Cuando empiezas un negocio y sois pocos, todo está bien controladito.
La gente sabe perfectamente qué se puede hacer y qué no, y si tiene dudas de algo puede preguntar fácilmente para resolverlo.
Todo muy idílico en comparación a cuando la empresa crece.
Cuando la familia de trabajadores aumenta, el control se complica. El control, en general, y ahí se incluye el control del gasto, algo que puede derivar en drama si no se hace bien.
¿Y cómo se controla el gasto cuando en la empresa hay decenas o cientos de personas haciendo pagos en nombre de la misma?
Con una buena política de gastos de empresa, nuestra protagonista.
Qué es una política de gastos de empresa y por qué es importante tener una
Una política de gastos es un documento que define cómo se pueden gastar el dinero los trabajadores de la empresa.
No cuando se van a hacer la compra al Mercadona antes de cenar, sino cuando tienen que acometer un gasto derivado del trabajo.
Al irse de viaje para ver un cliente, por ejemplo, o cuando salen a comer con un proveedor.
Sin una política de gastos, tus empleados improvisarán y pasará lo que tenga que pasar.
«¿150 € por una noche de hotel está bien o mejor me busco otro alojamiento más barato?»
«¿Lo pago con mi tarjeta o mejor con efectivo? ¿Pido la factura o con el ticket ya vale para que me reembolsen?»
Es perfectamente normal que a los trabajadores les asalten este tipo de dudas, especialmente cuando no han leído nada al respecto por parte de tu empresa.
Las políticas de gastos de empresa son necesarias, por tanto, para evitar la improvisación de tu equipo, que puede acabar de forma desastrosa.
Pero es que además, ojo:
- Ahorra tiempo y dinero, al definir límites de gasto en distintas partidas y también el modo de actuar en cada caso, como en el proceso de reservar un vuelo, por ejemplo
- Previene el intento de fraudes, al establecer unas normas claras sobre cuánto se puede gastar cada empleado y en qué
- Facilita el cumplimiento de los presupuestos, al controlar la variable más peliaguda: los gastos no planeados
- Aumenta el bienestar de tu equipo, al tener este claro qué puede hacer y qué no, sin tener que esperar a ver si le aprueban la nota de gastos, y saber perfectamente cuándo recibirá el reembolso cuando pague con dinero propio
¡Todo ventajas!
El único «pero» es que cada política de gastos es única y distinta, dependiendo de cómo sea la empresa, por lo que no sirve el típico copiar y pegar de otras políticas.
Si no tienes una, por tanto, te toca dedicarle algo de tiempo a definirla.
Pero para eso estamos aquí.
Cómo crear una política de gastos para tu empresa
Pues mira, lo primero que tienes que pensar es el porqué.
¿Por qué quieres crear una? Vistas las ventajas, seguro que te han entrado ganas… pero intenta profundizar un poco: ¿es para reducir el gasto?
¿Para asegurarte de que tu equipo gaste de forma responsable?
¿Para facilitar el proceso de los reembolsos, que es un auténtico caos?
Cuando lo tengas claro, empieza por las reglas generales. Generales, ojo.
Puedes contar, a priori, qué gastos son reembolsables y cuáles no, cómo funcionan los reembolsos, la prioridad a la hora de acometer los pagos —con tarjeta de empresa, con efectivo…—, etc.
Y decimos general, porque después de eso… empieza el festival: ¡las categorías!
En la política deben aparecer todos los tipos de gastos a los que se pueda enfrentar cualquier trabajador de la empresa, de forma específica.
Límites específicos, normas específicas, procesos de supervisión y aprobación específicos… Tooodo lo específico.
Esta parte es la más larga, claro; por ello, en breve te hablaremos de unas cuantas categorías y qué podrías incluir en cada una.
Cuando tengas la política de gastos confeccionada, te faltarán tres cosas: comunicarla, hacerla accesible y mantenerla siempre actualizada.
Comunicarla, porque por mucho que la tengas creada, si tu equipo no sabe que existe, no actuará en consecuencia. Y aquí no vale eso que se dice de que el desconocimiento de las normas no exime de su obligado cumplimiento.
Hazla fácilmente accesible a todo el mundo, de modo que puedan consultarla en cualquier momento y desde cualquier lugar. ¿En Drive o en Notion, quizá?
Y por supuesto, mantenla actualizada, porque seguramente los números bailen de un año a otro, así como las necesidades de tu empresa y el contexto social.
