Fakturahanteringssystem: 5 system för bättre kontroll och tidsbesparing

Vi vet alla hur lätt det är att fastna i högen med fakturor – timmar som försvinner på manuell registrering, kontroll och betalning, samtidigt som risken för misstag lurar runt hörnet. Effektiv fakturahantering handlar inte bara om att göra jobbet snabbare, det handlar om att få kontroll, slippa onödig stress och frigöra tid till det som verkligen driver företaget framåt.

Med ett bra fakturahanteringssystem kan du digitalisera och automatisera hela processen – från mottagande och registrering till godkännande och betalning. Det ger dig både överblick, spårbarhet och kontroll, samtidigt som du slipper onödigt administrativt arbete. I den här artikeln visar vi vad som kännetecknar ett riktigt bra system, vilka funktioner som gör störst skillnad, och vilka lösningar på marknaden som kan passa just ditt företag.

En snabb överblick av det viktigaste

• Effektivisering och automatisering: Ett fakturahanteringssystem digitaliserar hela processen – från mottagande till betalning – och minskar manuellt arbete, vilket sparar tid och minskar risken för fel.
  
  
• Kontroll och transparens: Rätt system ger bättre överblick över företagets ekonomi, spårbarhet av fakturor och tydlig kontroll över godkännande- och betalningsprocesser.
  
  
• Anpassning till företagets behov: System bör väljas utifrån volym, komplexitet och integration med bokföring, bank och andra affärssystem. Små företag kan ibland klara sig med enklare eller gratisprogram, medan större och mer komplexa organisationer ofta behöver avancerade system.
  
  
• Viktiga funktioner att prioritera: Automatisering, integration, e-faktura-stöd, molnbaserad åtkomst, användarvänlighet, säkerhet, skalbarhet, kostnadseffektivitet och support är avgörande för ett system som verkligen effektiviserar fakturahanteringen.

Vad är ett bra fakturahanteringssystem? 

Fungerande processer för fakturahantering är viktigt. Ett bra fakturahanteringssystem är ett digitalt verktyg som effektiviserar hela processen för att ta emot, hantera och betala fakturor. Det ska minska manuellt arbete, öka kontrollen och säkerställa att fakturor behandlas snabbt, korrekt och spårbart. Ett välvalt system sparar tid, minskar risken för fel och ger bättre överblick över företagets ekonomi.

Checklista – vad du ska titta efter i ett bra fakturahanteringssystem:

• Automatisering: Tolkning, matchning och attestering sker automatiskt.
• Integration: Kan kopplas till bokföring, bank och andra affärssystem.
• E-faktura-stöd: Hanterar elektroniska fakturor. 
• Molnbaserat: Åtkomst var som helst utan installationer.
• Användarvänligt: Enkelt och logiskt gränssnitt för alla användare.
• Säkert och spårbart: Loggar vem som gjort vad och visar fakturans status.
• Skalbart: Fungerar både för små och växande företag.
• Kostnadseffektivt: Rimlig prissättning i förhållande till funktioner.
• Tillgång till support: Snabb hjälp och tydlig dokumentation vid behov.

Läs även: E-faktura: Vad är e-fakturering och hur fungerar det?

Finns det ett gratis faktureringsprogram?

Ja, det finns gratis faktureringsprogram som kan passa för enklare behov. 

Men om du har mer komplexa behov (många fakturor, leverantörsfakturor, flera godkännare, integrationer med bokföring och bank etc) – då är ett betalt system oftast bättre:

• Gratisprogram har ofta begränsningar i funktioner och antal fakturor.
• Betalda system erbjuder oftast full automation, integrationer, högre supportnivå och bättre skalbarhet.

Vilken typ av system letar du efter?

Nu när vi har gått igenom vad ett fakturahanteringssystem kan göra för dig och ditt företag, kanske du funderar på hur du väljer det som passar bäst. Tänk på det som att hitta ett verktyg som verkligen förenklar vardagen – ett system som sköter det tidskrävande arbetet, minskar stressen och ger dig full kontroll över alla fakturor.

Ett riktigt bra fakturahanteringssystem gör mer än att bara hålla ordning på siffrorna. Det sparar tid, minimerar risken för misstag och ger dig en tydlig och spårbar överblick över företagets ekonomi – enkelt och effektivt.

