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Points clés à retenir :
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Processus achats : définir le périmètre et le mode de gestion
Le processus achats de l’entreprise comprend toutes les tâches, ressources et outils qui permettent de se faire livrer par chaque fournisseur en fonction du cahier des charges établi (quantités, qualité et coûts). Il s’insère dans une stratégie plus large, celle du Procure-to-Pa y qui englobe aussi l’approvisionnement et le suivi administratif jusqu’au paiement de chaque achat.
Définir le périmètre géré par la direction des achats
Avant de mettre en place les ressources et les outils, il est essentiel de définir le périmètre à gérer de manière centralisée dans le processus achats.
Voici des questions à se poser :
- Quelles sont les types d’articles gérés en stocks et leurs caractéristiques ?
- Quelles sont les prestations externes indispensables au bon fonctionnement de la société ?
- Quelles dépenses professionnelles souhaite-t-on autoriser pour les collaborateurs (déplacements, fournitures, achats en ligne, etc.) ?
La direction des achats : un élément essentiel du Procure-to-Pay (P2P)
Le premier pilier du processus P2P dépend de la fonction d’acheteur. Selon les entreprises, il agit seul ou appartient à un service, voire à une direction des achats. Ces professionnels assurent la relation avec le fournisseur. Experts en négociation, ils interviennent sur le périmètre défini pour une gestion centralisée des achats.
En fonction des activités, les acheteurs se spécialisent sur certaines matières premières ou services. Ils réalisent l’ensemble des actions nécessaires avant l’approvisionnement :
- identification des besoins ;
- sourcing en fonction des critères prévus dans le cahier des charges ;
- référencement des fournisseurs ;
- contractualisation et négociation des prix d’achat.
Les risques à éviter dans le processus d’achat
Ne pas dépendre d’un seul fournisseur :
Si le fournisseur en question fait face à des difficultés financières, des ruptures de stock ou autre, cela peut avoir un impact sur votre entreprise. Il est donc important de diversifier votre sélection de fournisseurs. L'entreprise peut également mettre en place des contrats à long terme ou des partenariats stratégiques pour sécuriser les approvisionnements et éviter les ruptures.
Respecter les réglementations :
Lors du processus d’achat il est important de respecter les réglementations locales, nationales ou internationales. Les risques de non-conformité incluent le non-respect des normes environnementales, des normes de sécurité des produits, ou encore des lois sur les droits des travailleurs. Pour éviter cela, il est important de contrôler chaque étape du cycle d’achat et s’assurer que les fournisseurs respectent la législation.
Un marché en constante évolution :
Les entreprises peuvent faire face à des fluctuations des prix des matières premières, des devises ou des coûts de transport ce qui peut entraîner des hausses inattendues des coûts d'approvisionnement, affectant ainsi la rentabilité de l'entreprise. Pour éviter cela, il est conseillé d’implémenter des stratégies de couverture, de négocier des prix fixes ou des contrats à long terme, ou encore de mettre en place une gestion proactive des stocks pour réduire l'impact des hausses de prix. Il est également important d'intégrer la flexibilité dans les contrats d'achats pour faire face à ce type de situation.
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Définir la politique d’achats et de dépenses professionnelles de l’entreprise
Avant de lancer des appels d’offres auprès des fournisseurs ou de mettre en place une application pour des notes de frais dématérialisées, assurez vous d’avoir une politique d’achats de l’entreprise. Pour les achats centralisés au sein du service des achats, la procédure définit notamment le périmètre d’intervention, les niveaux de délégation et les principales missions.
Les achats réalisés directement par les salariés, comme les dépenses professionnelles lors de déplacements, sont détaillés dans une procédure écrite. Elle fixe les règles et répond aux questions comme :
- Qui peut dépenser, quand et d'après quels critères ?
- Quelles sont les limites autorisées ?
- Quelle est l’offre de services proposée pour les hôtels, restaurants, vols ou locations de voitures et à quels fournisseurs s’adresser ?
- Comment s’effectue le remboursement des dépenses et les avances ?
- Quels sont les moyens de paiement fournis par l’entreprise ?
Une fois rédigées, ces réglementations sont transmises à l'ensemble des équipes et se mettent à jour quotidiennement. Ces informations doivent être accessibles par tous. Référencer les fournisseurs, les services et les produits
Une fois la stratégie, les ressources et les procédures écrites sont en place, vient le temps de structurer le processus des achats en lui-même jusqu’au référencement du fournisseur .
Piloter les appels d’offres de l’entreprise auprès des fournisseurs
Une fois le besoin d’achat de matières ou de services déterminé, l’acheteur établit le cahier des charges. Il identifie des fournisseurs susceptibles de répondre à son appel d’offres. Il examine les réponses et les évalue selon les critères d’homologation établis en interne. La qualité, les délais, le prix du produit, ainsi que la réputation des entreprises, sont des facteurs déterminants pour la prise de décision. Enfin, il procède à la négociation et à la finalisation du contrat avec chaque fournisseur sélectionné.
Assurer une surveillance continue des achats stratégiques.
Un processus de gestion des achats efficace signifie aussi une surveillance accrue. Un fournisseur important est en rupture d’approvisionnement ? Sans solution, la direction des achats peut mettre en danger la production de l’entreprise. La surveillance permet d’optimiser le choix des articles et prestations, qu’il s’agisse de réduire le coût pour une qualité équivalente ou d’obtenir des délais de livraison plus courts.
Renégocier et actualiser les contrats et commandes-cadres
La direction des achats inclut dans ses responsabilités la renégociation des clauses contractuelles, telles que les prix, les quantités, les délais, ainsi que les spécifications des produits. L’acheteur met en place des commandes-cadres annuelles, dans lesquelles sont intégrées les demandes de réapprovisionnement pour les articles en stock durant la période.
