Gestión de suscripciones: software para los modelos de negocio de suscripción
Las suscripciones son un modelo de negocio sencillamente fantástico.
Mes a mes, tu empresa recibe un ingreso recurrente a cambio de un producto o servicio habitualmente barato, que no le cuesta demasiado a tu empresa… ni al cliente.
¿La clave?
Que tengas muchos suscriptores.
Muchos suscriptores, al mismo tiempo, implica un número elevado de facturas y gestiones. Altas, bajas, envío de las facturas recurrentes, cambios de plan, etc.
¿Qué facilita todo ese proceso de gestión de suscripciones?
Los software de suscripciones, que traen la automatización y eficiencia a los procesos de tu modelo de negocio de suscripción.
Pues vamos a hablar precisamente de ellos, de qué te aportan los software de suscripciones, después de ver cómo son los modelos de negocio de suscripción y antes de mencionar distintas opciones para tu empresa.
Gestión de suscripciones, allá vamos
El ABC del modelo de negocio de suscripción
En un modelo de negocio de suscripción, la clave suelen ser las suscripciones activas.
Sin pagos recurrentes, no hay beneficios.
Y con muchos pagos recurrentes sí que hay ingresos constantes, pero te encuentras con el problema de procesar pagos, enviar facturas y gestionar las altas y las bajas.
A grandes rasgos, una empresa que funcione bajo este modelo debe crear un producto o servicio que satisfaga una necesidad, conseguir suscriptores y tratar de fidelizarlos, para que paguen mes a mes —o en los plazos de tiempo que indique el plan—.
Al inicio de cada mes o período, tu empresa procesa un nuevo cobro, envía la factura… y vuelta a empezar.
El producto o servicio, en estos modelos, tiende a ser accesible. Los clientes deben querer pagar por él todos los meses, por lo que un precio alto probablemente los disuada.
Piensa en un SaaS, con un coste de 10 € al mes por su uso.
El precio accesible posibilita el pago recurrente: por 10 € me ofrece mucho, así que no dudo en agenciármelo para el stack tecnológico de mi empresa.
Con un par de suscripciones no haces nada, claro. 20 € al mes… ¿qué consigues con eso?
¿Dónde está la rentabilidad?
Esta se encuentra tras suscripciones activas de varias decenas, cientos o miles de clientes. Si en vez de dos, cuentas con 1.500 suscriptores activos en tu SaaS, te estarías llevando 15.000 € al mes casi sin pestañear.
Ese «casi sin pestañear» tiene dos matices:
- Sacar ese SaaS te habrá costado lo tuyo: desarrollo, diseño, promoción, etc. Es decir, hay todo un esfuerzo previo detrás.
- Y que la suscripción se mantenga activa dependerá de factores como el trato que des al cliente, el soporte o la sencillez en la gestión de la suscripción.
Para facilitar este segundo punto existen programas o software de suscripciones, completamente especializados.
Procesan los pagos, crean las facturas, las envían, generan informes… lo hacen todo.
¿Te imaginas una suscripción activa que te cobre —llueva o nieve— 99 € al mes y que no te envíe la factura salvo que escribas a un correo solicitándola?
Obviamente, por el precio que pagas esperas facilidades como esa.
Pues los software de suscripciones se dedican a eso, a gestionar todos los aspectos de la suscripción de tus clientes.
Que por cierto, ¿es siempre igual?
¿Se paga mes a mes y a volar o hay más opciones?
Modelos de precios de suscripción
Lo que seguramente te venga a la mente es eso: te das de alta —con o sin pago inicial— y a partir de ahí, pagas todos los meses la misma cantidad.
Bueno, no tiene por qué ser meses; también son habituales los pagos cada tres meses o cada un año, en plan suscripciones trimestrales o anuales.
A este modelo de pago se le conoce como fijo; es decir, siempre se paga lo mismo, independiente de su uso.
Pero hay más. Mira, mira
- Pago según el uso o consumo, donde pagas una cantidad dependiendo de lo que utilices
- Pago por niveles, donde cada uno de los planes incluye diferentes opciones de uso a costes distintos; habitualmente hay un plan superior, uno estándar y uno más básico
- Los modelos de pago por recarga se basan en las recargas de crédito o saldo que hacen los clientes para emplear el producto o servicio
- Los compromisos de consumo hacen un pequeño descuento a los clientes a cambio de comprometerse a emplear un mínimo el producto o servicio, de forma que el acuerdo salga rentable a ambas partes
- Y también está el pago según resultados, donde se cobra en función de si se cumplen unas condiciones previamente definidas, como que un servicio del SaaS no se haya interrumpido en todo el período
Hay opciones, ¿eh?
