Vorsteuer & Umsatzsteuer Unterschied - So buchen Sie beides richtig

Vorsteuer, Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und und und… Bei der Steuererklärung Ihres Unternehmens den Durchblick zu behalten, ist gar nicht so einfach. Aber das hier ist wirklich nicht schwierig. Versprochen.

Heute fragen wir uns, wo bei Vorsteuer und Umsatzsteuer der Unterschied liegt, wie Sie Vorsteuer & Umsatzsteuer buchen und am Ende noch Ihr Konto abschließen. Lassen Sie uns keine Zeit verschwenden und direkt einsteigen.

Definition Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer & Vorsteuer – Was ist der Unterschied?

Steht die Abgabefrist an und Sie haben keine Zeit, den ganzen Artikel zu lesen? Kein Problem. Nehmen Sie sich Zeit, um sich mit den wichtigsten Informationen zu und Unterschieden zwischen Vorsteuer, Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer vertraut zu machen.

So unterscheiden sich Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und Vorsteuer:

Umsatzsteuer Definition

Die Umsatzsteuer (USt) fällt erst einmal bei allen Unternehmen an – und zwar immer dann, wenn ein Kauf oder Verkauf getätigt wird. Sie heißt auch Mehrwertsteuer und besteuert, wie der Name schon sagt, den Mehrwert innerhalb einer Wertschöpfungskette. Daher weisen Sie die Umsatzsteuer immer in Ihren eigenen Ausgangsrechnungen aus.

Die eingenommene Umsatzsteuer müssen Sie an Ihr Finanzamt abführen. Das ist ein Fall für die Umsatzsteuervoranmeldung. In vereinzelten Fällen sind Unternehmen nicht zum Zahlen der Umsatzsteuer verpflichtet.

Ein Beispiel: Sie stellen eine Rechnung aus, in der Sie eine Umsatzsteuer von 19 % ausweisen. Zusammen mit dem Nettoentgelt ergibt sich in Summe der Rechnungsbetrag, den Sie von Ihren Kund:innen erhalten. Als Betriebseinnahme behalten Sie das Nettoentgelt. Die vereinnahmte Umsatzsteuer führen Sie an Ihr Finanzamt ab.

Mehrwertsteuer Definition

Die sogenannte Mehrwertsteuer (MwSt) ist keine eigene Steuerform, sondern genau das Gleiche wie die Umsatzsteuer. Der Begriff “Mehrwertsteuer” bezieht sich nicht wie “Umsatzsteuer” auf die Steuerform, sondern auf das Besteuerungsprinzip und wird oft als Oberbegriff für Umsatzsteuer und Vorsteuer verwendet.

Die Umsatzsteuer wird nach dem "Mehrwertprinzip" veranlagt. Das Mehrwertprinzip besagt, dass die Umsatzsteuer nur auf den Mehrwert anfällt, der durch den Verkauf eines Produktes oder einer Dienstleistung entsteht. Sprich: Die Umsatzsteuer gilt auf die Differenz aus Einkaufspreis und Verkaufspreis, statt auf den reinen Verkaufspreis.

Ein Beispiel: Ein Autohändler kauft ein Auto zu einem Bruttoeinkaufspreis von 39.990,00€ ein. Ihrem Unternehmen verkauft er das Auto anschließend für einen Bruttoverkaufspreis von 47.190€. Die Umsatzsteuer fällt nur für den Mehrwert von 7.200€ an. Die Differenz der abgeführten Umsatzsteuer beim Verkauf erhält der Händler durch den Vorsteuerabzug beim Ankauf zurück.

Vorsteuer Definition

Die Steuer, die Sie als Unternehmen für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen von anderen Unternehmen zahlen müssen, nennt sich Vorsteuer (VSt). Die Vorsteuer ist damit die Steuer, die Sie beim Kauf von Produkten oder Leistungen an ein anderes Unternehmen zahlen, bevor Sie sich die Steuer vom Finanzamt zurückholen.

Sind Sie als Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt, können Sie Ihre Vorsteuer anschließend vom Finanzamt zurückfordern. Voraussetzung hierfür ist, dass Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist.

