Wie bucht man eine Proforma Rechnung?

Warum sollte man eine Rechnung ausstellen, wenn es gar keine Zahlung geben wird?

Das klingt beim ersten Mal lesen vielleicht etwas seltsam, aber es gibt einige Gründe dafür, warum eine Proforma Rechnung im Unternehmensalltag absolut Sinn macht und auch regelmäßig von vielen Unternehmen – vor allem, wenn sie international tätig sind – eingesetzt wird.

Interessant wird die Proformarechnung vor allem bei Auslandsgeschäften, bei denen Waren in Drittländer gesendet werden.

Wann eine Proforma Rechnung auch für Ihr Unternehmen interessant sein könnte, welche Angaben darauf zu finden sein sollen und was sie bei der Buchung beachten müssen, all das werden wir uns in diesem Artikel näher ansehen werden.

Was ist eine Proforma Rechnung?

Der Begriff „proforma“ (oder auch pro forma) kommt aus dem Lateinischen und bedeutet „der Form halber“. Das beschreibt auch schon sehr gut den Hauptgrund, warum eine Proforma Rechnung überhaupt eingesetzt wird: um alles ordnungsgemäß in Form zu halten.

Im Gegensatz zur klassischen Rechnung wird eine Proforma Rechnung ohne Zahlungsaufforderung ausgestellt. Sie wird erstellt, um einen Warenfluss zu dokumentieren und eine Transaktion nachvollziehbar als auch transparent zu halten.

Aus diesem Grund könnte man die Proforma Rechnung auch mehr als Beleg sehen, der eingesetzt wird, um eine vollständige Dokumentation zu geben und zu belegen, dass Waren oder Dienstleistungen an Kund:innen ausgeliefert werden.

Wichtig: Die Proformarechnung muss als solche gekennzeichnet werden – Sie müssen einen „Proforma“-Vermerk auf der Rechnung machen!

Eine Proforma Rechnung ist also keine klassische Rechnung. Sie wird entweder als temporäre Übersicht von Waren oder Dienstleistungen und ihren Preisen eingesetzt – damit Interessent:innen einen Überblick erhalten.

Alternativ wird die Proforma Rechnung in bestimmten Bereichen eingesetzt, die keine Zahlungsaufforderung benötigen – diese werden wir uns jetzt näher ansehen.

Gründe für eine Proforma Rechnung

Um eine Waren- oder Dienstleistungslieferung ohne Zahlungsaufforderung zu belegen, kann eine Proforma-Rechnung perfekt verwendet werden.

Anders als bei einer herkömmlichen – und allgemein bekannten – Handelsrechnung, wird allerdings kein Zahlungsprozess angestoßen. Es gibt einige bestimmte Anwendungsbereiche, in denen die Proforma Rechnung bewusst eingesetzt wird.

Gründe für eine Proformarechnung können unter anderem sein:

