DAF en PME : les clés pour une planification financière performante

Assurer une utilisation optimale des ressources financières de l’entreprise, minimiser les risques et maximiser les profits : la planification financière revêt une importance majeure dans l’univers dynamique et complexe des petites et moyennes entreprises.

Ce processus stratégique mis en œuvre par le DAF vise à établir des objectifs financiers clairs et à élaborer un plan pour les concrétiser. Il implique notamment l'élaboration d'un budget, l’établissement de prévisions financières et la définition d'une stratégie d'investissement.

1. Processus de planification financière : les étapes du plan financier 

Comme tout plan stratégique, le plan financier part de la situation actuelle de l’entreprise pour décrire la situation future ambitionnée. Il indique les initiatives, fixe les échéanciers et énumère les indicateurs de rendement clé pour passer d’une situation à l’autre et suivre la progression. À ce titre, la planification financière suit une démarche en 6 étapes :

• détermination des objectifs financiers ;
• identification des ressources et des outils nécessaires ;
• planification budgétaire ;
• planification des liquidités ;
• planification des investissements ;
• mise en place des processus de suivi du plan financier.

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2. Comprendre les objectifs financiers de l'entreprise : première étape du processus de planification financière 

Préliminaire à toute planification, l’évaluation minutieuse de la situation financière actuelle de l'entreprise constitue un socle pour les décisions stratégiques à venir. Elle implique l'analyse approfondie des états financiers : bilan, compte de résultat et tableau des flux de trésorerie. Avec ces données, le directeur administratif et financier dispose d’indicateurs concrets sur la rentabilité et les performances présentes de l'entreprise. C’est sur cette base que les objectifs du plan financier peuvent être formulés à court, moyen et long terme. Spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis (SMART), ces objectifs financiers peuvent notamment être axés sur :

• la croissance du chiffre d'affaires ;
• l'augmentation du taux de marge ;
• l'amélioration de la rentabilité ;
• l'optimisation des flux de trésorerie ;
• la réduction des dépenses et des coûts de production ;
• la diversification des sources de revenus ;
• l'expansion des investissements ;
• l'absorption des risques ;
• les partenariats stratégiques.

3. Identifier les outils nécessaires pour une planification financière efficace : deuxième étape du plan financier

Pour mener à bien le processus de planification financière, le DAF dispose de nouvelles technologies et d'outils de prévision, d’analyse financière et de reporting.

Voici une présentation des principaux outils et logiciels qui peuvent grandement faciliter la planification financière au sein des PME.

3.1 Systèmes ERP (Enterprise Resource Planning)

Utilisés pour gérer la comptabilité, les achats, la gestion de projets ou la supply chain, ces systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) offrent une vue globale et un contrôle essentiel sur les activités et la performance financière d'une entreprise. Ils intègrent les fonctionnalités indispensables à la planification financière : construction de budget, établissement de prévisions et de reporting financier.

3.2 Logiciels de comptabilité et de finance

Gestion des factures, des stocks ou de la TVA, rapports financiers, suivi des dépenses, intégration bancaire font partie des fonctionnalités proposées par logiciels de comptabilité et de finance.

3.3 Logiciels de gestion budgétaire

Les logiciels de gestion budgétaire sont conçus pour créer, gérer et suivre les budgets de l'entreprise. Ils permettent d'effectuer des prévisions précises et d'ajuster les plans en fonction des performances réelles.

3.4 Tableurs avancés

Ces outils capables de manipuler des feuilles de calcul peuvent être utilisés pour élaborer des modèles financiers, réaliser des analyses et établir des projections financières.

3.5 Logiciels de gestion des liquidités

Ces logiciels de gestion des liquidités sont dédiés à la prévision, au suivi et à la gestion des flux de trésorerie : suivi des mouvements de trésorerie, gestion des comptes en banque (synchronisation bancaire), génération de rapports et de tableaux de bord.

3.6 Plateformes de gestion des dépenses

Les applications de gestion des dépenses garantissent un suivi en temps réel de toutes les dépenses de l'entreprise.

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3.7 Outils de reporting et de business intelligence (BI) pour l'analyse financière

Les outils de reporting et de business intelligence (BI) collectent, stockent, analysent et mettent en forme de grands volumes de données (agrégation des données financières provenant de différentes sources) sous forme de tableaux de bord interactifs. Elles intègrent également des fonctionnalités utiles pour l'analyse prédictive et les prévisions.

4. Établir un budget aligné avec les objectifs financiers : troisième étape de la planification financière

Un budget bien élaboré constitue une feuille de route précieuse pour l'entreprise. Il reflète précisément les objectifs financiers fixés et fournit un cadre solide pour la prise de décision et l'allocation de ressources. Réaliste et flexible, le budget prévisionnel tient compte des performances passées et des évolutions du marché. Il doit être révisé périodiquement en confrontant les prévisions budgétaires à la réalité.

Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour élaborer un budget réaliste et flexible, parmi lesquelles :

• le budget basé sur l'historique prenant en considération les données financières passées, les tendances et les modèles existants pour établir des prévisions raisonnables ;
• le Budget Base Zéro (BBZ) consistant à repartir de zéro chaque année et à repenser chaque dépense sur la base des besoins réels ; 
• le Rolling Forecast permettant d'ajuster en temps réel les prévisions et les budgets, en fonction des résultats effectifs de l’entreprise.

