Herramientas colaborativas: ventajas, tipos y opciones para equipos financieros

La pandemia hizo que el teletrabajo se convirtiera en una opción real para empresas de todo el mundo.

Antes trabajaban en casa solo unos pocos elegidos, a los que todo el mundo veía como afortunados. Pero de pronto todo cambió: había que trabajar desde casa a la fuerza. 

Tiempo después, viendo la pandemia cada vez más lejos, raro es no conocer a nadie que teletrabaje, total o parcialmente.

¿Y en las empresas qué?

¿Qué impacto tiene el hecho de que haya personas fuera de la oficina trabajando?

Sería muy negativo si no existieran las llamadas herramientas colaborativas, desde luego.

A lo largo de las próximas líneas vamos a hablarte de ellas. De qué son, de sus ventajas, de qué tipos puedes encontrarte... y daremos un listado de herramientas colaborativas para tu equipo financiero.

Vamos a por ello.

Qué son las herramientas colaborativas y para qué sirven

Herramientas colaborativas.

Herramientas de colaboración digital.

Herramientas de trabajo colectivo.

¿Seguimos?

Todo sinónimos que vienen a expresar lo mismo: se trata de herramientas o programas desarrollados para facilitar y potenciar el trabajo en equipo.

Luego, cada herramienta colaborativa se centrará en un aspecto u otro. Gestión de tareas, comunicación, edición de documentos, almacenamiento... o varios al mismo tiempo, según cuán sofisticada sea la plataforma colaborativa.

Además de para lo evidente, que es el trabajo simultáneo y deslocalizado de varios usuarios, las herramientas colaborativas son una solución fantástica para fomentar la comunidad.

Como decíamos, en un entorno laboral cada vez menos tradicional y más fragmentado, sin herramientas así, sería muy fácil perder la conexión con la empresa y los compañeros.

Con ellas, en cambio, el sentimiento de pertenencia al grupo aumenta, las ideas fluyen y la productividad no se resiente... sino todo lo contrario.

¿Vemos qué ventajas trae bajo el brazo el software colaborativo?

Ventajas de las herramientas colaborativas

Así a bote pronto ya te vienen algunas ideas a la cabeza, ¿no?

Por ejemplo, lo evidente: las herramientas colaborativas facilitan el trabajo simultáneo de varios usuarios.

De distintos departamentos, por ejemplo. O de personas que participen en el mismo proyecto, pero que vivan en ciudades diferentes, con husos horarios distintos.

Y es que esa es otra ventaja: sea cual sea el momento del día, las herramientas colaborativas permiten el acceso a las mismas con una simple conexión a Internet.

Si tu empresa tiene sede en Madrid y en Nueva York, mientras en la gran manzana duermen, en la capital española pueden avanzar trabajo sin necesidad de estar todos presentes o conectados.

Así que de momento quédate con eso: permiten el acceso cuando sea, de varias personas al mismo tiempo y desde donde quieran.

Asimismo, estos programas suelen centralizar toda la información del proyecto en el mismo lugar. Esa es la gracia, en parte: no tener que acudir a distintas fuentes para poder trabajar.

Al tenerlo todo concentrado, además, es más fácil guardarlo de forma segura; cosas de la nube ☁️

Y al mismo tiempo, la eficiencia trabajando aumenta mucho. Mucho, mucho.

Se eliminan los cuellos de botella propios de las cadenas de mando o jerarquías dentro de la empresa. Se facilita la colaboración en tiempo real de varios usuarios a la vez. Se permite el acceso desde cualquier parte del mundo... sí, la eficiencia se eleva hasta el cielo.

Y un aumento de la eficiencia, más conocido como aumento de la productividad, tarde o temprano, acabará impactando en el KPI financiero más importante: la rentabilidad.

Características de las herramientas colaborativas

Todos los beneficios de hacer uso de ellas en tu empresa se entienden cuando ves de lo que son capaces.

