Warum digitale Lösungen der Kraftstoff für mehr Menschlichkeit im Büro der Zukunft sind 

Digitale Tools und Lösungen beflügeln Teams weltweit. „Digitalisierung“ ist nicht erst seit gestern ein beliebtes Schlagwort. Und: Es gibt zahlreiche Studien darüber, wie digitale Unternehmenskulturen für wirtschaftlichen Erfolg und zufriedene Mitarbeiter:innen sorgen.

All das ist mittlerweile fester Bestandteil unserer Erfahrungswelt. Dennoch macht der aktuelle Digitalisierungsindex deutlich, dass es noch viel Luft nach oben gibt.

Die Gründe dafür sind vielfältig und doch lässt sich in vielen Unternehmen eine ähnliche Dynamik beobachten, die mal mehr, mal weniger aus einer offensichtlichen Anti-Digitalsierungshaltung resultiert. Oft besteht eine gewisse Scheu, manchmal auch eine Trägheit, sich von alten funktionierenden Prozessen zu verabschieden. „Zu aufwendig“, „zu teuer“, „nicht jetzt“ … so können sich Argumente gegen Digitalisierungsmaßnahmen anhören.

Die Maßnahme an sich wird dabei als strukturelle Veränderungen betrachtet, als ein Konstrukt aus Tools, das den Unternehmensabläufen übergestülpt werden soll. Wir denken, der menschliche Aspekt kommt dabei oft viel zu kurz!

Denn wer digitale Lösungen weniger als Maschine an sich, und mehr als Erweiterung der menschlichen Fähigkeiten anschaut, der ist höchstwahrscheinlich geneigter, die Unternehmensdigitalisierung als Vorsprung in puncto Manpower gutzuheißen.

Um es kurz zu machen: Es lohnt sich, digitale Tools vorrangig unter dem Aspekt zu betrachten, dass sie Mitarbeiter:innen schlicht zu noch besseren Mitarbeiter:innen machen können.

Digitale Lösungen fördern Autonomie

Wie sieht also das Büro 4.0 aus und was macht ein solches Büro für Menschen attraktiv?

Darauf lässt sich eine ganz klare Antwort geben:

Das Büro 4.0 schenkt seinen Nutzer:innen Freiraum und Autonomie. Und genau diese Aspekte sind es, die Produktivität steigern, den Pioniergeist wecken und Kreativität fördern. Sie machen eine Belegschaft agil und unterscheiden führende, zukunftsorientierte Unternehmen von traditionell-konservativ geführten Unternehmen.

Die Umgestaltung des Arbeitsplatzes zum Ziel der Motivationssteigerung steht dabei ganz klar im Mittelpunkt: Wie und von wo lässt es sich individuell betrachtet am besten arbeiten? Wie und wann kommen individuelle Stärken am ehesten zum Vorschein und Einsatz?

Wird es Teammitgliedern freigestellt, von wo aus sie arbeiten und wie ihre Arbeitssituation aussieht, steigert das nicht nur deren Produktivität (während es gleichzeitig etwaigen Burnout vorbeugt), sondern trägt auch nachhaltig dazu bei, dass sie mit dem Unternehmen gerne gemeinsame Sache machen. Sie fühlen sich verstanden und identifizieren sich leichter mit den Unternehmenszielen. Alle ziehen an einem Strang.

Digitale Tools, die eine solche Art der Zusammenarbeit möglich machen sind dabei nicht nur Slack & Co:

Mittlerweile gibt es für jedes Argument ins Büro zu müssen, ein digitales Gegenargument, das den Gang ins Büro weniger zwingend macht. Sei es für den Freigabestempel auf der letzten Spesenabrechnung oder den sich auf dem Schreibtisch stapelnden Berg an Post.

Unternehmen, die aus dem Homeoffice arbeiten, müssen verschiedene Dinge beachten, um den operativen Betrieb aufrechtzuerhalten. Dazu gehört auch die tägliche Post, die nach wie vor im Büro ankommt. Die Corona-Pandemie hat dabei einige Probleme aufgeworfen. Wer leert den Briefkasten, überweist Rechnungen und verteilt die Post an die Mitarbeiter, wenn keiner in der Firma vor Ort ist?  

Digitale Lösungen wie CAYA vereinfachen hierbei die tägliche Arbeit. Dank der Machine Learning Technologie werden alle neuen Dokumente automatisch verarbeitet. So können sich Teams auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren und den zwischenmenschlichen Austausch wieder in Vordergrund stellen. CAYA macht die Zusammenarbeit im Büro 4.0 nicht nur möglich, sondern auch angenehm. 