Piensa en la pandemia: ¿te imaginas mantener las mismas políticas de gastos en las empresas que aceptaron de muy buena gana el teletrabajo de su plantilla?
Dicho esto, al lío 👇
Y ahora sí: qué incluir en tu política de gastos de empresa
Pues taaaantas cosas como tipos de gastos en los que pueda incurrir tu equipo.
Vamos a ir señalando categorías y contando sus peculiaridades, teniendo claro que en cada caso lo normal es que se defina esto:
- El límite del gasto, ya sea fijo, variable, mensual, etc.
- El proceso de aprobación del gasto, para definir quién tiene la autoridad para aprobarlo y cómo hacer la solicitud
- El proceso de reembolso del gasto, que definirá el método de pago, cómo hacer la solicitud y los plazos
Con eso claro, ¿qué categorías podrías incluir en la política de gastos de tu empresa?
Aquí van algunas sugerencias.
Gastos de teléfono
Refiriéndonos al teléfono de empresa de cada empleado y la forma de utilizarlo.
Se trata de especificar cosas como si se pueden enviar SMS o es mejor recurrir al WhatsApp, si se puede llamar —horarios, si se pueden hacer llamadas en fin de semana—, extensiones permitidas —por ejemplo, los 906 suelen acarrear costes adicionales— y qué hacer con las llamadas cuando se viaja al extranjero o se terminan los datos.
Si das números de empresa a tus empleados o tienen teléfono fijo en su puesto de trabajo, este gasto lo tienes que especificar bien. Es facilito, además.
Gastos derivados del teletrabajo en casa
Si parte de tu equipo decide trabajar desde casa algunos días a la semana, necesitará crearse un ambiente adecuado.
Si tu empresa quiere facilitar las cosas, tendrás que definir bien todo lo relacionado con los gastos del teletrabajo: la silla, el escritorio, el ordenador de sobremesa o el portátil, la impresora, el escáner, la webcam o el micrófono.
¿Lo compra todo el trabajador y luego se le reembolsa? ¿Cuál es el límite en cada caso? ¿Qué se hace con las facturas? ¿Y con la garantía? ¿Dónde se puede hacer la compra?
Es posible que tu empresa tenga un acuerdo especial con un proveedor de este tipo de materiales y te convenga mucho más comprárselos a él que hacerlo en las tiendas de siempre o por Internet.
Todo, todo a la política de gastos.
Gastos en marketing y publicidad
Lo habitual es que el dinero disponible para campañas de marketing quede definido en el presupuesto del departamento; pero pudiera ser que hubiera que abordar otros costes más puntuales por parte de otros equipos.
Cuando un empleado tiene que montar una campaña puntual, por ejemplo, ¿cuánto presupuesto puede destinar? ¿Quién debe aprobarlo?
Si se trata de publicidad online, se puede afinar incluso un poco más y reflexionar sobre cuál es el modelo de pago preferible, ¿coste por clic o coste por lead?
Y si hay que crear vídeos o folletos, ¿se busca un profesional independiente que se encargue de todo o es mejor hacerlo de forma propia, utilizando las herramientas disponibles?
Y siguiendo por la misma línea…
Gastos en diseño web, software y suscripciones
Si de pronto a un equipo le hace falta contratar una herramienta nueva para desarrollar su trabajo, ¿cómo lo hace? ¿Mejor pagos recurrentes o se busca la suscripción trimestral?
Si es un pago recurrente, ¿se espera hasta cierto momento del mes para dar de alta la herramienta? ¿Hay un límite para el coste? ¿Se pide la factura mes a mes? ¿Cómo se actuará cuando haya que darla de baja? Aquí te hablamos de cómo gestionar suscripciones, por cierto.
Y lo mismo con la web. Si hay que crear una de cero o simplemente una página individual, ¿se busca proveedor o se hace desde dentro usando herramientas para ello? ¿Qué se hace con el hosting, en caso de que haga falta ampliarlo por falta de espacio? ¿Y si hay que contratar un dominio nuevo?
Gastos en profesionales independientes
Cuando hay que recurrir a un profesional para algo —del diseño, fontanería, abogacía, etc.—, ¿cómo se procede?
¿Se busca un precio por hora o mejor tener claro el gasto total desde el principio? ¿Cómo se le paga, por transferencia bancaria? ¿Bizum? ¿Cómo se reembolsa el dinero en tal caso? ¿Y si el pago es en efectivo?