Ein Beispiel: Mal angenommen, für die Gründung Ihrer GmbH nehmen Sie die Rechtsberatung einer Steuerkanzlei in Anspruch. Nach Ausführung der Dienstleistung stellt Ihnen die Steuerberatung eine Rechnung, in der ein Umsatzsteuerbetrag von 190,00€ ausgewiesen ist – das ist für Sie die Vorsteuer. Ihre Vorsteuerbeträge lassen Sie sich im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung von Ihrem Finanzamt zurückerstatten.

Welcher Umsatzsteuersatz gilt? 19 %, 7 % oder 0 %?

Als wäre das alles nicht schon kompliziert genug, gibt es selbstverständlich nicht nur einen Umsatzsteuersatz in Deutschland. Der Umsatzsteuersatz wird vom Umsatzsteuergesetz geregelt. Insgesamt gibt es sieben unterschiedliche Umsatzsteuersätze, die veranschlagt werden können: 0 %; 5 %; 5,5 %; 7 %; 10,7 %; 16 %; 19 %.

In den meisten Fällen dreht sich aber alles um die folgenden drei Steuersätze:

• 19 % Umsatzsteuer: Der reguläre Mehrwertsteuersatz von 19 % fällt auf die meisten Geschäfte zwischen Unternehmen und Endkunden an. Davon betroffen sind die meisten Produkte und Dienstleistungen, darunter Fahrzeuge, Kleidung, das Essen im Restaurant uvm.
• 7 % Umsatzsteuer: Der ermäßigte Mehrwertsteuersatz fällt auf bestimmte Produkte und Dienstleistungen an, die aus unterschiedlichen Gründen von der Normalbesteuerung ausgeschlossen wurden. Bekannte Beispiele sind Lebensmittel, ÖPNV-Tickets, die Nacht im Hotel uvm.
• 0 % Umsatzsteuer: Eine exklusive Gruppe von Produkten und Dienstleistungen ist sogar komplett von der Umsatzsteuer ausgenommen. Das sind in erster Linie Medikamente und medizinische Behandlungen, exkl. kosmetische OPs. Ebenso ausgenommen sind z. B. Finanzdienstleistungen, Bildungsleistungen, Gewinne aus Glücksspiel uvm.

Welcher Satz gilt in Ihrem Fall? Eine detaillierte Aufstellung aller nationalen und internationalen Umsatzsteuersätze liefert die IHK München.

Wer ist umsatzsteuerpflichtig und vorsteuerabzugsberechtigt?

Aber wer ist denn nun alles umsatzsteuerpflichtig und wer hat Anspruch auf einen Vorsteuerabzug?

Dies sind die geltenden Regelungen für die Umsatzsteuerpflicht in Deutschland:

• Umsatzsteuerpflichtig: Jedes Unternehmen in Deutschland, das in einem Kalenderjahr einen Umsatz von mindestens 25.000,00€ erzielt, ist umsatzsteuerpflichtig. Hierbei ist die Rede von einer Regelbesteuerung.

• Vorsteuerabzugsberechtigt: Zum Abzug der Vorsteuer berechtigt sind alle Unternehmen, die selbst die Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt zahlen.

• Nicht umsatzsteuerpflichtig: Lag Ihr Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr unter 25.000,00€ lag (bzw. unter 100.000,00€ im aktuellen Kalenderjahr), können Sie beim Finanzamt die Behandlung nach der Kleinunternehmerregelung beantragen. Als Kleinunternehmer müssen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen oder Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen.
• Nicht vorsteuerabzugsberechtigt: Sind Sie in Deutschland nach der Kleinunternehmerregelung aktiv, sind Sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Schließlich weisen Sie auf Ihren Rechnungen auch keine Umsatzsteuer aus.

Vorsteuer & Umsatzsteuer buchen – Schritt-für-Schritt-Anleitung

Das soll es erst einmal mit der Theorie gewesen sein. Nun sollten Sie wissen, was der Unterschied zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer ist und Klarheit darüber haben, welche Steuern in Ihrem Fall gelten. Zeit also, Ihre Steuern zu buchen.

Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Vorsteuer & Umsatzsteuer buchen:

Schritt 1: Vorsteuer bezahlen

Haben Sie eine Eingangsrechnung bezahlt, in der Ihr:e Geschäftspartner:in eine Umsatzsteuer ausgewiesen hat, dürfen Sie als vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen.

Schritt 2: Vorsteuer erfassen

Auf der Eingangsrechnung sind Bruttopreis und Umsatzsteuer separat ausgewiesen. Die Umsatzsteuer können Sie als Vorsteuer geltend machen. Erfassen Sie beide Werte separat in Ihrer Buchhaltung.

