Rechnungen digitalisieren Software: Die 8 besten Softwares für E-Rechnungen

Scannen Sie Ihre Rechnungen noch in einem klobigen, stationären Scanner ein und speichern sie als PDF-Datei? Damit ist nun Schluss. Steigen Sie auf spezialisierte Software für die Digitalisierung von Rechnungen um und schaffen Sie die Grundlage für ein neues, modernes Rechnungsmanagement. 

Finden Sie heraus, warum Sie spezielle Software für die Digitalisierung von Rechnungen benötigen, was die E-Rechnungspflicht damit zu tun hat und welche Programme hierfür die besten sind. Dies ist der Rechnungen digitalisieren Software-Vergleich. 

Rechnungen digitalisieren Software: Was ist das? 

Bei der Digitalisierung von Eingangsrechnungen reichen einfache Fotos und PDF-Scans nicht (mehr) aus. Digitale Rechnungen bzw. elektronische Rechnungen müssen strukturierte, maschinenlesbare Formate erfüllen, um den gesetzlichen Vorgaben für die Rechnungsverarbeitung gerecht zu werden. 

Software für die Digitalisierung von Rechnungen liest Papierrechnungen per Scan aus und wandelt sie in strukturierte, maschinenlesbare Formate um. 

Softwares für die Digitalisierung von Rechnungen sind spezialisierte Lösungen, die Unternehmen und Freiberufler:innen erlauben, Papierrechnungen zu digitalisieren. Sie verfügen über Scanner mit spezieller OCR-Technologie für die Rechnungserkennung und sind oft Teil einer größeren Software für Rechnungsmanagement oder Buchhaltung.    

Die E-Rechnungspflicht ist da: Warum Sie nun Ihre Rechnungen digitalisieren müssen

Spezialisierte Software für die Digitalisierung von Rechnungen ist längst nicht mehr nur nice to have. Sie ist ein Must-Have. Denn seit dem 01. Januar 2025 gilt in Deutschland die sogenannte E-Rechnungspflicht. Im B2B-Bereich sind Unternehmen nun dazu angehalten, Papierrechnungen und PDFs den Rücken zu kehren und auf elektronische Rechnungen zu setzen. 

Das bedeutet konkret: Deutsche Unternehmen im B2B-Geschäft müssen in Zukunft Rechnungen in einem strukturierten, elektronischen Format empfangen, verarbeiten und versenden. 

Die E-Rechnungspflicht strebt das Ende der Papierrechnungen und PDF-Rechnungen an. Stattdessen sollen Unternehmen bis zum 01. Januar 2028 vollends auf elektronische Rechnungen umsatteln. 

E-Rechnungen müssen die EU-Norm EN 16931 erfüllen. Bereits geläufige E-Formate wie z. B. X-Rechnung und ZUGFeRD erfüllen diese Norm bereits. Der Vorteil? Die neuen E-Rechnungen sind maschinell auslesbar, was u. a. eine Verarbeitung durch das Finanzamt erleichtert. Aber keine Sorge, wenn Sie noch nicht auf E-Rechnungen umgesattelt haben.

Der Umstieg auf die E-Rechnung erfolgt schrittweise. Seit dem 01. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen erst einmal “nur” empfangen können. In den kommenden Jahren werden die Beschränkungen für Papierrechnungen und PDF-Rechnungen weiter verschärft, bis zum 01. Januar 2028 nur noch die Erstellung, Übermittlung und der Empfang von E-Rechnungen erlaubt ist. 

Stellen Sie zeitnah auf die elektronische Rechnungsverarbeitung um, können Papier- und PDF-Rechnungen im Rechnungseingang schnell ein Dorn im Auge werden. Hier kommt Software zur Digitalisierung von Rechnungen ins Spiel, die Ihnen erlaubt, alte Rechnungsformate mit nur einem Klick in Ihr neues System einzubinden. 

