Ob in der Buchhaltung, dem Management oder bei Freigabeverantwortlichen, die Rechnungsfreigabe wird selten mit Enthusiasmus gesehen. Sie ist oft wenig mehr als ein aufwändiges, aber nötiges Übel. Wenig überraschend ist deshalb, dass nun immer mehr Unternehmen auf digitale Rechnungsfreigabe Workflows umsteigen.
Wir verraten Ihnen, ob und warum auch für Ihr Unternehmen ein Umstieg auf Rechnungsfreigabe Software sinnvoll ist und welche Lösungen am besten für Ihre Freigabeprozesse geeignet sind. Dies ist der Rechnungsfreigabe Software Vergleich 2025.
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Das Wichtigste auf einen Blick: 💡
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Was ist Rechnungsfreigabe Software? Definition
Die Rechnungsfreigabe ist ein arbeitsintensiver und fehleranfälliger Schritt des Rechnungsprozesses. Sie folgt auf den Rechnungseingang, die Rechnungserfassung und Rechnungsprüfung und schafft die Grundlage für die Zahlung der Rechnung.
Eine Rechnungsfreigabe Software beschleunigt Freigabeprozesse durch smarte Workflows und Benachrichtigungen für Freigabeverantwortliche.
Die manuelle Rechnungsfreigabe wird in modernen KMUs und Großunternehmen immer öfter von spezialisierten Lösungen ersetzt. Sogenannte Rechnungsfreigabe Software gibt Eingangsrechnungen automatisch nach deren Erfassung und Prüfung frei und spart dabei durch smarte Workflows und Benachrichtigungen für Verantwortliche jede Menge Zeit.
Eine Rechnungsfreigabe Software ist meist Teil einer größeren Lösung für digitale Rechnungsverarbeitung und umfasst auch Funktionen zur automatisierten Erfassung, Prüfung und Zahlung von Eingangsrechnungen.
Stehen Sie auf dem Schlauch? Machen Sie sich mit unserer ausführlichen Einführung in die Rechnungsfreigabe mit dem Thema vertraut.
Für wen ist Software zur Freigabe von Rechnungen geeignet?
Rechnungsfreigabe Software ist sowohl für KMUs als auch für Großunternehmen eine Überlegung wert. Grundsätzlich empfehlen wir jedem Unternehmen mit einem moderaten bis hohen Rechnungsaufkommen die Integration einer digitalen Lösung. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung kann Ihre Rechnungsprozesse bis zu 5-mal schneller gestalten.
Der Einsatz von Software für die Rechnungsfreigabe ist vor allem für die Buchhaltung, Freigabeverantwortliche und das Management eine Entlastung.
Innerhalb Ihres Unternehmens profitieren insbesondere die Buchhaltung, Freigabeverantwortliche und das Management vom Einsatz einer Software für Rechnungsfreigabe.
Die Software reduziert die Wartezeiten zwischen den einzelnen verantwortlichen Stellen und den Arbeitsaufwand in vielen Fällen auf nur wenige Klicks, die nicht nur im Büro, sondern auch im Homeoffice oder im Zweifel auch unterwegs am Smartphone gemacht werden können.
Darüber hinaus eliminiert sie den Faktor Mensch dort, wo er nicht benötigt wird, stellt aber sicher, dass Sie noch mehr Kontrolle über Ihre Prozesse gewinnen.
Möchten Sie noch mehr über die Vorteile einer digitalen Rechnungsfreigabe erfahren? Lernen Sie in unserem Ratgeber zur digitalen Rechnungsfreigabe alle Vorteile der Digitalisierung kennen.
Rechnungsfreigabe Software Vergleich: Die 5 besten Lösungen 2025
Haben Sie sich entschieden, eine Rechnungsfreigabe Software in Ihrem Unternehmen einzuführen, stehen Sie schon vor der nächsten schwierigen Entscheidung. Was ist die beste Rechnungsfreigabe Software?
Wir haben die 5 besten Lösungen für die automatisierte Rechnungsfreigabe für Sie getestet.
Dies ist unser Rechnungsfreigabe Software Vergleich 2025:
1. Pleo
Pleo Eingangsrechnungen ist mit über 1.480 Top-Bewertungen das führende Ausgaben-Tool in Europa. Über 40.000 Unternehmen aus aller Welt setzen bereits auf Pleo – auch wegen des nahtlosen Rechnungsmanagements.
Mit einem lückenlosen Rechnungseingang, smarten Freigabe-Workflows für Eingangsrechnungen und Zahlungen in über 50 Währungen bietet Pleo eine umfangreiche Rechnungsfreigabe Software für KMUs und Großunternehmen zugleich.
