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Umfrage zu geschäftlichen Privatauslagen

Sind Sie schon Teil des New Work-Kulturwandels? Oder doch noch nicht ganz?

An deutschen Arbeitsplätzen wird automatisiert, auf künstliche Intelligenz gesetzt und mehr und mehr remote gearbeitet. Das sind keine neuen Nachrichten. Umso erstaunlicher ist es, dass laut unserer aktuellen Studie in Kooperation mit YouGov speziell die Ausgabenverwaltung in vielen Büros – europaweit! – in der Steinzeit stecken geblieben zu sein scheint.

Hunderte von verlorenen Belegen auf der einen, Berge von Papierkram auf der anderen Seite. Die manuelle Bearbeitung von Spesen ist nicht nur mühsam, sondern kostet Teams und Unternehmen auch unnötig Geld.

Gemeinsam mit YouGov wollten wir herausfinden, wie 3.096 Entscheidungsträger aus Unternehmen mit 20 bis über 1.000 Mitarbeiter:innen in Schweden, Dänemark, Deutschland, Spanien und dem Vereinigten Königreich mit Unternehmensausgaben umgehen.

92 Prozent der Angestellten zahlen Geschäftsausgaben aus eigener Tasche

Unabhängig von der Stellenbezeichnung, dem Standort, dem Gehalt oder der Vertragsart sollte niemand die finanzielle Last tragen, privat für Geschäftliches zu bezahlen. Ganz gleich, ob es sich dabei um ein Business-Abo, eine Software oder eine Tasse Kaffee handelt. Das ist zumindest unsere Meinung.

 Hinzukommt, dass bei der manuellen Ausgabenverwaltung fast die gesamte Verantwortung auf den Schultern der Arbeitnehmer:innen ruht. Sie müssen die Genehmigung für einen Kauf einholen, Beträge ordnungsgemäß abrechnen, einreichen und dann auf die Erstattung der Kosten warten. Dabei haben wir alle doch wirklich schon genug zu tun – auch ohne uns Gedanken darüber machen zu müssen, ob wir am Monatsende tatsächlich unser Geld zurückbekommen.

Am häufigsten werden Geschäftsausgaben aus der Portokasse gezahlt

Obwohl es in allen von uns untersuchten Märkte üblich ist, Mitarbeiter:innen mit ihrem eigenen Geld für Geschäftliches zahlen zu lassen, ist diese Form der Mitarbeiterausbeutung vorrangig im Vereinigten Königreich Standard.

Warum ist das ein Problem?

Nun, eine separate Studie von Barclaycard ergab, dass Arbeitnehmer:innen im Vereinigten Königreich im Jahr 2018 962,00 Millionen Pfund durch verlegte Belege und andere nicht eingeforderte Kosten entgangen sind. Das entspricht 123,00 Pfund, also ca. 142,00 Euro pro Person.

142,00 Euro haben oder nicht haben … das macht schon einen Unterschied.

Übrigens: Verlegte Belege sind aufseiten des Unternehmens primär deshalb ein Problem, da die im Notfall erstellten Eigenbelege speziell bei größeren Summen nicht unbedingt vom Finanzamt anerkannt und somit nicht von der Steuer abgesetzt werden können. 

In 83 Prozent der Unternehmen hat weniger als die Hälfte der Belegschaft Zugang zu Firmenkreditkarten

Dementsprechend gaben nur 2 Prozent der Unternehmen an, dass alle Mitarbeiter:innen Zugang zu einer eigenen Firmenkreditkarte haben.

Teams, die aus eigener Tasche zahlen, sind klar im Nachteil. Unternehmen, die aus eigener Tasche zahlen lassen aber auch. Denn, wenn es um die Überwachung der Ausgaben und Budgetprognosen geht, entstehen schneller blinde Flecken, als Geschäftsführenden lieb sein sollte. Immerhin gaben 28 Prozent der Unternehmen in unserer Studie an, bereits finanzielle Verluste aufgrund manueller Ausgabenverwaltung erlitten zu haben.

Mit Pleo können Sie jedem Teammitglied unkompliziert eine Firmenkarte aushändigen und individuelle Ausgabenlimits festlegen. So behalten Sie immer die Kontrolle und wissen genau, wohin Gelder fließen. Aus einer Umfrage unter unseren Kund:innen wissen wir, dass 72 Prozent der Pleo-Admins einen besseren Überblick darüber haben, wie das Geld ihres Unternehmens ausgegeben wird.

Uns ist bewusst, dass Karten nicht alles bezahlen können ... 

In der idealen Pleo-Welt funktioniert alles bargeldlos. Die Realität ist aber, dass es Geschäftsausgaben in allen möglichen Formen und Größen gibt und eine Firmenkarte manchmal einfach nicht eingesetzt werden kann. Manchmal wird sie auch einfach vergessen oder aus Versehen eine private Ausgabe über sie getätigt.

Genau deswegen haben wir Pleo-Pocket entwickelt. Einen zentralen Ort, an dem jeder die zwischen Mitarbeiter:innen und Unternehmen geschuldeten Gelder leicht nachvollziehen kann und sich Mitarbeiter:innen selbst erstatten können.

1/10 der Befragten gaben an, dass sie aufgrund ihres manuellen Spesensystems den Arbeitsplatz gewechselt haben 

Das Bezahlen aus der Portokasse kostet also nicht nur Ihr Team, sondern könnte Sie auch Ihr Team kosten.

Stress ist einer der Hauptgründe, warum Menschen kündigen. Und was ist schon stressiger, als darauf zu warten, sein Geld zurückzubekommen? Oder nicht genau zu wissen, wann das hart verdiente Geld wieder in der eigenen Tasche landet? Unabhängig davon, ob es sich um 10,00 Euro oder 100,00 Euro handelt, sind finanzielle Situationen höchst individuell.

Die BarclayCard-Studie ergab auch, dass fast jeder Zehnte eine Zahlung mit seiner privaten Kreditkarte aufgrund eines geschäftlichen Rückzahlungsproblems verpasst.

Und dann ist da noch die Sache mit dem Vertrauen.

Wie lässt sich Mitarbeiter:innen mehr Vertrauen schenken, als mit dem Aushändigen einer eigenen Kreditkarte? 

Sie sehen also, wir haben noch einiges zu tun …

… um die 92 Prozent nach unten zu korrigieren.

E-Book zur smarten Ausgabenverwaltung
Desiree

Désirée Cornet

Content Producer & Linguist, Germany

SEO-Beraterin und Tone of Voice-Jongleurin mit Vorliebe für Nischen-Content. Privat: Seemensch. Kontakt: desiree@pleo.io

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