Dans cet article, on vous présente les principales limites d’une gestion des notes de frais sur tableur (Excel ou Google Sheets).
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Points clés à retenir :
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Chaque entreprise cherche la meilleure organisation pour établir, contrôler, comptabiliser et payer les dépenses professionnelles des salariés. Vous êtes tenté de télécharger un modèle de fichier pour notes de frais Excel gratuit plutôt que d’opter pour un logiciel spécialisé ? C’est rapide, certes, mais peu efficace, voire risqué. Découvrez dans cet article les limites des notes de frais sur Excel, pour le salarié, son manager et le comptable de l’entreprise.
1. Une gestion des notes de frais chronophage et à faible valeur ajoutée
Établir sa note de frais en fin de mois sur Excel est souvent une tâche que le salarié ne veut pas faire tant elle est fastidieuse.
Saisie manuelle fastidieuse
Même si l’entreprise propose un modèle de note de frais avec TVA, l'employé passe du temps s’il veut contrôler chaque saisie et éviter les erreurs. Ce travail sur tableur n’apporte aucune valeur ajoutée. Les professionnels qui se déplacent sont souvent peu enclins aux tâches administratives mais souhaitent tout de même un remboursement rapide.
Modele Excel non actualisé
Un fichier Excel pour les notes de frais peut entraîner des erreurs, car les salariés réutilisent souvent d'anciens fichiers au lieu de chercher le modèle actualisé ce qui peut conduire à des erreurs de calcul.
Mise à jour constante des barèmes et règles
Les taux de remboursement et les plafonds fiscaux changent régulièrement, il est difficile de tenir à jour ces changements ce qui peut mener à des erreurs de calcul.
Justificatifs difficile à intégrer
Les justificatifs doivent être envoyés séparément et ne sont pas facilement intégrés au fichier Excel, ce qui entraîne des risques de perte ou de confusion.
2. Notes de frais Excel : une gestion limitée, peu flexible sans interface avec la comptabilité
Excel fonctionne de manière indépendante, ce qui peut ralentir le processus administratif.
Il est difficile d'optimiser et de structurer le processus, de la création de la note de frais jusqu'au remboursement du salarié.
Une gestion des frais de déplacement sur Excel déconnectée des autres applications
Excel ou Google Sheets restent de simples tableurs. Ce sont des outils sans connexion avec les applications de gestion ou de reporting de l’entreprise. Ainsi, si vous choisissez Excel pour piloter vos notes de frais, vous ne bénéficiez pas d’un workflow automatisé pour le contrôle et la validation. Ces notes de frais exigent une saisie manuelle comptable, contrairement aux logiciels de dématérialisation. C’est également plus compliqué de retrouver des dépenses antérieures avec le détail des justificatifs par salarié ou service.
Une compilation des notes de frais Excel complexe pour leur analyse
Ces multiples fichiers Excel remplis par chaque salarié qui a des dépenses professionnelles ne permettent pas de consolider efficacement. Le manager de gestion ne dispose pas avec ces fichiers de solutions rapides pour analyser les frais par nature, par service, par centre de coût, etc. Pour retrouver le détail des repas, frais d’hôtel ou de véhicule par exemple, ils doivent compiler les données manuellement dans un tableau, sauf s’ils bénéficient d’une comptabilité analytique très fine.
Dépenses professionnelles sur Excel, remboursement plus long
Le fait que les notes de frais sur Excel soient déconnectées des applications informatiques de l’entreprise rallonge généralement le processus de contrôle et de comptabilisation qui conduit au paiement. Ce n’est donc pas la meilleure solution pour aider les collaborateurs qui avancent des frais pour leur employeur.
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3. Risques fiscaux et sociaux en cas d’erreur sur des notes de frais Excel
Les erreurs dans les notes de frais Excel peuvent entraîner des risques fiscaux et sociaux. Les plafonds des charges et la TVA déductible sont strictement encadrés. Avec Excel ou Google Sheets, des erreurs de calcul, comme l’utilisation de barèmes obsolètes ou de formules incorrectes, peuvent mener à un remboursement excessif et donc des erreurs ce qui serait perçu comme un avantage en nature, soumis à l'impôt sur le revenu pour le salarié et aux cotisations sociales pour l'entreprise.
4. Difficulté d’intégrer les procédures internes de l’entreprise sur un modèle Excel
Toutes les entreprises gagnent à rédiger une politique de frais professionnels détaillée avec des règles claires pour chaque dépense, repas, moyens de transport, hébergements, indemnités kilométriques, etc. Réussir à encadrer cette procédure dans un fichier de notes de frais Excel téléchargeable gratuitement semble souvent très compliqué. Il faut aussi maintenir les informations à jour, à chaque changement interne à la société ou lors de la parution d’un nouveau barème fiscal. Il existe des logiciels pour les notes de frais qui facilitent ce processus. Cela aiderait chaque salarié à avoir les ressources nécessaires, centralisées, sur une seule application.
5. Des règles spécifiques difficiles à suivre dans Excel
Pour bien gérer ses dépenses, il est important de suivre des règles spécifiques comme les plafonds de dépenses, les catégories de dépenses (par exemple, repas, transport, hébergement), ou les exceptions à ces règles. Généralement, un document Excel ne permet pas l’efficacité de ce domaine.