Der hohe Automatisierungsgrad der Software erlaubt Ihnen, nicht nur Geld zu sparen, sondern auch Kapazitäten für neue, strategische Aufgaben zu schaffen. Dank der lückenlosen Dokumentation der Rechnungsverarbeitung können Sie aber dennoch jeden Schritt prüfen und mögliche Probleme sofort aufdecken.
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Name Anbieter |
Besonderheiten |
Smartphone-App? |
Bewertung |
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Pleo |
Automatisierte Bestellanforderungen, Zahlungen über Pleo in 50+ Währungen, Finanzieller Spielraum durch Pleo Dispo, Bessere Liquiditätsplanung dank Pleo Cash-Management-Suite |
ja (Android & iOS) |
4,8 Sterne aus 197 Bewertungen auf CapTerra |
2. DATEV Rechnungsfreigabe
DATEV ist der drittgrößte Anbieter für Business-Software in Deutschland und bietet zahlreiche digitale Lösungen für Unternehmensprozesse an. Das Rechnungsfreigabe-Tool “Rechnungsfregabe mit Mittelprüfung” ist ein kostenpflichtiges Add-On, das Sie in Ihre DATEV-Oberfläche einpflegen können.
Die DATEV Rechnungsfreigabe überzeugt mit einem vollständigen Workflow für die Rechnungsverarbeitung und einer transparenten Verfolgbarkeit sämtlicher Prüfschritte. Positiv fallen auch die integrierte Mittelprüfung und die Integration von Aufgaben und Termine für effiziente Teamarbeit.
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Name Anbieter |
Besonderheiten |
Smartphone-App? |
Bewertung |
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DATEV Rechnungsfreigabe |
Integrierte Mittelprüfung, Prozessunterstützung durch Integration von Aufgaben und Terminen |
ja, aber nur begrenzt (Android & iOS) |
4,1 Sterne aus 166 Bewertungen auf OMR |
3. DocuWare
DocuWare ist eine digitale Lösung für Dokumenten-Management und Workflow-Automatisierung auf Unternehmensebene. Die intuitive Oberfläche der Rechnungsfreigabe Software priorisiert Übersichtlichkeit und Effizienz und zieht dafür neben smarten Workflows auch KI-Funktionen zur Rate. Dank der Dokumentation sämtlicher Arbeitsschritte ist DocuWare zudem GoBD-konform.
Der Einsatz von DocuWare hilft Unternehmen dabei, die Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen deutlich zu reduzieren und dadurch Personalkosten zu senken und Umsätze zu steigern.
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Name Anbieter |
Besonderheiten |
Smartphone-App? |
Bewertung |
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DocuWare |
Automatisierte Workflows für Rechnungen aller Art, Zentrale und effiziente Verwaltung von Dokumenten |
ja (Android & iOS) |
4,6 Sterne aus 108 Bewertungen auf CapTerra |
4. Flowers
Flowers Software bietet eine umfassende Rechnungsfreigabe Software an, die sämtliche Aspekte der Prüfung von Eingangsrechnungen abdeckt. Sämtliche Freigaben werden auf Flowers weitgehend automatisiert und in nur zwei Klicks erteilt. Geprüfte Rechnungen können Sie direkt in der Anwendung mit Belegen verknüpfen und bis zu zehn Jahre kostenlos archivieren.
Auch interessant: Das “All-in-One-Konto” von Flowers erlaubt Ihnen, mit nur einem Account mehrere Unternehmen zu verwalten. So bekommen Sie all Ihre professionellen Aktivitäten unter einen Hut.
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Name Anbieter |
Besonderheiten |
Smartphone-App? |
Bewertung |
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Flowers |
Intelligentes Prozessmanagement, Sprache der Rechnungsfreigabe anpassbar |
ja (Android & iOS) |
4,6 Sterne aus 22 Bewertungen auf OMR |
5. Jotform
Suchen Sie eine kostenlose Rechnungsfreigabe Software und sind sich nicht zu schade, selbst etwas Zeit zu investieren, sollten Sie sich mit Jotform vertraut machen. Jotform bietet eine kostenlose Vorlage für einen Rechnungsfreigabe Workflow an. Diese können Sie ganz einfach selbst über den Drag-and-Drop-Generator erstellen.