Hay que dejar atados todos los detalles que tienen que ver con el gasto. Todos.
Y como cada profesional independiente tiene una forma de trabajar, establece unas normas generales e indica expresamente que si las condiciones no son las permitidas en las políticas, que se consulte con la persona responsable.
Gastos de representación
No nos podíamos olvidar de los famosos gastos de representación, no. Ya sabes, aquellos destinados a mejorar la imagen de la empresa ante clientes y proveedores.
Las comidas y cenas con los clientes, ¿tienen un límite? ¿Cómo se pagan? ¿Se le pide factura al restaurante o con el ticket es suficiente?
Y si se les hace un regalo, ¿cuáles son apropiados y cuáles no? ¿Depende del tipo de cliente, del tipo de regalo o del coste? Si fuera una entrada a un evento deportivo, ¿se le compra la entrada más cara, en tribuna, o con una más estándar está bien? ¿Cómo se paga en tal caso?
¿Y los reembolsos? ¿Cuándo y cómo se le devuelve el dinero al trabajador que paga una cena con un cliente que se va hasta los 800 €? Que no te sorprenda; puede ser un cliente por el que tu empresa factura más de 100.000 € al año, por lo que un caprichito así de vez en cuando nunca estará de más.
Por cierto, ¿estos gastos se tienen que aprobar? ¿Por quién? ¿Cómo se hace la solicitud?
Gastos de ocio, entretenimiento y bienestar
Pongamos que en tu programa de retribución flexible para empleados fruto de la flexibilidad laboral, les permites invertir en su bienestar con dinero de la empresa.
Algunos se dan un masaje mensual; otros, se van de fin de semana con sus parejas y los hay que prefieren ir al gimnasio.
Tendrás que definir cómo deberían proceder exactamente para hacer lo que quieran.
Si es el masaje, ¿se lo pueden dar donde quieran o hay un listado del que elegir? ¿Y cuál es el límite de gasto? ¿Es por masaje o hay un total a lo largo de todo el año?
Si es un fin de semana, ¿hay que hablar con la empresa para que lo apruebe antes? ¿Con quién? Si la reserva del alojamiento es por parte del empleado, ¿es mejor que lo haga a través de Airbnb o de Booking? ¿Reserva como viaje de trabajo o como si fuera de ocio?
Y si es una suscripción mensual al gimnasio, ¿hay que elegirlo de una cadena con la cual se tiene un acuerdo o puede ser cualquier otro? Y de ser así, ¿cuál es el tope de la suscripción mensual? ¿O es mejor pagar anualmente y olvidarse? ¿Quién debería aprobar el gasto si así fuera?
Gastos de viaje
La categoría reina de las políticas de gastos de las empresas de casi todo el mundo, pues indica cómo tiene que viajar el equipo.
En la política de gastos de viaje hay que estipular bastantes cosas:
- Alojamiento: ¿desde dónde es mejor reservar? ¿En la web del hotel? ¿En Booking? ¿En Airbnb? ¿Con cuánta antelación hay que hacerlo? ¿Y cuál es el límite económico por noche?
- Comidas: ¿cuál es el límite para los desayunos? ¿Y para las comidas? ¿Y las cenas? ¿Es obligatorio utilizar el ticket restaurante cuando sea posible?
- Transporte: ¿cómo tiene que viajar tu equipo, siempre que sea posible? ¿En avión o en tren? Si es en avión, ¿desde dónde reserva? ¿Qué hace con el equipaje extra? ¿Hay alguna compañía a la que haya que darle preferencia? Y el tren, ¿queda en manos del empleado o si son más de 500 km de distancia es obligatorio hacer el trayecto por aire?
- Trayectos urbanos: ¿está permitido coger taxis? ¿Qué límite de gasto tiene cada trayecto? ¿Se paga con tarjeta si es posible? ¿Se pide el ticket?
Y si es un viaje internacional, ¿cómo se gestiona el cambio de divisas y la comisión?
Tener una política de gastos de viaje es extremadamente importante porque si tu equipo viaja y está lejos, la comunicación puede ser menos fluida y los costes tienden a ser altos.
Si no se controlan, ¡peligro! 🚨
Kilometraje
Cuando una persona tiene que irse a un viaje de trabajo y lo hace con su coche, existe una compensación llamada kilometraje que depende totalmente de tu empresa.
