Reisekostenrichtlinie 2024: So funktioniert die Erstellung des Leitfadens

Reisekostenrichtlinien – die meisten von uns haben schon oft davon gehört. Doch nur die wenigsten Personen wissen, was genau dahintersteckt. Manches ist offensichtlich: Die Richtlinien haben sicherlich etwas mit Reisen abseits der eigentlichen Tätigkeitsstätte zu tun, Kosten sind wohl auch involviert ... So weit, so gut. Doch was nutzen solche Richtlinien Ihrem Unternehmen? In diesem Blogbeitrag nehmen wir uns genau diesem Thema an! 

Firmen sind heute innerhalb des Landes oder vielleicht sogar international gut vernetzt und einige Ihrer Mitarbeiter:innen müssen sicherlich mehr als nur eine Dienstreise pro Jahr antreten. Reisekostenrichtlinien helfen Ihrem Unternehmen, einen Überblick über alle Geschäftsreisen der Arbeitnehmer:innen und deren Kosten zu behalten. So kann bei der Reisekostenabrechnung garantiert nichts mehr schiefgehen. Außerdem geben sie Ihren Mitarbeitenden durch diese Richtlinien nützliche Leitfäden an die Hand, an die sie sich halten können. 

In diesem Artikel betrachten wir genauer, warum Reisekostenrichtlinien sowohl für Unternehmen als auch Reisende so wichtig sind und wie Sie diese einfach in Ihren Unternehmen etablieren können. Wenn Sie mehr zu dem Thema erfahren wollen, dann ist dieser Beitrag garantiert der Richtige für Sie! 🤓

Reisekostenrichtlinien auf den Punkt gebracht

Reisekostenrichtlinien sind auch unter dem Begriff Reiserichtlinien bekannt. Sie sind ein wichtiges Instrument, um die Reisekosten und Rahmenbedingungen für Geschäftsreisen zu regulieren. 🎺 Es handelt sich dabei um festgesetzte Leitfäden, die bestimmte Prozesse rund um die Geschäftsreise regeln und den Reisenden eine verlässliche Anleitung auf ihrem Geschäftstrip sind.

Die Richtlinien helfen Ihrem Unternehmen primär dabei, feste Regeln für alle Mitarbeitenden aufzustellen, die einheitlich gelten und verpflichtend sind. Da jedes Unternehmen individuelle Ansprüche an die Reiserichtlinien hat, können Sie Ihre interne Reisekostenrichtlinien-Vorlage jederzeit anpassen und erweitern. 

Bevor Sie sich eifrig an Ihre eigenen Richtlinien machen, schauen wir uns aber an, was alles in so einen Leitfaden gehört. 🧐

Was regeln Reisekostenrichtlinien?

Reisekostenrichtlinien in Unternehmen sind sehr individuell und legen die Bestimmungen für Reisen abseits der üblichen Tätigkeitsstelle fest. Es lassen sich mehrere Stellschrauben drehen, mit denen Sie einheitliche Regeln in Ihrem Unternehmen schaffen können. Einige stellen wir Ihnen nun vor. 🔩

Prozesse: So vermeiden Sie Chaos bei den Dienstreise-Dokumenten

Damit nicht ein:e Mitarbeiter:in für den Antrag einer Dienstreise eine E-Mail verschickt, während andere ein Notiz-Zettelchen auf Ihrem Schreibtisch hinterlegen, sollte das Vorgehen klar geregelt sein:

• Wo und auf welche Art und Weise beantragen Arbeitnehmer:innen die Dienstreise?
• Alle wichtigen Daten müssen hinterlegt werden. Formularvorlagen können hier Abhilfe schaffen. 
• Wer muss eine solche Reise genehmigen? Gibt es eine Stellvertreterregelung?
• Wie werden die aufkommenden Reisekosten, wie  Verpflegungsmehraufwendungen, abgerechnet? Wo müssen die Angestellten ihre Belege einreichen? 

Reisebuchung: wo, was, wie?