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Structurer le processus Procure-to-Pay du contrat au paiement du fournisseur
Le processus achats s’intègre dans le dispositif global Procure-to-Pay, de la recherche des produits et services jusqu’au paiement des factures. La direction financière s’implique particulièrement dans toutes ces étapes. Avec la digitalisation des fonctions et l’arrivée de la facture électronique, c’est le moment de restructurer et de fluidifier l’ensemble des tâches en partant du contrat fournisseur.
Organisez les workflows dans vos applications pour les étapes du contrat, de la commande-cadre, du bon de commande, du bon de réception, de la facture et du paiement fournisseur. Rendez la documentation en ligne accessible de partout et pour tous, contrats, BL, factures, litiges, etc. Paramétrez les autorisations tant pour commander, réceptionner, valider la facture que pour payer.
Choisir les bons outils de pilotage du processus achats pour votre entreprise
Pour mener à bien un processus complet de gestion des achats, l’entreprise s’équipe d’outils adaptés.
Les applications informatiques pour gérer le Procure-to-Pay
Que vous choisissiez un ERP ou un logiciel spécialisé pour la gestion des achats et des stocks, il est important de disposer des bonnes fonctionnalités. Voici nos conseils pour un pilotage des achats en central, avec un approvisionnement parfois en local :
- suivi des contrats d’achats et des commandes-cadres ;
- gestion du référentiel d’articles et des fournisseurs ainsi que des sites de stockage ;
- archivage des documents sur le Cloud selon les règles légales (valeur probante) ;
- contrôle et rapprochement automatisé de la réception en stock avec la commande valorisée ;
- mariage automatique de la facture avec la réception valorisée ;
- existence d’un dossier fournisseur avec la documentation de chaque opération de A à Z ;
- paramétrage personnalisé des workflows ainsi que des droits et des niveaux d’accès ;
- interface automatique en comptabilité ;
- outil de reporting avec tableaux de bord et export de données.
Les outils de digitalisation des dépenses professionnelles et notes de frais
Différentes applications offrent désormais de nombreuses fonctionnalités tout-en-un. Elles aident à rationaliser les dépenses des collaborateurs.
Voici ce que nous proposons chez Pleo :
- notes de frais dématérialisées ;
- gestion des cartes de paiement virtuelles ou physiques, y compris avec Apple Pay ou Google Pay ;
- remboursement des dépenses, avances de frais ou indemnités kilométriques ;
- visibilité en temps réel des dépenses ;
- pré-comptabilisation des frais engagés ;
- rapports intégrés des dépenses.
Piloter et suivre la performance des achats
Enfin, la dernière étape d’un processus achats optimisé est son suivi. Nous recommandons aux directeurs financiers de procéder ainsi :
- définir les indicateurs clés (financiers et opérationnels, y compris sur le plan de la qualité) et leur périodicité en relation avec la direction des achats et des ressources humaines ;
- déployer les outils de reporting intégrés à vos applications de gestion des achats, ou grâce à la BI ( Business Intelligence ) ;
- Présenter les informations issues du reporting achats et analyser les écarts par rapport au budget, en échangeant notamment avec les responsables des achats et les équipes sur le terrain lors d’une revue d’activité.
A savoir : l'intégration de la durabilité et des critères RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) dans le processus d'achats est devenue une étape à ne pas oublier. Cela consiste à sélectionner des fournisseurs et des produits en s'assurant qu'ils respectent des normes éthiques et environnementales, et donc promouvoir une approche responsable et durable dans les achats.
Trois conseils à toujours garder en tête pour un processus d’achat efficace
Pour mettre en place un processus d’achat fluide il est important de garder en tête quelques conseils :
Communiquer avec les départements financiers :
Bien communiquer avec le département financier est essentiel pour assurer une cohérence entre les achats et les objectifs budgétaires. Cette collaboration permet principalement de contrôler le budget et de renforcer la transparence dans le processus d’achat.
Collaborer avec le département de la recherche et développement (R&D) :
La collaboration avec le département R&D permet aux équipes achats d'anticiper les besoins en matières premières et technologies, d'identifier de nouveaux fournisseurs et de mieux gérer les risques liés aux nouveaux produits. Cela permet d'être organisé et de ne pas prendre de retard.
Travailler avec le département marketing et ventes :
Le marketing doit être impliqué dans le processus d’achats. Ce département aide à déterminer les tendances de consommation, les besoins saisonniers. L'équipe des achats doit se préparer à répondre aux besoins en amont pour aligner les objectifs d'approvisionnement avec les campagnes de marketing et de ventes pour une gestion optimale des coûts.
La structuration des achats apporte de la rigueur et de la précision. Elle contribue à réduire les coûts, les erreurs et les litiges. Elle facilite aussi le reporting, la consolidation des données et le suivi budgétaire. Elle améliore la communication, en particulier sur le plan RH pour les dépenses professionnelles.
L'amélioration continue du processus achats s'appuie sur trois éléments les outils de feedback pour recueillir les retours des parties prenantes (employés, fournisseurs, partenaires) afin de continuellement améliorer le processus, les revues régulières de performance pour analyser la performance du processus achats et être certain que vous êtes alignés avec vos objectifs, enfin les audits internes et externes pour être conforme. Ces actions permettent de garantir un processus d’achats efficace, de s’aligner avec les objectifs stratégiques de l’entreprise et d’améliorer sa performance sur le long terme.
Chez Pleo, nous vous accompagnons pour le volet des achats réalisés par vos collaborateurs directement. Nous vous proposons de découvrir notre outil au cours d’une démo en ligne .