Estas son características comunes a la gran mayoría de herramientas de colaboración digital, mira:

• Envían notificaciones en tiempo real de los cambios que se hagan, como por ejemplo una modificación de la fecha de entrega en un proyecto en una herramienta de gestión de tareas
• La comunicación entre los distintos usuarios también se da en las plataformas en tiempo real, permitiendo el chat, la conversación en formato de foro, la subida de archivos desde los discos duros locales, mensajes de voz, videollamadas, etc.
• También permiten compartir y consultar calendarios o listas de tareas de los distintos usuarios
• Y crear mapas conceptuales que reflejen el flujo de trabajo de proyectos
• Asimismo, facilitan el trabajo en tiempo real multiusuario, permitiendo consultar los cambios y las versiones anteriores
• Y también la gestión documental o de archivos en la nube

Qué fácil se explica la productividad y aumento de la rentabilidad ante tan retahíla de características.

Tipos de herramientas colaborativas y ejemplos

Hemos visto ventajas, beneficios y características de forma general. Pero claro, cada herramienta colaborativa aportará más de unos aspectos que de otros.

Dependerá de en qué se centre, porque tipos de herramientas de trabajo colaborativo lo cierto es que hay bastantes.

Aquí los más comunes, pero recordando que la mayoría de las herramientas son capaces de hacer varias de estas tareas a la vez.

Por ejemplo, una herramienta de gestión de proyectos también facilita la comunicación entre los participantes en tiempo real.

Dicho esto, ahora sí, veamos los tipos de herramientas colaborativas.

Herramientas de comunicación

Existen herramientas diseñadas para la comunicación entre equipos.

Cuando en una empresa solo hay cuatro personas, pues bueno, los hilos de email pueden funcionar, o las pequeñas reuniones presenciales en un despacho.

Si la plantilla aumenta a 80 personas repartidas en siete departamentos distintos, cuidado, que se complica.

¿Qué haces si quieres hablar solo con dos departamentos a la vez? ¿Los mandas llamar a todos?

¿Y si uno está teletrabajando desde casa? ¿Combinas presencialidad y videollamada?

No, no: estableciendo el uso de herramientas de comunicación como base, solucionado.

¿Sois de videollamadas? Perfecto: envías convocatoria o el enlace de la sala a quien quieras y listo, reunión grupal por vídeo. Da igual que un asistente esté en China, otro en Murcia y otro en Río de Janeiro. Si os apañáis con los horarios, arreglado.

¿Preferís la comunicación escrita en tiempo real? Selecciona una herramienta que se base en el uso de canales multiusuario públicos y privados, así como en chats privados, y ya está.

¿Y si sois más de hablar sin veros las caras? Pues lo mismo: hay herramientas de comunicación que facilitan las conversaciones por voz, sin vídeo ni nada.

¿Preferís combinar distintos canales de comunicación? Podéis elegir herramientas que lo hagan todo y si no, combinar tampoco está nada mal.

Zoom, Microsoft Teams y Slack son ejemplos perfectos de herramientas de comunicación.

Herramientas de gestión de proyectos

¿Tu empresa tiene que ejecutar varios proyectos al mismo tiempo, en los que además intervengan distintos departamentos?

Por ejemplo, el project manager debería poder ver lo que sucede en distintos proyectos a la vez, para poder repartir tareas y responsabilidades adecuadamente.

A su vez, el departamento financiero podría ver el estado de determinado proyecto, para saber cuándo emitir la factura al cliente.

Para eso, nada como las herramientas de gestión de proyectos que permitan administrarlos de principio a fin.

Fechas de entrega, hitos, progreso, subida de documentos, comentarios, roles, asignaciones, etiquetas... todo un paraíso para los amantes del orden y organización.

Ejemplos de este tipo de herramientas de gestión de tareas serían Notion, Trello, Asana o nuevamente Microsoft Teams.

Herramientas de gestión documental y edición

¿Qué documentos digitales son los más usados en el mundo?

¿Las hojas de cálculo, quizá?

