DAF en PME : les clés pour une planification financière performante

Assurer une utilisation optimale des ressources financières de l’entreprise, minimiser les risques et maximiser les profits : la planification financière revêt une importance majeure dans l’univers dynamique et complexe des petites et moyennes entreprises.

Ce processus stratégique mis en œuvre par le DAF vise à établir des objectifs financiers clairs et à élaborer un plan pour les concrétiser. Il implique notamment l'élaboration d'un budget, l’établissement de prévisions financières et la définition d'une stratégie d'investissement.

Comment créer un plan financier stratégique: les étapes du plan financier

La planification financière stratégique est le processus permettant de déterminer comment votre entreprise atteindra ses objectifs financiers à court et à long terme. Le but ? Garantir un excellent retour sur investissement pour votre entreprise et ses parties prenantes.

Il souligne l’importance de la littératie financière pour prendre de bonnes décisions, garantissant que votre entreprise possède les connaissances et les compétences essentielles pour gérer efficacement ses finances. En soit, il s’agit d’évaluer la situation financière de votre entreprise, de budgétiser, de prévoir les dépenses et de gérer les risques potentiels.

Contrairement à la gestion tactique, qui se concentre sur les opérations quotidiennes et les actions à court terme pour atteindre des objectifs immédiats, la gestion financière stratégique adopte une vision plus large. En se concentrant sur la planification à long terme, l'entreprise cherche à s'aligner avec ses objectifs.

Lors de la mise en œuvre de décisions stratégiques plutôt que tactiques, une organisation donnera la priorité à la gestion financière à long terme plutôt qu’aux gains à court terme pour atteindre un succès financier durable.

Il ne s’agit pas de la rapidité avec laquelle vous pouvez atteindre vos objectifs. Ce qui compte vraiment, c’est d’avancer en toute sécurité. 

Globalement, cette planification se comprend en fonction de trois domaines en particulier : 

• Plans financiers d'entreprise : Définir des objectifs et évaluer la situation financière pour comprendre les problèmes financiers et le potentiel de l’entreprise.
• Mise en place des contrôles financiers : Élaborer un budget et créer une prévision financière des revenus et dépenses futurs pour mieux suivre l’évolution financière.
• Prise de décision financière : Surveiller et ajuster en permanence les processus et les plans financiers pour identifier et résoudre les défis potentiels, garantissant ainsi que l'organisation reste sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs.

Comme tout plan stratégique, le plan financier part de la situation actuelle de l’entreprise pour imaginer la situation future. Il indique les initiatives, fixe les échéances et énumère les indicateurs de rendement clé pour passer d’une situation à l’autre et suivre la progression. Voici une planification financière en 6 étapes :

• détermination des objectifs financiers ;
• identification des ressources et des outils nécessaires ;
• planification budgétaire ;
• planification des liquidités ;
• planification des investissements ;
• mise en place des processus de suivi du plan financier.

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 Première étape du processus de planification financière : Comprendre les objectifs financiers de l'entreprise 

Tout d’abord, il faut évaluer minutieusement la situation financière actuelle de l'entreprise pour prendre des décisions stratégiques. Elle implique l'analyse approfondie de l'état financier de l’entreprise: bilan, compte de résultat et tableau des flux de trésorerie. Avec ces données, le directeur administratif et financier dispose d’indicateurs concrets sur la rentabilité et les performances de l'entreprise. C’est sur cette base que les objectifs du plan financier peuvent être formulés à court, moyen et long terme. Ces objectifs financiers peuvent notamment être basés sur :

• la croissance du chiffre d'affaires ;
• l'augmentation du taux de marge ;
• l'amélioration de la rentabilité ;
• l'optimisation des flux de trésorerie ;
• la réduction des dépenses et des coûts de production ;
• la diversification des sources de revenus ;
• l'expansion des investissements ;
• l'absorption des risques ;
• les partenariats stratégiques.

