Un día cualquiera en el trabajo, en pleno proceso de control de gastos, algo te llama la atención.
El IVA deducible parece demasiado pequeño, como que no hay casi 🤨
¿Cómo puede ser, si todo tu equipo se ha ido de viaje de trabajo varias veces a lo largo del ejercicio?
Es decir, que ha habido gastos para aburrir… pero la cuota de IVA no baja.
¿Por qué?
Muy probablemente, la causa sea que la gran mayoría de los gastos se estén justificando con facturas simplificadas y no con ordinarias.
Las comidas en restaurantes, por ejemplo. O los taxis.
El gasto es elevado, pero solo cuentas con facturas simplificadas y ese IVA no te lo puedes deducir.
Haces números y ves que sumando y sumando, al final la cantidad que estás dejando de ahorrar es significativa.
¿Qué haces en tal caso? ¿Hay alternativa para poder deducirte ese IVA de alguna forma?
La respuesta es sí y está en lo que se conoce como factura de canje, tema que vamos a tratar largo y tendido a continuación: qué es, qué datos incluye, cómo se hace, la normativa, requisitos, cómo se contabiliza… y un ejemplo final que lo ilustre todo.
¿Vamos?
¿Qué es una factura de canje?
La factura de canje está irremediablemente unida a la factura simplificada, aquella que no contiene los datos del receptor. La cantidad de IVA tampoco es preciso que aparezca.
Se trata de los tickets de toda la vida, que desde 2013 pasaron a llamarse así, facturas simplificadas.
Pues bien: en las facturas simplificadas, el IVA —que sí que pagas— no te lo puedes deducir como IVA, por lo que dejas de ahorrarte un dinero.
Sí puedes deducírtelo, en cambio, en el impuesto de sociedades; al menos si tienes forma de demostrar que el pago lo ha hecho la empresa, pero claro… así cunde menos 😩
Casi mejor poder contar con todo ese IVA como IVA deducible, ¿no?
Pues para eso tienes que ir al emisor original de la factura simplificada y decirle que quieres una factura de canje.
Y el emisor está obligado a emitirla y dártela 🙃
La factura de canje viene a sustituir a la simplificada, y a ti te sirve para deducirte el IVA asociado.
Bien, ¿no?
Las ventajas de solicitar facturas de canje
Pues imagina: de no poder deducirte el IVA de una factura a deducírtelo en su totalidad.
Si tu equipo genera muchas facturas simplificadas, las facturas de canje pasan a ser clave, un imperativo en tu estrategia financiera en busca de aumentar la rentabilidad.
¿Que no?
Pongamos un ejemplo.
Digamos que en ese control presupuestario que estabas haciendo te salen 50 facturas simplificadas por valor de 10.000 € de gastos, de los cuales 1.735,54 € corresponderían a un IVA que, de principio, no vas a poder deducir.
Tienes dos opciones:
- Deduces los 10.000 € en el impuesto de sociedades, y el IVA soportado se queda exactamente igual
- Pides facturas de canje, consigues que los 10.000 € con el IVA incluido se conviertan en 8.264,46 € más un IVA deducible de 1.735,54 € y deduces ambos importes por separado
A efectos fiscales cunde bastante más deducir los 1.735,54 € en el IVA que en el impuesto de sociedades, donde pasaría a reducir un poco la cuota total a partir de la cual se calcula el impuesto.
La opción dos hace que te deduzcas los 1.735,54 €, hasta el último céntimo 🙌
¿Dónde va a parar?
Pues ahí lo tienes: la factura de canje tiene un beneficio fiscal bastante interesante, siempre que sea tu empresa la que la solicite a los establecimientos y profesionales que le dieron facturas simplificadas a tu equipo.
Si es a tu empresa a la que se la piden, solo tendrás que emitirla, pero no tendrá efectos contables para ti 🙂
Normativa y requisitos de las facturas de canje
La normativa de la factura de canje se encuentra en el Reglamento de Facturación.
