4 økonomisystemer, der gør regnskab (meget) lettere

Arbejdet med regnskab kan være bøvlet, men det behøver det ikke være. 

Med det rette økonomisystem kan du slippe for manuelle bilag, langsom bogføring og revisorens suk. I stedet får du overblik, automatisering og tid til det, der virkelig driver din virksomhed fremad. 

Men hvilket system skal du vælge? 

Vi guider dig til fire løsninger, der faktisk gør hverdagen nemmere – uanset om du er freelancer, økonomiansvarlig eller direktør i en voksende virksomhed.

• Et økonomisystem hjælper dig med at samle og forstå virksomhedens tal, lige fra bogføring og budgettering til cash flow.
• Hvis du stadig bruger tid på at taste data ind manuelt og har dårlig datatilgængelighed, er det måske tid til at skifte system.
• Det vigtigste er at vælge et system, der matcher dine behov, kan vokse med din virksomhed og spiller godt sammen med dine andre værktøjer.

Hvad er et økonomisystem egentlig?

Lad os være ærlige: Når nogen siger "økonomisystem", tænker de fleste af os på kedelige Excel-ark og revisorer med hornbriller. Men i virkeligheden er det meget simplere – og vigtigere – end det lyder.

Et økonomisystem er grundlæggende det, der holder styr på dine penge og hjælper dig med at træffe bedre beslutninger om din virksomhed. Det samler alle dine økonomiske data ét sted, så du kan se, hvad der sker lige nu, og planlægge fremad.

Der er tre hovedfunktioner, du skal forstå:

Bogføring registrerer hver eneste transaktion i din virksomhed. Det er din digitale hukommelse, der husker alle indtægter og udgifter og sorterer dem i kategorier, der giver mening for din virksomhed.

Budgettering handler om at planlægge fremtiden. Her lægger du din strategi for, hvad du forventer at tjene og bruge i de kommende måneder.

Cash flow-styring viser dig, om pengene kommer hurtigere ind, end de går ud. Du kan have en rentabel forretning på papiret, men hvis dine kunder betaler for sent, mens dine leverandører vil have penge nu, får du likviditetsproblemer.

Kort sagt: Et økonomisystem hjælper dig med at holde hovedet koldt og økonomien sund.

De 3 tegn på, at du har brug for et nyt økonomisystem

Du ved, at noget ikke fungerer, når Excel-arket føles som en fjende, og bogføringen føles som en månedlig straf. Mange virksomheder holder fast i deres gamle økonomisystem af vane – men det kan koste både tid, penge og overblik. 

Her er tre klare tegn på, at det måske er tid til at opgradere:

• Du bruger timer på manuel indtastning hver måned: Hvis du (eller din bogholder) bruger timer hver måned på at taste bilag, kvitteringer og lønposter ind manuelt, så er dit system forældet. Ikke alene spilder det tid, men det øger også risikoen for fejl. Et moderne økonomisystem kan automatisere alt fra fakturahåndtering til udgiftsregistrering, så du får tid til vigtigere opgaver.
• Du mangler overblik i realtid: Sidder du og kigger på tal, der er dage eller uger gamle? Så agerer du nærmest i blinde, når du skal træffe beslutninger. Et nutidigt system giver dig adgang til opdaterede økonomiske data, så du kan se cash flow, udgifter og indtægter, mens de sker. Det er ikke en luksus, men en nødvendighed for sund økonomistyring.
• Din revisor sukker (høfligt) hver gang I mødes: Når din revisor bruger det første møde på at rydde op i dine bilag, er det et dårligt tegn. Et moderne system gør samarbejdet med revisoren gnidningsfrit, da alle oplysninger er digitaliserede, strukturerede og tilgængelige. Du sparer tid og din revisor sparer tålmodighed.

Hvis du genkender bare ét af disse tegn, er det måske tid til at spørge dig selv: Har vi det rigtige system til at drive virksomheden fremad?