Pour contrôler les coûts, les entreprises doivent mettre en place certaines règles :
- Des plafonds de dépenses par catégorie
- Des règles spécifiques sur le type de transport à utiliser
- Des exceptions pour certains employés ou situations
- Des règles d'approbation
Excel n'est pas conçu pour la gestion des politiques de dépenses, voici les différentes raisons :
- Application manuelle des règles : Appliquer des politiques de dépenses complexes nécessite souvent des formules et des contrôles manuels ce qui peut entraîner des erreurs humaines, surtout si les règles changent fréquemment.
- Mise à jour des règles : Les règles de dépenses peuvent évoluer et il n’est pas évident de les mettre à jour dans un fichier Excel.
Il est donc généralement recommandé d’utiliser un logiciel spécialisé dans la gestion des notes de frais pour fluidifier le processus et automatiser le processus. Ces logiciels permettent aussi de centraliser les données et d’appliquer des modifications, si nécessaire, à l'ensemble du document. En général, ces outils permettent de gagner du temps et d’éviter les erreurs.
6. Fichiers Excel et Google Sheets : pas de justificatifs joints
Le travail d’élaboration des notes de frais avec un tableur Excel nécessite de retrouver tous les justificatifs de dépenses plusieurs semaines après le déplacement et donc de ne pas les perdre.
Transmission des justificatifs de dépenses avec la note de frais
Avec une note de frais sur Excel, le salarié transmet à son responsable pour validation, le fichier ainsi que l’original des justificatifs par courrier ou leur scan par mail. Ce sont beaucoup d'étapes à suivre, donc un processus chronophage et plus d’erreurs possibles.
Comparativement, avec des solutions dématérialisées pour frais professionnels, le salarié enregistre chaque dépense au fur et à mesure. Il prend une simple photo du justificatif ou du ticket, afin de le télécharger sur la plateforme.
Contrôle de la note de frais Excel plus complexe
Vérifier le justificatif de chaque ligne de dépense dans le tableau Excel prend du temps. Avec un logiciel spécialisé et automatisé, le workflow permet de visualiser les informations du document joint en un simple clic. En cas de désaccord du manager ou du comptable, le traitement s’avère plus compliqué avec un fichier Excel voire avec une impression au format PDF.
Excel et Google Sheets ne sont plus les meilleurs outils pour gérer les notes de frais des salariés en entreprise.
Les outils d’automatisation permettent de dématérialiser le processus, fluidifient le traitement et facilitent le remboursement.
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7. Les problèmes de sécurité
Les problèmes de sécurité des données dans des outils comme Excel ou Google Sheets proviennent principalement de leur utilisation générale et de leur manque de fonctionnalités dédiées à la sécurité avancée.
- Erreurs humaines : Excel ou Google Sheets sont principalement utilisés pour stocker des données, il est très facile de faire des erreurs.
- Manque de contrôle d'accès : Même si vous pouvez définir des autorisations d’accès, ces contrôles sont limités et il est facile pour des personnes de modifier le document sans autorisation.
- Risques de fuites de données : Les fichiers Excel et Google Sheets peuvent être facilement modifiés, copiés, téléchargés ce qui peut être un problème pour les données sensibles.
- Pertes de données : L'absence de systèmes de sauvegarde automatique ou de gestion de version dans ces outils peut aussi entraîner la perte de données. Il n’y a aucun archivage automatique.
Des logiciels dédiés permettent une gestion des utilisateurs avec des rôles et permissions très précis. Ils offrent une fonction d’audit qui permet de suivre les actions des utilisateurs. Ils ont aussi la possibilité de retracer toute modification ou suppression suspecte.
Comment gérer la TVA pour une facture d’acompte ?
Depuis le 1er janvier 2023, la date d'exigibilité de la TVA sur les acomptes change. Par ailleurs, la gestion de la TVA varie selon que les opérations figurant sur la facture d'acompte sont imposables à la TVA ou exonérées de TVA. Décryptage.
TVA due dès la réception d'acomptes depuis le 1er janvier 2023
La loi de finances pour 2022 instaure de nouvelles règles en matière de facturation d’acompte et de TVA. En effet, l'article 269 du CGI prévoit que la TVA est due dès la réception d'acomptes en proportion de leur montant.
Conséquences pour le fournisseur
Pour le fournisseur, cela signifie que la TVA est due dès l'encaissement d'acomptes. Cette nouvelle mesure s'applique aussi bien sur les prestations de services que sur la vente de biens.
Conséquences pour le client
Pour l'entreprise cliente, cela signifie que le droit à déduction est pris en considération lorsque la taxe déductible devient exigible chez le fournisseur. En d'autres termes, le client peut déduire la TVA directement sans attendre la facture finale.
La gestion de la TVA selon le régime d'imposition
S'agissant des factures d'acompte, le régime d'imposition de l'entreprise conditionne la gestion de la TVA .
Facture d'acompte et TVA pour les entreprises au régime simplifié ou au réel normal
Le régime de TVA de l'entreprise doit être indiqué sur toutes les factures d'acompte. Le numéro de TVA intracommunautaire de l'entreprise et celui de son client doivent y être mentionnés. Sur ce type de document, on doit retrouver le prix unitaire hors taxes (HT), le montant total HT, le taux de TVA applicable et le montant total TTC.
Facture d'acompte et TVA pour les entreprises en franchise en base de TVA
Si l'entreprise bénéficie du régime de la franchise en base de TVA ou si les opérations figurant sur la facture d'acompte sont exonérées de TVA, les montants doivent apparaître Hors Taxes. Dans cette hypothèse, il conviendra alors d’indiquer sur la facture d'acompte la mention : " TVA non-applicable, article 293 B du Code général des impôts ".
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