Entre le processus de facturation, les impayés, les dépenses, les feuilles de calcul… Les tâches administratives sont très souvent un poids pour les TPE et PME. Ce sont des tâches répétitives et chronophages. En externalisant le processus de facturation, l’entreprise peut passer plus de temps sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Les différents types d’externalisation du traitement des factures
Lorsqu’on parle d’externalisation du traitement des factures, on distingue deux options. La première consiste à opter pour un logiciel de dématérialisation, la seconde consiste à embaucher un expert-comptable.
- Grâce aux services qu’offre une plateforme de traitement des factures fournisseurs telle que Pleo votre entreprise entame le processus de dématérialisation qui est, aujourd’hui, en train de devenir la norme. Cette option vous permet de garder le contrôle total du processus de facturation, du début à la fin, tandis que la plateforme s’occupe des tâches répétitives et vous offre des outils très utiles à votre comptabilité.
- En déléguant le traitement et le paiement de vos factures à un comptable vous faites confiance à un expert, un atout pour vos finances. C’est un traitement plus personnalisé. Pour externaliser votre facturation, vous devez produire une lettre de mission qui contractualise votre relation avec le cabinet comptable ou l’expert-comptable choisi. Sur la lettre doivent figurer ces éléments suivants : la nature de la mission, les tâches confiées au prestataire, le montant de la prestation, les modalités de règlement du prestataire, les conditions de résiliation du contrat.
Ces solutions vous permettent de gérer le processus de traitement de factures en un seul endroit, ce qui vous fait gagner du temps et de l’argent sur les coûts de formation et les ressources nécessaires.
Les avantages de mettre en place l’externalisation
L’externalisation de la facturation présente de véritables avantages à considérer pour votre entreprise :
- En déléguant la charge administrative vous gagnez du temps
- Vous faites des économies en évitant de recruter pour des tâches administratives
- Vous travaillez aux côtés d’un prestataire externe spécialisé dans la comptabilité et la facturation
- Vous évitez les erreurs et la fraude
- Vous assurez un suivi efficace de vos factures et des relances
- En réduisant les tâches secondaires vous pouvez vous concentrez sur votre cœur de métier
- Vous êtes en conformité avec les obligations légales
- Vous améliorez vos pratiques comptables et votre processus de facturation
- Vous choisissez librement les tâches comptables à déléguer, de façon partielle ou totale
Les inconvénients de mettre en place l’externalisation
Malgré ses atouts, l’externalisation peut également présenter des inconvénients pour l’entreprise :
- Un risque de perte de la maîtrise du service de facturation
- Risque de coûts additionnels pour des services supplémentaires
- Un risque de perte d’autonomie et de dépendance au prestataire
- Risque de diminution de la qualité de service
- Perte de confidentialité des données
- Limitation de la réactivité de l’entreprise concernant la facturation
Toutefois, ces inconvénients peuvent être limités si vous collaborez avec un partenaire de confiance et en mettant en place un processus de vérification afin de conserver le contrôle sur la facturation et la comptabilité de l’entreprise.
L’expert-comptable ou le cabinet comptable doit être considéré comme un partenaire et non un simple prestataire.
De même pour le logiciel, prenez le temps de faire des recherches pour trouver le plus adéquat.
Quelles tâches externaliser ? Quelles tâches garder en interne ?
Un certain nombre de tâches comptables peuvent être externalisées, partiellement ou totalement grâce à un prestataire externe. Voici les principales tâches comptables qu’il est possible d’externaliser :
- Saisie comptable (achats, ventes, frais généraux)
- Facturation et suivi
- Gestion des immobilisations
- Lettrage des comptes
- Travaux d’inventaire
- Gestion de la fiscalité
- Liasse fiscale et comptes annuels
- Gestion de paie
Déléguez uniquement les tâches comptables à faible valeur ajoutée pour plus de sécurité et garder celles où vous voulez avoir une claire visibilité du processus.
Nous vous recommandons de maintenir en interne les tâches comptables stratégiques et confidentielles, les autres peuvent être envisagées pour être déléguées à l'externe.
Les étapes à suivre pour bien externaliser sa saisie comptable
- Définir les besoins de l’entreprise en matière de saisie comptable
- Choisir un prestataire qui comprend vos besoins
- Communiquer clairement avec le prestataire externe pour déterminer les attentes en matière de qualité, de délai et de coût.
- Disposer d’un système de contrôle et de surveillance efficace pour s’assurer que la saisie comptable est effectuée de manière précise et conforme aux normes comptables.
- Maintenir une bonne collaboration avec le prestataire externe et rester ouvert à des suggestions pour améliorer les processus de saisie comptable.
Pour bien réussir ce processus, il est important que le client respecte une procédure stricte des flux de document échangés avec le prestataire. Il est important qu’ensemble le client et le comptable mettent en place un plan comptable strict. Le client doit toujours se rendre disponible. Du côté du prestataire, le client voudra s’assurer que l’expert comptable peut assurer lors des pics de production, qu’il s’accompagne de plusieurs chefs de production et surtout que le cabinet a des normes de sécurité strictes concernant les données.
Si vous optez pour un logiciel de facturation, prenez le temps de trouver celui qui convient le mieux à vos besoins. Vous trouverez, aujourd’hui, sur le marché quantité de logiciels, tous légèrement différents. C’est pour cette raison qu’il est important de comprendre ses véritables besoins avant de s’engager dans ce processus. Retrouvez sur notre site, la liste des 5 meilleurs logiciels de 2024.
