Cuenta contable de los gastos de software: contabiliza así las aplicaciones informáticas
¿Cómo deberías contabilizar los gastos de software en tu empresa?
Seas un líder tecnológico o financiero, seguro que tienes claro que sin herramientas y software no vas a ningún sitio, al igual que si no contabilizas bien sus gastos.
Si lo haces con errores... fatal:
- Incumples la ley, lo que se traduce en multas
- La contabilidad de la empresa sería un caos
- Y sin control contable, la operativa diaria podría verse perjudicada
La tecnología tiene que jugar de tu lado y su contabilidad, también.
Por eso vamos a centrarnos en un tema que tiene su aquel, sin duda.
Porque a ver, así a bote pronto, ¿cuál es la cuenta contable de una compra de software?
¿Y cómo hay que contabilizar una licencia software que sea un pago recurrente?
Cuenta 629, cuenta 623, cuenta 206... venga, vamos con ello.
Más allá de la contabilidad de los gastos de software
Como decíamos, acertar con la cuenta contable de los gastos de software es fundamental.
Para empezar, dará información fidedigna de la situación financiera de la empresa. Con todos los gastos de software bien contabilizados y donde toca, las deducciones en el impuesto de sociedades serán una realidad, al igual que el IVA deducible.
Y eso... además de información de valor, es directamente ahorro. Es decir, acertar en la cuenta contable de las aplicaciones informáticas incide en la rentabilidad de la empresa.
¿No es suficiente?
Pues vamos a darle la vuelta a la tortilla: si no contabilizas bien, ojo, que tendrás errores en los libros contables y eso podría derivar en multas y sanciones.
Un riesgo financiero al que oye, no hay por qué tenerle miedo, que se puede evitar.
Para eso, hay que tener perfectamente claro cómo contabilizar todos y cada uno de los gastos de software.
Que por cierto, ¿cuáles son?
¿De qué gastos de software estamos hablando?
Software, programa... sí, todos sabemos lo que es, pero ¿qué gastos pueden salir de ahí? 👇
- El coste de desarrollar el código del software, por si fuera propio
- O si no, el coste de la adquisición del software; ya sabes, la licencia
- El mantenimiento del software también puede ser un gasto
- ¿Y si el propio software o un experto en el mismo tienen que ofrecer el servicio de consultoría a la empresa para que le saquéis el máximo partido?
Como ves, todo son tipos de gastos de software que oye, hay que considerar.
Y así llegamos a la clave de todo esto: las cuentas contables de los gastos software.
¿Software de desarrollo propio o adquirido? ¿Gasto activo inmovilizado o corriente?
Hay dos factores determinantes a la hora de elegir cuenta contable.
El primero es el de si el gasto de software va a ser un activo inmovilizado o un gasto corriente; enseguida te contamos los requisitos, que serán los que marquen qué cuentas contables emplear.
Y el segundo es si hablamos de un software adquirido o es un desarrollo propio.
Dicho esto: ¿qué cuentas se emplean en cada caso?
La respuesta está en las cuentas contables 206, 623, 627, 629, 680 y 640.
Vamos a ver qué incluir en ellas en cada una de esas situaciones: adquisición del software —gastos activos inmovilizados y gastos corrientes— y desarrollo propio del software —nuevamente, gastos activos inmovilizados y corrientes—.
Cuentas contables de los gastos de software... si es una adquisición
¿El software lo ha desarrollado un proveedor y tu empresa compra la licencia?
Aquí tienes la respuesta a este caso particular de contabilidad.
Si es un gasto software inmovilizado
Será un activo inmovilizado —es importante, porque influye en cómo se contabiliza— si el software adquirido cumple con estos requisitos:
- Con la licencia, tu empresa obtiene el derecho a utilizar el software
- La licencia tiene una vida útil superior a un año o, dicho de otra forma, se renueva con una periodicidad mensual, trimestral o anual como mucho, para incluirse como activo en el balance
- Se espera que el software genere beneficios futuros, bien aumentando los beneficios de la empresa o mejorando la eficiencia de tu equipo
- Su coste de adquisición se puede determinar fácilmente
Si no cumple con estos requisitos, el gasto no será un activo inmovilizado y pasaría a ser corriente, por lo que se contabilizaría de otra manera.
