FinOps: guía para optimizar costes en la nube

¿FinOps?

Quizá te suene, especialmente si tu empresa trabaja en la nube. 

O porque te va la optimización de costes y aunque todavía no estéis en la nube, te ves totalmente preparado para dar el salto.

Y si no lo conoces, no te preocupes, que vamos a hablar largo y tendido de lo que es FinOps y cómo implementarlo en tu empresa.

Ya te adelantamos que interesarte, te interesa. Porque trabajar en la nube lo hace ya prácticamente todo el tejido empresarial, pero... ¿y optimizar los costes asociados, aumentando así la rentabilidad del negocio?

Vaaaamos FinOps 👇

Lo primero es lo primero: ¿qué es FinOps?

FinOps sale de Finantial Operations o, para los puristas, Finantial DevOps.

Es más: FinOps es a las finanzas lo que DevOps es al desarrollo de software.

Es decir, es un método de trabajo. Un conjunto de prácticas y herramientas.

Es una filosofía cultural que consiste en optimizar el gasto generado por la nube ☁️

Fruto de la pandemia y de la digitalización, la tecnología cloud llegó a la vida de las empresas para quedarse, porque lo hacía todo más fácil.

Reducía los costes en comparación con el trabajo en local, era un sistema escalable, seguro y bastante ágil.

Normal que tantas y tantas empresas se sumaran 😅

¿Y qué pasa? Pues que aunque trabajar en la nube sea barato, sigue generando un coste. Un coste que, si no se controla y optimiza, puede llegar a ser muy perjudicial para tu empresa.

Pero tú, como CFO, cuentas con la metodología FinOps para evitarlo.

Si nos sumergiéramos un poquito más, ¿FinOps qué es?

Consiste en integrar las finanzas de la empresa y el producto con la tecnología, con el fin de administrar más y mejor los gastos operativos. Empleando la nube, obviamente.

Adoptar un sistema FinOps te permitirá, dicho de otra forma, llevar la gestión financiera en la nube.

¿Y cómo lo hace?

Venga, que nos pasamos a las estrategias 😊

Estrategias y prácticas de FinOps

¿Vamos con prácticas habituales y estrategias FinOps?

Una de ellas es la de establecer una cultura de colaboración entre equipos, con el fin de que todas las decisiones que se tomen sean informadas, basadas en datos, persiguiendo el mismo objetivo.

También lo es el tratar de optimizar los costes asociados al trabajo en la nube, para lo cual será necesario identificarlos y establecer políticas y procedimientos para gestionar los recursos.

¿Seguimos?

Otra estrategia FinOps es la de hacer un control total y seguimiento a los gastos derivados del trabajo en la nube, con el fin de identificar oportunidades de optimización. De esa forma podrías identificar qué recursos no se están utilizando —y se están pagando— o cuáles se están empleando demasiado poco.

Y terminamos con la implementación de políticas de marcado o etiquetado.

¿Marcado? 🙄

Sí: nos referimos a etiquetar tipos de tareas, departamentos, cargas de trabajo más o menos críticas... con el fin de saber con precisión cuánto presupuesto asignar.

¿Ves? Decisiones informadas, control de costes en la nube, optimización, ahorro... todo ello en busca de tu último —pero no único— fin como CFO: aumentar la rentabilidad de tu empresa.

Creando cultura FinOps

Decíamos que el FinOps consiste, entre otras cosas, en alinear a todo el mundo. En que los distintos departamentos colaboren y se responsabilicen de la optimización de costes asociados al trabajo en la nube.

Para eso, cada departamento tendrá que adaptarse a su manera.

Por ejemplo, adoptando la filosofía FinOps, el personal de finanzas se encargaría de esto:

• Realizar reportings financieros en la nube
• Consolidar los controles presupuestarios y proyecciones financieras
• Analizar gastos en la nube y reducir los costes
• Normalizar la previsión de gastos
• Establecer un sistema de reembolsos eficiente para los empleados
• Aumentar la precisión al hacer presupuestos y previsiones

Pero espera, que esto no solo afecta al equipo de finanzas. 