Beispiel: Sie kaufen ein Auto für die betrieblichen Zwecke Ihres Unternehmens. Der Bruttoverkaufspreis beträgt 23.800,00€. In der Rechnung weist das Autohaus eine Umsatzsteuer von 3.800,00€ aus.

In der Buchhaltung erfassen Sie diesen Vorgang mit folgendem Buchungssatz: Pkw 20.000,00€; Vorsteuer 3.800,00€; an Bank 23.800,00€.

Schritt 3: Umsatzsteuer in Rechnung stellen

Verkaufen Sie Produkte nach dem regulären Umsatzsteuersatz von 19 %, weisen Sie diesen auf Ihren Rechnungen aus, die Sie Ihren Kund:innen stellen. Ihre Kund:innen zahlen die Umsatzsteuer an Sie und Sie sind verpflichtet, diese an das Finanzamt weiterzuleiten.

Schritt 4: Umsatzsteuer erfassen

In Ihrer Buchhaltung erfassen Sie also auch Ihre Bruttoeinnahmen und die Umsatzsteuer sondiert. Beachten Sie hierbei, ob Sie nach der Soll-Versteuerung oder Ist-Versteuerung veranlagt werden.

Beispiel: Sie verkaufen Ihre Produkte mit einem regulären Umsatzsteuersatz von 19 %. Der Bruttoverkaufspreis Ihrer Rechnung liegt bei 5.950€.

Bei einer Soll-Versteuerung ergibt sich für den Vorgang der folgende Buchungssatz: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 5.950€; an Erlöse 5.000€; Umsatzsteuer 950€.

Bei der Ist-Versteuerung sieht der Buchungssatz so aus: Bank 5.950€; an Erlöse 5.000€ und Umsatzsteuer 950€.

Vorsteuer & Umsatzsteuer Konto abschließen – Schritt-für-Schritt-Anleitung

Haben Sie alle relevanten Ein- und Ausgänge gebucht? Dann ist es nun an der Zeit, Ihr Vorsteuer & Umsatzsteuer Konto abzuschließen. Klingt kompliziert, ist es aber nicht.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Konto in vier einfachen Schritten abschließen und für die Steuererklärung in Form bringen:

Schritt 1: Vorsteuer und Umsatzsteuer verrechnen

Um Ihre Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten abzuschließen, rechnen Sie die Vorsteuerbeträge und Umsatzsteuerbeträge einfach gegeneinander auf – und zwar das mit dem kleineren Saldo auf das mit dem größeren Saldo. Daraus können sich zwei Szenarien ergeben.

Schritt 2: Umsatzsteuerzahllast ermitteln

Haben Sie am Ende des Jahres mehr Umsatzsteuer eingenommen als Sie in Vorsteuern ausgegeben haben, entsteht eine Umsatzsteuerzahllast. Diese müssen Sie nun in Form einer Steuernachzahlung an das Finanzamt abführen.

Beispiel: Auf dem Konto der Umsatzsteuer ermitteln Sie am Jahresende einen Betrag von 1.360,00€. Ihr Vorsteuer-Konto weist einen Saldo von 340,00€ aus. Dieses buchen Sie auf das Umsatzsteuerkonto um. Damit ermitteln Sie eine Umsatzsteuerzahllast von 1.020€.

Schritt 3: Vorsteuerüberhang ermitteln

Haben Sie im letzten Schritt keine Umsatzsteuerzahllast ermittelt, liegt ein Vorsteuerüberhang vor. Das bedeutet, dass Sie mehr in Vorsteuern ausgegeben haben. als Sie in ausgewiesener Umsatzsteuer eingenommen haben. Dabei handelt es sich um eine Forderung gegenüber dem Finanzamt, die nach Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung erstattet wird.

Beispiel: Auf dem Konto der Umsatzsteuer ermitteln Sie am Jahresende einen Betrag von 1.360,00€. Ihr Vorsteuer-Konto weist aber einen Saldo von 1.980,00€ aus. Also buchen Sie auf das Umsatzsteuerkonto auf das Vorsteuerkonto um. Somit ermitteln Sie einen Vorsteuerüberhang von 620€.

Haben Sie noch Fragen? In einem weiterführenden Ratgeber finden Sie noch mehr Tipps zur Berechnung der Vorsteuer.