• Sendung von Geschenken oder Spenden: Bei der Versendung von Geschenken oder (Sach-)Spenden kann eine Proformarechnung zur Dokumentation und zur zolltechnischen Abwicklung eingesetzt werden. Danach können anerkannte Organisationen die Zuwendung bestätigen und gegebenenfalls eine Spendenquittung ausstellen.
• Mustersendungen: Wenn Waren als Probe, für Demonstrationszwecke oder als Muster verwendet werden, dann ist die Proformarechnung ein Nachweis über den Warenwert. Dies ist vor allem für die Zollbehörden wichtig, um die Sendung von einer regulären Warensendung abzugrenzen. Muster sollten deutlich gekennzeichnet und auf eine bestimmte Menge begrenzt sein, damit sie zollrechtlich anerkannt werden. Die Höchstmengen liegen bei bis zu 5 Einheiten oder einem Wert von bis zu 50 EUR.
• Proforma-Rechnung als Angebot: Vor allem bei höherwertigen Waren hat die Proformarechnung ihre Berechtigung, da sie ein transparentes und unverbindliches Angebot für Kund:innen darstellt. Sie informiert über Preis, Lieferbedingungen und Produkteigenschaften, beinhaltet aber gleichzeitig aber noch keine Zahlungsaufforderung.
• Sendung von Waren, welche bereits per Vorkasse von Kund:innen bezahlt wurden: Wenn Kund:innen die Ware bereits vorab bezahlt haben, kann die Proformarechnung als Versandbeleg (ohne erneute Zahlungsaufforderung) beigelegt werden. Sie zeigt den Warenwert an und erleichtert die zolltechnische Abwicklung.
• Ersatzteillieferungen: Wenn es sich um die kostenfreie Lieferung von Ersatzteilen (z. B. innerhalb der Garantiezeit oder bei Gewährleistungsabwicklung) wird häufig eine Proformarechnung erstellt, um den Transportwert zu dokumentieren, ohne eine neue Zahlung zu fordern.
• Warenaustausch (Garantie- oder Kulanzfälle): Bei Rücksendungen und Austausch von Produkten (z. B. bei Produktmängeln innerhalb der Garantiezeit oder auf Kulanzbasis) wird eine Proformarechnung erstellt, um den Warenwert und die Versanddetails für den Zoll zu deklarieren.
• Waren, die nur temporär genutzt werden: Waren, die im Ausland nur temporär genutzt werden (z. B. bei Messen, Modenschau, Fotoshooting oder Tests) ist die Proformarechnung eine Art Dokumentation über den Wert der Produkte und bestätigt, dass kein Verkauf vorgesehen ist.
• Waren, die nicht zum Wiederverkauf bestimmt sind: Wenn Produkte versendet werden, die für interne Zwecke – wie Schulungen, Anschauungsmaterial, Präsentationen – vorgesehen sind, dann zeigt die Proformarechnung den Wert der Waren und weist dem Zoll gegenüber nach, dass diese Waren nicht für den Verkauf bestimmt sind.
• Eröffnung eines Akkreditivs: Wenn ein Akkreditiv bei einer Bank beantragt wird, dann verlangen Kreditinstitute oft eine Proformarechnung als Nachweis. In dieser Proformarechnung werden Lieferbedingungen, Preise und Mengen festgehalten und dienen als Grundlage für die Akkreditiveröffnung.
• Rechnungsabgrenzung: Wenn eine Rechnung nicht als Beleg vorhanden ist (weil sie zum Beispiel nicht zeitgerecht zugestellt oder fakturiert wurde), aber zwingend für den Jahresabschluss benötigt wird, dann darf sie durch eine Proformarechnung ersetzt werden.

Wann wird eine Proforma Rechnung eingesetzt?

Vor allem im internationalen Handel – insbesondere bei Geschäften mit Drittländern – spielt die Proformarechnung eine zentrale Rolle. Sie ist klar von der regulären Rechnung abzugrenzen und wird auch im steuerlichen Sinn nicht als „klassische Rechnung“ gesehen. In erster Linie dient sie primär der Erfüllung von Zollanforderungen und soll die Dokumentation von Warensendungen sicherstellen, wenn keine Bezahlung vorgesehen ist oder erfolgt.

Obwohl die Proformarechnung keinen Anspruch auf Zahlung auslöst, verlangt der Zoll eine korrekte Deklaration: Der Warenwert muss auch dann angegeben werden, wenn kein tatsächliches Kaufgeschäft zugrunde liegt. Für die Behörden ist es unerheblich, ob ein Handelswert vorhanden ist – entscheidend sind die vollständigen und korrekten Angaben zum Produkt.

Im Unterschied zur Handelsrechnung wird bei einer Lieferung mit gültiger Proformarechnung in der Regel keine Umsatzsteuer ausgewiesen, und es fallen – je nach Konstellation – keine Zollabgaben an. Eine Rechnungsnummer ist dennoch häufig erforderlich, um den Beleg nachvollziehbar in der Buchhaltung erfassen zu können.

Wichtig: Eine Proformarechnung darf nicht nachträglich in eine normale Rechnung umgewandelt oder zur Abrechnung verwendet werden – sie ist nur für die Dokumentation und unterliegt besonderen Regeln.

Pflichtangaben für eine Proforma Rechnung

Zu den Mindest- und Pflichtangaben einer Proforma Rechnung zählen:

• Name und Anschrift des Versenders
• Name und Anschrift des Empfängers
• ggf. abweichende Lieferanschrift
• Rechnungsnummer
• Proforma-Vermerk (!)
• Lieferdatum
• genaue Warenbezeichnung mit Mengenangabe
• Einzelpreis und Gesamtpreis der Ware
• Umsatzsteuer-ID

Sie können auch noch zusätzliche Angaben machen, diese sind allerdings optional:

• EORI-Nummer
• Brutto- und Nettogewicht
• Herkunftsland
• Ursprungserklärung
• Angabe der Kosten für Verpackung und Transport
• Unterschrift und Stempel

Proforma Rechnung: Welche Bedeutung hat sie für die Buchhaltung?

