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DAF : Comment mettre en place un processus achats efficace ?

1 - Processus achats : définir le périmètre et le mode de gestion

Le processus achats de l’entreprise comprend toutes les tâches, ressources et outils afin de se faire livrer par chaque fournisseur en fonction du cahier des charges établi (quantités, qualité et coûts). Il s’insère dans une stratégie plus large, celle du Procure-to-Pay qui englobe aussi l’approvisionnement et le suivi administratif jusqu’au paiement de chaque achat. 

1.1 - Définir le périmètre géré par la direction des achats

Avant de déployer les ressources et les outils, le processus achats exige de définir le périmètre qui est piloté de façon centralisée. Voici des questions à se poser dans l’entreprise : 

  • Quelles sont les familles d’articles gérés en stocks et leurs caractéristiques ? 
  • Quelles sont les prestations externes indispensables à la marche de la société ?
  • Quelles dépenses professionnelles souhaite-t-on autoriser pour les collaborateurs (déplacements, fournitures, achats en ligne, etc.) ?

1.2 - La direction des achats : un élément essentiel du Procure-to-Pay (P2P)

Le premier pilier du processus P2P correspond à la fonction d’acheteur. Selon les entreprises, il agit seul ou appartient à un service, voire à une direction des achats. Ces professionnels assument la relation fournisseur. Experts en négociation, ils interviennent sur le périmètre défini pour une gestion centralisée des achats

En fonction des activités, les acheteurs se spécialisent sur certaines matières premières ou services. Ils réalisent l’ensemble des actions nécessaires avant l’approvisionnement 

  • identification des besoins ;
  • sourcing en fonction des critères prévus dans le cahier des charges ;
  • référencement des fournisseurs ;
  • contractualisation et négociation des prix d’achat.

2 - Définir la politique d’achats et de dépenses professionnelles de l’entreprise

Avant de lancer des appels d’offres auprès des fournisseurs ou de mettre en place une application pour des notes de frais dématérialisées, préparez la politique d’achats de l’entreprise. Pour les achats centralisés chez les acheteurs, la procédure reprend notamment le périmètre d’intervention, les niveaux de délégations et les missions principales. 

Les achats réalisés directement par les salariés, comme les dépenses professionnelles lors de déplacements, sont détaillés dans une procédure écrite. Elle fixe les règles et répond aux questions comme : 

  • Qui peut dépenser, quand et sur quels critères ? 
  • Quelles sont les limites autorisées ? 
  • Quelle est l’offre de services proposée pour les hôtels, restaurants, vols ou locations de voitures et à quels fournisseurs s’adresser ? 
  • Comment s’effectue le remboursement des dépenses et avances ? 
  • Quels sont les moyens de paiement fournis par l’entreprise ? 

Une fois rédigées, ces procédures se diffusent largement et se mettent à jour. Ces informations restent aisément accessibles de tous. En outre, les règles fixées dans ces politiques internes d’achat se paramètrent dans chaque logiciel concerné dans l’entreprise.

3 - Référencer les fournisseurs, les services et les produits

La stratégie, les ressources et les procédures écrites sont en place. Vient le temps de structurer le processus des achats en lui-même jusqu’au référencement du fournisseur

3.1 - Piloter les appels d’offres de l’entreprise auprès des fournisseurs

Une fois le besoin d’achat de matières ou de services déterminé, l’acheteur établit le cahier des charges avec les opérationnels. Il identifie des fournisseurs susceptibles de répondre à son appel d’offres. Il analyse les retours et réalise leur évaluation selon les critères d’homologation définis en interne. La qualité, le délai et le prix du produit ainsi que la notoriété des entreprises entrent en jeu pour la prise de décision. Enfin, interviennent la négociation et la finalisation du contrat avec chaque fournisseur référencé.

3.2 - Réaliser une veille active en matière d’achats stratégiques

Un processus de gestion des achats efficace comprend aussi, une veille active. Un fournisseur important est en rupture d’approvisionnement ? Sans solution de rechange rapide, la direction des achats peut mettre en danger la production de l’entreprise. En outre, la veille permet d’optimiser le choix des articles et prestations, qu’il s’agisse de réduire le coût pour une qualité équivalente ou d’obtenir des délais de livraison plus courts notamment.

