Cuenta contable de los gastos de software: contabiliza así las aplicaciones informáticas

¿Cómo deberías contabilizar los gastos de software en tu empresa?

Seas un líder tecnológico o financiero, seguro que tienes claro que sin herramientas y software no vas a ningún sitio, al igual que si no contabilizas bien sus gastos.

Si lo haces con errores... fatal:

• Incumples la ley, lo que se traduce en multas
• La contabilidad de la empresa sería un caos
• Y sin control contable, la operativa diaria podría verse perjudicada

La tecnología tiene que jugar de tu lado y su contabilidad, también.

Por eso vamos a centrarnos en un tema que tiene su aquel, sin duda.

Porque a ver, así a bote pronto, ¿cuál es la cuenta contable de una compra de software? Es decir, ¿en qué cuenta contable van los programas informáticos?

¿Y cómo hay que contabilizar una licencia software que sea un pago recurrente?

Vas a aprender esto si te quedas leyendo hasta el final:

• Las cuentas contables que vas a usar sí o sí para contabilizar gastos de software: 206, 217, 623, 629, 640 y 680
• Cómo contabilizar las licencias de software según si las activas como inmovilizado o las llevas a gasto corriente
• Ejemplos de asientos contables: compra de software, suscripción mensual, antivirus, mantenimiento de programas informáticos y desarrollo propio
• Cómo se amortizan las licencias de software y dónde encaja la cuenta 680
• Preguntas frecuentes para resolver dudas concretas, incluida la típica «¿qué cuentas usa una empresa al comprar software a crédito?»

Vamos allá.

Cuentas contables para gastos de software: tabla resumen

Si solo vienes a por la chuleta, aquí la tienes.

Luego entramos en el detalle.

Más allá de la contabilidad de los gastos de software

Como decíamos, acertar con la cuenta contable de los gastos de software es fundamental.

Para empezar, dará información fidedigna de la situación financiera de la empresa. Con todos los gastos de software bien contabilizados y donde toca, las deducciones en el impuesto de sociedades serán una realidad, al igual que el IVA deducible.

Y eso... además de información de valor, es directamente ahorro. Es decir, acertar en la cuenta contable de las aplicaciones informáticas incide en la rentabilidad de la empresa.

¿No es suficiente?

Pues vamos a darle la vuelta a la tortilla: si no contabilizas bien, ojo, que tendrás errores en los libros contables y eso podría derivar en multas y sanciones.

Un riesgo financiero al que oye, no hay por qué tenerle miedo, que se puede evitar.

Para eso, hay que tener perfectamente claro cómo contabilizar todos y cada uno de los gastos de software.

Que por cierto, ¿cuáles son?

¿De qué gastos de software estamos hablando?

Software, programa... sí, todos sabemos lo que es, pero ¿qué gastos pueden salir de ahí? 👇

• El coste de desarrollar el código del software, por si fuera propio
• O si no, el coste de la adquisición del software; ya sabes, la licencia
• El mantenimiento del software también puede ser un gasto
• ¿Y si el propio software o un experto en el mismo tienen que ofrecer el servicio de consultoría a la empresa para que le saquéis el máximo partido?
• Y no olvidemos los equipos informáticos —los ordenadores y servidores físicos—, que tienen su propia cuenta contable y lógica de amortización

Como ves, todo son tipos de gastos de software que oye, hay que considerar.

Y así llegamos a la clave de todo esto: las cuentas contables de los gastos software.

Software inmovilizado o gasto corriente: la pregunta del millón

Antes de meternos con cada cuenta, tenemos que hacer una distinción que lo cambia todo.

Cuando una empresa adquiere o desarrolla software, el gasto puede tratarse como activo inmovilizado o como gasto corriente. Y según uno u otro, se va a una cuenta o a otra.

Resumen rápido:

• Activo inmovilizado: el software tiene una vida útil superior a un año, vas a aprovecharlo durante varios ejercicios y se espera que aporte beneficios futuros. Aquí entra la cuenta 206 Aplicaciones informáticas y, para amortizarlo, la 680.
• Gasto corriente: el software se consume en un año o menos, suele pagarse por suscripción y no se activa. Aquí la cuenta protagonista es la 629 Otros servicios.