4 systemer, der letter arbejdet med økonomien

Økonomistyring behøver ikke være en tidsrøver fyldt med manuelle bilag, frustrerende udlægsrapporter og manglende overblik. Med det rette system kan du automatisere de tunge processer, minimere fejl og få et klart indblik i virksomhedens økonomi – uden at drukne i regneark.

Men hvilket system skal du vælge? Uanset om du er en mindre virksomhed, freelancer eller har komplekse behov på tværs af afdelinger, findes der værktøjer, der kan hjælpe dig hele vejen fra bilag til bogføring. Nedenfor fremhæver vi fire løsninger, der hver især gør en mærkbar forskel i praksis – med forskellige styrker, funktionaliteter og målgrupper.

1. Pleo

Pleo er en specialiseret finansiel platform, der forvandler den ofte besværlige håndtering af udgifter og leverandørfakturaer. Vores mission er at give dig realtidskontrol og fjerne manuelt arbejde, så du kan fokusere på din kernevirksomhed.

• Sådan letter det økonomien: Med Pleo får dine medarbejdere et intelligent firmakort (fysisk eller virtuelt). Når et køb foretages, fanges udgiften automatisk via vores app, bilaget dokumenteres med et foto, og AI kategoriserer udgiften. Det eliminerer kvitteringskaos og manuelle udgiftsrapporter. Vi håndterer også indgående leverandørfakturaer (Pleo Bills) digitalt fra modtagelse til godkendelse.
• Fordele: Giver markant tidsbesparelse for alle. Fjerner besværet ved medarbejderudlæg. Sikrer realtidsoverblik over forbrug, høj datakvalitet og nem compliance. Dyb integration til regnskabssystemer automatiserer bogføringen fuldstændigt.
• Passer bedst til: Virksomheder af alle størrelser, der ønsker at digitalisere og automatisere hele processen for udgifter og/eller leverandørfakturaer, og som værdsætter realtidskontrol og brugervenlighed.

Vi synes selvfølgelig, at vores løsning er god, men det er vores brugere, der for alvor sætter ord på forskellen. 

På anerkendte platforme som G2 og Gartner Peer Insights har vi opnået en vurdering på hele 4,5 ud af 5 stjerner fra tusindvis af tilfredse virksomheder. 

De fremhæver ofte, at Pleo er "praktisk, brugervenligt, nemt at bruge – og en stor tidsbesparelse", og roser os for at være "et let system at lære, der gør hverdagen i vores organisation mere smidig." Mange beskriver os simpelthen som "En fantastisk app", der har "ændret måden, vi håndterer udgifter på." 

Det er vi stolte af.

2. Billy

Billy er et yderst populært cloud-baseret regnskabssystem i Danmark, kendt for at gøre bogføring tilgængelig og ligetil for mindre virksomheder, freelancere og startups.

• Sådan letter det økonomien: Billy fokuserer på at gøre selve kernen af bogføringen mere simpel. Du får en intuitiv brugerflade, der gør det nemt at oprette salgsfakturaer, håndtere leverandørregninger, afstemme bank og lave momsrapportering. Det er designet til at gøre de daglige regnskabsopgaver overskuelige, selv uden en regnskabsbaggrund.
• Fordele: Høj brugervenlighed, god dækning af basale bogføringsbehov, automatiseret bankafstemning og standardrapportering. Det er også prisvenligt og tilbyder en gratis version til de mindste behov.
• Passer bedst til: Mindre virksomheder og freelancere, der søger et brugervenligt og overkommeligt regnskabssystem til at håndtere deres daglige bogføring og fakturering nemt.

Kort sagt: Billy er et solidt og brugervenligt valg for dig, der søger et simpelt regnskabsprogram til at dække de essentielle bogføringsbehov effektivt.

3. Dinero

Dinero er et andet meget populært cloud-baseret regnskabssystem i Danmark, ofte valgt for sin enkelhed og gode automatisering til SMV'er.