¿Qué requisitos impone para las facturas de canje?
Son cuatro.
El primero, que tu empresa cuenta con un máximo de 4 años desde la fecha de emisión de la factura simplificada para solicitar la de canje.
El plazo para solicitar la factura de un ticket se establece en 4 años, así pues.
El segundo requisito es que la factura de canje debe solicitarla la empresa —o profesional autónomo— que recibió la factura simplificada original… o, en su defecto, una empresa externa que preste el servicio de recuperación de IVA.
El tercer requisito es que en la solicitud se presente la factura simplificada original o, alternativamente, una copia digital certificada por una aplicación para escanear facturas homologada por Hacienda.
¿Y el cuarto requisito?
Que si la solicitud la hace la empresa especializada en la recuperación de IVA, deberá contar con una autorización de tu empresa, la que recibió la factura simplificada, así como de una declaración de procedencia de los tickets.
Resumiendo: si es tu empresa la que va a solicitar la factura emitida por canje de la factura simplificada, lleva la factura original y asegúrate que no fue emitida hace más de cuatro años.
Y ahora, vamos con dos preguntas típicas no, tipiquísimas:
¿Es obligado emitir las facturas de canje? 🙄
Si te las piden dentro de plazo y presentan las facturas simplificadas originales, sí.
¿Y se pueden sustituir varias facturas simplificadas en una misma factura de canje? 🙄
Ya sabes: si una misma empresa os ha dado varias facturas simplificadas… ¿podéis hacer más sencillo el proceso y emitir/recibir una única factura de canje que sustituya todas las simplificadas?
La respuesta es un no rotundo: una factura simplificada = una factura de canje 👌
¿Qué datos se incluyen en las facturas de canje?
A efectos prácticos, una factura de canje es como una factura completa ordinaria.
¿Qué hace que la simplificada no sea ordinaria?
Los datos del receptor de la factura y la cuota de los distintos tipos de IVA, ¿no?
Pues la factura de canje sí incluye estos conceptos, y un extra: una segunda fecha, correspondiente a la fecha de la factura original.
Así pues, los datos que se incluyen son estos:
- Número de la factura de canje, que debe ser de una serie totalmente independiente
- Fecha de emisión de la factura de canje
- Fecha de emisión de la factura simplificada que se va a sustituir y alguna referencia para identificarla
- Datos fiscales del emisor
- Datos fiscales del receptor
- Los detalles de la operación, como los bienes entregados o servicios prestados
- El tipo impositivo aplicado, diferenciándose en caso de haber más de uno
- La cuota resultante —o cuotas— de los tipos impositivos aplicados
Ojo con el comentario del número de la factura: si te la dan a ti, pues como que da igual, pero si es tu empresa la que la está emitiendo, tendrá un número de serie independiente del resto de facturas ordinarias emitidas.
De lo contrario, podrías tener problemas en caso de inspección
Cómo hacer facturas de canje
En realidad solo tienes que separar el trigo de la paja en lo que te acabamos de contar.
¿Le toca a tu empresa hacer facturas de canje?
Pues tendrás que solicitar la factura simplificada original que entregaste en su momento, y a la hora de hacer la tuya, ya sabes:
- Incluyes dos fechas, que corresponden a la de emisión de la factura de canje y a la de emisión de la factura simplificada original
- Incluyes los distintos tipos impositivos, por si hubiera más de un IVA
- Incluyes las cuotas de los distintos tipos impositivos
- Y le das una numeración propia, independiente del resto de facturas ordinarias
A efectos fiscales, como empresa emisora de facturas de canje te da exactamente igual, porque se trata de una operación fiscal ya cerrada. Tú ya liquidaste los impuestos, así que no tienes que pagar nada.