Mira por ejemplo alguien de compras y adquisiciones. Con el modelo FinOps estas serían algunas de sus nuevas responsabilidades:

• Conseguir el mejor precio de la nube de un producto o servicio
• Traducir el dato bruto de los costes en el coste asociado a las actividades 
• Proporcionar visibilidad del coste de licencias y contratos

Y las de alguien de producto:

• Tomar decisiones de producto relacionadas con el rendimiento
• Predecir cuánto influirá la infraestructura cloud adoptada en el precio de los productos o servicios
• Guiar al equipo para mejorar la eficiencia de la inversión en la nube

¿Y si es un C-Level, como tú?

• Tomar decisiones estratégicas en función de los resultados ofrecidos por la nube
• Predecir el aumento del gasto en la nube a medida que crece el negocio
• Fomentar el uso de soluciones y tecnología en la nube

A efectos prácticos, todo tu equipo tendrá que modificar su forma de trabajar. Todos tendrán la responsabilidad de utilizar las herramientas y soluciones FinOps adoptadas con el fin de optimizar costes.

Cómo implementar FinOps en tu empresa

¿Te pica el gusanillo y te gustaría empezar a la de ya? 😂

Pues lo primero sería que crearas un equipo especial de FinOps. Selecciona personas clave de finanzas, IT y producto, que serán las encargadas de implementar la metodología FinOps en la empresa.

Luego tocaría identificar los costes generados en la nube y cómo se están empleando los recursos cloud de la empresa. Habrá que hacer un análisis de gastos en la nube profundo y evaluar posibles oportunidades de ahorro.

Entonces llegaría el momento de definir las políticas y procedimientos para la gestión en la nube. 

¿Como cuáles? Pues lo que comentábamos del marcado: consiste en etiquetar según qué tipos de tareas hay que hacer, los equipos implicados y si las tareas son más o menos costosas.

También es interesante establecer procedimientos de eliminación... y de escalado automático. Es decir, si un recurso no se utiliza durante un tiempo determinado, se elimina sin vacilar 👋

Y si se emplea y hace falta más capacidad, pues lo contrario: se aumenta o se contrata el siguiente plan. Pero de forma ágil, sin las típicas trabas que dificultan el trabajo. Automatización de procesos le dicen 🫶

Y sin comerlo ni beberlo, toca pasar a la acción: implementar las herramientas elegidas para optimizar el coste de la nube. Soluciones que permitan analizar el uso, el coste y el uso con respecto al coste.

A lo que sigue, obviamente, la labor de monitorizar constantemente y hacer ajustes. Se pueden buscar, por ejemplo, patrones de consumo o recursos que de repente dejan de utilizarse. 

Con ello, el equipo de FinOps podrá tomar las decisiones informadas para decidir qué costes ahorrarse y mejorar así la rentabilidad de la empresa.

Desafíos a la hora de implementar FinOps... y un caso de éxito

Pero ojo eh, que puede no ser fácil 😑

Se trata de una metodología basada en la colaboración de los equipos de finanzas, IT y producto.

¿Y si no trabajan bien juntos? Con toda probabilidad, la implementación de prácticas FinOps será una tortura para todo el mundo 😓

La dificultad también puede venir desde la comprensión. Una empresa entera llevada a la nube podría generar una infraestructura cloud difícil de entender... y de administrar. 

Y si no hay una comprensión total, ¿cómo se identifican las oportunidades de ahorro en la nube? ¿Cómo se optimiza el uso y la gestión de los recursos en la nube?

También hay que lograr dar con las herramientas adecuadas. Herramientas FinOps que te permitan monitorizar y analizar los costes asociados al trabajo en la nube. Soluciones que encajen con tu empresa, claro, y que te lleven hasta ese ahorro y aumento de la rentabilidad.