Die Document Cloud ermöglicht dabei einen einfachen Zugriff auf wichtige Unterlagen jederzeit und überall. Insbesondere Remote Teams können nun schneller untereinander kommunizieren, dank der digitalen Zustellung. Denn digitale Post bildet die Grundlage für viele weitere Schritte der Digitalisierung und sollte in keinem Unternehmen fehlen, das sich effizient und zukunftssicher aufstellen möchte. 

Wie genau dieser Prozess funktioniert, zeigt das folgende Video:

Fazit: Statt den Menschen in ein Korsett aus sozial erfundenen Regeln zu quetschen, gibt die Digitalisierung unzählige Chancen für alternative Regelungen. Vorgesetzte müssen nicht länger von 9 bis 18 Uhr im Büro anzutreffen sein, ganz gleich, ob sie eine ausreichende Kinderbetreuung haben oder nicht, nur um im schlimmsten Fall Abrechnungen per Stempel abzusegnen.

Digitale Lösungen automatisieren Routineaufgaben

Digitale Lösungen im Büro 4.0 dezentralisieren Prozesse nicht nur, sie machen sie vor allem dann effizienter, wenn intelligente Automatisierungen mit ins Spiel kommen.

In der Buchhaltung kann das bedeuten, dass Belege nicht länger händisch Kontobewegungen zugeordnet werden müssen und sich Buchhalter:innen so vermehrt dem Controlling der Unternehmensfinanzen widmen können.

Und wäre es nicht weitaus effizienter auch physische Post in ein digitales Postfach geschickt zu bekommen, von dem aus etwa Rechnungen unkompliziert weiterverarbeitet werden können?

Beim Thema Routineaufgaben scheint sich der Großteil der arbeitenden Bevölkerung einig zu sein: 85 % wünschen sich mehr Entlastung bei Routineaufgaben.

Die menschlichen Vorteile von Automatisierungen liegen auf der Hand:

1. Ohne Routineaufgaben kann mehr und komplexeres geleistet werden. Langeweile weicht Inspiration! So finden vielleicht auch die Ideen des neuen Trainees bessere Verwendung als beim Scannen von Belegen  allein im Druckerraum.

2. Der Informationsfluss im Unternehmen wird beschleunigt und transparenter, dadurch dass er theoretisch für alle einsehbar ist. Wer mehr weiß, trifft die weiseren Entscheidungen.

3. Menschliche Fehlerquellen werden eliminiert und Sicherheitslücken geschlossen. Denn wir sind schließlich alle nur Menschen und wer von uns hat nicht schon Mal eine Rechnung verbummelt oder den Brief in der Ablage vergessen?

Digitale Lösungen sind eine Chance, sich über alle Grenzen hinweg zu öffnen

Für Unternehmenswachstum ist Fortschritt ein entscheidender Faktor – nicht nur was das Endprodukt betrifft, sondern auch die Produktentwicklung. Digitale Arbeitsprozesse sind daher ein Muss für alle, die sich einen komfortablen Wettbewerbsvorsprung, oder in Krisen Stabilität sichern wollen.

Ein weiterer Vorteil eben solcher Prozesse ist, dass mit ihnen talentiertes und benötigtes Personal angezogen wird, das anstatt sich im Sortieren von Papierbergen zu verlieren, Lust auf Innovation hat. Und spätestens seit der Covid-19-Pandemie wagen wir weiter zu behaupten: Remote Arbeiten wird bleiben! Das verändert Unternehmenskulturen weltweit.

Zusammengefasst bedeutet das, dass Arbeitnehmer:innen, die ehemals um jede Stunde im Homeoffice buhlen mussten, nun nicht länger umsonst auf eine Zukunft der gelockerten Homeoffice-Politiken hoffen. 2020 vermochte es wie kein anderes Jahr Unternehmern aller Art zu beweisen, dass remote Arbeiten nicht nur möglich ist, sondern auch Vorteile mit sich bringt. Kein ernsthaft an Wachstum interessiertes Unternehmen sollte sich also 2021 die Zusammenarbeit mit Expertin:innen untersagen, nur weil diese vielleicht in einer anderen Zeitzone leben. Das ist ja das Wunderbare an der Digitalisierung: Sie kennt keine physischen Grenzen.