Die Jotform Rechnungsfreigabe erlaubt Ihnen, einen Freigabe-Workflow zu erstellen, der perfekt zu Ihren Bedürfnissen passt. Die Rechnungsprüfung erfolgt wahlweise direkt im Posteingang auf dem Endgerät Ihrer Wahl.
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Name Anbieter |
Besonderheiten |
Smartphone-App? |
Bewertung |
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Jotform |
Kostenlose Vorlage für Rechnungsfreigabe Workflow, Einfache Erstellung mit Drag-and-Drop-Generator |
ja (Android & iOS) |
4,7 Sterne aus 2.587 Bewertungen auf CapTerra |
Die wichtigsten Kriterien für die Auswahl einer digitalen Rechnungsfreigabe Software
Neben Pleo & Co. gibt es noch zahlreiche weitere Rechnungsfreigabe-Tools. Wie soll man also entscheiden, welche die beste Lösung für das eigene Unternehmen ist?
Wir haben sieben Qualitäten identifiziert, die digitale Rechnungsfreigabe Software haben muss, um Ihnen wirklich zu helfen.
Dies sind die sieben wichtigsten Kriterien für die Auswahl einer digitalen Rechnungsfreigabe Software:
1. Vollumfängliche Rechnungsverarbeitung: Die Rechnungsfreigabe ist Teil des Rechnungsprozesses und kann nicht isoliert betrachtet werden. Streben Sie die Digitalisierung Ihrer Rechnungsfreigabe an, sollten Sie deshalb nach einer All-in-One-Lösung für die Rechnungsverarbeitung suchen.2. Smarte Genehmigungs-Workflows: Die manuelle Freigabe von Eingangsrechnungen ist vor allem eines: zeitaufwändig. Smarte Workflows und anpassbare Berechtigungen für die Rechnungsfreigabe können diese Wartezeiten drastisch reduzieren. Achten Sie beid er Auswahl einer Software deshalb besonders darauf.
3. Benachrichtigungen für Verantwortliche: Die automatisierte Rechnungsfreigabe reduziert Ihren Eigenaufwand auf wenige Klicks. Setzen Sie auf eine Lösung mit Benachrichtigungen für Freigabeverantwortliche und machen Sie diese Klicks immer und überall.
4. Verfügbarkeit von Smartphone-App: Flexible Genehmigungsworkflows sind toll, aber nicht immer realisierbar. Stellen Sie deshalb sicher, dass Ihre Lösung über eine hochwertige mobile App verfügt, die Verantwortliche in Ihrem Unternehmen zur Freigabe von Rechnungen nutzen können.
5. Vielfältige Integrationen: Ist eine Rechnung einmal freigegeben, muss sie bezahlt werden. Ist die Zahlung durchgegangen, muss die Rechnung GoBD-konform archiviert werden. Schaffen Sie nahtlose Integrationen mit Buchhaltungssystemen, um diese Prozesse so einfach wie möglich zu gestalten, z. B. mit Pleo.
6. Kostenlose Demo: Vertrauen Sie nicht blind auf eine digitale Lösung, nur weil sie für andere Unternehmen funktioniert. Gehen Sie auf Nummer Sicher und testen Sie vielversprechende Lösungen im Rahmen einer kostenlosen Demo. Pleo Eingangsrechnungen bietet etwa eine solche Demo an.
7. Flexible Preisstruktur: Die Budgets von KMUs und Großunternehmen unterscheiden sich drastisch – so wie ihre Anforderungen an eine Rechnungsfreigabe Software. Finden Sie eine Lösung, die Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget entspricht und mit Ihrem Unternehmen wächst.
Fazit
Die Einführung einer Rechnungsfreigabe Software in Ihrem Unternehmen ist ein wichtiger Schritt, um den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen voranzutreiben.
Neben den offensichtlichen Vorteilen, Zeit- und Kostenersparnissen, bringt diese auch noch weitere Vorteile mit sich. Schnellere Arbeitsabläufe, mehr Kontrolle über Ihren Freigabeprozess, zusätzliche Sicherheit und die konsequente Einhaltung von Skontofristen sorgen für mehr Leistung, Liquidität und Unternehmenserfolg.
Rüsten Sie Ihr Unternehmen für die Zukunft – mit Pleo. Pleo Eingangsrechnungen ist Ihre All-in-One-Lösung für das Ausgabenmanagement.
Vom Rechnungseingang über die Rechnungsfreigabe bis hin zur Bezahlung bietet Pleo eine Lösung, der bereits über 40.000 Unternehmen vertrauen. Buchen Sie Ihre kostenlose Pleo Demo und schließen Sie sich dem #1-Ausgaben-Tool Europas an.