3.3 - Renégocier et actualiser les contrats et commandes-cadres

La direction des achats intègre dans ses missions récurrentes la renégociation des clauses contractuelles comme les prix, les quantités, les délais, voire les spécifications du produit. L’acheteur met en place les commandes-cadres annuelles dans lesquelles s’insèrent les demandes de réapprovisionnement de la période pour des articles gérés en stock.

4 - Structurer le processus Procure-to-Pay du contrat au paiement du fournisseur 

Le processus achats s’intègre dans le dispositif global Procure-to-Pay, de la recherche des produits et services jusqu’au paiement des factures. La direction financière s’implique particulièrement dans toutes ces étapes. Avec la digitalisation des fonctions et l’arrivée prochaine de la facture électronique, c’est le moment de structurer et de fluidifier l’ensemble des tâches en partant du contrat fournisseur.

Organisez les workflows dans vos applications pour les étapes du contrat, de la commande-cadre, du bon de commande, du bon de réception, de la facture et du paiement fournisseur. Rendez la documentation en ligne accessible de partout et pour tous, contrats, BL, factures, litiges, etc. Paramétrez les autorisations tant pour commander, réceptionner, valider la facture que pour payer.

5 - Choisir les bons outils de pilotage du processus achats pour votre entreprise

Pour mener à bien un processus complet de gestion des achats, l’entreprise s’équipe d’outils adaptés.

5.1 - Les applications informatiques pour gérer le Procure-to-Pay

Que vous choisissiez un ERP ou un logiciel spécialisé pour la gestion des achats et des stocks, c’est important de disposer des bonnes fonctionnalités. Voici nos conseils pour un pilotage des achats en central, avec un approvisionnement parfois en local : 

  • suivi des contrats d’achats et des commandes-cadres ;
  • gestion du référentiel d’articles et des fournisseurs ainsi que des sites de stockage ;
  • archivage des documents sur le Cloud selon les règles légales (valeur probante) ;
  • contrôle et rapprochement automatisé de la réception en stock avec la commande valorisée ;
  • mariage automatique de la facture avec la réception valorisée ;
  • existence d’un dossier fournisseur avec la documentation de chaque opération de A à Z ;
  • paramétrage personnalisé des workflows ainsi que des droits et des niveaux d’accès ;
  • interface automatique en comptabilité ;
  • outil de reporting avec tableaux de bord et export de données.

5.2 - Les outils de digitalisation des dépenses professionnelles et notes de frais

Diverses applications en ligne offrent désormais de nombreuses fonctionnalités tout-en-un. Elles aident à rationaliser les dépenses des collaborateurs. Ces outils leur apportent en effet de la souplesse pour un achat rapide et indispensable. Ils dépensent, mais dans un cadre déterminé et autorisé. 

Voici ce que nous proposons chez Pleo 

  • notes de frais dématérialisées ;
  • gestion des cartes de paiement virtuelles ou physiques, y compris avec Apple Pay ou Google Pay ;
  • remboursement des dépenses, avances de frais ou indemnités kilométriques ;
  • visibilité en temps réel des dépenses ;
  • pré-comptabilisation des frais engagés ;
  • rapports intégrés des dépenses.

6 - Piloter et suivre la performance des achats

Enfin, la dernière étape d’un processus achats optimisé, c’est son suivi. Nous recommandons aux directeurs financiers de procéder ainsi : 

  1. définir les indicateurs clés (financiers et opérationnels, y compris sur le plan de la qualité) et leur périodicité, conjointement avec la direction des achats et des ressources humaines ;
  2. déployer les outils de reporting, soit intégrés à vos applications de gestion des achats, soit avec la BI (Business Intelligence) ;
  3. storyteller les informations du reporting achats et analyser les écarts au budget, notamment en échangeant avec les managers des achats et le terrain lors d’une business review.

La structuration des achats apporte de la rigueur et de la précision. Elle contribue à abaisser les coûts, à réduire les erreurs et les litiges. Elle facilite aussi le reporting, la consolidation des données et le suivi budgétaire. Elle améliore la communication, en particulier sur le plan RH pour les dépenses professionnelles. Chez Pleo, nous vous accompagnons pour le volet des achats réalisés par vos collaborateurs directement. Nous vous proposons de découvrir notre outil au cours d’une démo en ligne.

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