¿Las presentaciones?

O casi mejor: los documentos de texto, ¿no?

Crear y editar dichos documentos en local está bien, pero cuando hay que hacer correcciones, añadir y quitar información, dejar comentarios al margen... mucho mejor tirar de una herramienta colaborativa.

Con ellas, podrás crear documentos como lo harías en local, sí, pero a ese mismo archivo tendría acceso todo tu equipo para que editara de forma ágil, sobre la marcha.

Mira la diferencia:

1. Creas un archivo en local y lo envías por email a alguien para que corrija. Se lo descarga en su disco duro, lo edita, escribe otro email, adjunta el archivo editado y se lo envía a otro compañero, que hace lo mismo antes de que te llegue a ti de nuevo. Y así sucesivamente.
2. Creas un archivo colaborativo, avisas a tus compañeros y editáis ahí directamente, poniendo incluso comentarios al margen.

Sin duda, la opción B es la más fluida.

Y lo dicho: sirven documentos de texto, presentaciones, tablas... todo lo que se te ocurra.

Google Drive, con sus Docs y Hojas de cálculo, son el ejemplo perfecto.

Herramientas de almacenamiento en la nube

Se trata de plataformas donde guardar archivos.

Si lo haces en local, el problema es que para que acceda otra persona tendrás que establecer redes locales. Cero productividad.

Pero si subes ese archivo a la nube, la otra persona podrá acceder a la misma con una simple conexión a Internet, lo que agiliza mucho el proceso.

Por no hablar de la seguridad; la nube cuenta con protocolos seguros y su software se actualiza solo, por lo que la ventaja es doble.

Ejemplos de herramientas colaborativas de almacenamiento en la nube podrían ser nuevamente Google Drive o Dropbox.

Herramientas de gestión de conocimiento

¿Qué haces cuando tienes una idea en el trabajo? Al cuaderno, o al bloc de notas del móvil.

O peor: la dejas pasar, porque no se te ocurre apuntarla.

¿Y si ves un enlace a un post que os va a ayudar mucho a mejorar la productividad en la empresa, por ejemplo?

¿Qué haces con él? ¿Lo agregas a favoritos y nunca más se supo? ¿Se lo envías a alguien y también queda en el olvido?

¿Y dónde ubicas la documentación relevante de la empresa? La de cómo llevar a cabo ciertos procesos, el código de comportamiento, las guías de estilo, etc.

¿Dejas esa documentación colgada de una pared o archivada en una carpeta?

De eso nada: hay herramientas de gestión de conocimiento para que volquéis información de todo tipo.

Software al que todo el mundo pueda acceder a añadir información de interés, así como a consultar la de los compañeros.

Enlaces, fotografías, trozos de texto... de todo, incluyendo la información importante de la empresa.

Ejemplos de este tipo de herramientas colaborativas serían Evernote, Notion o Microsoft OneNote.

4 herramientas colaborativas ideales para equipos financieros

Esos eran, a grandes rasgos, los tipos de herramientas colaborativas más comunes, sin olvidar que muchas de ellas incluyen características de otros grupos.

Por ejemplo, hablemos de Google Drive. Bueno, de la suite de Google, Workspace.

¿Es una herramienta colaborativa de comunicación? Al incluir Google Meet, sí.

¿Es una herramienta colaborativa de gestión documental y edición? Completamente.

¿Y de almacenamiento en la nube? Más de lo mismo.

Así que no hace falta quedarse solo con la opción o característica de colaboración principal. Explora qué más pueden hacer por ti las herramientas colaborativas... y a por ellas.

De momento, te dejamos por aquí cuatro herramientas financieras que puede adoptar tu equipo. Bueno, no necesariamente financieras en sí, pero sí que os podrían resultar muy útiles en el equipo.

#1 Wise

Wise no es una herramienta colaborativa en su definición, pero en la práctica hace su papel.