Här är en enkel checklista över vad du bör titta efter när du väljer system:

1. Utgiftshantering (Expense Management):

• För vem? Du som främst vill hantera anställdas kvitton, utlägg och företagskort.
• Exempel: Pleo.

2. Leverantörsfakturahantering (AP Automation):

• För vem? Du som vill automatisera flödet av inkommande fakturor – från mottagande till attest och betalning.
• Exempel: Stampli, Yooz.

3. Komplett Bokföringssystem:

• För vem? Du som behöver ett system för hela ekonomin (kundfakturor, leverantörsfakturor, moms, löpande bokföring).
• Exempel: Xero 

Nedan hittar du några av de bästa systemen från samtliga kategorier – så att du enklare kan hitta ett system som verkligen passar just ditt företag och dina behov.

Du kanske också är intresserad av: Automatiserad fakturahantering: Därför ska du automatisera hanteringen av fakturor.

Vilket är det bästa fakturahanteringssystemet? 

Vi vill påminna om att priset för följande tjänster kan förändras och att det alltid är bäst att besöka den aktuella tjänstens hemsida eller kontakta företaget för exakt prisinformation. 

1. Pleo

Pleo är en komplett plattform som förenklar och automatiserar fakturahantering och relaterade ekonomiprocesser. Systemet kombinerar företagskort, en mobilapp för kvitton och fakturor, automatiserad bokföring och smidig integration med ekonomisystem, vilket ger företaget full kontroll över hela fakturaflödet.

Det som verkligen gör Pleo starkt är att plattformen inte bara digitaliserar fakturor och utgifter, utan också styr, kontrollerar och analyserar dem i realtid. Med Pleo kan medarbetare hantera och attestera fakturor utan extra administration, samtidigt som ekonomiteamet har full insyn i policyer, budgetar och godkännanden – allt samlat på ett ställe.

Läs mer om hur Pleo kan hjälpa just ditt företag med utgiftshantering. 

Viktigaste funktioner:

• Företagskort (virtuella och fysiska) med individuella utgiftsgränser, så att varje medarbetare kan spendera inom definierade ramar.
• Automatisk kvittoverifiering: Ta ett foto på kvittot i appen, och Pleo matchar det automatiskt med transaktionen.
• Realtidsöversikt över alla utgifter via mobilapp eller webbläsare, inklusive status på godkännanden.
• Policykontroller och budgethantering som implementeras direkt i systemet, med automatiska varningar och rapporter.
• Integration med ekonomisystem för att förenkla bokföring och minska dubbelarbete.

Viktigaste fördelarna:

• Effektivisering och tidsbesparing: Mindre tid på manuella fakturaprocesser och bokföring.
• Full transparens och kontroll: Ekonomiteamet ser direkt status för inkommande fakturor och kan agera på avvikelser i realtid.
• Enklare hantering för medarbetare: Fakturor och utlägg kan registreras och attesteras snabbt och smidigt, utan krångel.
• Snabb implementering: Systemet är lätt att rulla ut och kräver minimalt med tekniskt arbete.
• Skalbarhet och flexibilitet: Hanterar flera avdelningar, konton och fakturatyper utan problem.

Vilket företag passar Pleo för?

Pleo är ett utmärkt alternativ för företag som vill kombinera kontroll och automatisering av hela processen för fakturahantering. Plattformen passar organisationer som vill minska manuell administration, öka transparensen och få full insyn i alla inkommande fakturor och betalningar på ett modernt och digitalt sätt. Pleo sticker verkligen ut genom att göra fakturahantering enkel, smart och snabb, vilket ger både ekonomiteam och medarbetare ett tydligt och konkret värde.

I G2 har Pleo över 1 200 omdömen och kunderna skriver i kommentarerna om hur Pleo hjälper  dem i företagets dagliga ekonomiarbete. De säger bland annat: 

"Pleo är mycket lätt att använda. Det ger dig en tydlig översikt över dina utgifter och påminner dig när du behöver lägga till fler kvitton, så att du inte glömmer något. Dessutom, om du av misstag gör en privat betalning med företagskortet, är det väldigt enkelt att markera detta som ett privat köp och rätta till det”.