Best Practices für den korrekten Umgang mit Umsatzsteuer und Vorsteuer

Steuern müssen nicht kompliziert sein. Vor allem nicht dann, wenn Sie einige Kniffe kennen, die Ihnen viel Zeit und Mühen ersparen könnten.

Schreiben Sie sich diese fünf Experten-Tipps und -Tricks für die korrekte Ausweisung und Verbuchung der Umsatzsteuer auf:

• Kennen Sie Ihre Rechte & Pflichten: Prüfen Sie, ob Sie Umsatzsteuer ausweisen müssen. Wenn Sie im vergangenen Jahr weniger als 25.000,00€ verdienen und beim Amt die entsprechende Kleinunternehmerregelung beantragt haben, gilt eine Ausnahme.
• Sammeln Sie Ihre Belege: Das mag offensichtlich sein, aber wir können es nicht genug betonen. Sammeln Sie konsequent alle Belege in einem separaten Ordner, um Vorsteuer und Umsatzsteuer nachweisen zu können.
• Stellen Sie Ihre Kasse um: Geben Sie Quittungen aus? Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Steuersatz angeben. Tun Sie das nicht und fällt Ihnen das nicht rechtzeitig auf, zahlen Sie u. U. zu viele Steuern.
• Nutzen Sie Online-Tools: Bei Ausweisung, Organisation, Berechnung und Verbuchung sind Sie nicht auf sich allein gestellt. Nutzen Sie Tools wie Pleo Invoices, um Ihre Arbeit zu erleichtern.

Belege transparent organisieren – mit Pleo!

Um die Vorsteuer ordnungsgemäß abziehen zu können, müssen Ihre Belege gut organisiert sein. Und das ist oft gar nicht so einfach: Herumflatternde Papiere, ungeklärte Zuständigkeiten und verpasste Fristen sorgen für ein flaues Gefühl in der Magengegend. Deswegen hilft Ihnen Pleo mit den passenden digitalen Tools, die Belegverwaltung transparent und automatisch zu gestalten.

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Fazit

Umsatzsteuer zahlen alle Unternehmen außer Kleinunternehmen nach der Kleinunternehmerregelung. Vorsteuer zahlen Sie wiederum, bevor Sie Ihre Steuern beim Finanzamt erklären. Diese können Sie

sich zurückholen. Aber, mal unter uns. Selbst wenn Sie Umsatzsteuervoranmeldung, Vorsteuerausgleich & Co. gemeistert haben, gibt es spaßigere Dinge im Leben.

Mit Pleo Eingangsrechnungen raufen Sie sich nie wieder die Haare – zumindest nicht wegen Steuern. Das #1-Ausgaben-Tool Europas macht Ihre Rechnungsverwaltung mühelos, bereitet Sie perfekt auf die Steuererklärung vor und erspart Ihnen mehr Zeit und Stress, als es ein Tutorial im Internet je könnte.

FAQs

Wann ist es Vorsteuer und wann Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer gilt im Verkauf. Vorsteuer gilt im Einkauf. Verkaufen Sie ein Produkt, nehmen Sie Umsatzsteuer ein und führen diese an das Finanzamt ab. Kaufen Sie ein Produkt, zahlen Sie Vorsteuer und fordern diese vom Finanzamt zurück.

Wie funktioniert das mit dem Vorsteuerabzug?

Die Vorsteuer fällt beim unternehmerischen Einkauf von Produkten und Dienstleistungen an. Die Vorsteuer mindert entweder die Umsatzsteuerzahllast oder bildet einen Vorsteuerüberhang, der vom Finanzamt erstattet wird.

Was passiert, wenn die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer ist?

Haben Sie in einem Kalenderjahr eine höhere Vorsteuer als Umsatzsteuer verbucht, wird sich zur Umsatzsteuervoranmeldung ein Vorsteuerüberhang bilden. Diesen Betrag erstattet Ihnen das Finanzamt.

Was ist ein Beispiel für Vorsteuer?

Ein Unternehmen kauft einen Firmenwagen zu einem Brutto-Kaufpreis von 47.190€. Dabei fällt eine Umsatzsteuer von 19 % an. Die Umsatzsteuer i. H. v. 8.966,10€ bucht das Unternehmen als Vorsteuer und verrechnet sie am Ende des Jahres mit seiner Umsatzsteuerzahllast.