Se trata de una herramienta online para realizar pagos en distintas divisas fácilmente, entre monedero y monedero. Para pagar puedes emplear lo que quieras: tarjeta, transferencia, Apple Pay o Google Pay… pura comodidad.

Cuando haces una transferencia vía Wise, como es multiusuario, el resto de las personas del equipo puede seguir su estado en tiempo real.

Y como facilita los pagos en distintas monedas, también puedes pagar y cobrar a otros países a la vez de forma ágil, sin los lentos —y caros— procesos de hacer transferencias internacionales.

#2 Google Workspace

La madre de todas las herramientas colaborativas, quizá.

La gran G pone a tu disposición todo su arsenal bajo el mismo paraguas, conocido como Google Workspace, anteriormente Google Suite.

Toma nota:

• Gmail
• Google Meet
• Google Chat
• Google Drive
• Google Docs
• Google Sheets
• Google Slides
• Google Forms
• Google Keep
• Google Calendar
• Google Tasks
• Jamboard
• Google Sites
• ...

Casi nada, ¿eh?

#3 Notion

Otro recurso útil para tu equipo financiero es Notion.

De código abierto, se trata del aliado perfecto a la hora de gestionar conocimiento, proyectos y tareas de forma remota.

Sus múltiples opciones de estructuración de la información, presentación y formatos lo convierten en la máquina perfecta para aumentar la productividad.

Podrás crear proyectos por hitos, establecer fechas de vencimiento, asignar tareas, subir y almacenar archivos, crear documentos, editarlos en tiempo real en equipo y un largo etcétera que no deja de ir a más.

#4 Un ERP como Holded

Los ERP son otro tipo de software para empresas imprescindible si se quiere trabajar en equipo y tener acceso a la información desde cualquier lugar.

Bajo la premisa de ser una herramienta de gestión de recursos, los especializados en finanzas, como Holded, pueden ayudarte a ahorrar mucho tiempo con la automatización de procesos financieros.

Como la emisión y envío de facturas a clientes, por ejemplo. O el seguimiento de sus pagos.

Se trata de una herramienta colaborativa porque permite la actuación simultánea de varios usuarios al mismo tiempo, cada uno con sus roles y dedicado al ámbito que le corresponda: finanzas, ventas, RRHH, etc.

Además, con total seguridad se convertirá en un medio homologado para gestionar facturas electrónicas, así que además de todo, también te ayudará a cumplir la ley.

Conciliaciones bancarias, contabilidad de todos los movimientos, creación de facturas recurrentes... sí, los brazos de un ERP fuerte en el aspecto financiero llegan muy, muy lejos.

Aunque bueno, a los gastos no tanto y claro, es uno de los puntos más convenientes por la dificultad que traen.

Y si encima añades eso de que la herramienta tenga que ser colaborativa... pues está difícil el asunto, ¿no?

Pues no. Con Pleo, al menos, no.

Pleo, la herramienta financiera colaborativa por excelencia

En esa lista de cuatro nos hemos dejado lo mejor para el final.

Decíamos que esto iba de gastos, y así es. Pero lo primero es lo primero: ¿es una herramienta colaborativa?

Totalmente. Todos los miembros de tu empresa podrán hacer uso de ella, estén donde estén y sea cuando sea.

Tu equipo financiero podrá acceder al panel de control cuando quiera, visualizar datos de los gastos, crear informes financieros por categorías, comprobar facturas simplificadas, etc.

Y el equipo que viaja y genera los gastos, pues lo mismo: paga con la tarjeta de empresa —¡Pleo también tiene!— y, si el manager lo aprueba, el gasto se registra en la aplicación y una simple foto con el móvil es suficiente para justificarlo.

Todo queda almacenado en la nube, de forma segura, al alcance de todo aquel que tenga permisos. Porque claro, en Pleo también se pueden establecer autorizaciones por usuario.

¿Ves?

La herramienta colaborativa financiera por excelencia; no digas que no. ¿Te animas a probarla? Pásate por la gestión de gastos y nos cuentas.