Si eres la empresa solicitante, ojo, que ahí sí que tienes que meter mano en los libros de contabilidad 👇
Cómo contabilizar las facturas de canje
Si es tu empresa la que las emite, no hace falta que las contabilices, porque ya tienes liquidado el impuesto y no cambiaría nada. Tu cliente no se deduce el IVA, pero te da el dinero y tú lo declaras como ingreso.
Nada, que tu única responsabilidad si te piden una factura cumpliendo los requisitos es emitirla.
¿Y si es tu empresa la que la solicita?
Pues tendrás que hacer uno de los dos siguientes ajustes contables:
- Puedes anular el asiento del gasto original y rehacerlo con fecha actual, acordándote de que ahora ya tienes IVA para contabilizar
- O puedes regularizar un ejercicio anterior con el ejercicio presente, haciendo ajustes positivos de IVA
La primera opción es un poco rollo porque tienes que editar los libros contables y el baile es más grande.
La segunda opción es tan sencilla como contabilizar un gasto más teniendo en cuenta que debes hacer un ajuste con el IVA.
¿Vemos la diferencia con un ejemplo?
Ejemplo de factura de canje y cómo contabilizarla
Para el ejemplo diremos que es tu empresa la que la solicita.
Elena, de tu equipo, tuvo que improvisar un viaje relámpago para cerrar un acuerdo con un cliente y le tocó hacer noche en un hostalito sencillo.
Al llegar al hostal, pagó con la tarjeta de empresa y le dieron un ticket —factura simplificada— por valor de 121 €.
A su vuelta, entregó el ticket a contabilidad, que le reembolsó los 121 € tal cual y los contabilizó como gastos de viaje.
Meses después, revisando y revisando o tras dar con este artículo e inspirarte, das con el caso de Elena y quieres deducirte esos 21 € de IVA.
Te pones en contacto con el hostal y le explicas la situación, mostrándole la factura simplificada original.
El hostal, amablemente, te pide los datos fiscales de la empresa y os hace llegar la factura originaria, con el IVA desglosado.
Sería suficiente con realizar un contraasiento en concepto de anulación del original y luego un nuevo asiento por la factura de canje, en el que sí se contabilizaría el IVA como IVA deducible.
Para declarar esos 21 € de IVA soportado, además, tendrías que emplear el modelo 347 😉
Pleo, tu aliado total para solicitar facturas de canje
Digamos que has dado con 90 gastos en tu sistema de control que tienen factura simplificada o ticket como justificante de pago.
Quieres deducirte todo ese IVA, por lo que acudes a los tickets para pedir las facturas de canje y… manos a la cabeza 😱
Uno tiene la tinta tan borrosa que los 97 € que marca tu sistema de control no se distinguen bien.
Otro está tan arrugado y manchado que no queda muy claro el tipo impositivo, aunque es evidente que es del 21 %... pero tampoco se ve bien.
Resulta que de los 90 tickets, 20 no te los aceptan por inconvenientes como los descritos, y al sumarlos te salen 400 € de IVA. Que no es mucho, pero oye, vaya fastidio no poder recuperarlos como IVA deducible.
Si hubieras empleado Pleo, el proceso hubiera sido bien distinto.
Al recibir esos tickets originales, los habrías pagado con tu tarjeta Pleo de gastos de empresa y les habrías hecho una foto con el móvil.
Tiempo después, las imágenes siguen perfectas en la nube, y son las que empleas para hacer la solicitud de cada una de las 90 facturas de canje.
¿Y los tickets en papel?
Podrían haberse arrugado, manchado o perdido la tinta, pero Pleo es una aplicación homologada por Hacienda y la foto ya sirve como justificante para recibir las facturas de canje ✌️
O lo que es lo mismo: de los tickets te olvidas una vez los pagues y hagas la foto.
¡Menos mal!
Pon una app para gastos de empresa como Pleo en tu vida… ¡y a recuperar IVA con facturas de canje como si no hubiera un mañana!
