Vendor Management der Meisterklasse: Erfolgsstrategien und Expertentipps

Vendor Management – klingt kompliziert, ist aber ein Game-Changer für moderne Unternehmer:innen. Dabei geht es darum, den Bereich des Lieferantenmanagements zu rocken – von der Kostenkontrolle bis zum Risikomanagement. Warum das notwendig ist?

Mit einem ausgeklügelten Vendor Management verbessern Sie den Bereich der Kostenkontrolle (Vendor Invoice Management), die Lieferkettenresilienz (Vendor Supply Chain Resilience Management) und sogar Ihr Risikomanagement (Vendor Risk Management).

Doch wie klappt das? Wir packen das Thema an und geben Ihnen wertvolle Tipps und Strategien an die Hand. Lassen Sie uns gemeinsam entdecken, wie Sie Ihr Geschäft mit cleverem Lieferantenmanagement nach vorn bringen!

Was ist Vendor Management?

Das Vendor Management ist erst seit der Jahrtausendwende in aller Munde. Dabei handelt es sich um ein Konzept, das schon lange eine Rolle spielt. Heutzutage versteht man darunter alles, was mit der cleveren Steuerung von externen Dienstleister:innen sowie Lieferantinnen und Lieferanten zu tun hat.

Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick auf die Ziele des Vendor Managements werfen und herausfinden, wie es Ihr Business nach vorn bringen kann.

Auswahl der richtigen Dienstleister:innen und Lieferant:innen

Die Wahl der richtigen Dienstleister:innen oder Lieferant:innen kann eine echte Herausforderung sein. Aber keine Sorge, ein Vendor Management-System ist Ihre Rettung in der Not. Es präsentiert Ihnen alle Optionen datenbasiert und strukturiert, sodass Sie (oder die zuständigen Manager:innen) die Entscheidung treffen können, die wirklich zu Ihrem Unternehmen passt. Klingt nach einem Plan, oder?

Besseres Preis-Leistungs-Verhältnis

Welche Unternehmer:innen sehnen sich schon nicht nach einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis? Hier kommt Vendor Invoice Management ins Spiel. Es geht hierbei darum, Ihren Rechnungsprozess zu optimieren und Ihnen dabei zu helfen, die Lieferantinnen und Lieferanten mit dem besten Angebot zu identifizieren. Das Ergebnis? Sie sparen nicht nur Kosten, sondern steigern auch die Qualität Ihrer Ausgaben.

Flüssige Kommunikation

Kommunikation ist das A und O – das gilt besonders im Umgang mit Lieferant:innen und Partner:innen. Ein flüssiger Austausch ist entscheidend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Wir alle kennen es aus dem privaten Kontext: Wenn die Kommunikation hakt, können schnell Missverständnisse und Beziehungsprobleme entstehen.

Das kann im unternehmerischen Zusammenhang schon mal teuer werden! Deshalb ist es wichtig, dass die zuständigen Manager:innen auf eine klare und effektive Kommunikation setzen.

Höhere Kundenzufriedenheit

Zufriedene Kund:innen sind das Herzstück jedes erfolgreichen Unternehmens. Denn diese kommen nicht nur zurück, sondern empfehlen auch Ihre Produkte weiter. Gutes Vendor Management trägt wesentlich zur Kundenzufriedenheit bei, indem es für pünktliche Lieferungen und erstklassigen Service sorgt. Ein schlechtes Vendor Management führt dagegen schon mal zu langen Wartezeiten und frustrierten Kund:innen – ein absolutes No-Go!

Nachhaltiges Lieferantenmanagement

Nachhaltiges Lieferantenmanagement ist ein echter Langzeitgewinn für Ihr Unternehmen. Durch reibungslose Abläufe und stabile Lieferantenbeziehungen schaffen Sie nachhaltige Beziehungen, die Ihr Unternehmen weiterbringen. Vendor Management spielt hier eine Schlüsselrolle, indem es die Kommunikation, Leistungsüberwachung und Zusammenarbeit verbessert.

Identifikation von Risiken

Risikomanagement ist im Geschäftsleben unverzichtbar. Besonders im Bereich der Lieferantenbeziehungen ist es wichtig, potenzielle Risiken wie finanzielle Instabilität, Lieferverzögerungen aufgrund von Engpässen und rechtliche Probleme im Blick zu haben. Gutes Vendor Management hilft Ihnen dabei, diese Risiken frühzeitig zu erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten. Denn: Vorsicht ist besser als Nachsicht!

Optimierung der Lieferkette

Die Optimierung der Lieferkette ist entscheidend für den Geschäftserfolg. Mit dem Fokus auf Lieferkettenresilienz stärken Sie die Stabilität und Flexibilität Ihrer Lieferwege. Ein effizientes Vendor-Management-System überwacht Ihre Dienstleister:innen und Lieferant:innen und ermöglicht es Ihnen, Ihre Lieferkette effektiver zu gestalten.