Noch Fragen zur E-Rechnung? Wir lassen Sie nicht im Stich. Erfahren Sie alle Details zum Umstieg im ausführlichen Ratgeber zur neuen E-Rechnungspflicht.  

Anforderungen an Software für die Digitalisierung von Rechnungen

Was bedeutet die neue E-Rechnungspflicht für Software für die Digitalisierung von Rechnungen? Nicht jede Rechnungssoftware ist den neuen gesetzlichen Richtlinien gewachsen. 

Wir haben die wichtigsten Anforderungen an Digitalisierungssoftware identifiziert:  

• Mobile Scanner-App: Mobile Scanner lösen klobige Scanner-Geräte ab und erlauben Unternehmer:innen und Mitarbeiter:innen, Dokumente, Belege und Rechnungen mit einem einzigen Klick per App zu scannen. 

• Smarte Rechnungserkennung: Geeignete Software setzt auf OCR-Technologie, um Rechnungsdaten lückenlos auszulösen und sämtliche Pflichtangaben digital einsehbar zu machen. 

• Umfänglicher Rechnungsimport: Neben dem Scan von Papierrechnungen sollte eine Software auch den E-Mail-Import von Rechnungen unterstützen, um sämtliche Rechnungen auf einer Oberfläche zu bündeln. 

• Strukturierte Formate: Software für die Digitalisierung von Rechnungen muss gesetzlich vorgeschriebene strukturierte Rechnungsformate wie z. B. X-Rechnung und ZUGFeRD unterstützen. 
  
  
• GoBD-konforme Rechnungsverwaltung: Bei der Verwaltung und Archivierung von digitalisierten Rechnungen muss die Software die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form” befolgen.

Die E-Rechnung ist nur der Anfang. Lernen Sie mehr über die Digitalisierung von Rechnungen und Vorgaben zur elektronischen Verwaltung und Archivierung von E-Rechnungen. 

Arten von Software für die Digitalisierung von Rechnungen

Nun, da Rechnungen digitalisieren Pflicht wird, ist es an der Zeit, nach einer passenden Lösung für die Digitalisierung von Rechnungen zu suchen. Je nach Bedarf Digitalisierungsgrad Ihres Unternehmens können allerdings unterschiedliche Tools in Frage kommen. 

Dies sind die gängigsten Arten von Software für die Digitalisierung von Rechnungen:

• Belegscanner-Apps: Mobile Apps für das Scannen von Dokumente, Rechnungen und Belegen sind besonders dann nützlich, wenn Sie bereits über digitale Infrastruktur für die elektronische Rechnungsverarbeitung verfügen.

• Software für Rechnungsmanagement: Spezialisierte Software für die Rechnungsverarbeitung bietet automatisierte Workflows für den gesamten Rechnungsprozess vom Rechnungseingang bis zur Archivierung in der Cloud. Sie ist besonders dann eine gute Wahl, wenn Ihr Automatisierungsgrad nur sehr gering ist.  
  
  
• Buchhaltungs- und ERP-Systeme: Umfassende Buchhaltungssoftware bietet über die Verwaltung von Rechnungen hinaus Lösungen für die Buchführung und Steuerverarbeitung. Buchhaltungs- und ERP-Systeme sind besonders gut als All-in-One-Lösungen geeignet. 

Ermitteln Sie den Bedarf in Ihrem Unternehmen, um zu verstehen, welche Art von Software in Ihrem Fall am besten geeignet ist. 

Rechnungen digitalisieren Software: Die 8 besten Tools im Vergleich 

Von einfachen App-Tools zu umfassenden Enterprise-Lösungen haben wir die beste Software für das Digitalisieren von Rechnungen für Sie gesucht. 

