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Ausgabenverwaltung

Pleos CFO teilt 5 Tipps zur Überwindung der Rezession, die für wirklich ALLE Unternehmen relevant sind

Man nehme eine Energiekrise, eine uns noch in den Knochen steckende Covid-19-Krise, Lieferkettenprobleme, Inflation … fertig ist die Zutatenliste für eine Rezession. 

Die momentanen Schlagzeilen lassen durchaus Untergangsstimmung aufkommen. Nicht nur in Privathaushalten werden die Sorgenfalten tiefer, auch für Unternehmen sämtlicher Branchen sah die Zukunft schon mal rosiger aus. Allerdings gibt es nicht nur schlechte Nachrichten: Denn anders als in der Covid-19-Krise haben wir dieses Mal den Vorteil, dass die Rezession absehbar ist und wir uns deshalb auf sie vorbereiten können.

Es ist nicht zu leugnen: Kosteneffiziente Lösungen sind für jedes Unternehmen unerlässlich.

Viele Unternehmen überprüfen bereits verstärkt ihre Arbeitsabläufe und suchen nach den kosteneffizientesten Prozessen. Unter die Prozesslupe gerät dabei auch die Buchhaltung – was wir natürlich nur gutheißen können ;). Zeit und Ressourcen zu optimieren und somit Mitarbeiter:innen zu ermöglichen, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die wirklich wichtig und effektiv ist, anstatt auf zeit- und energieaufwendige Aufgaben, die automatisiert werden könnten, das war vielleicht nie dringender. 

Wir haben mit unserer CFO Anita Szarek gesprochen und sie gefragt, was Unternehmen hier und jetzt machen können, um Kosten zu sparen.

Schnallen Sie sich an! Es gilt, die kommende Rezession zu überstehen.

1. Erstellen Sie eine Ausgabenrichtlinie (und sorgen Sie dafür, dass Ihr Team sie nutzt)

Jedes Unternehmen sollte eine Ausgabenrichtlinie haben. Für Unternehmen, die sich auf eine Rezession vorbereiten, ist diese mehr als nur ein „nice-to-have“: Sie stellt sicher, dass Ausgaben genehmigt sind und keine unnötigen Cashflow-Risiken eingegangen werden. Eine Ausgabenrichtlinie kann außerdem bewirken, dass Sie stets in Echtzeit wissen, welche Ausgaben zu erwarten sind und – was noch wichtiger ist – wie Ihr Monatsabschluss aussehen wird.

Lassen Sie sich nicht von der Frage, wo und wie man am besten mit der Etablierung einer Ausgabenrichtlinie anfängt, einschüchtern. Das Wichtigste ist, dass die Ausgabenrichtlinie übersichtlich, kollaborativ, relevant und für alle zugänglich gestaltet ist. Damit aller Anfang nicht zu schwer für Sie wird, können Sie auch einfach Pleos interaktiven Baukasten zur Erstellung Ihrer Ausgabenrichtlinie nutzen. 

Sofern Sie es noch nicht tun, nutzen Sie in Kombination mit Ihrer neuen Ausgabenrichtlinie eine smarte Ausgabenlösung. Ihr Ziel ist es, einen effizienten Ausgabenprozess zu schaffen, der intuitiv für alle Mitarbeiter:innen funktioniert. Smarte Lösungen wie Pleo ermöglichen zudem ein weitaus höheres Maß an Kontrolle und entlasten Finanzteams und Mitarbeiter:innen gleichermaßen, indem Sie dem gesamten Unternehmen Zeit und Geld sparen.

So entsteht ein gesundes Ökosystem, in dem die Kontrolle über Ausgaben und die Förderung verantwortungsbewusster Ausgaben in den Händen der CFOs liegt, die Tools selbst aber in Form einer autonomen Lösung bei den Mitarbeiter:innen.

2. Befreien Sie Ihren CFO …

Jetzt, da wir uns mitten in einer Rezession befinden, sollte Ihr CFO Ihr MVP sein (= most valuable player). Sein finanzieller Sachverstand wird benötigt, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen verantwortungsvoll mit Ausgaben umgeht. Ihr CFO sollte in der Lage sein, Ihnen Echtzeitdaten bezüglich Ihrer Finanzstabilität zu liefern und Ihnen zu sagen, welche Umstellungen Ihr Unternehmen gegebenenfalls vornehmen muss.

Wenn Ihre Ausgabenverwaltung in sicheren, automatisierten Händen liegt, kann Ihr CFO seine Aufmerksamkeit dorthin lenken, wo sie einen echten Mehrwert schafft.

Leider sehen wir allzu oft, wie die Superkräfte der CFOs verschmäht werden: Sie sichten Quittungen und kümmern sich um Verwaltungskleinkram. Das ist weder für Ihren CFO noch für Ihr Unternehmen eine gute Nachricht. 

