Gestión de licencias de software: importancia, tipos y buenas prácticas

Dar con un programa útil, adquirir su licencia y empezar a utilizarlo es bien sencillo.

Lo que no lo es tanto es saber gestionar esa licencia. Si es una sola, sí, pero ¿qué pasa cuando tienes un equipo de varias decenas de personas en departamentos diferentes que utilizan softwares de todo tipo? 

Pues que hay que optimizar.

Hay que tener claro qué hacer para pagar solo por las licencias que se necesitan, reduciendo así un gasto innecesario.

Y no solo es un tema financiero: sin una gestión de licencias de software adecuada, su uso podría verse dificultado. Y con él, la productividad de la empresa bajaría, incidiendo directamente en la rentabilidad, como cuando pagas de más.

La solución no pasa por reducir al mínimo los programas utilizados, claro. Son fantásticos para automatizar tareas, ahorrar tiempo y reducir errores manuales.

Pasa por aprender a gestionar las licencias de software para empresas.

¿Vemos las ventajas de gestionarlas con acierto, los distintos modelos de licencias de software y buenas prácticas para optimizar esa gestión?

La importancia de las licencias de software y su gestión

La tecnología que te hace el día a día más fácil en la empresa cuesta dinero 💸

Puede tener planes gratuitos para mostrarte de qué es capaz, pero ten por seguro que, en la gran mayoría de ocasiones, las mejores soluciones hay que pagarlas si quieres explotarlas al máximo.

No se puede vivir sin licencias de software. 

Salvo que emplees en su totalidad software de código abierto, claro, algo complicado dadas sus limitaciones y falta de alternativas tan válidas como las soluciones de pago.

Así que no queda otra: tienes que aprender a gestionar las licencias de software, principalmente por dos razones.

Reducción de costes

Saber gestionar los diferentes tipos de licencias de software incide directamente en el gasto.

Con una gestión óptima, tu equipo utiliza solo las herramientas que necesita y, además, en su justa medida.

Porque ahí hay que ver dos cosas: qué software usar... y cuánto, porque los programas tienen distintos planes de uso, con precios diferentes y prestaciones específicas.

Si tienes todo eso bajo control, nadie gastará de más ni de menos. Solo lo justo y necesario para sacar partido al software y seguir adelante sin perjudicar la economía de la empresa.

Y ojo, que aunque una licencia por sí sola pueda parecer inofensiva, echa cuentas: ¿cuántas personas en la empresa emplean algún tipo de software?

¿Cuántas licencias se están pagando?

Si es la primera vez que te haces esa pregunta, la respuesta puede hacerte temblar: una a una, euro a euro, la suma total podría ser más que considerable, todo un riesgo financiero si no se gestiona con buena mano.

Que por cierto, hablando de riesgos... 

Mitigación de riesgos

Cuidado, que esto se pone serio. Entramos en los riesgos, financieros —como acabamos de ver— o incluso legales.

Podría darse que tu empresa estuviera empleando un software ilegal. ¿De facturación, quizá?

La llegada de la nueva factura electrónica y el reglamento VeriFactu obliga a las empresas a utilizar programas homologados que impidan la contabilidad de doble uso.

Empresa que no cumpla, empresa a la que pueden caerle 60.000 € de multa por año.

Casi nada.

Pero es que hay otras formas de poner en peligro la integridad de la empresa en mayor o menor medida:

• Como decíamos antes, contratando licencias de más, haciendo la bola más y más grande, y en el momento en que coincidan varias renovaciones, el gasto excesivo podría desequilibrar las cuentas
• En compras, además, no tendrían toda la información sobre la mesa cada vez que tuvieran que hacer una adquisición para cubrir una nueva necesidad
• La productividad también se caería por los suelos cuando el software expulsara a un usuario al acceder otro, en aquellos casos en que solo haya contratado un único permiso

Y si por alguna razón el proveedor del software ve que estáis haciendo un uso fraudulento del mismo, cuidado, porque la baja repentina podría provocar una gran pérdida de productividad hasta que os repusierais.

Con esto claro, vamos a ver los tipos de licencias de software, que lo cierto es que hay varios y conviene conocerlos.

Tipos de licencias de software

¿Cómo funcionan las licencias de software?

¿Qué modelo de licencia de software podría interesarte más?