Dies sind die acht besten Softwarelösungen, mit denen Sie Rechnungen digitalisieren, verwalten und archivieren können: 

Belegscanner-Apps 

Papierdokumente stören in einem digitalen System, kommen Ihnen aber immer wieder unter. Setzen Sie auf Belegscanner-Apps mit smarter OCR-Technologie, um Dokumente, Rechnungen und Belege mit nur einem Foto zu digitalisieren. 

1. Pleo Belegscanner 

Der Pleo Belegscanner ist das perfekte Werkzeug für Einzelunternehmer:innen und Teams, die regelmäßig mit Papierbelegen zu tun haben. Der intuitive Scanner in der Pleo-App lässt sich jederzeit zücken, um Dokumente, Rechnungen und Belege mit einem Klick zu scannen. 

Dank fortschrittlicher OCR-Technologie erfasst der Pleo Belegscanner jedes Dokument fehlerfrei und hinterlegt alle relevanten Rechnungsdaten direkt in der App. PDF-Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach sammelt er ebenfalls per E-Mail-Import ein. 

Und besser noch: Selbst wenn Sie Ihre Rechnungen schon abgelegt haben, hilft Ihnen der Belegscanner mit der GoBD-konformen Archivierung Ihrer Dokumente.   

Sie sollten sich für den Pleo Belegscanner entscheiden, wenn Sie … 

• nach einem Tool für das smarte Scannen geschäftlicher Rechnungen suchen,
• nach einer Lösung suchen, die sich mit Online-Banking und Rechnungsmanagement integrieren lässt.  

2. Adobe Scan App

Die Adobe Scan App erlaubt Ihnen, Rechnungen kostenlos zu digitalisieren und zu archivieren. Neben dem einfachen Scan über die App unterstützt Adobe auch die Verwaltung und Aufbewahrung von PDF-Rechnungen in der Document Cloud. 

Aber Achtung: Die Adobe Scan App wandelt Ihre Scans nicht in E-Rechnungen nach EU-Norm um. Spätestens ab dem 01. Januar 2028 ist die App für geschäftliche Zwecke also nicht mehr ausreichend. Digitalisieren Sie Rechnungen privat, können Sie die Adobe Scan App bedenkenlos nutzen. 

Sie sollten sich für die Adobe Scan App entscheiden, wenn Sie… 

• nach einer Übergangslösung für das Digitalisieren von geschäftlichen Rechnungen suchen, 
• nach einer Lösung für das Digitalisieren von privaten Rechnungen suchen.

Software für Rechnungsmanagement 

Bereiten Sie sich auf einen Schlag auf die E-Rechnungspflicht vor, indem Sie auf eine Software für Rechnungsmanagement setzen, die Ihnen erlaubt, Rechnungen an einem Ort zu digitalisieren, zu verwalten und zu archivieren. 

3. Pleo Eingangsrechnungen

Pleo Eingangsrechnungen ist eine führende Software für Rechnungsmanagement, die bereits von über 40.000 Unternehmen genutzt wird. Sie erlaubt Freiberufler:innen, KMUs und Großunternehmen, Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung effizient und zeitsparend zu verwalten. 

Das #1-Ausgaben-Tool Europas überzeugt mit einer smarten Rechnungsverarbeitung, automatisierten Rechnungs- und Freigabe-Flows und einer intuitiven Zahlungsplanung und - abwicklung in über 50 Währungen. 

Dank nützlicher Verknüpfungen mit der Pleo Belegscanner App, Pleo Firmenkarten und externen Buchhaltungs- und ERP-Systemen können Sie sich sicher sein, dass in Ihrem System nichts auf der Strecke bleibt. 

Sie sollten sich für Pleo Eingangsrechnungen entscheiden, wenn Sie…

• nach einer All-in-One-Lösung mit Scan-Funktion für Ihre Rechnungsverwaltung suchen, 
• nach einer Lösung suchen, die sich mit bereits vorhandenen Systemen integrieren lässt. 

