung zu Lieferant:innen auswirken.

Der Zahlungszeitpunkt ist abhängig davon, was vertraglich zwischen Ihnen und Ihren Lieferant:innen vereinbart wurde. Vielleicht haben Sie schon eine Anzahlung getätigt oder sich auf die Zahlung an einem bestimmten Zeitpunkt geeinigt. Auch Ratenzahlungen können eine Option an dieser Stelle sein.

Mit der Prüfung und Zahlung der Rechnung ist der letzte Schritt erreicht und der Einkaufsprozess ist offiziell abgeschlossen.

Aktuelle Herausforderungen und Chancen im Einkauf

Unsere Businesswelt ist im ständigen Wandel und natürlich bildet auch der Einkauf keine Ausnahme. Technologische Innovation, globale Ereignisse und wirtschaftliche Schwankungen bringen einige Herausforderungen für den Einkauf – aber auch sehr große Chancen.

Zu den wichtigsten chancenreichen Veränderungen für den Einkauf zählen unter anderem:

1. Digitalisierung und Automatisierung

Digitalisierung verändert den Einkaufsprozess grundlegend. Das macht es umso wichtiger, dass Ihr Unternehmen auf moderne und digitale Tools setzt, um die Einkaufsprozesse zu automatisieren und maximale Effizienz zu erzielen.

Wie Sie Digitalisierung und Automatisierung in Ihrem Unternehmen fördern können:

• Procurement-Systeme einsetzen: Durch eine nahtlose Integration können Sie Zeit und Kosten einsparen. Echtzeit-Datenanalysen ermöglicht zudem eine bessere Entscheidungsfindung.

• Automatisierung durch KI: Künstliche Intelligenz (KI) kann sehr nützlich sein, wenn Sie Routineaufgaben automatisieren möchten oder um Muster in Ihren Daten zu identifizieren. Das vereinfacht die Erstellung von Prognosen zu erstellen und entlastet Ihre Mitarbeiter:innen im Einkauf.

2. Risikomanagement und Resilienz

In den letzten Jahren hat sich die Anfälligkeit und Abhängigkeit globaler Lieferketten mehrmals deutlich gezeigt. Als Unternehmen sollten Sie in das Risikomanagement Ihres Unternehmens investieren und mehr Resilienz in ihre Lieferketten bringen.

Wie Sie Risiko und Resilienz besser managen können:

• Diversifikation der Lieferant:innen: Wenn Sie das Risiko von Lieferengpässen zu minimieren, setzen Unternehmen vermehrt auf die Diversifizierung ihrer Lieferantenbasis. Dies umfasst die Auswahl von Lieferanten aus verschiedenen geografischen Regionen.
• Lokale Beschaffung priorisieren: Wird die Beschaffung wieder näher an den Produktionsstandort verlagert, können Abhängigkeiten reduziert und Kontrolle erhöht werden.

3. Daten als Basis für Einkaufsentscheidungen

Datenmengen wachsen exponentiell und viele Unternehmen nutzen diese Daten, um fundierte Einkaufsentscheidungen zu treffen.

Wie Sie Daten für Entscheidungen im Einkauf nutzen können:

• Big Data und Analytics: Wenn Sie große Datenmengen richtig analysieren, können Sie Trends erkennen und die Prognosen Ihres Unternehmens verbessern.
• Echtzeit-Daten: Ihre Daten in Echtzeit geben Ihnen aktuelle Insights und Erkenntnisse, dadurch können Sie und Ihre Mitarbeiter:innen rascher auf Veränderungen am Markt reagieren und auch Ihr Einkaufsprozess kann entsprechend angepasst werden.

4. Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein

Der Blick auf die Umwelt wird immer mehr relevanter – auch im Einkauf. Von Unternehmen wird immer stärker verlangt, dass umweltfreundliche Lieferketten ein Teil der Unternehmensvision werden.

Im ersten Schritt kann ein nachhaltiger Einkauf auch mehr Kosten bedeuten. Langfristig gesehen, verbessert sich allerdings die Reputation Ihres Unternehmens und auch regulatorische Bedingungen können besser und rascher umgesetzt werden – oder Sie sind im Idealfall neuen Gesetzesentwürfen bereits einen Schritt voraus.

Wie Sie mehr Umweltbewusstsein in Ihr Unternehmen bringen können:

• Nachhaltige Beschaffung: Langfristig sollte Ihr Unternehmen auf Produkte und Dienstleistungen setzen, die sowohl umweltfreundlich sind als auch ethische Standards einhalten. Die Auswahl von passenden Lieferant:innen, die selbst nachhaltige Praktiken im Mission-Statement des Unternehmens verankert haben, kann eine wichtige Säule für die Machbarkeit sein.
• Kreislaufwirtschaft nutzen: Der Übergang von einer linearen zu einer Kreislaufwirtschaft, in der Produkte am Ende ihres Lebenszyklus recycelt oder wiederverwendet werden, sollte in Ihrem Unternehmen unter die Lupe genommen werden. Positive Effekte können innerhalb Ihres Unternehmens entstehen, aber auch Konsument:innen schätzen Unternehmen, die sich nicht nur mit Recycling theoretisch beschäftigen, sondern proaktive an dieses Thema herangehen.

Effizient durch den Einkaufsprozess: An den richtigen Stellen digitalisieren

Wie bereits erwähnt, können Sie im Einkaufsprozess von Automatisierung und Digitalisierung profitieren. Pleo begleitet Sie zielsicher und effizient – vor allem im letzten Schritt des Einkaufsprozesses.

Die Pleo-App unterstützt Ihre Mitarbeiter:innen bei der Prüfung, Freigabe und Bezahlung von Rechnungen. Mit Pleo Invoices haben Sie immer den Überblick: Sie können jederzeit den aktuellen Status von Rechnungen einsehen, Terminüberweisungen vornehmen und selbst von unterwegs Rechnungen genehmigen oder bezahlen.

Warum sollten Ihre Mitarbeiter:innen nicht den einfacheren Weg nehmen? Mit weniger Papierkram und indem Sie manuelle Überprüfungen reduzieren, können Sie wertvolle Ressourcen freisetzen und Ihrer Buchhaltung den Rücken stärken!