Une fois que vous avez réalisé une évaluation à 360° des opérations de votre organisation et identifié les opportunités et les possibilités d’amélioration, la prochaine étape de la planification financière stratégique consiste à fixer des buts et des objectifs clairs.

Parmi les questions et éléments essentiels à considérer lors de la définition des objectifs financiers de votre organisation figurent les plans financiers passés ou en cours, leurs réussites et leurs échecs, ainsi que l'indépendance financière.

Vous souhaiterez également examiner les ressources actuellement disponibles et celles qui pourraient potentiellement l’être à l’avenir. De cette façon, vous pouvez aligner efficacement vos objectifs avec les ressources nécessaires pour les atteindre, éviter les erreurs du passé.

Une fois que vous avez établi votre situation financière et vos objectifs, l’établissement d’un plan financier peut vous aider à répartir les finances existantes et d’autres ressources en capital. De cette façon, vous élaborez des plans efficaces pour maximiser leur utilisation conformément aux objectifs de l’organisation et en fonction de la situation réelle de l’entreprise.

Deuxième étape du plan financier : Identifier les outils nécessaires pour une planification financière efficace 

Pour mener à bien le processus de planification financière, le DAF dispose de nouvelles technologies et d'outils de prévision, d’analyse financière et de reporting.

Voici une présentation des principaux outils et logiciels qui peuvent faciliter la planification financière au sein des PME.

Systèmes ERP (Enterprise Resource Planning)

Utilisés pour gérer la comptabilité, les achats, la gestion de projets ou la supply chain, ces systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) offrent une vue globale et un contrôle essentiel sur les activités et la performance financière d'une entreprise. Ils intègrent les fonctionnalités indispensables à la planification financière : construction de budget, établissement de prévisions et de reporting financier.

Logiciels de comptabilité et de finance

Les logiciels de comptabilité et de finance offrent des fonctionnalités telles que la gestion des factures, des stocks, de la TVA, des rapports financiers, le suivi des dépenses et l'intégration bancaire.

Logiciels de gestion budgétaire

Les logiciels de gestion budgétaire sont conçus pour créer, gérer et suivre les budgets de l'entreprise. Ils permettent d'effectuer des prévisions précises et d'ajuster les plans en fonction des performances réelles.

Tableurs avancés

Ces outils capables de manipuler des feuilles de calcul peuvent être utilisés pour élaborer des modèles financiers, réaliser des analyses et établir des projections financières.

Logiciels de gestion des liquidités

Ces logiciels de gestion des liquidités sont dédiés à la prévision, au suivi et à la gestion des flux de trésorerie : suivi des mouvements de trésorerie, gestion des comptes en banque (synchronisation bancaire), création de rapports et de tableaux de bord.

Plateformes de gestion des dépenses

Les applications de gestion des dépenses garantissent un suivi en temps réel de toutes les dépenses de l'entreprise.

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Outils de reporting et de business intelligence (BI) pour l'analyse financière

Les outils de reporting et de business intelligence (BI) collectent, stockent, analysent et mettent en forme de grands volumes de données (agrégation des données financières provenant de différentes sources) sous forme de tableaux de bord interactifs. Elles intègrent également des fonctionnalités utiles pour l'analyse prédictive et les prévisions.

Troisième étape de la planification financière : Établir un budget aligné avec les objectifs financiers 

Après avoir défini des objectifs et calculé les résultats probables, il est temps de commencer la planification proprement dite en attribuant des chiffres réels à vos objectifs.

Un budget doit être ambitieux, mais réaliste. Évitez de surestimer votre potentiel, mais ne sous-estimez pas non plus votre entreprise.

L'utilisation de prévisions financières pour élaborer un budget peut permettre une prise de décision financière plus efficace sur le long terme. Cela garantit que vous budgétisez et économisez suffisamment de capital pour couvrir les dépenses d’exploitation quotidiennes, tout en investissant dans des opportunités de croissance sans avoir recours à des capitaux externes.