Ahora bien, si adquieres una licencia de software que sí los cumple, estas son las cuentas contables que entran en juego:
- Cuenta contable 206 Aplicaciones Informáticas: es la cuenta contable de la licencia del software, donde también registrarías cualquier otro gasto adicional directamente relacionado, como su instalación o implementación
- Cuenta contable 623 Servicios profesionales independientes: para contabilizar el coste de los profesionales que ayuden con la instalación o configuración del software que hayas comprado
- Cuenta contable 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas: ídem, pero en este caso el gasto proviene de otra empresa que presta ese servicio o que subcontrata a alguien que lo haga
- Cuenta contable 680 Amortización del inmovilizado intangible: tras inmovilizarse el gasto contabilizado en la cuenta 206, se amortizará en la 680
Y si es un gasto corriente en un software adquirido
Cambiamos de tercio y nos pasamos a los gastos corrientes.
Tiene que suceder esto para considerar los gastos de software así:
- La licencia es temporal; es decir, que pagas una suscripción por utilizar el software cuyo período de uso nunca es superior a un año
- No se considera que vaya a ayudar a generar beneficios futuros
- El software es de uso recurrente y no hay intención de activarlo como inmovilizado
En este caso, la contabilidad de los gastos de software es mucho más fácil, porque solo se emplea la cuenta contable 629 Otros servicios.
En ella habrá que añadir todos los gastos asociados: la licencia mensual, trimestral o como mucho anual —de pago recurrente, vamos—, el mantenimiento de la herramienta o las actualizaciones.
Y al ser un gasto corriente, no hace falta amortizarlo, por lo que la contabilidad se quedaría aquí.
Cuentas contables de gastos software de desarrollo propio
Nos pasamos al caso en el que es tu empresa la que desarrolla su propio programa.
Ya sabes: tienes un buen equipo de desarrolladores, a los que les haces una petición para una necesidad concreta y se ponen a picar tecla.
Aquí la contabilidad no es muy diferente del caso anterior, pero conviene diferenciar conceptos.
Gasto software inmovilizado en desarrollo propio
Las condiciones que tiene que cumplir el gasto software para poder activarse e inmovilizarse son estas:
- Tu empresa debe tener —obviamente— control sobre el software, para utilizarlo cuando quiera
- Se espera que genere beneficios económicos en la empresa, bien aumentando las ganancias o reduciendo los costes
- El software debe ser utilizable durante más de un año
- Todos los gastos asociados al desarrollo deben ser medibles, incluyendo sueldos, materiales, consultoría...
- Tu empresa debe tener intención de utilizarlo o comercializarlo
En dicho caso, los gastos asociados a ese software que desarrolle tu propia empresa sí pueden activarse, inmovilizarse y amortizarse.
Las cuentas contables que deberías emplear son estas:
- Cuenta contable 206 Aplicaciones Informáticas: incluyes el gasto asociado a los salarios del equipo que desarrolla el software, a las consultorías externas necesarias para llevar a cabo el desarrollo y las licencias de los programas que emplea tu equipo para desarrollar el software
- Cuenta contable 623 Servicios profesionales independientes: aquí contabilizas los honorarios de los autónomos contratados para ayudar a tu equipo a desarrollar el software
- Cuenta contable 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas: para registrar los honorarios de una empresa a la que subcontratas para que haga el desarrollo
- Cuenta contable 680 Amortización del inmovilizado intangible: como antes, una vez inmovilizado el gasto registrado en la cuenta 206, lo amortizarías aquí
Gasto software corriente en desarrollos propios
En una adquisición solo empleabas la cuenta 629, pero aquí hay alguna más.