Dependerá del propio software en sí, claro, pero estos son los más comunes:

• Las licencias por suscripción son aquellas de uso por pago recurrente en un período determinado; es decir, que te permiten utilizar el programa mientras pagues cada renovación, que suele ser mensual o anual
• Las lifetime son aquellas que pagas una vez y te permiten emplear el software siempre que quieras, de por vida
• Las licencias de uso concurrente limitan el número de usuarios simultáneos, pero no el total de los mismos; es decir, puede haber cientos de registros, pero si la licencia solo otorga 10 accesos a la vez, esa será la limitación de uso
• Las flotantes van un paso más allá, pues la limitación también puede venir por el número total de usuarios registrados
• Las licencias de dispositivo permiten emplear el software en una única máquina particular, sin importar quién lo esté utilizando
• Por otro lado, las de usuario designado se limitan a un único usuario, que podrá acceder desde cualquier máquina
• Las licencias de pago por uso se basan en el consumo, que el programa va registrando hasta que llega al tope y su utilización o acceso deja de estar disponible
• Y las freemium suelen funcionar de tres formas: te limitan las funciones y puedes utilizarlas indefinidamente, puedes emplearlas durante un tiempo acotado de forma completa... o te limitan tanto las funciones como el tiempo para que la pruebes

Ya conoces la importancia de la gestión de las licencias de software y los distintos tipos de modelos.

¿Qué falta?

8 prácticas recomendadas para optimizar la gestión de licencias de software

Vamos con la chicha del asunto: cómo optimizar su uso y con ello, reducir el gasto y mitigar los riesgos, como veíamos antes.

Toma nota, que hay varios puntos.

#1 Realiza un inventario actual

Antes de elaborar las políticas —es el tercer consejo— tendrás que hacer una recopilación de licencias actuales.

Debes conocer tu punto de partida, para saber qué programas dar de baja, cuáles renovar y qué buscar ante las necesidades actuales.

Para ello puedes emplear una herramienta especializada en la gestión de activos software, que además de identificar los programas te ayudará a controlar el estado de sus licencias.

#2 Analiza y toma decisiones: qué das de baja, qué renuevas y qué necesitas

Con el inventario hecho, estado de las licencias incluido, tendrás que dar el paso más importante: decidir qué dar de baja, qué renovar y qué buscar.

Darás de baja aquellas licencias de programas que o no te hagan falta para nada, o su coste sea desproporcionado para lo que te ofrecen.

Renovarás lo contrario: las licencias de aquellos softwares que sí le hacen bien a tu equipo, y que cuentan con un equilibrio óptimo entre utilidad y coste. 

Lo más lógico es que después de saber qué das de baja y qué renuevas, tengas ciertas necesidades que cumplir.

Volviendo al caso del software de facturación, si das de baja uno que no cuente con la futura homologación obligatoria y no tienes una alternativa válida contratada, no quedará otra que hacer una búsqueda.

Y para eso, nada como unas políticas que determinen cómo actuar.

#3 Desarrolla e implementa políticas de gestión de licencias

Que indiquen qué hacer cuando hay que hacerse con una: ¿cómo se paga? 

¿Qué límite de gasto hay?

¿Qué dirección de correo se registra?

¿Qué se hace con la factura que asegure deducirte lo que contrates en el impuesto de sociedades?

¿Qué planes o modelos de licencia se pueden contratar y cuáles no?

¿A quién hay que pedir permiso para proceder con la contratación?

¿Dónde se almacena la información de la nueva licencia? ¿Dónde se registran los datos de acceso?

¿Y qué se hace cuando se da de baja una?

Las políticas que elabores tendrán que dejar claro cómo proceder al contratar, renovar o dar de baja cualquier licencia de software. 

#4 Fija objetivos

¿Qué esperas conseguir con esa nueva licencia de software?

O más bien: ¿qué quieres lograr con el uso de esa licencia que vas a contratar?

Cada alta o renovación debería tener asociado un objetivo medible que determinara, llegado el momento, si fue una buena idea o no tanto.

Por ejemplo, para este nuevo software de contabilidad, del que has contratado tres licencias flotantes de uso simultáneo, podrías definir el objetivo de... reducir a tres horas la contabilidad del próximo ejercicio, por ejemplo.

Lo que antes se hacía con un programa de contabilidad que permitía el acceso de un único usuario a la vez y a la empresa le costaba 16 horas, ahora se busca que participen tres y el proceso se reduzca a solo tres horas.