• Sådan letter det økonomien: Dinero er bygget til at guide dig trin for trin gennem bogføringen. Systemet automatiserer rutineopgaver som bankafstemning og momsrapportering. Du får en overskuelig platform til at håndtere fakturaer ind og ud. Det frigiver tid ved at forenkle de gentagne opgaver i bogholderiet.
• Fordele: Ekstrem brugervenlighed, stærk automatisering af hverdagsrutiner, tilgængelighed (inkl. gratis version) og god kundesupport.
• Passer bedst til: Mindre virksomheder og startups, der ønsker et meget brugervenligt og automatiseret regnskabssystem til de essentielle bogførings- og faktureringsopgaver.

Dinero er altså et ideelt valg for dig, der ønsker en ligetil og overkommelig løsning til at holde styr på regnskabet uden unødig kompleksitet og som let kan suppleres med specialiserede værktøjer.

4. Tripletex

Tripletex er et velkendt norsk cloud-baseret system, der tilbyder en bred vifte af moduler til økonomistyring, udover kernebogføring, herunder robust funktionalitet til udgifts- og rejseafregning.

• Sådan letter det økonomien: Tripletex samler mange forretningsprocesser på én platform. Deres modul til udgifter og rejseafregning er designet til at være brugervenligt med fokus på nordiske skatteregler. Systemet sikrer en problemfri integration mellem rejseudgifter og den øvrige bogføring.
• Fordele: Meget stærk integration af økonomi med andre forretningsområder. Reducerer manuelt arbejde på tværs af flere funktioner.
• Passer bedst til: Virksomheder, der har behov for et mere omfattende system, der kan integrere både bogføring, projektstyring, HR og udgiftshåndtering på én platform.

Tripletex er velegnet til virksomheder, der har behov for en samlet platform med både bogføring, projektstyring, HR og udgiftshåndtering.

Sådan vælger du det rigtige system til din virksomhed

Et økonomisystem er ikke bare software. Det er et centralt værktøj, der former, hvordan du styrer din virksomhed. Derfor er det afgørende at finde en løsning, der matcher dine behov, og ikke bare den der har flest funktioner eller den laveste pris.

De 6 spørgsmål, du skal stille dig selv

• Hvad er mine konkrete behov i dag, og hvad har jeg brug for om 2 år?

• Hvem skal bruge systemet og har de forskellige behov (bogholder, direktør, sælger)?

• Bruger vi allerede værktøjer, det nye system skal integrere med (CRM, bank, løn)?

• Hvor meget tid bruger vi i dag på bogføring og økonomistyring, og hvad koster det os?

• Har vi behov for at arbejde i realtid og have adgang via mobil/tablet?

• Har vi ressourcer til at implementere selv eller skal vi have hjælp udefra?

4 gode råd til implementering 

1. Start simpelt: Vælg de vigtigste funktioner først, og byg videre senere. Det reducerer kompleksiteten og sikrer hurtig værdi.
2. Inddrag brugerne: Lad dem, der skal bruge systemet dagligt, teste og give input. Det skaber ejerskab og bedre tilpasning.
3. Tag et modul ad gangen: Især ved større systemer kan det være en fordel at tage f.eks. fakturering først, derefter udlæg osv.
4. Brug demo og support: De fleste udbydere tilbyder gratis demoer og onboarding, og det bør du udnytte maksimalt.

Klassiske faldgruber – og hvordan du undgår dem

• Du vælger det største system i stedet for det rigtige. Overdimensionering kan gøre hverdagen unødigt kompliceret.
• Du glemmer integrationer. Systemet skal kunne spille sammen med dine eksisterende værktøjer, ellers mister du effektivitet.
• Du undervurderer oplæring. Et system er kun så godt som brugernes evne til at anvende det.
• Du forventer resultater med det samme. Implementering kræver tålmodighed, men det betaler sig i det lange løb.

Når du vælger med omtanke og tilpasser løsningen til din virksomheds behov, bliver økonomisystemet ikke bare et værktøj – men en værdiskabende del af din forretning.