Y finalmente tenemos la resistencia al cambio. Ten en cuenta que adoptar una cultura FinOps alteraría la forma de trabajar de todo tu equipo, en mayor o menor medida. Si este no está muy conforme con esta nueva metodología, será más complicado que se asiente.

Nos estamos poniendo en el peor de los casos, ¿eh?

Que no tiene por qué pasar todo eso, claro 🥲

Mira por ejemplo GlobalDots, una consultora que ayuda a empresas, entre otras cosas, a optimizar sus gastos en la nube mediante procedimientos FinOps.

En este caso de estudio cuentan que su mayor desafío no fue identificar los costes cloud de su cliente, sino implementar una optimización efectiva de los mismos.

Resulta que el cliente era un ecommerce enorme que se pasó al servicio en la nube de Amazon (AWS). Habían contratado nada más y nada menos que 16 módulos, tantos como sus focos de negocio.

En su artículo explican que implementar el proceso de optimización fue largo y complejo. Que les costó conseguir la confianza de los empleados, que pasaron de hacer el trabajo de siempre por su cuenta a hacerlo con un supervisor externo observando.

Sin esa cooperación inicial entre trabajadores costó adoptar las soluciones FinOps... pero finalmente lograron su confianza y que todos remaran en la misma dirección y lo consiguieron. 

De hecho, dicen que con su solución la factura mensual de la nube del cliente se redujo en un 20 % y que el negocio creció en un 30 % —no especifica en qué—.

Buen caso de éxito, ¿no? 😮

¡Toma ya!

¡Ah! Los resultados FinOps hay que medirlos, sí

Para saber si la implementación de prácticas FinOps ha sido un éxito o no, habrá que medir, ¿no?

Y para medir, nada como los KPIs.

¿Cuáles puedes utilizar para conocer la efectividad de las prácticas FinOps en tu empresa?

El principal es el COR, que se refiere al ratio de optimización de costes. 

Consiste en dividir los costes de la nube optimizados entre los costes de la nube antes de optimizar. Cuanto más alto sea el COR, más efectiva estará siendo la optimización de costes.

Aquí van tres más:

• El coste de cada solución en la nube, para identificar cuáles consumen más 
• El coste de cada usuario en la nube, para identificar qué usuarios están consumiendo un mayor porcentaje de recursos
• Métricas de utilización, como las de uso de la CPU y de la red de cada solución, para conocer cómo se están utilizando los recursos de la nube

Y claro, también puedes medir el éxito de forma más «humana»: ¿cuántos managers están capacitados en FinOps?

¿Tu equipo siente que tiene participa en procesos FinOps en su día a día?

¿Está aumentado el número de personas que contribuye a optimizar los costes en la nube?

Elige la forma que quieras... ¡pero mide! Y así sabrás si esto del FinOps fue buena idea o no.

Si lo haces bien, tiene todas —toooodas— las papeletas para poder decir en voz alta que esto del FinOps habrá sido un gran acierto 🙌

Y ojo, que entra en escena una solución que trabaja en la nube. 

Pequeña pero matona 🙃

Pleo, aplicación candidata para tu stack de herramientas en la nube

Pleo es trabajo en la nube.

Es, de hecho, gestión de finanzas en la nube.

Es controlar el gasto en tiempo real.

Es sostenibilidad, al hacer desaparecer los tickets, las facturas y las notas de gasto.

Es comodidad para todos, tanto managers como trabajadores con tarjeta de empresa.

Es un buen fichaje para las prácticas FinOps y optimizar el gasto de la nube... ¡y más allá!

Porque, de hecho, Pleo te da información para optimizar no solo los gastos que se den directamente en la nube... sino todos los que acometa el negocio.

¿Que un trabajador se va de viaje y paga una noche de hotel? Directo a la nube gracias a las tarjetas Pleo.

¿Que un camarero se va a por huevos de emergencia al supermercado? Directo a la nube también.

Incluye nuestra app para gastos de empresa en tus herramientas FinOps... y a optimizar gastos, se ha dicho ✌️