Es gibt zahlreiche Portale, in denen sich sowohl Flüge, Bahnfahrten als auch Hotels von der Tätigkeitsstelle zum Zielort buchen lassen. Durch Reiserichtlinien kann Ihr Unternehmen dafür einen Rahmen setzen. Gibt es zum Beispiel ein bestimmtes Portal, das Ihre Mitarbeiter:innen für die Buchung verwenden sollten? Vielleicht gibt es ja auch welche, die sie nicht benutzen dürfen. Hier können Sie entsprechende Vorgaben machen, damit die Angestellten in der Buchhaltung bei der späteren Reisekostenabrechnung nicht vom Stuhl fallen. 🪑

Die Richtlinien können auch festhalten, ob eine Geschäftsreise auf bestimmte Verkehrsmittel beschränkt werden soll. Einige Unternehmen verzichten etwa der Umwelt zuliebe auf Flugreisen und weisen ihre Belegschaft an, stattdessen mit dem Zug zu fahren. Anderen hingegen ist eine schnelle Reise wichtiger. Und mal ehrlich, mit dem Zug nach Griechenland zu fahren, ist dann vielleicht doch zu viel verlangt. 🤷‍♀️ Auch hier dürfen Sie als Unternehmer:in entscheiden, wann und in welchen Fällen auf welche Verkehrsmittel zurückgegriffen wird.

Reisekosten: Luxusurlaub auf Firmenkosten?

Sicherlich würden auch Ihnen die Augen aus dem Kopf fallen, wenn ein:e Arbeitnehmer:in Übernachtungskosten für ein Luxushotel abrechnet. Damit Ihnen so etwas nicht passiert, sollten Sie den Faktor „Kosten“ klar definieren. 💰

Neben den eigentlichen Reisekosten für die Transportmittel – auch hier können Sie Limits setzen oder die buchbaren Klassen festlegen – beinhalten diese weiteren Bestandteile:

• Wie hoch dürfen Kosten für die Übernachtung überhaupt sein?
• Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand für die Reisenden über die gesamte Reise oder pro Tag?
• Was ist mit Parkgebühren, Telefonkosten und Co.? Welche Reisenebenkosten erstattet das Unternehmen, welche nicht?

Vorschüsse und Abrechnungen

Nach einer Geschäftsreise folgt die Reisekostenabrechnung. Damit eine Abrechnung problemlos erfolgt, müssen Ihnen (oder Ihrer Buchhaltung) die entsprechenden Buchungsbelege vorliegen. Definieren Sie klare Regeln, in welcher Form Belege eingereicht werden dürfen. So vermeiden Sie, dass es unter den Mitarbeiter:innen zu Missverständnissen kommt. Ohne solche Regelungen kann es schnell passieren, dass die eine Hälfte der Belege per Post reinflattert, andere Belege per Mail bei Ihnen ankommen und der Rest als Screenshot im Postfach landet. 📯 Da ist es schwer, noch den Überblick zu behalten! Um so ein Papier- und Datenchaos bei der finalen Reisekostenabrechnung zu vermeiden, können Sie einfach entsprechende Anweisungen geben. 

Damit alles seine Richtigkeit hat, sollten Vorschüsse und Kosten stets sauber erfasst werden. Wie hoch diese ausfallen dürfen, obliegt ebenfalls Ihnen.

Warum sind Reisekostenrichtlinien so wichtig? Die Vorteile auf einen Blick

Reisekostenrichtlinien sind für Unternehmen sehr wichtig. Und das übrigens nicht nur, weil Sie einheitliche Prozesse und Regeln festlegen! Unter anderem bringen sie folgende weitere Vorteile mit sich:

• Die Reiserichtlinien dienen der Unternehmensführung als Überwachungsinstrument und dem Controlling als Grundlage, Kosten und Ausgaben im Blick zu behalten. So können Prognosen und Hochrechnungen gezielt stattfinden, außerdem haben Sie die Reisekosten ihres Unternehmens stets im Blick. 👀
• Die Regeln schaffen ein klares Verständnis dafür, was erlaubt ist und was nicht. So entstehen keine vermeidbaren Fehler, gleichzeitig sorgen sie für Transparenz. 🔍
• Auch wenn es nicht oft passiert: Gelegentlich gibt es Mitarbeitende, die versuchen, ein Unternehmen zu betrügen. Richtlinien und feste Prozesse sowie das Einfordern von Belegen können dem einen Riegel vorschieben oder solche Aktionen zumindest erschweren. 🐱‍👤

Reisekostenrichtlinien im Unternehmen umsetzen

Wie Sie sehen, spricht viel für die Einführung solcher Reiserichtlinien. Damit Ihnen die Umsetzung gelingt, haben wir Ihnen die wichtigsten Schritte zur Erstellung zusammengefasst – damit auch sicher nichts schiefgeht. 😎 

Was müssen Sie bei der Erstellung beachten?