¿Le das cierta cantidad por kilómetro recorrido y que se lance a la carretera? ¿Se fija la compensación antes de que salga, tras consultarlo con un responsable? ¿Se establece un tope máximo a compensar?
¿Y cómo se compensa? ¿Se añadirá un pequeño suplemento a la nómina mensual o se hará el pago al volver del viaje?
La compensación por kilometraje es otro habitual de las políticas de gasto de las empresas de todo el mundo.
Gastos del vehículo
El kilometraje no es el único gasto que tendría que acometer tu empresa cuando un trabajador coge su coche para viajar por trabajo.
¿Cómo debe proceder a la hora de poner gasolina? ¿Y si tiene que cambiar el aceite o hacer una pequeña reparación? ¿Cómo procede cuando necesita llamar a la grúa?
Y si el coche es de alquiler, ¿dónde lo alquila? ¿Qué tope de gasto tiene? ¿Qué tipo de seguro contrata? ¿Alquila el mismo coche para ir que para volver?
¿Y el parking? ¿Puede aparcar en zona azul? Si es así, ¿tiene límite de horas o puede dejarlo ahí aparcado todo el día? ¿Qué pasa si le ponen una multa de aparcamiento? ¿Y si en el trayecto hay que pagar peajes? ¿Hay que validarlo antes con un responsable, para ver si es mejor ir por otra ruta aunque cueste un poco más de tiempo?
Gastos de formación, conferencias y eventos
Tu empresa también puede animar a su plantilla a hacer cursos y asistir a charlas y eventos para mejorar sus habilidades.
En caso de que lo financies, ¿cómo lo haces? ¿Se le da al trabajador un presupuesto anual que pueda invertir en eso, independientemente de lo que cueste cada entrada de forma individual? ¿O se le da barra libre para comprar entradas siempre que estas no excedan de cierta cantidad?
Y los gastos derivados por asistir a un evento presencial, ¿cuentan para ese tope que se ha puesto o serían más bien gastos de viaje?
Gastos al estar de workations
Si tu empresa tiene abierta la opción para que tu equipo haga workations de vez en cuando, ¿cómo se gestionan los gastos?
Ojo, ¡que hay muchos!
¿Cubre el billete de ida y vuelta o solo uno de los dos? ¿Debe aprobarlo alguien? ¿Y si hay que hacer cambios de divisas?
¿Y qué pasa con el alojamiento? ¿Qué porcentaje del coste cubre la empresa? ¿Cuál es el límite de días? ¿Y de gasto económico?
¿Y cómo procede si el trabajador decide alargar su estancia? ¿Quién asume el coste del cambio de billete?
¿Y qué sucede con las comidas? ¿Están incluidos los desayunos solamente o también los almuerzos y cenas? ¿Qué límite de gasto tiene cada comida del día que esté cubierta?
Lo dicho: muchos.
Ejemplo de política de gastos de una empresa
Ni qué decir tiene que tu empresa no tiene por qué contar con todas esas categorías. Coge tan solo las que apliquen en tu caso.
Si tu personal no mima a los clientes y proveedores, ¿por qué tener una categoría de gastos de representación?
Con eso clarinete, aquí va un pequeño ejemplo de alguna de las categorías, que hemos creado con nuestra herramienta generadora de política de gastos:
Como ves, el objetivo es establecer los límites, los reembolsos y que esté expresado de forma directa y concisa para que le quede claro a toda persona que la lea.
Hazlo fácil con Pleo
¿Conservar los tickets? No es necesario, porque Pleo está aprobado por la Agencia Tributaria y con que tu equipo le haga una foto al ticket que le dan tras pagar, listo.
Y con eso, la política se simplifica .
¿Reembolsos a final de mes? No es preciso esperar tanto; en cuanto un gasto es aprobado, si la empresa le debe dinero al trabajador, este puede solicitarlo al instante, a través de su balance personal.
Nada de esperar a final de mes para recuperar el dinero que sale del propio bolsillo del trabajador, y encima la política de gastos se vuelve a simplificar.
¿Notas de gastos? Diles adiós con Pleo, cuyo registro de los gastos se hace a través de la app y todos contentos.
¿Y los gastitos del día a día de todo trabajador? Que si la comida, que si los billetes de transporte público para ir al trabajo, que si un café al llegar…
Pues para eso también: Pleo.
Concretamente, las tarjetas de empresa; solicítalas, repártelas entre tu equipo y explica en la política de gastos que las utilicen siempre para pagar cosas relacionadas con el trabajo. Así de sencillo.