Erreichen Sie diese Ziele, sichern Sie sich einen klaren Wettbewerbsvorteil. Ein solches System, unterstützt durch Analyse- und Finanzteams, bringt viele Vorteile mit sich. Dazu gehören:

• effizientere Prozesse
• fundierte Datengrundlage
• frische Innovationen
• geringere Ausgaben
• höhere Agilität
• langfristige Partnerschaften
• leichtere Kostenkontrolle
• mehr Transparenz
• Schutz vor Risiken
• verbesserte Qualitätsstandards

Jetzt wissen wir, was Vendor Management leistet und welche Vorteile es bringt. Aber natürlich ist es trotzdem kein Selbstläufer. Ein effektives Vendor-Management-System zu implementieren, erfordert Engagement und Koordination – und Manager:innen, die ihr ganzes Herzblut in diese Aufgabe stecken.

Verschiedene Abteilungen Ihres Unternehmens müssen involviert werden – welche genau, hängt von Ihrer Branche und Unternehmensgröße ab. Lassen Sie uns einen Blick auf einige der wichtigsten Bereiche werfen, die Sie in diesen Prozess einbeziehen sollten!

• Beschaffungsabteilung: Im Herzen des Vendor Managements baut die Beschaffungsabteilung das Lieferantennetz auf, wählt die besten Partner:innen aus und verhandelt Konditionen für Beschaffungskosten. Damit ist sie ein Dreh- und Angelpunkt für effizientes Lieferantenmanagement.
• Finanzabteilung: Die Finanzexpert:innen halten die Fäden des Vendor Invoice Managements in der Hand, überwachen Budgets und sorgen für finanzielle Stabilität. Sie sind unverzichtbar für die finanzielle Gesundheit der Lieferkette.
• Logistikabteilung: Sie sind die Meister:innen der Lieferkettenoptimierung, sorgen für pünktliche Lieferungen und halten das Lager im Griff. Ein reibungsloses Vendor Management braucht eine starke Logistik.
• Personalabteilung: Das HR ist unersetzlich für die Integration der Mitarbeitenden ins Vendor Management. Die Mitarbeiter:innen in der Personalabteilung schulen Ihr Team im Umgang mit Lieferantinnen und Lieferanten und stärken so das gesamte System.
• Rechtsabteilung: Mehr als nur Paragraphenreiter:innen – sie sorgen dafür, dass alles rechtens läuft, von der Einhaltung der Gesetze bis zur Gestaltung von Verträgen. Damit ist die Rechtsabteilung ein wichtiger Pfeiler für ein risikofreies Vendor Management.

Nur wenn all diese Abteilungen an einem Strang ziehen, ist es möglich, dass das Vendor Management den gewünschten Erfolg bringt. Wahrscheinlich fragen Sie sich gerade, wie das am besten gelingt. Im Folgenden zeigen wir nicht nur die 6 Phasen des Vendor Managements, sondern gehen auch auf Best Practices und technologische Hilfsmittel ein. Bereit?

Die 6 Phasen des Vendor Managements

Kein Unternehmen startet mit einem perfekten System – es ist ein Prozess, der maßgeschneidert und nach und nach aufgebaut wird. Doch es gibt bewährte Schritte, die Ihnen als Leitfaden dienen können. Mit der Unterteilung in verschiedene Phasen können Sie Ihr Vendor-Management-System strategisch und mit klarem Kopf aufbauen.

Phase 1: Bedarfsanalyse und Strategieentwicklung

In der ersten Phase des Vendor Managements dreht sich alles um die Bedarfsanalyse und Strategieentwicklung. Hier legen Sie fest, was genau Ihr Unternehmen braucht. Diese Analyse hilft Ihnen dabei, Ressourcen effizient zu nutzen und Verschwendung zu vermeiden. Auch wenn Ihre Strategie in dieser Phase noch nicht perfekt sein muss, ist ein klarer Überblick über Ihre Herangehensweise entscheidend. So legen Sie den Grundstein für den weiteren Aufbau Ihres Vendor Managements.

Phase 2: Lieferantenauswahl und -bewertung

In der zweiten Phase des Vendor Managements steht die Auswahl und Bewertung der Lieferanten und Lieferantinnen im Vordergrund. Hierbei ist es entscheidend, nicht nur auf die Kosten, sondern auch auf die Qualität des Services zu achten, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden. Aber aufgepasst: Wählen Sie Ihre Lieferant:innen sorgfältig aus und bewerten Sie deren Leistung kontinuierlich. So stellen Sie sicher, dass diese den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.