Wenn Sie jetzt denken, dass das Erstellen solcher Richtlinien sicher viel Aufwand bedeutet, haben Sie falsch gedacht! 😉 Sie müssen keinesfalls bei null beginnen. Im Internet gibt es zahlreiche Muster und Vorlagen, die Sie zur Erstellung Ihrer eigenen Reisekostenrichtlinien nutzen können. Besonders wichtig ist dabei, dass Sie Folgendes beachten:

• Definieren Sie einen eindeutigen Geltungsbereich! 🚩
• Brauchen Sie unterschiedliche Regelungen für verschiedene Mitarbeitenden? 👤👥
• Achten Sie darauf, keine Auslegungslücken zu lassen oder Hintertüren zu öffnen. Das kann Ihnen auf die Füße fallen. ❌
• Überlegen Sie sich, wie Sie mit Sonderfällen umgehen möchten. 🤔
• Stehen Regelsätze und Pauschalen mit dem Reisekostenrecht im Einklang? 🧐

Viele fragen sich, ob bei der Erstellung einer Reisekostenrichtlinie für das Jahr 2024 die Mitbestimmung des Betriebsrates erforderlich ist. Die Antwort lautet: Nein! Selbst wenn Pauschalbeträge den Steuerfreibetrag übersteigen, braucht der Betriebsrat nicht einbezogen werden. 🙅‍♂️

Pauschalen und Regelsätze festlegen

Wie bereits erwähnt, müssen die von Ihrem Unternehmen festgelegten Sätze jeweils mit dem Reisekostenrecht im Einklang stehen. Abgesehen davon ist es oft schwierig, die richtigen Beträge festzulegen, die Ihre Mitarbeiter:innen auf Reisen ausgeben können. Dazu können Sie sich an bereits bestehenden Pauschbeträgen orientieren. So veröffentlicht das BMF regelmäßig ein sogenanntes „BMF-Schreiben zum Thema Reisekosten“, in welchen Obergrenzen und weitere Aspekte der Reisekostenordnung näher beleuchtet werden. So gelten die Übernachtungspauschalen innerhalb Deutschlands aus 2023 laut BMF beispielsweise auch für 2024; die Verpflegungspauschalen wurden erhöht und bei Reisen in einige andere Länder hat sich der Spesensatz auch im Vergleich zu 2023 geändert. Um Ihre eigenen Beträge für die Reisekostenabrechnung von Übernachtungen, Verpflegungspauschalen und Co. also immer aktuell zu halten, lohnt sich ein Blick auf die Homepage des BMF. Hier werden die entsprechenden Gesetzestexte zum Reisekostenrecht veröffentlicht. Auch das Stöbern in unserem Blog-Archiv lohnt sich: Wir haben einige dieser Pauschalen bereits ausführlich unter die Lupe genommen! 🔎

So gelingt die Umsetzung der Reisekostenrichtlinien 2024 in der Praxis

Mit der Erstellung der Richtlinien fängt die Arbeit erst richtig an, denn sie sind dazu bestimmt, in der Praxis gelebt zu werden, anstatt in einem Archiv zu versauern. Wie können Sie diese also in der Praxis erfolgreich implementieren? 

Geben Sie Ihren Mitarbeitenden einen kleinen Schubs und etwas Starthilfe. 🏁Schulungen helfen dabei, die Richtlinien besser im Gedächtnis zu verankern und geben Raum für Fragen und Diskussionen. Als fester Bestandteil eines Onboarding-Prozesses können auch neue Mitarbeiter:innen rechtzeitig mit den Leitfäden in Kontakt kommen. So können Sie sicher sein, dass Ihre Angestellten im Bilde sind. 🖼️

Auch hinter der Erstellung der Reisekostenrichtlinien lohnt es sich, permanent daran zu arbeiten. Hinterfragen Sie Ihre Leitfäden und halten Sie diese auf dem neusten Stand. Es gibt nichts Schlimmeres, als bei der Suche nach der aktuellen Version auf die „Reisekostenrichtlinien 2022“ oder gar auf Reisekostenrichtlinien aus 2014, 2015 oder 2016 zu stoßen. Das Chaos ist perfekt, wenn dann auch noch widersprüchliche Aussagen enthalten sind. Wenn Sie die Leitlinien jährlich aktualisieren, besteht kein Raum für Verwirrung und Widersprüche. 😶‍🌫️

In der Praxis gelingt die Umsetzung erfahrungsgemäß am besten, wenn Sie auf eine Software zurückgreifen, die einen automatisierten Prozess bietet und ermöglicht, Belege und Abrechnungen ordnungsgemäß zu archivieren. So verlieren weder Sie und Ihre Mitarbeitenden noch Ihre Buchhaltung den Überblick. 👁️

Verstoß gegen Reisekostenrichtlinien: was jetzt?