Para que un gasto software de desarrollo propio sea considerado corriente y no un activo inmovilizado, tiene que cumplir con estos requisitos:
- Debe tener una vida útil inferior a un año
- Los costes asociados al desarrollo no se pueden medir o cuantificar de forma fiable
- No se espera que ese software genere beneficios futuros
- O si de pronto tu empresa abandona el desarrollo del proyecto, los costes hasta el momento serán necesariamente gastos corrientes
En dichos casos, las cuentas contables son casi las mismas que cuando el gasto se activa e inmoviliza, solo que desaparece la cuenta 206 —y con ella, la 680— y entra en juego la 640 de Sueldos y salarios.
Es decir, estas son las cuentas que se utilizarían:
- Cuenta 640 Sueldos y salarios: incluirás las nóminas de las personas de tu equipo que intervengan en el desarrollo
- Cuenta 623 Servicios profesionales independientes: como antes, aquí contabilizarás los honorarios de los autónomos contratados para ayudar a tu equipo con el desarrollo, como un consultor
- Cuenta contable 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas: al igual que cuando el software sí reúne los criterios para activarse, empleas esta cuenta contable para registrar los honorarios de una empresa externa que te ayuda con el desarrollo
¿Ves?
Se parecen mucho unos casos a otros; las diferencias son pequeñas... pero, justo por eso, tienes que ser consciente de ellas para contabilizar con acierto y no caer en sanciones y multas.
Ejemplo de gastos software y sus cuentas contables
¡Qué lío!
Casi mejor ver las diferencias con un ejemplo.
Pongamos primero que tu empresa adquiere una licencia de un software de gestión por valor de 12.000 € en un total de 4 años.
Con el software, esperas que tu empresa aumente su eficiencia operativa durante estos 4 años y ese incremento se traduzca en un beneficio económico directo.
Los 12.000 € de la adquisición deberías registrarlos en la cuenta 206 Aplicaciones informáticas, porque estamos hablando de un software que sí reúne los requisitos para activarse en el balance.
Asimismo, al ser un gasto activado, tendrás que amortizarlo durante el tiempo que dure la licencia. Al ser 4 años y 12.000 €, en la cuenta 680 Amortización del inmovilizado intangible registrarás 3.000 € anuales.
Vamos con otro ejemplo: ahora tu empresa adquiere la licencia de un programa de diseño gráfico.
El coste es de 1.800 € y la licencia solo será válida durante 6 meses, lo justo para desarrollar una campaña de promoción de un nuevo servicio. Tras esos 6 meses, la idea es dejar de usar ese programa.
La licencia, al ser temporal, no se activará como inmovilizado, sino que se registrará como gasto corriente. En tal caso, como hemos visto, en el momento de la adquisición contabilizarás los 1.800 € en la cuenta 629 Otros servicios, y no tendrás que amortizar nada.
Pleo, de tu lado para hacer seguimiento a todos los gastos de software
¡Y también para contabilizarlos!
Sea cual sea el caso, ya has visto que gastos de software... pueden salir unos cuantos.
Y que hay que contabilizarlos correctamente, también.
¿Cómo lo logras, una vez tienes claras las cuentas contables que deberías utilizar?
Pues añadiendo Pleo a tu equipo, una app de control de gastos que te permitirá registrar cada uno de los asociados a la adquisición o desarrollo de software.
Lo harás haciendo gala de la automatización de procesos, por cierto. Gracias a su OCR para facturas, le permite ser una solución homologada por Hacienda para que te olvides de justificantes de pago en PDF, documentos farragosos y cálculos caóticos.
Y a la hora de contabilizar, ¡magia!
Puedes conectar Pleo con tu programa de contabilidad, darle al botón de exportar... y alegría, datos importados.
Así te aseguras de que tu equipo no se equivoque picando cifras en los libros contables.
Todo ventajas; ya ves.
Gastos software, cuentas contables... y Pleo, con su gestión de gastos, forman el triángulo perfecto para llevar la contabilidad al día, evitar errores, ahorrar y aumentar la rentabilidad del negocio.