Las cuentas salen, ¿no? 

Cuando hagas el cambio, solo queda medir.

¿Se ha conseguido? Perfecto.

¿No se ha conseguido? Habrá que ver por qué; el software podría tener fallos de uso, la interfaz no era fácil de emplear, etc.

Sea como sea, quédate con esa máxima: cada nueva compra o renovación tiene que estar ligada a un objetivo real y medible.

#5 Negocia buenos acuerdos con los proveedores de software

Una herramienta que utilicen una o dos personas de tu equipo, la contratas directamente desde su web y ya está.

¿Pero una que vaya a utilizar un porcentaje importante del equipo qué?

Si vais a comprar 50 licencias, lo normal es que os ofrezca un precio reducido por cada una.

Juega con eso a la hora de negociar con proveedores de software: a más licencias, menor precio individual de cada una.

Además, trata de conocer a fondo los contratos que firmes. En la letra pequeña puede estar la clave que marque la diferencia entre un buen acuerdo o no.

#6 Haz revisiones periódicas

Del software empleado, de su rendimiento, de los ciclos de renovación, de si se están consiguiendo los objetivos planteados, ... de todo.

Consiste en establecer nuevos puntos de partida, a partir de los cuales buscar la optimización en el uso de recursos y rendimiento ofrecido.

Lo que establezcas en un momento determinado podría quedarse completamente obsoleto un año más tarde, especialmente con la aparición de nuevas herramientas y posibilidades tecnológicas.

No te conformes; aunque sientas que tienes la gestión de licencias de software totalmente controlada, revísala a conciencia de forma periódica, que seguramente siempre haya margen de mejora.

#7 No desestimes el software de código abierto

¿La empresa se encuentra en un apuro financiero? 

¿No estás muy seguro de si invertir o no en una herramienta porque no tienes claro el uso que le vais a dar, o si os va a ser realmente útil?

La solución está en los programas de código abierto. Son softwares libres creados por programadores en busca de compartir soluciones útiles con aquellos usuarios dispuestos a utilizarlas.

Hablamos de soluciones potentes, no de versiones freemium. Pueden sacarte del paso cuando lo necesites, así que no dudes en consultar las opciones.

Aquí algunas alternativas de software de código abierto:

• OpenOffice de Apache, con soluciones ofimáticas
• GIMP, un editor de imágenes estilo Photoshop
• WordPress, un CMS para crear webs
• VLC Media Player, un reproductor multimedia
• OpenVPN, para crear redes VPN

Si tienes una necesidad, al buscar un programa, trata de encontrar también su alternativa de código abierto, ya que podrías llevarte una sorpresa de lo más agradable.

#8 Emplea una herramienta de control de gastos de las licencias

Las licencias, como decíamos al principio, cuestan dinero.

Una gestión de activos TI con un ojo puesto en el software te permitirá tener bajo control qué tienes a tu disposición, qué necesitas y qué no en cuanto a programas y herramientas.

Pero... ¿y el gasto asociado?

Uno de los riesgos era que se descontrolara si te ponías a sumar licencia a licencia.

Para que esto no pase, nada como recurrir a la tecnología financiera más puntera. A un programa o app de control de gastos que te permita gestionarlos todos juntos.

¿Hay que renovar un programa? A ver qué dice el control presupuestario.

¿Hay que hacerse con una nueva licencia? Pues a registrar el coste, para poder gestionarlo junto a los demás.

Porque los gastos en software son distintos de los gastos de viaje, por ejemplo, pero su efecto en la caja de la empresa es exactamente el mismo... o incluso peor, dependiendo de cuántos programas y licencias utilices.

Pleo, la mejor solución de control de gastos de tus licencias de software

En ese escenario te presentamos a Pleo, software que, de estar de tu lado, te dará información de valor a la hora de tomar decisiones con las licencias.

¿Están los gastos dentro de lo previsto, de manera que la adquisición de una nueva licencia no represente un riesgo financiero?

Si decides adquirirla, ¿cómo gestionas la factura para ahorrarte ese IVA deducible?

¿Y con estas nuevas adquisiciones, hasta dónde llegará el gasto total de la empresa en el próximo ejercicio?

Todas las respuestas están en la gestión de gastos con Pleo, tu aliado y fuente de información en todo lo relacionado con los costes de la gestión de licencias de software.