Una suscripción mensual a un software de facturación va a la 629.

Una licencia que vas a usar durante 4 años va a la 206 y se amortiza por la 680.

Esa es la lógica y es importante tenerla presente antes de sumergirnos de lleno en las cuentas contables para software, una por una.

Cuentas contables de los gastos de software

Llegamos a lo gordo del asunto.

En vez de pelearnos con eso de «¿adquirido o propio?», veamos cuenta por cuenta para que tengas claro dónde llevar cada gasto.

¿Preparados?

¿Listos?

Deeeentro cuentas.

Cuenta 206 Aplicaciones informáticas: cuenta contable de programas informáticos y licencias

Es la cuenta contable de software por excelencia cuando hablamos de inmovilizado.

La cuenta de aplicaciones informáticas se usa para licencias y programas que vas a explotar más de un año. Cuando hablamos de programas informáticos de contabilidad, esta es la primera cuenta que tienes que tener en la cabeza.

Si compras un software de larga duración o desarrollas internamente un programa que la empresa va a explotar a largo plazo, va aquí.

La 206, así pues, se usa para:

• Software adquirido a un proveedor con licencia de larga duración —más de un año—
• Aplicaciones informáticas con vida útil superior al ejercicio
• Costes directamente asociados a poner el programa en funcionamiento: instalación, implementación y configuración inicial
• Desarrollo propio: salarios del equipo de desarrollo, consultorías externas y licencias de las herramientas usadas para crear el software

Ojito con los requisitos aquí.

Para que un gasto pueda meterse en la 206 tiene que cumplir estas cuatro condiciones a la vez:

1. Con la licencia, tu empresa obtiene el derecho a utilizar el software
2. La licencia tiene una vida útil superior a un año
3. Se espera que el software genere beneficios futuros, bien aumentando ingresos o mejorando la eficiencia de tu equipo
4. Su coste de adquisición se puede determinar con fiabilidad

Si no se cumplen, fuera de la 206. El gasto se va a corriente y, como verás, acaba en la 629.

Cuenta 629 Otros servicios: la cuenta contable del software como gasto

Si la 206 es la reina del inmovilizado, la 629 es la del día a día.

Aquí va casi todo el software que tu empresa usa por suscripción, que suele ser la mayoría del que se contrata a día de hoy. Y los gastos relacionados, claro.

La 629 cubre:

• Cuotas y suscripciones mensuales o anuales de software SaaS —la cuota mensual de software se contabiliza aquí—
• Licencias de antivirus, programas de ofimática por suscripción, herramientas de facturación...
• Mantenimiento y actualizaciones de programas informáticos —gastos de mantenimiento de programas informáticos—
• Servicios informáticos puntuales que no encajan en otra cuenta más específica
• Cualquier software adquirido con licencia inferior a un año

La gracia de la 629 es que, al ser gasto corriente, no hace falta amortizar nada. Lo contabilizas y se queda ahí, listo para deducir.

Una pregunta típica antes de seguir: ¿la cuota mensual de un software se contabiliza siempre en la 629?

Sí, salvo que se trate de un pago inicial por una licencia plurianual que vayas a activar como inmovilizado.

En el día a día —Microsoft 365, tu CRM o tu ERP en la nube— la respuesta es la 629.

Cuenta 623 Servicios profesionales independientes

Cuando contratas a un autónomo o profesional externo para que te ayude con cualquier aspecto relacionado con el software, su factura se contabiliza en la 623.

Ejemplos:

• Un consultor que viene a configurar el ERP contable
• Un autónomo que ayuda al equipo de desarrollo
• Un especialista en migración de datos
• Asesoría técnica para implantar una herramienta

La 623 va de la mano con la 206 cuando esos servicios profesionales se asocian al desarrollo o puesta en marcha de un software que sí se activa como inmovilizado.

En ese caso, una parte se imputa a la 206 —cuando se trata de coste directamente asociado al activo— y otra puede quedarse en la 623 como gasto del ejercicio; depende del análisis contable del proyecto.

Cuenta 680 Amortización del inmovilizado intangible: amortización de licencias de software

La compañera inseparable de la 206.