Un budget peut également aider à mettre en place des stratégies d'investissement adaptées aux préférences de gestion des risques de votre organisation. Lors de l'évaluation des risques financiers, si des pertes futures potentielles sont identifiées, celles-ci peuvent être atténuées grâce à une diversification accrue du portefeuille, une allocation d'actifs optimisée et, le cas échéant, un fonds d'urgence.

Cela rendra votre organisation plus résiliente aux fluctuations du marché, lui permettant ainsi de surmonter les défis et d’atteindre ses objectifs financiers à long terme.

Une fois que vous avez réfléchi à la manière d’éviter les erreurs du passé, vous devez concentrer votre attention dans la direction opposée : les prévisions financières peuvent garantir la sécurité financière à long terme de votre entreprise.

En analysant les revenus projetés, les dépenses prévues et les situations financières attendues, votre organisation peut s'adapter rapidement aux changements du marché et atteindre ses objectifs financiers avec plus de flexibilité.

Une prévision financière complète prend en compte les revenus futurs, les taux d’intérêt, le cours des actions, les coûts et les bénéfices potentiels, ce qui contribue à fournir une feuille de route des décisions stratégiques qui mèneront finalement au succès financier de votre organisation.

Un budget bien élaboré constitue une feuille de route précieuse pour l'entreprise. Il reflète précisément les objectifs financiers fixés et fournit un cadre solide pour la prise de décision et l'allocation de ressources. 

Réaliste et flexible, le budget prévisionnel tient compte des performances passées et des évolutions du marché. Il doit être révisé périodiquement en confrontant les prévisions budgétaires à la réalité.

Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour élaborer un budget réaliste et flexible, parmi lesquelles :

• le budget basé sur l'historique prenant en considération les données financières passées, les tendances et les modèles existants pour établir des prévisions raisonnables ;
• le Budget Base Zéro (BBZ) consistant à repartir de zéro chaque année et à repenser chaque dépense sur la base des besoins réels ; 
• le Rolling Forecast permettant d'ajuster en temps réel les prévisions et les budgets, en fonction des résultats effectifs de l’entreprise.

Quatrième étape de la planification financière: Gérer la trésorerie et les liquidités

Après l'établissement d'un budget aligné avec les objectifs financiers de l'entreprise, la planification financière passe par une quatrième étape : la gestion de la trésorerie et des liquidités.

Gérer efficacement la trésorerie et les flux de trésorerie ?

Pour une gestion de la trésorerie et des liquidités, il faut établir un plan de trésorerie prévisionnel précis. Ce plan prend la forme d'un tableau résumant tous les futurs flux de trésorerie sur une période de 6 à 12 mois. Minutieusement préparé, il permet d'anticiper avec précision les difficultés financières auxquelles l'entreprise pourrait faire face dans le futur. Le plan de trésorerie prévisionnel englobe les encaissements et les décaissements à venir. Par encaissements, on entend :

• le chiffre d'affaires prévisionnel ;
• les apports en capital ;
• l'augmentation de capital ;
• les apports en compte courant ;
• les supports d'investissement (actions) ;
• les subventions ;
• les remboursements d'impôt, etc.

Par décaissements, on entend :

• les dépenses d'investissement ;
• les achats ;
• les frais généraux et frais de gestion ;
• les salaires ;
• les impôts, taxes et charges sociales ;
• les réductions de capital.

Les stratégies pour optimiser la gestion des liquidités

Dans le cadre des PME, diverses méthodes se révèlent efficaces pour optimiser la gestion des liquidités, comme : 

• déterminer correctement le besoin en fonds de roulement de l'entreprise ;
• négocier un meilleur délai avec les fournisseurs ;
• raccourcir les délais de paiement des clients ;
• automatiser les processus de facturation et de recouvrement des créances ; 
• utiliser les solutions d'escompte, d'affacturage ou de mobilisation de créances nées sur l'étranger (MCNE) ;
• optimiser la politique des stocks ;
• placer les excédents structurels de liquidités ;
• maintenir un bon équilibre entre les crédits et l’utilisation des fonds propres de l'entreprise.