5. Gérer la trésorerie et les liquidités : quatrième étape de la planification financière

Après l'établissement d'un budget aligné sur les objectifs financiers de l'entreprise, la planification financière passe par une quatrième étape : la gestion de la trésorerie et des liquidités.

5.1 Gérer efficacement la trésorerie et les flux de trésorerie ?

Pour une gestion de la trésorerie et des liquidités optimale, il faut établir un plan de trésorerie prévisionnel précis. Ce plan prend la forme d'un tableau résumant tous les futurs flux de trésorerie sur une période de 6 à 12 mois. Minutieusement préparé, il permet d'anticiper avec précision les difficultés financières auxquelles l'entreprise pourrait faire face dans le futur. Le plan de trésorerie prévisionnel englobe les encaissements et les décaissements à venir. Par encaissements, on entend :

• le chiffre d'affaires prévisionnel ;
• les apports en capital ;
• l'augmentation de capital ;
• les apports en compte courant ;
• les supports d'investissement (actions) ;
• les subventions ;
• les remboursements d'impôt, etc.

Par décaissements, on entend :

• les dépenses d'investissement ;
• les achats ;
• les frais généraux et frais de gestion ;
• les salaires ;
• les impôts, taxes et charges sociales ;
• les réductions de capital.

5.2 Les stratégies pour optimiser la gestion des liquidités

Dans le cadre des PME, diverses méthodes se révèlent efficaces pour optimiser la gestion des liquidités. Nous examinons certaines de ces stratégies de plus près.

• déterminer correctement le besoin en fonds de roulement de l'entreprise ;
• négocier un meilleur délai avec les fournisseurs ;
• raccourcir les délais de paiement des clients ;
• automatiser les processus de facturation et de recouvrement des créances ; 
• utiliser les solutions d'escompte, d'affacturage ou de mobilisation de créances nées sur l'étranger (MCNE) ;
• optimiser la politique des stocks ;
• placer les excédents structurels de liquidités ;
• maintenir un bon équilibre entre les crédits et l’utilisation des fonds propres de l'entreprise.

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6. Investir et financer de manière stratégique : cinquième étape de la planification financière

La cinquième étape de la planification financière concerne les décisions stratégiques d'investissement et de financement adaptées aux PME. À ce stade, le rôle du DAF consiste à :

• examiner les différentes options de financement disponibles ;
• décider des investissements à entreprendre pour favoriser la croissance de l'entreprise ;
• trouver un équilibre optimal entre les sources de financement, l'endettement et les investissements.

6.1 Le plan d'investissement pour évaluer et anticiper les besoins de financement

Un plan d'investissement est un document structuré et détaillé fournissant toutes les informations relatives à un investissement envisagé. Il ne prend en considération que les dépenses exceptionnelles liées à l'investissement et à la phase initiale d'exploitation.

Généralement, un plan d'investissement comprend les sections suivantes :

• besoins en capitaux pour la création l'entreprise ;
• besoins en capitaux pour les charges d'exploitation courantes ;
• besoins en capitaux pour les investissements en immobilisations ;
• besoins en capitaux pour les investissements en capital d'exploitation ;
• amortissements et intérêts.

6.2 Trouver l'équilibre entre les sources de financement, l'endettement et les investissements

Il existe deux principaux modes de financement dans une entreprise : les fonds propres et quasi-fonds propres et les financements externes. Nous les regardons en détail.

6.2.1 Les fonds propres et quasi-fonds propres 

Les fonds propres et quasi-fonds propres proviennent des associés de la société ou de l'entrepreneur lui-même. Ces fonds comprennent :

• les apports en capital ;
• le capital social ;
• les comptes courants d'associés ;

Les apports de sociétés de capital-risque et les subventions liées à un investissement perçues par l'entreprise entrent aussi dans les fonds propres. 

6.2.2 Les financements externes 

Les financements externes correspondent à toute source de financement qui ne sollicite pas l'utilisation de la trésorerie ou de l'épargne de l'entreprise. Pour financer ses investissements, l'entreprise peut faire appel aux ressources extérieures suivantes :

• l'emprunt bancaire accordé par un établissement bancaire ;
• l'emprunt aidé accordé aux jeunes entreprises en complément de financements bancaires ;
• le crédit-bail (ou location avec option d'achat) ;
• la location financière, sans option d'achat ;
• le découvert autorisé (facilité de caisse) ;
• le crédit fournisseurs.

7. Mettre en place des processus de suivi : sixième étape de la planification financière

La planification financière doit être accompagnée d'un contrôle régulier. Seule une comparaison continue entre les valeurs prévues et réelles permet de repérer les écarts à temps et de prendre les mesures correctives appropriées. Voici comment procéder :

• comparer les valeurs effectives avec les chiffres prévisionnels ;
• analyser la cause des écarts constatés ;
• adopter une fréquence de contrôle mensuelle pour le plan de trésorerie/liquidités et le chiffre d'affaires ou trimestrielle pour le compte de résultats et le bilan prévisionnel. 
• partager les informations avec les collaborateurs pour identifier les causes potentielles des écarts et prendre les mesures correctives.

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