Pues en todas ellas, unas más y otras menos, te va a tocar hacer una gestión de suscripciones de diez sobre diez para fidelizar clientes, asegurar pagos recurrentes y alcanzar la rentabilidad deseada.
Ayúdate del MRR para gestionar los ingresos recurrentes
Hablemos del MRR, un KPI financiero ideal para controlar el rendimiento de tus suscripciones activas.
El MRR hace referencia a los ingresos recurrentes mensuales.
¿Cómo lo calculas?
Si solo tienes modelos de pago mensual, es tan simple como sumar toda la facturación generada mes a mes.
¿También tienes planes trimestrales? Pues ese conjunto lo divides por 4.
¿Tienes pagos anuales? Pues ya sabes: divides por 12.
El objetivo es dar con un número, el MRR, que te permita saber cómo de bien o mal van las cosas.
Si al lado del MRR pones los gastos recurrentes, obtendrás los beneficios y con ellos, la rentabilidad.
Plantea objetivos y básate en el MRR para controlar si se alcanzan o no.
En definitiva: para analizar, ten siempre en mente el MRR, porque te dirá cuándo es hora de relajarte o cuándo toca pisar el acelerador 💨
El papel del software de suscripciones
Papel no, papelón.
Gestionar suscripciones no es sencillo, especialmente cuando el volumen de usuarios es alto.
Emplear un software de suscripciones solo trae ventajas:
- El proceso de cobro y facturación fluye como la espuma, regalándote una eficiencia operativa fantástica
- Los errores se reducen al mínimo con la automatización de las facturas
- Mejoras la fidelización de los clientes, alargando el lifetime value y reduciendo la tasa de cancelación
- Puedes escalar fácilmente sin necesidad de cambiar de programa, tanto cuando tienes diez suscritos como cuando cuentas con miles
- Facilitan la autogestión de los clientes, dándote más eficiencia y mejorando su experiencia
- Te trae informes precisos, para que tomes decisiones informadas sin esfuerzo
Suena bien, ¿no?
Todo ello solo es posible con estas características 👀
Facturación simplificada
El gran, grandísimo problema que entraña todo modelo de suscripción online es el de los pagos y la facturación.
¿Cómo procesas el pago?
Y cuando lo haces, ¿cómo creas la factura? ¿Y cómo la envías?
Puedes hacerlo a mano, pero vas a perder mucho tiempo y los errores van a ser demasiados. Productividad al suelo.
Los software de suscripciones incorporan pasarelas de pagos digitales, para que cobres automáticamente y generes una factura recurrente que se envíe al cliente cuando proceda, sin necesidad de intervenir.
Todo automatizado
Solo tendrás que exportar los ingresos a la contabilidad de la empresa… y solucionado.
Gestión durante todo el ciclo de vida de la suscripción, mejorando su experiencia
Captar al cliente es solo el principio.
Tras el primer pago tienes que conseguir que no cancele y pague una y otra vez, aumentando así su lifetime value o valor del cliente a lo largo de todo el tiempo que esté suscrito.
¿Cómo lo haces?
Pues enviándole una secuencia de emails de bienvenida, por ejemplo, para que se familiarice rápidamente con el producto o servicio adquirido.
U ofreciéndole soporte personalizado, para que resuelva sus dudas cuando sea que las tenga.
O facilitándole la autogestión de la suscripción, para que se dé de baja o descargue las facturas generadas cuando quiera, sin necesidad de interactuar con nadie y ralentizar así el proceso.
Si un cliente se siente cómodo y percibe que está recibiendo más de lo que está pagando, no tendrás problema alguno para fidelizarlo.
Control de los ingresos generados con las suscripciones
Como los software de gestión de suscripciones procesan cobros, generan facturas y facilitan el acceso a los usuarios, es lógico que también te hagan más sencillo el control de los ingresos generados.
Lo hacen dándote la posibilidad de crear informes de ingresos en tiempo real con tan solo pulsar un botón.
De esta forma, obtendrás los indicadores de control actualizados en el momento que quieras, llevándote a tomar decisiones en función de los resultados.
Cooooontrol
Facilitan los períodos de prueba
Las pruebas gratuitas son otro clásico del modelo de negocio por suscripción. Ejemplo: los siete días de uso antes del primer cobro.