Todo software que actives como inmovilizado intangible tiene que amortizarse, y aquí es donde se contabiliza esa amortización.

La cuenta de amortización de aplicaciones informáticas es esta, la 680.

¿Cómo funciona?

Sencillo: el coste contabilizado en la 206 se reparte entre los años de vida útil de la licencia.

Si compras una licencia de 12.000 € para 4 años, amortizas 3.000 € cada año en la 680.

Algunas claves sobre la amortización de licencias de software:

• La vida útil suele ser la duración del contrato de licencia
• Si no hay duración clara, la normativa contable española orienta a usar un periodo razonable basado en el uso esperado
• La amortización es deducible en el impuesto de sociedades dentro de los límites fiscales
• Para software de desarrollo propio activado en la 206, la amortización también se contabiliza aquí, en la 680

Sigamos.

Cuenta 640 Sueldos y salarios, cuando hablamos de desarrollo propio corriente

La 640 entra en escena solo en un escenario muy concreto: cuando tu empresa desarrolla software internamente y ese desarrollo no cumple los requisitos para activarse como inmovilizado.

Si los costes no se pueden medir bien, si el proyecto se abandona o si la vida útil esperada del programa es inferior a un año, ese trabajo del equipo no se imputa a la 206.

Se queda como gasto corriente, y las nóminas del personal involucrado se contabilizan en la 640 Sueldos y salarios, como cualquier otro sueldo.

En proyectos largos y ambiciosos donde sí se activa, parte del coste salarial puede llevarse a la 206 cuando está directamente asociado al desarrollo del activo. Eso requiere un seguimiento riguroso de horas, claro.

Cuenta 217 Equipos para procesos de información: la cuenta contable de los equipos informáticos

Aquí cambiamos un poco de tercio, pero conviene mencionarla porque el software siempre va de la mano con el hardware.

La 217 es la cuenta contable de los equipos informáticos: ordenadores, portátiles, servidores, impresoras conectadas en red, equipos de almacenamiento... Todo lo que sea inmovilizado material relacionado con la informática de la empresa.

Si te preguntas en qué cuenta van los equipos informáticos, esta es la respuesta.

Diferencia clave con la 206:

• La 206 es para software, inmovilizado intangible
• La 217 es para equipos informáticos, inmovilizado material

La amortización de los equipos informáticos, eso sí, no va a la 680; va a la cuenta 681 Amortización del inmovilizado material.

¿Vamos con la última?

Cuenta 555 Partidas pendientes de aplicación

No es una cuenta contable de gastos de software específica, pero interviene.

¿Cuándo?

Cuando hay un pago contabilizado, pero todavía no tienes clara la cuenta definitiva.

Pasa más a menudo de lo que parece con suscripciones de software: llega un cargo bancario y, hasta que no recibes la factura y la categorizas, lo dejas aparcado en la 555.

No es una cuenta de gasto en sí misma, sino una herramienta contable para que el balance no se quede colgando mientras llega la información que falta.

Una vez identificado el gasto, lo regularizas a la cuenta que toque: 629, 206, 623...

Ejemplo de gastos software y sus cuentas contables

¡Qué lío!

Casi mejor ver las diferencias con un ejemplo.

Pongamos primero que tu empresa adquiere una licencia de un software de gestión por valor de 12.000 € en un total de 4 años.

Con el software, esperas que tu empresa aumente su eficiencia operativa durante estos 4 años y ese incremento se traduzca en un beneficio económico directo.

Los 12.000 € de la adquisición deberías registrarlos en la cuenta 206 Aplicaciones informáticas, porque estamos hablando de un software que sí reúne los requisitos para activarse en el balance.

Asimismo, al ser un gasto activado, tendrás que amortizarlo durante el tiempo que dure la licencia. Al ser 4 años y 12.000 €, en la cuenta 680 Amortización del inmovilizado intangible registrarás 3.000 € anuales.

Vamos con otro ejemplo: ahora tu empresa adquiere la licencia de un programa de diseño gráfico.

El coste es de 1.800 € y la licencia solo será válida durante 6 meses, lo justo para desarrollar una campaña de promoción de un nuevo servicio. Tras esos 6 meses, la idea es dejar de usar ese programa.