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 Cinquième étape de la planification financière : Investir et financer de manière stratégique 

La cinquième étape de la planification financière concerne les décisions stratégiques d'investissement et de financement adaptées aux PME. À ce stade, le rôle du DAF consiste à :

• examiner les différentes options de financement disponibles ;
• décider des investissements à entreprendre pour favoriser la croissance de l'entreprise ;
• trouver un équilibre optimal entre les sources de financement, l'endettement et les investissements.

Le plan d'investissement pour évaluer et anticiper les besoins de financement

Un plan d'investissement est un document structuré et détaillé fournissant toutes les informations relatives à un investissement envisagé. Il ne prend en considération que les dépenses exceptionnelles liées à l'investissement et à la phase initiale d'exploitation.

Généralement, un plan d'investissement comprend les sections suivantes :

• besoins en capitaux pour la création l'entreprise ;
• besoins en capitaux pour les charges d'exploitation courantes ;
• besoins en capitaux pour les investissements en immobilisations ;
• besoins en capitaux pour les investissements en capital d'exploitation ;
• amortissements et intérêts.

Trouver l'équilibre entre les sources de financement, l'endettement et les investissements

Il existe deux principaux modes de financement dans une entreprise : les fonds propres et quasi-fonds propres et les financements externes. 

Les fonds propres et quasi-fonds propres 

Les fonds propres et quasi-fonds propres proviennent des associés de la société ou de l'entrepreneur lui-même. Ces fonds comprennent :

• les apports en capital ;
• le capital social ;
• les comptes courants d'associés ;

Les apports de sociétés de capital-risque et les subventions liées à un investissement perçues par l'entreprise entrent aussi dans les fonds propres. 

Les financements externes 

Les financements externes correspondent à toute source de financement qui ne sollicite pas l'utilisation de la trésorerie ou de l'épargne de l'entreprise. Pour financer ses investissements, l'entreprise peut faire appel aux ressources extérieures suivantes :

• l'emprunt bancaire accordé par un établissement bancaire ;
• l'emprunt aidé accordé aux jeunes entreprises en complément de financements bancaires ;
• le crédit-bail (ou location avec option d'achat) ;
• la location financière, sans option d'achat ;
• le découvert autorisé (facilité de caisse) ;
• le crédit fournisseurs.

Sixième étape de la planification financière: Mettre en place des processus de suivi 

La surveillance et l’ajustement sont essentiels à la réussite financière. Il toujours important de suivre et de vérifier régulièrement les indicateurs et mesures de performance clés pour garantir l'alignement avec votre budget et vos objectifs financiers, tout comme les réunions régulières de direction sont essentielles pour fournir des mises à jour au sein d'une organisation.

À mesure que les marchés fluctuent ou que la demande change, mettez régulièrement à jour votre plan financier stratégique pour refléter l’évolution de la situation commerciale. Rester proactif peut garantir que votre plan reste efficace.

La planification financière doit être accompagnée d'un contrôle régulier. Seule une comparaison continue entre les valeurs prévues et réelles permet de repérer les écarts à temps et de prendre les mesures correctives appropriées. Voici comment procéder :

• comparer les valeurs effectives avec les chiffres prévisionnels ;
• analyser la cause des écarts constatés ;
• adopter une fréquence de contrôle mensuelle pour le plan de trésorerie/liquidités et le chiffre d'affaires ou trimestrielle pour le compte de résultats et le bilan prévisionnel. 
• partager les informations avec les collaborateurs pour identifier les causes potentielles des écarts et prendre les mesures correctives.

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La réussite financière est l’objectif principal des entreprises françaises. La planification financière stratégique constitue un moyen d’y parvenir. En suivant simplement les étapes décrites, vous serez non seulement en mesure de créer une excellente stratégie financière pour votre entreprise, mais vous pourrez également prendre des décisions financières plus éclairées qui optimisent les objectifs financiers à long terme.

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