Phase 3: Vertragsverhandlungen und -management

In Phase 3 des Vendor Managements geht es ans Eingemachte, aka an die Vertragsverhandlungen und das Management von Verträgen. Es ist wichtig, gute Konditionen auszuhandeln und eine Zufriedenheit auf beiden Seiten zu erreichen. Dabei können Sie sich von Rechtsexpert:innen unterstützen lassen. Nach dem Abschluss der Verhandlungen ist es an der Zeit für das Management der Verträge.

Hierbei kümmern Sie sich um die Überwachung der Einhaltung der vertraglichen Vereinbarungen. Auf diesem Wege können Sie die Beziehungen zu Ihren Lieferant:innen sowie deren Leistungen ziemlich gut im Blick behalten.

Phase 4: Rechnungsverarbeitung und -kontrolle

In Phase 4 dreht sich alles um das Vendor Invoice Management. Hierbei geht es darum, die Lieferantenrechnungen zu verwalten und zu kontrollieren. Ein spannender Aspekt ist die Lieferantenfinanzierung: Kann Ihr Unternehmen eine Rechnung nicht sofort begleichen, kann die Finanzabteilung einen Lieferantenkredit arrangieren, um Zahlungen zu strecken oder zu verschieben. Das ist ein ganz cleverer Weg, um die Liquidität zu sichern und gleichzeitig starke Lieferantenbeziehungen zu pflegen. 

Phase 5: Leistungskontrolle und Benchmarking

In Phase 5 stellen Sie mithilfe von Leistungskontrollen und Benchmarking sicher, dass Ihre Lieferantinnen und Lieferanten ihre Arbeit wirklich gut machen. Das ist wie die Suche nach der besten Auswahl für ein Handballteam – Sie passen auf, dass allein derselben „Liga“ spielen. 

Wenn sie die Standards nicht erfüllen, bedeutet das nicht zwangsläufig, dass Sie sie aus dem Spiel nehmen müssen. Manchmal reicht schon ein freundlicher Hinweis aus, um das Team bzw. einzelne Mitglieder wieder auf Kurs zu bringen!

Phase 6: Risikomanagement

In der Geschäftswelt ist es wie im Leben selbst – Überraschungen sind unvermeidlich, und manchmal spielt der Plan nicht mit. Aus diesem Grund gibt es das Risikomanagement, das systematisch nach potenziellen Stolpersteinen sucht. 

Wenn Risiken im Vendor Management auftauchen, bewerten wir sie sorgfältig und behalten sie im Auge, um bei Bedarf Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Wenn ein Risiko besonders frech wird, passen wir unsere Strategie eben an. Schließlich ist Offenheit der beste Weg, um einer unerwarteten Wendung zu begegnen!

Best Practices im Vendor Management

Jetzt wissen wir, warum Vendor Management so entscheidend ist und wie es ablaufen sollte. Doch das ist nur die halbe Miete. Wie kann Ihr Unternehmen eine wirklich erfolgreiche Vendor Management Strategie etablieren? Lassen Sie uns zur Beantwortung dieser Frage einen Blick auf einige bewährte Praktiken werfen.

Arbeiten Sie an langfristigen Beziehungen

Ein ständiger Lieferantenwechsel ist keine gute Idee. Selbst wenn neue Anbieter:innen mit verlockenden Preisen auftauchen, lohnt es sich oft, langfristige Beziehungen zu pflegen. Warum? Weil Sie zusammen mit Ihren Lieferant:innen an neuen Strategien arbeiten und gemeinsam auf Ziele hinarbeiten können.

Eine harmonische Zusammenarbeit mit Ihren Lieferantinnen und Lieferanten kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Daher sollten Sie unbedingt auf langfristige Beziehungen setzen, bei denen die Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg ist.

Legen Sie Schlüsselkennzahlen zur Analyse fest

Eine kontinuierliche Weiterentwicklung eines Unternehmens erfordert klare Analysen. Im Kontext des Vendor Managements dreht sich alles darum, sicherzustellen, dass Ihre Lieferant:innen ihre Verpflichtungen erfüllen. Um diese Leistungen zu messen und daraus Erkenntnisse zu gewinnen, sind aussagekräftige Kennzahlen (KPIs) unerlässlich. Diese KPIs können Auftragsgenauigkeit, Lieferzeiten und Reaktionszeit umfassen – um nur einige Beispiele zu nennen.

Machen Sie sich Gedanken um die Finanzierung

Die Bezahlung Ihrer Dienstleister:innen und Lieferant:innen nimmt einen wesentlichen Teil Ihres Budgets ein. Die damit verbundenen Kosten können Ihr Budget möglicherweise überstrapazieren. Daher sollten Sie über Finanzierungen nachdenken.