4. GetMyInvoices

GetMyInvoices ist eine beliebte Softwarelösung für die automatisierte Rechnungsverwaltung, die bereits von über 20.000 Unternehmen genutzt wird. Sie unterstützt den automatischen Rechnungsimport, smarte Rechnungsworkflows und Zahlungen direkt in der Software. 

Die Rechnungssoftware ist in der Lage, Rechnungen und Belege automatisch aus über 10.000 Quellen zu importieren und gesetzeskonform aufzubewahren. In der GetMyInvoices App finden Nutzer ebenfalls eine Scan-Funktion mit smarter OCR-Technologie. 

Sie sollten sich für GetMyInvoices entscheiden, wenn Sie… 

• Papierrechnungen und PDF-Rechnungen aus vielen unterschiedlichen Quellen verwalten, 
• nach einer gesetzeskonformen Software für die neue E-Rechnungspflicht suchen.  

5. easybill

easybill zeichnet sich als einfache Software für Rechnungsmanagement aus, die insbesondere Freiberufler:innen und Kleinunternehmen anspricht. Die Software garantiert Ihnen rechtssichere Rechnungen und unterstützt strukturierte Rechnungsformate.

Neben einer einfachen Rechnungsverwaltung unterstützt easybill auch die Erstellung von Angeboten, die Sie bei Bedarf mit nur einem Klick in Rechnungen umwandeln können. Beachten Sie aber: easybill hat zwar keinen eigenen Belegscanner, liest hochgeladene Belege aber per KI-Texterkennung aus und hinterlegt sämtliche Pflichtangaben im System.  

Sie sollten sich für easybill entscheiden, wenn Sie… 

• nach einer einfachen, intuitiven Lösung zur Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht suchen, 
• neben Rechnungen auch regelmäßig Angebote und Mahnungen erstellen. 

Buchhaltungs- oder ERP-Systeme  

Umfassende Buchhaltungs- und ERP-Systeme greifen noch weiter und integrieren digitale Rechnungsverwaltung mit Buchführung, Online-Banking und Steuerangelegenheiten auf einer Oberfläche. 

6. sevdesk

sevdesk ist eine deutsche Softwarelösung für die unternehmerische Buchhaltung, die über 150.000 Nutzer zählt. Die Software erlaubt Ihnen nicht nur, innerhalb von weniger als zwei Minuten professionelle und rechtssichere E-Rechnungen zu schreiben, sondern liefert ein vollumfängliches Buchhaltungssystem für unterschiedliche Unternehmensformen.

Sämtliche Papierrechnungen und PDF-Rechnungen können Sie auf sevdesk hochladen und weitgehend automatisiert kategorisieren, verbuchen und bezahlen. Darüber hinaus deckt das Rechnungsprogramm eine umfangreiche Finanzübersicht mitsamt Steuereinblicken und Online-Banking ab. 

Sie sollten sich für sevdesk entscheiden, wenn Sie…  

• eine umfassende Digitalisierung Ihres Unternehmens anstreben und noch keine nennenswerte digitale Infrastruktur besitzen, 
• nach einer maßgeschneiderten Softwarelösung mit integrierter OCR-Belegerkennung suchen. 

7. Lexware 

Lexware Office ist eine All-in-One-Lösung für die geschäftliche Buchhaltung, die sich nach Bedarf skalieren lässt. Sie verfügt über ein umfangreiches Programm für Rechnungsverwaltung und Buchführung sowie eine separate Lexware Scan App, die Ihnen die Belegerfassung über die Kamera-App erlaubt.

Das Programm unterstützt bereits das Format XRechnung, das für die E-Rechnungspflicht nötig ist und verspricht seinen Nutzern weitere Funktionen für einen erleichterten Umgang mit E-Rechnungen an den Start zu bringen.  

Sie sollten sich für Lexware entscheiden, wenn Sie… 

• Ihren gesamten Rechnungsprozess auf einer einzigen Oberfläche abwickeln möchten,  
• nach einer skalierbaren Lösung suchen, die mit Ihrem Unternehmen wächst.