Sin una función automatizada que lleve todo el proceso —alta, procesamiento de datos de pago, gestión del cobro, aviso del final de la prueba, renovación, etc.—, cada cliente requeriría de un esfuerzo doble por tu parte.
¡O más!
El alta inicial para la prueba gratuita sería una gestión.
Avisarle del fin de la prueba sería otra.
Dar de baja en caso de no querer pagar, otra ☹️
O darle de alta definitivamente, claro, procesando su pago, generando la factura y haciéndosela llegar.
Con un programa que facilite períodos de prueba, solucionado: se da de alta de forma automática al cliente… y la automatización de procesos hará el resto.
Y también la autogestión de la suscripción
No hay nada más molesto que no poder darse de baja automáticamente de un pago recurrente.
Cuando te obligan a pedirlo vía email o formulario de contacto, te queda una sensación fatal.
¿Por qué no facilitan que me dé de baja con tan solo pulsar un botón?
Pues toca aplicarse el cuento. En tus suscripciones, deberías permitir que cada cliente gestione la suya a su antojo.
El alta —obvio—, la baja, la modificación de datos personales o de pago, el cambio de plan… todo.
Se integra con los CRM y ERP
Una de las funciones clave de los software para la gestión de suscripciones es la integración con otras plataformas y software de gestión.
A un CRM le vendría de maravilla conocer los pagos realizados por un cliente recurrente, ¿no?
Y a un ERP, conocer cuántos clientes activos hay y el MRR generado por ese volumen.
Estas integraciones facilitan los flujos de trabajo, el control y la toma de decisiones que lleven al soñado aumento de rentabilidad del negocio.
5 software para gestionar suscripciones
A estas alturas de la película, está más que claro: si tu empresa es un negocio de suscripción, tiene que hacerse con un software especializado que le ayude con todo lo que acabas de leer.
Toca ponerse manos a la obra porque, como en todo, existirán varias opciones y tus necesidades particulares determinarán la elección.
Aquí van cinco, para que compares planes y prestaciones:
- Zuora es una herramienta pensada para empresas de todos los tamaños que incluye módulos de facturación, pagos, fidelización y de generación de informes
- Recurly cuenta con soluciones para gestionar suscripciones adaptadas a varios sectores: turismo, salud y bienestar, SaaS B2B y B2C, formación, etc.
- Chargbee también ofrece planes para distintas industrias, con la novedad de permitirte pagar en función de lo que ingreses, siempre que se supere cierto umbral
- Stripe Billing es el módulo de Stripe para gestionar suscripciones y pagos recurrentes en distintos modelos de precios
- Maxio es un software de suscripciones especializado en los SaaS del mundo B2B
Terminamos con otro programa, que no es para la gestión de suscripciones en sí… pero que también debería ser un fijo de tu inventario de software.
Pleo, ideal para controlar los gastos de las suscripciones de tu equipo
Démosle la vuelta a la tortilla.
Ahora tu empresa ya no es la que ofrece suscripciones a sus clientes, sino que es tu equipo el que cuenta con distintas suscripciones para realizar su trabajo.
Por ejemplo, podrías tener suscripciones a estos software para empresas:
- A un programa de contabilidad
- A un CRM
- A una herramienta de gestión de proveedores
- A un software de facturación
Por ejemplo, ¿eh?
Cuando es tu empresa la que paga, los tropiezos suelen llegar desde las facturas.
Desde los justificantes de pago.
Si pagas por una herramienta y se pierde la factura completa, ¿cómo justificas ese IVA deducible?
Si una suscripción te envía una factura a un email que se borra al cabo de unos días porque la persona deja de trabajar para la empresa, ¿cómo te deduces ese gasto en el impuesto de sociedades?
La respuesta es siempre la misma: con la ayuda de Pleo.
Pleo es un software de control de gastos que te permitirá atar en corto las facturas de todos tus gastos, para que no se te escape ninguna y optimices el flujo de caja de la empresa.
De todos tus tipos de gastos, además.
Gastos de viaje, gastos de representación, gastos de gestión… y, claro está, los gastos de las suscripciones activas.
Así, si unes la información de los gastos con la de los ingresos que te ofrecen los software de gestión de suscripciones, tendrás el pack completo para controlar las finanzas del negocio y optimizar el uso de recursos.
¿Qué mejor que la gestión de gastos de Pleo como complemento para los software de gestión de suscripciones? Naaaadie