Bei der Lieferantenfinanzierung können Sie Ihre Lieferant:innen direkt in den Finanzierungsprozess einbeziehen. In Gesprächen mit ihnen können Sie sogar vereinbaren, Rechnungen in Raten zu begleichen. Wenn Ihr Unternehmen eine gewisse Glaubwürdigkeit besitzt und bereits eine langfristige Partnerschaft aufgebaut hat, ist die andere Seite oft bereit, flexibel zu sein.

Geben Sie konkrete Anweisungen

Die Qualität der Arbeit von Lieferantinnen und Lieferanten hängt auch davon ab, wie deutlich Ihre Anweisungen sind. Unklare Aufträge lassen Raum für Interpretationen und können im schlimmsten Fall dazu führen, dass die Arbeit nicht den gewünschten Anforderungen entspricht.

Setzen Sie realistische Fristen

Natürlich möchten Unternehmer:innen, dass Ihre Lieferant:innen zügig arbeiten. Dennoch sollten die gesetzten Fristen immer realistisch sein. Unrealistische Zeitvorgaben können die Leistung beeinträchtigen und sind wenig förderlich für eine konstruktive Zusammenarbeit. Vielmehr erhöhen Sie im Worst Case das Risiko, dass es zu Problemen kommt.

Integrieren Sie Technologien

In der Ära der Digitalisierung ist es selbstverständlich, dass Unternehmen beim Vendor Management moderne Technologien einsetzen sollten. Dies ermöglicht die Automatisierung verschiedener Prozesse und reduziert den Bedarf an Personal für Analyse- und Finanzteams. Die eingesparten Ressourcen können in andere Bereiche investiert werden – vielleicht sogar in innovative Geschäftsideen?

Tools und Technologien fürs Vendor Management

Wo wir gerade schon bei Digitalisierung sind … Sie können es sich wahrscheinlich schon denken: Im Unternehmensumfeld, vor allem in mittelständischen und großen Betrieben, ist Vendor Management oft mit einem ziemlichen Aufwand verbunden. Es erfordert eine beträchtliche Anzahl von Mitarbeitenden, um die Aufgaben zu bewältigen und sicherzustellen, dass die Lieferkette reibungslos funktioniert. Warum also nicht in smarte Tools investieren, die Ihnen dabei helfen, Ihre Prozesse zu automatisieren?

Das hilft Ihnen nicht nur dabei, Ihre Effizienz zu steigern, sondern auch bei der Verbesserung des Kostenmanagements. Besonders in dieser digitalen Ära sind Datenanalyse- und -verwaltungstools essenziell. Entsprechende Tools können unter anderem bei diesen Aufgaben helfen:

• Datenanalyse und -verwaltung
• automatisierte Rechnungsverarbeitung
• Identifikation von Optimierungsmöglichkeiten
• Früherkennung von Risiken
• Echtzeitüberwachung von KPIs
• Unterstützung bei der Kostenoptimierung
• Vergleich von Leistungsdaten
• Inventarverwaltung

Der Einsatz von Tools und Technologien lohnt sich hier also! Denn auch wenn das Vendor Management eine Herausforderung ist: Mit den richtigen Hilfsmitteln lässt es sich meistern – und Analyse- und Finanzteams erzielen schon bald eine bessere Leistung.

Steigern Sie Ihre finanzielle Leistungsfähigkeit mit Vendor Management

In der heutigen wettbewerbsorientierten Geschäftswelt ist der Erfolg eng mit der Entwicklung einer robusten und technologisch fortschrittlichen Vendor-Management-Strategie verknüpft. Finanzaufsicht und Analyseteams spielen eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung des Unternehmenserfolgs.

Vendor Management sorgt dafür, dass Ihre Lieferkette stabil bleibt. Außerdem müssen Sie die damit verbundenen Aufgaben, wie Datenanalysen, eine durchdachte Budgetierung, klare Kommunikation & Co. umsetzen. Hierbei bieten Ihnen passende Tools eine wertvolle Unterstützung.

Pleo unterstützt Sie dabei, Ihre Vendor-Management-Performance zu verbessern – zum Beispiel, indem wir Ihre Rechnungsverwaltung digitalisieren oder Ihnen dabei helfen, den Cashflow zu sichern. Und wenn’s doch mal Probleme mit Zahlungsausfällen bei der Lieferantenfinanzierung gibt, kann Ihnen der Dispo von Pleo helfen. 

Natürlich haben wir noch einige andere hilfreiche Werkzeuge in unserem digitalen Werkzeugkoffer. Wenn Sie Lust auf Insights haben: unsere Expert:innen beraten Sie gern! Eins ist dadurch garantiert: Mit Pleo sind Sie in jeder Situation auf der sicheren Seite.