Källa: G2

2. Stampli

Stampli är ett fakturahanteringssystem för automatisering av leverantörsfakturor och kontrollerade processer inom accounts payable (AP). Det fokuserar på effektiv datafångst, godkännande­flöden, transparens och samarbete mellan AP‑team, godkännare, leverantörer och finansiella roller. 

Viktigaste funktioner:

• Automatisk fakturadatafångst och GL‑kodning med AI‑robot (“Billy the Bot”).
• Samarbets‑ och kommunikationsverktyg ovanpå fakturan: kommentarsfält, historik, godkänningsflöden.
• Dashboard och full översikt över fakturaprocesser, status, nyckeltal.
• Integrering mot ekonomisystem/ERP och stöd för skalbara AP‑miljöer.
• Stöd för intern kontroll (Segregation of Duties, roller, granskningsspår).

Viktigaste fördelarna:

• Tidsbesparing i fakturaprocessen: Exempelvis kan godkännande / processor gå 5 gånger snabbare.
• Förbättrad transparens och samarbete: Alla ser samma fakturastatus och kommentarer samlas på ett ställe.
• Mindre risk för fel, dupliceringar eller svag intern kontroll: Det här är tack vare automatisering och spårbarhet.

Vilket företag passar Stampli för?

Stampli passar företag som har en tilltagande volym av leverantörsfakturor, flera godkännare eller avdelningar involverade, och som behöver bättre styrning och insikt i AP‑flödet. Typiskt medelstora till större organisationer som vill automatisera och skapa kontroll i fakturahanteringen.

Källa: G2

3. Yooz

Yooz är ett molnbaserat fakturahanteringssystem för automatisering av accounts payable – med inriktning på att digitalisera och effektivisera hela fakturaprocessen: från mottagande och datafångst till godkännande, betalning och bokföring. 

Viktigaste funktioner:

• Multikanal fakturmottagande (e‑post, skanning, EDI, leverantörsportaler) + OCR/AI‑baserad dataextraktion.
• Konfigurerbara arbetsflöden för godkännande och fakturahantering (2‑väg/3‑väg matchning, PO/Receipt).
• Integrering och export till ERP/ekonomisystem – stöd för många system (250+).
• Rapporter, analyser, spårning av nyckeltal (cykeltider, undantag, kostnader).
• Säkerhet, revision och automatisk betalningsberedning.

Viktigaste fördelarna:

• Kraftig effektivitetsökning i AP‑flödet: Mindre manuellt arbete och snabbare processer.
• Skalbar lösning: Passar företag med större volymer eller flera enheter utan kraftig ökning av personalresurser.
• Centralisering av leverantörsfakturor: Bättre kontroll och ökad synlighet i AP.

Vilket företag passar Yooz för?

Yooz passar medelstora till större företag som hanterar många leverantörsfakturor, har behov av automatisering, har eller planerar integrationer med ekonomisystem/ERP och vill få kontroll över AP‑flödet. Om du har en komplex miljö med flera bolag eller länder är detta ett starkt alternativ.

Källa: G2 

4. Xero

Xero är en molnbaserad redovisnings‑ och bokföringsplattform för små och medelstora företag. Den erbjuder fakturering, utgiftshantering, bankintegrering, rapportering och stöd för flera valutor. 

Viktigaste funktioner:

• Onlinefakturering och betalningsspårning, inklusive automatiska påminnelser.
• Bankfeeds och automatiserad bankavstämning.
• Multi‑valuta och globalt stöd – transaktioner i många valutor, automatiska växelkurser.
• Integrering med hundratals tredjepartsappar (bokföring, e‑handel, CRM) för att utöka funktionaliteten.
• Samarbete med redovisningsbyråer och flera användare, molnåtkomst från olika enheter.

Viktigaste fördelarna:

• Lättanvänt, molnbaserat ekonomiverktyg: Passar SMB‑segmentet väl.
• Realtidsinsikt i ekonomin: Ger företag möjlighet att frigöra tid till tillväxt- och strategiarbete.
• Brett utbud av integrationer: Stödjer moderna arbetsflöden.

Vilket företag passar Xero för?

Xero passar små och medelstora företag som söker ett modernt bokföringssystem, som vill få ordning på fakturering, utgifter och redovisning utan tung investering i ERP‑nivå. Om du är ett växande företag och behöver bra grund för ekonomi och bokföring är Xero ett bra val.

