DAF : Comment mettre en place un processus achats efficace ?
1 - Processus achats : définir le périmètre et le mode de gestion
Le processus achats de l’entreprise comprend toutes les tâches, ressources et outils afin de se faire livrer par chaque fournisseur en fonction du cahier des charges établi (quantités, qualité et coûts). Il s’insère dans une stratégie plus large, celle du Procure-to-Pay qui englobe aussi l’approvisionnement et le suivi administratif jusqu’au paiement de chaque achat.
1.1 - Définir le périmètre géré par la direction des achats
Avant de déployer les ressources et les outils, le processus achats exige de définir le périmètre qui est piloté de façon centralisée. Voici des questions à se poser dans l’entreprise :
- Quelles sont les familles d’articles gérés en stocks et leurs caractéristiques ?
- Quelles sont les prestations externes indispensables à la marche de la société ?
- Quelles dépenses professionnelles souhaite-t-on autoriser pour les collaborateurs (déplacements, fournitures, achats en ligne, etc.) ?
1.2 - La direction des achats : un élément essentiel du Procure-to-Pay (P2P)
Le premier pilier du processus P2P correspond à la fonction d’acheteur. Selon les entreprises, il agit seul ou appartient à un service, voire à une direction des achats. Ces professionnels assument la relation fournisseur. Experts en négociation, ils interviennent sur le périmètre défini pour une gestion centralisée des achats.
En fonction des activités, les acheteurs se spécialisent sur certaines matières premières ou services. Ils réalisent l’ensemble des actions nécessaires avant l’approvisionnement :
- identification des besoins ;
- sourcing en fonction des critères prévus dans le cahier des charges ;
- référencement des fournisseurs ;
- contractualisation et négociation des prix d’achat.
2 - Définir la politique d’achats et de dépenses professionnelles de l’entreprise
Avant de lancer des appels d’offres auprès des fournisseurs ou de mettre en place une application pour des notes de frais dématérialisées, préparez la politique d’achats de l’entreprise. Pour les achats centralisés chez les acheteurs, la procédure reprend notamment le périmètre d’intervention, les niveaux de délégations et les missions principales.
Les achats réalisés directement par les salariés, comme les dépenses professionnelles lors de déplacements, sont détaillés dans une procédure écrite. Elle fixe les règles et répond aux questions comme :
- Qui peut dépenser, quand et sur quels critères ?
- Quelles sont les limites autorisées ?
- Quelle est l’offre de services proposée pour les hôtels, restaurants, vols ou locations de voitures et à quels fournisseurs s’adresser ?
- Comment s’effectue le remboursement des dépenses et avances ?
- Quels sont les moyens de paiement fournis par l’entreprise ?
Une fois rédigées, ces procédures se diffusent largement et se mettent à jour. Ces informations restent aisément accessibles de tous. En outre, les règles fixées dans ces politiques internes d’achat se paramètrent dans chaque logiciel concerné dans l’entreprise.
3 - Référencer les fournisseurs, les services et les produits
La stratégie, les ressources et les procédures écrites sont en place. Vient le temps de structurer le processus des achats en lui-même jusqu’au référencement du fournisseur.
3.1 - Piloter les appels d’offres de l’entreprise auprès des fournisseurs
Une fois le besoin d’achat de matières ou de services déterminé, l’acheteur établit le cahier des charges avec les opérationnels. Il identifie des fournisseurs susceptibles de répondre à son appel d’offres. Il analyse les retours et réalise leur évaluation selon les critères d’homologation définis en interne. La qualité, le délai et le prix du produit ainsi que la notoriété des entreprises entrent en jeu pour la prise de décision. Enfin, interviennent la négociation et la finalisation du contrat avec chaque fournisseur référencé.