Durch den Wechsel zu einer smarten Ausgabenlösung automatisieren Sie den Papierkram rundum die Ausgabenverwaltung. Niemand, geschweige denn Ihr CFO, verschwendet ab jetzt seine Zeit mit Ausgabendetails und der Suche nach Belegen. Wenn Ihre Ausgabenverwaltung in sicheren, automatisierten Händen liegt, kann Ihr CFO seine Aufmerksamkeit dorthin lenken, wo sie tatsächlich gebraucht wird und zu einem echten strategischen Partner für Ihr Unternehmen werden. Lassen Sie sich Ihren CFO darauf konzentrieren, dass die richtigen Leute gemeinsam mit der Geschäftsführung die richtigen Dinge vorantreiben.

3. … und das restliche Team

Nicht nur Ihr CFO profitiert von automatisierten Prozessen, sondern auch der Rest Ihrer Belegschaft. Ein großer Teil der Arbeitszeit wird mit manuellen, sich wiederholenden Aufgaben verbracht, die nicht nur eine Verschwendung Ihrer Zeit, sondern auch Ihres Budgets darstellen. Durch den Einsatz von Technologielösungen, die diese Prozesse automatisieren – sei es im Ausgabenmanagement, der Dateneingabe oder anderem – können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter:innen maximal produktiv bleiben und sich auf die Aufgaben konzentrieren, die den meisten Mehrwert schaffen.

Eine Entschlackung Ihrer Prozesse wird Ihnen auch noch nach der Rezession gute Dienste leisten. Ihr Unternehmen arbeitet langfristig flexibler und wird nicht durch zeitintensive Aufgaben aufgehalten. Die Mitarbeiterzufriedenheit (und schließlich auch die Mitarbeiterbindung) verbessert sich dadurch, dass es allen ermöglicht wird, ihr Potenzial voll auszunutzen. So verlagern Sie Ressourcen in einen Bereich des Unternehmens, in dem sie eine weitaus positivere Wirkung haben.

4. Belohnen Sie sich

Es mag sich kontra-intuitiv anfühlen, aber genau jetzt ist der richtige Zeitpunkt für Unternehmen, Geld auszugeben, um später mehr Geld zu verdienen. Mit der Einführung unseres Cashback-Programms nehmen wir diese Strategie wortwörtlich. Wir wollen Unternehmen dabei helfen, mehr für Ihr Geld zu bekommen. Unser neues Cashback-Angebot bedeutet für Pleo-Kund:innen, dass sie einerseits Zeit und Geld mit der Automatisierung ihrer Ausgabenprozesse sparen und andererseits jetzt auch mit jeder Ausgabe Geld verdienen. 

Mit bis zu 1 Prozent Cashback auf jede Pleo-Kartentransaktion erhält Ihr Team jeden Monat eine automatische Cashback-Überweisung auf Ihr Pleo-Konto. Ob für ein Software-Abonnement, ein Kundenessen, Bahntickets oder anderes – Pleo gibt Ihnen Geld zurück, wenn Sie es am dringendsten brauchen, und belohnt Sie nicht nur dafür, dass Sie unseren Service nutzen (vielen Dank!), sondern auch dafür, dass Sie bei der Zukunft des Ausgabenmanagements mit an Bord sind. Unsere Kirsche on top: Wofür Sie Ihr Cashback ausgeben, bleibt Ihnen überlassen.

5. Lassen Sie nicht Ihr Team für Sie zahlen

Denken Sie daran, dass nicht nur Ihre Unternehmenseinnahmen, sondern auch Ihre Mitarbeiter:innen die Auswirkungen der drohenden Rezession zu spüren bekommen. Die Inflation übersteigt die Gehälter und persönliche Ausgaben für Mieten und Energierechnungen schnellen in die Höhe.

Auch wenn Sie vielleicht keine Gehaltserhöhungen anbieten können, so können Sie doch dafür sorgen, dass Ihr Team für Unternehmensausgaben nicht selbst in die Tasche greifen muss – und dann wochenlang auf die Rückerstattung wartet.

Arbeitgeber sollten die Gelegenheit nutzen, um eine smarte Ausgabenlösung zu implementieren, die sicherstellt, dass Erstattungsprozesse so kurz und einfach wie möglich gehalten werden. 

Die Wahrheit ist: Über die Auswirkungen der bevorstehenden Rezession lässt sich nur spekulieren. Aber wenn wir unsere Ausgabenprozesse jetzt optimieren, hilft uns das nicht nur, die Rezession zu überstehen, sondern auch in Zukunft langfristig für alles, was da kommen mag, gerüstet zu sein. 

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