Källa: G2

5. Tungsten ReadSoft Invoices

Tungsten ReadSoft Invoices (tidigare under varumärket ReadSoft) är en avancerad lösning för fakturacapture och automatiserad fakturabehandling – med särskilt fokus på att integrera med stora ERP‑system, hantera olika fakturatyper (papper, pdf, xml) och global fakturahantering. 

Viktigaste funktioner:

• Självlärande algoritmer för att tolka fakturor – OCR/ICR och automatiserad dataextraktion även för komplexa format.
• Stöd för alla typer av fakturadokument: pappers­, pdf, xml, e‑faktura, etc. 
• Integration med stora system (SAP, Oracle) och API‑möjligheter för ERP‑integration.
• Funktioner för PO‐matchning, hantering av flera bolag/enheter, sortering och flödesautomation.

Viktigaste fördelarna:

• Stark lösning: Kan hantera hög volym fakturor och komplexa format/krav i ett system.
• Effektivisering av fakturainmatning: Automatisering minskar manuella fel och arbetsbelastning i AP.
• Bra för globala företag: Hanterar många länder, flera bolag och centrala processer.

Vilket företag passar Tungsten ReadSoft Invoices för?

Systemet passar främst stora företag eller koncerner med många fakturor, flera bolag och internationella leverantörer, samt behov av ERP‑integration (t.ex. SAP eller Oracle). För mindre företag med få fakturor kan det bli onödigt omfattande.

Källa: G2

Måste man ha ett fakturahanteringssystem?

Ett fakturahanteringssystem är inte ett krav för alla företag, men det kan vara ett värdefullt verktyg beroende på verksamhetens storlek och komplexitet. För företag som hanterar många fakturor varje månad, arbetar med komplexa fakturor eller har flera bolag eller länder involverade, kan ett system effektivisera arbetsflöden, minska manuella fel och frigöra tid för strategiska uppgifter.

För mindre företag med ett begränsat antal fakturor och enkla processer kan det däremot räcka med manuella rutiner. I dessa fall kanske kostnaden och implementeringen av ett system inte motiveras av nyttan.

När det kan behövas:

• Om företaget har många fakturor varje månad och det manuella arbetet tar mycket tid.
• Om det finns komplexa fakturor (t.ex. olika valutor, momsregler, eller flera bolag/länder).
• Om man vill ha bättre kontroll och spårbarhet över utgifter.
• Om man vill automatisera arbetsflöden, minska manuella fel och frigöra tid för strategiskt arbete.

När det kanske inte behövs:

• Om företaget har få fakturor varje månad.
• Om processen är enkel och kan hanteras manuellt utan problem.
• Om kostnaden och implementeringen av ett system inte motiveras av nyttan.​​ 

Hur väljer man rätt fakturahanteringssystem? 

Att välja rätt fakturahanteringssystem handlar om att hitta en lösning som passar företagets behov, volym och komplexitet i fakturaflödet. Ett bra system ska inte bara digitalisera och automatisera processer, utan också ge bättre kontroll, överblick och spårbarhet.

Följ vår checklista för att välja rätt system:

• Automatisering: Kan systemet tolka, matcha och skicka fakturor för attest automatiskt?
• Integrationer: Fungerar det tillsammans med bokföring, bank och andra affärssystem?
• E-faktura och formatstöd: Hanterar systemet både e-fakturor och andra fakturatyper (PDF, XML, pappersfakturor)?
• Molnbaserad lösning: Är det möjligt att komma åt systemet var som helst utan installationer?
• Användarvänlighet: Är gränssnittet enkelt och logiskt för alla användare?
• Säkerhet och spårbarhet: Kan systemet logga användarhandlingar och visa fakturans status?
• Skalbarhet: Kan systemet växa med företaget och hantera fler enheter, användare eller volymer?
• Kostnadseffektivitet: Är priset rimligt i relation till funktioner och potentiella tidsbesparingar?
• Support: Finns snabb hjälp och tydlig dokumentation vid behov?

Tack vare denna checklista kan du välja ett system som minskar manuellt arbete, förbättrar kontrollen och ger en tydlig översikt över ekonomin. För mindre företag med få fakturor kan enklare lösningar räcka, medan företag med hög volym eller komplexa processer ofta har större nytta av mer avancerade system.

Läs även: Guide: Så väljer du rätt fakturaflödessystem för ditt företag.