Inzwischen haben wir viel darüber erfahren, warum die Reisekostenrichtlinien nützlich sind. Doch was passiert, wenn Mitarbeiter:innen gegen die Reisekostenrichtlinien verstoßen? 🚨Bevor solch ein Fall überhaupt auftritt, sollten Sie sich über einen möglichen Fehler und Ihr folgendes Vorgehen Gedanken machen. 

1. Unbekannte Richtlinien: Die Reisekostenrichtlinien befinden sich im Archiv, den Mitarbeiter:innen sind diese jedoch nicht bekannt. Der Verstoß ist aus Unwissenheit geschehen und zeigt dem Unternehmen: Hier herrscht Schulungsbedarf! 👩‍🏫
2. Kompliziertes Buchungstool: Wenn die Buchung über ein bestimmtes Tool zu kompliziert und aufwendig ist, könnte die Belegschaft auf eine andere Möglichkeit der Buchung zurückgegriffen haben. Auch hier heißt es: Eventuell müssen Sie Mitarbeiter:innen besser im Umgang mit dem Tool schulen. Alternativ sollten Sie die Nutzung eines anderen Tools überdenken, das intuitiver in der Bedienung ist. 🔨
3. Unrealistische oder veraltete Richtlinien: Die Preise steigen stetig an und die regionalen Unterschiede nehmen zu. Das kann sich auch merklich auf die Reise- und Übernachtungskosten auswirken. Es kann passieren, dass der Verstoß passiert ist, da es einfach keine Alternative gab. Im Hinblick auf die Wirtschaft ist es doch eigentlich klar, dass Reisekostenrichtlinien von 2015 nicht derselben Ausgangslage entsprechen wie Reisekostenrichtlinien für 2022. Sie sollten beim Festlegen von Höchstgrenzen also immer regionale Unterschiede berücksichtigen und Ihre Preisgrenzen überprüfen.  📈
4. Mutwilliger Verstoß: Ein:e Arbeitnehmer:in kann sich den Richtlinien bewusst sein und sich dazu entscheiden, gegen diese zu verstoßen. Hier ist ein persönliches Gespräch zu suchen, um die Hintergründe zu erfahren und angemessene Konsequenzen zu ziehen. 💬

Verstöße können nicht nur Betrugsversuche darstellen, sie passieren auch unwissend und können auf Prozessschwächen hindeuten. Sollte ein Verstoß vorliegen, ist der erste Schritt immer ein persönliches Gespräch, um der Ursache auf den Grund zu gehen. 🗣

Buchhaltung mit Pleo: Bürokratie war nie einfacher

Reisekostenrichtlinien bieten einem Unternehmen eine Vielzahl von Möglichkeiten und Vorteilen. Sie habe alle Kosten stets im Blick und können diese steuern und planen. Die Belegschaft erhält damit einen Leitfaden, der den Prozess rund um Geschäftsreisen vereinfacht und Rahmenbedingungen setzt. So wird die spätere Reisekostenabrechnung zum Kinderspiel, während Sie gleichzeitig unnötigen Papierkram vermeiden.

Das funktioniert aber nur, wenn alle Kosten ersichtlich und nachvollziehbar sind. Dazu gehört auch, bei der Reisekostenabrechnung alle Belege parat zu haben. Um zu vermeiden, dass dabei ein großes Chaos aus Papier und Daten entsteht, können Sie den Prozess ganz einfach digitalisieren. Wie das geht? Mit Pleo!

Mit der smarten Firmenkarte können Sie Ausgaben wie Verpflegungsmehraufwendungen kontrollieren, prüfen und Belege einfach mit der App erfassen. So haben Sie stets alles im Blick, ganz ohne Chaos. Buchhaltung ohne Zettelwirtschaft – mit Pleo.