Um den Zusammenhang mit der Buchhaltung in Ihrem Unternehmen besser greifbar zu machen, werden wir uns noch ansehen, wie und an welchen Stellen die Proformarechnung Bedeutung für Ihre Buchhaltung auslöst.

Die Bedeutung von Proforma Rechnungen:

1. Proformarechnung ist kein buchhalterischer Beleg im klassischen Sinne

Eine Proforma-Rechnung hat in der Buchhaltung keine Wirkung wie eine richtige Rechnung oder Handelsrechnung.

Sie dokumentiert zwar die Lieferung oder den Versand von Waren, löst jedoch keine buchhalterische Buchung aus. Das liegt daran, dass mit einer Proforma-Rechnung kein tatsächlicher Zahlungsvorgang verbunden ist – sie dient lediglich als Vorabrechnung oder Informationsbeleg.

2. Dokumentation von Warensendungen

Proformarechnungen sollten allerdings unbedingt archiviert werden – bitte die Aufbewahrungspflicht für Deutschland beachten! – vor allem dann, wenn sie im Zusammenhang mit Zollabwicklungen, Versandprozessen oder bei der Berechnung von Versicherungswerten stehen.

Aus buchhalterischer Sicht ist sie eher ein ergänzender Beleg: Bei Geschenksendungen, Mustern, Ersatzteillieferungen oder für temporäre Verwendung von Waren im Ausland.

3. Vorsicht bei der Verwechslung mit echten Rechnungen

In der Praxis kann es leicht zu einer Verwechslung zwischen Proforma- und Handelsrechnung kommen. Um Fehler in der Buchhaltung zu vermeiden, sollte stets deutlich gemacht werden, dass es sich um eine Proforma-Rechnung handelt – am besten durch einen entsprechenden Hinweis auf dem Dokument. Denn: Eine Proforma-Rechnung darf nicht zur Umsatzsteuerberechnung oder als Grundlage für steuerliche Forderungen genutzt werden.

4. Wichtig bei internationalen Geschäften

Gerade im internationalen Handel kann eine Proforma-Rechnung zur internen Planung herangezogen werden, z. B. zur Abschätzung von Kosten, Zollwerten oder Versicherungssummen. In der Buchhaltung kann sie außerdem helfen, künftige Zahlungen oder Anzahlungen per Vorkasse vorzubereiten – jedoch stets ohne verbindlichen Charakter.

Eine Proforma-Rechnung ist ein relevantes Dokument, aber kein buchhalterisch wirksamer Leistungsnachweis.

Proforma Rechnung buchen: Das sollten Sie beachten

Als Faustregel gilt, dass eine Profroma Rechnung weder bei Absender:in noch bei Empfänger:in eine Buchung auslöst.

Da die Proforma Rechnung aber auch als temporärer Beleg vorab oder als Ersatzbeleg in der Buchhaltung eingesetzt werden kann, muss die Buchung dann vorgenommen werden, wenn die tatsächliche Rechnung eintrifft. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Kund:innen in Vorkasse gehen oder es sich um einen hohen Warenwert handelt und Kund:innen vorab über den gesamten Warenwert informiert werden.

Soll eine Proforma Rechnung dennoch gebucht werden, muss man das Buchen der Umsatzsteuer mit Vorsicht angehen. Denn wenn die Lieferung von Waren oder Leistung von Dienstleistungen noch nicht erbracht wurde, dann liefert die Proforma Rechnung nur temporäre Informationen. Das heißt, die Umsatzsteuer darf in diesem Fall noch nicht angemeldet werden, sondern wird dann wirksam, wenn eine tatsächliche Rechnung eingeht. An dieser Stelle findet dann eine Umbuchung statt und die Rechnung löst die Proforma Rechnung ab.

Tipp: Wenn es sich um sehr spezifische oder komplexe Situationen handelt (z. B. internationale Transaktionen, spezialisierte Branchen), dann ist es immer eine gute Idee, einen Steuerberater zu Rate zu ziehen, um die aktuellsten Vorschriften einzuhalten.

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