La licencia, al ser temporal, no se activará como inmovilizado, sino que se registrará como gasto corriente. En tal caso, como hemos visto, en el momento de la adquisición contabilizarás los 1.800 € en la cuenta 629 Otros servicios, y no tendrás que amortizar nada.

Facilito una vez está todo explicado, ¿a que sí?

Pues por si acaso, vamos con una batería de preguntas habituales antes de acabar.

Preguntas frecuentes sobre cuentas contables de software

A ver si te ayudan:

¿Qué cuenta contable se usa para una licencia de software, entonces?

Depende de la duración y la naturaleza de la licencia.

Si es una licencia que vas a usar durante varios años y la activas como inmovilizado, va a la cuenta 206 Aplicaciones informáticas. Si es una suscripción anual o inferior y se considera gasto corriente, va a la cuenta 629 Otros servicios.

En definitiva, no hay una única cuenta contable para licencias: la cuenta de licencias de software depende de la duración y de si se activa como inmovilizado o no.

¿Cómo se contabiliza la compra de un software? ¿Cómo se hace el asiento contable de una licencia de software?

El asiento estándar carga la cuenta 206 —o la 629, si es gasto corriente— por el importe del programa, la 472 por el IVA soportado y abona la 572 Bancos.

Después, si va a la 206, hay que amortizarla anualmente a través de la 680.

¿Cuál es la cuenta de los programas informáticos en contabilidad?

La cuenta principal de los programas informáticos es la 206 Aplicaciones informáticas, siempre que se trate de un inmovilizado intangible.

Para gastos corrientes asociados a programas —cuotas, mantenimiento, suscripciones…—, la cuenta es la 629 Otros servicios.

¿En qué cuenta van los equipos informáticos?

En la cuenta 217 Equipos para procesos de información.

Es inmovilizado material y se amortiza a través de la cuenta 681 Amortización del inmovilizado material, no a través de la 680.

¿Dónde se contabiliza un antivirus?

En la cuenta 629 Otros servicios.

Para contabilizar la licencia del antivirus, el asiento es directo: cargo a la 629 por el importe, a la 472 por el IVA y abono a la 572 Bancos.

Las licencias de antivirus son típicamente anuales o mensuales y se tratan como gasto corriente, no como inmovilizado.

¿Y la cuota mensual de un software de gestión?

También en la 629.

Cualquier cuota recurrente de un software SaaS —mensual, trimestral o anual— se considera gasto corriente y se contabiliza en Otros servicios.

¿Cómo se amortizan las licencias de software?

Solo se amortizan las licencias activadas como inmovilizado en la 206.

La amortización se contabiliza en la cuenta 680 Amortización del inmovilizado intangible, con su contrapartida en la 2806 Amortización acumulada.

El periodo de amortización suele coincidir con la duración de la licencia o, en su defecto, con la vida útil estimada.

Pleo, de tu lado para hacer seguimiento a todos los gastos de software

¡Y también para contabilizarlos!

Sea cual sea el caso, ya has visto que gastos de software... pueden salir unos cuantos.

Y que hay que contabilizarlos correctamente, también.

¿Cómo lo logras, una vez tienes claras las cuentas contables que deberías utilizar?

Pues añadiendo Pleo a tu equipo, una app de control de gastos que te permitirá registrar cada uno de los asociados a la adquisición o desarrollo de software.

Lo harás haciendo gala de la automatización de procesos, por cierto. Gracias a su OCR para facturas, le permite ser una solución homologada por Hacienda para que te olvides de justificantes de pago en PDF, documentos farragosos y cálculos caóticos.

Y a la hora de contabilizar, ¡magia!

Puedes conectar Pleo con tu programa de contabilidad, darle al botón de exportar... y alegría, datos importados.

Así te aseguras de que tu equipo no se equivoque picando cifras en los libros contables.

Todo ventajas; ya ves.

Gastos software, cuentas contables... y Pleo, con su gestión de gastos, forman el triángulo perfecto para llevar la contabilidad al día, evitar errores, ahorrar y aumentar la rentabilidad del negocio.