8. WISO

WISO MeinBüro ist eine Sammlung von Cloud-Verwaltungsprogrammen, die für Freiberufler:innen, Startups und Großunternehmen gleichermaßen geeignet sind. Für die Digitalisierung und Verwaltung von Rechnungen stehen Ihnen WISO MeinBüro Rechnungen und die WISO Steuer-Scan App zur Verfügung. 

WISO MeinBüro Rechnungen erlaubt Ihnen, gesetzeskonforme E-Rechnungen zu erstellen und zu verwalten. Über die WISO Steuer-Scan App können Sie Dokumente, Rechnungen und Belege fotografieren und in Ihrer Steuerbox hochladen. Für eine umfassende Buchhaltungslösung können Sie zudem auf WISO MeinBüro Desktop setzen. 

Sie sollten sich für WISO Mein Büro entscheiden, wenn Sie… 

• nach einer modularen Lösung suchen, die sich Ihren Ansprüchen anpasst, 
• ein bereits bestehendes System ergänzen möchten. 

Diese Kriterien sollten Sie bei der Auswahl der besten Software beachten

Wir haben bereits betont, dass nicht jede Lösung für jedes Unternehmen geeignet ist. Aber finden Sie denn nun die Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt? 

Dies sind die fünf wichtigsten Kriterien für die Auswahl einer passenden Software zum Rechnungen digitalisieren und verwalten: 

• Rechnungsvolumen: Werten Sie aus, wie hoch das Rechnungsaufkommen in Ihrem Unternehmen ist und in welcher Form Rechnungen eintreffen. Je nach Situation sollte Ihre Software geeignete, spezialisierte Lösungen für Papierrechnungen, PDF-Rechnungen oder E-Rechnungen bieten. 

• Funktionsumfang: Je nach bereits vorhandener digitaler Infrastruktur und zu digitalisierender Prozesse im Unternehmen, kann ein einfaches Scan-Tool, ein Rechnungsprogramm oder ein umfassendes Buchhaltungssystem geeignet sein. 

• Mobile App: Arbeiten Sie im Team oder sind Sie oft unterwegs? Setzen Sie auf eine Lösung mit App. Diese erlaubt Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen, sämtliche Rechnungen immer dann zu digitalisieren, wenn sie anfallen.

• Kosten: Prüfen Sie, inwiefern eine Software mit Einmalzahlung oder eine Abo-Lösung für Ihren Fall geeignet ist. Setzen Sie auf eine skalierbare Lösung, um mit Ihrer Software zu wachsen.
  
  
• Gesetzeskonformität: Gehen Sie auf Nummer Sicher, dass das gefragte Programm die nötigen Rechnungsformate für die E-Rechnungspflicht unterstützt. Darüber hinaus muss das Programm sämtliche Dokumente GoBD-konform archivieren. 

Mit der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen entsprechen Sie nicht nur gesetzlichen Vorgaben, sondern ebnen den Weg für immense Kosten- und Zeitersparnisse. 

Fazit

Rechnungen digitalisieren ist vorerst nicht aus dem Unternehmensalltag wegzudenken. Gerade wenn Sie sich bereits in der Umstellung auf E-Rechnungen befinden, aber immer noch Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen erhalten, ist eine Scan-App bzw. eine Lösung für den E-Mail-Import unverzichtbar. 

Der Pleo Belegscanner ist Ihr Werkzeug für unterwegs, um sämtliche Dokumente, Rechnungen und Belege mit nur einem Klick zu erfassen. Verlieren Sie keine Papiere mehr und verwalten Sie diese in gesetzeskonformen E-Rechnungsformaten online. 

Pleo Eingangsrechnungen bietet die kompletteste Lösung für elektronische Rechnungsverwaltung in Europa. Sie glauben uns nicht? Glauben Sie sich selbst und testen Sie Pleo kostenlos.