Vorsteuer & Umsatzsteuer Unterschied - So buchen Sie beides richtig
Heute fragen wir uns, wo bei Vorsteuer und Umsatzsteuer der Unterschied liegt, wie Sie Vorsteuer & Umsatzsteuer buchen und am Ende noch Ihr Konto abschließen. Lassen Sie uns keine Zeit verschwenden und direkt einsteigen.
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Alles Wichtige auf einen Blick 💡
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Definition Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer & Vorsteuer – Was ist der Unterschied?
Steht die Abgabefrist an und Sie haben keine Zeit, den ganzen Artikel zu lesen? Kein Problem.
Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, studieren Sie die folgende Übersicht und Sie werden alles über Vorsteuer, Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer wissen, was Sie benötigen:
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Umsatzsteuer |
Mehrwertsteuer |
Vorsteuer |
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❗ Definition |
Steuer auf den monetären Mehrwert, der aus Verkäufen gewonnen wird. |
Steuer auf den monetären Mehrwert, der aus Verkäufen gewonnen wird. |
Steuer auf unternehmerische Einkäufe, die anschließend vom Finanzamt erstattet werden kann. |
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❓ Wann fällt das an? |
Beim Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen. |
Beim Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen. |
Beim Einkauf von Produkten oder Dienstleistungen durch ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen. |
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🧒 Wer zahlt das? |
Alle deutschen Unternehmer und Endverbraucher ab einem Jahresumsatz von 25.000€. |
Alle deutschen Unternehmer und Endverbraucher ab einem Jahresumsatz von 25.000€. |
Alle umsatzsteuerpflichtigen deutschen Unternehmer im Einkauf. |
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🗒️ Richtung |
Kunde > Unternehmen > Finanzamt |
Kunde > Unternehmen > Finanzamt |
Unternehmen > Finanzamt > Unternehmen |
Umsatzsteuer Definition
Die Umsatzsteuer (USt) fällt erst einmal bei allen Unternehmen an – und zwar immer dann, wenn ein Kauf oder Verkauf getätigt wird. Sie heißt auch Mehrwertsteuer und besteuert, wie der Name schon sagt, den Mehrwert innerhalb einer Wertschöpfungskette. Daher weisen Sie die Umsatzsteuer immer in Ihren eigenen Ausgangsrechnungen aus. Die eingenommene Umsatzsteuer müssen Sie an Ihr Finanzamt abführen. Das ist ein Fall für die Umsatzsteuervoranmeldung. In vereinzelten Fällen sind Unternehmen nicht zum Zahlen der Umsatzsteuer verpflichtet.
Ein Beispiel: Sie stellen eine Rechnung aus, in der Sie eine Umsatzsteuer von 19 % ausweisen. Zusammen mit dem Nettoentgelt ergibt sich in Summe der Rechnungsbetrag, den Sie von Ihren Kund:innen erhalten. Als Betriebseinnahme behalten Sie das Nettoentgelt. Die vereinnahmte Umsatzsteuer führen Sie an Ihr Finanzamt ab.
Mehrwertsteuer Definition
Die sogenannte Mehrwertsteuer (MwSt) ist keine eigene Steuerform, sondern genau das Gleiche wie die Umsatzsteuer. Der Begriff “Mehrwertsteuer” bezieht sich nicht wie “Umsatzsteuer” auf die Steuerform, sondern auf das Besteuerungsprinzip und wird oft als Oberbegriff für Umsatzsteuer und Vorsteuer verwendet.
Die Umsatzsteuer wird nach dem "Mehrwertprinzip" veranlagt. Das Mehrwertprinzip besagt, dass die Umsatzsteuer nur auf den Mehrwert anfällt, der durch den Verkauf eines Produktes oder einer Dienstleistung entsteht. Sprich: Die Umsatzsteuer gilt auf die Differenz aus Einkaufspreis und Verkaufspreis, statt auf den reinen Verkaufspreis.
Ein Beispiel: Ein Autohändler kauft ein Auto zu einem Bruttoeinkaufspreis von 39.990,00€ ein. Ihrem Unternehmen verkauft er das Auto anschließend für einen Bruttoverkaufspreis von 47.190€. Die Umsatzsteuer fällt nur für den Mehrwert von 7.200€ an. Die Differenz der abgeführten Umsatzsteuer beim Verkauf erhält der Händler durch den Vorsteuerabzug beim Ankauf zurück.
Vorsteuer Definition
Die Steuer, die Sie als Unternehmen für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen von anderen Unternehmen zahlen müssen, nennt sich Vorsteuer (VSt). Die Vorsteuer ist damit die Steuer, die Sie beim Kauf von Produkten oder Leistungen an ein anderes Unternehmen zahlen, beVOR Sie sich die Steuer vom Finanzamt zurückholen. Sind Sie als Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt, können Sie Ihre Vorsteuer anschließend vom Finanzamt zurückfordern. Voraussetzung hierfür ist, dass Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist.
Ein Beispiel: Mal angenommen, für die Gründung Ihrer GmbH nehmen Sie die Rechtsberatung einer Steuerkanzlei in Anspruch. Nach Ausführung der Dienstleistung stellt Ihnen die Steuerberatung eine Rechnung, in der ein Umsatzsteuerbetrag von 190,00€ ausgewiesen ist – das ist für Sie die Vorsteuer. Ihre Vorsteuerbeträge lassen Sie sich im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung von Ihrem Finanzamt zurückerstatten.
Welcher Umsatzsteuersatz gilt? 19 %, 7 % oder 0 %?
Als wäre das alles nicht schon kompliziert genug, gibt es selbstverständlich nicht nur einen Umsatzsteuersatz in Deutschland. Der Umsatzsteuersatz wird vom Umsatzsteuergesetz geregelt. Insgesamt gibt es sieben unterschiedliche Umsatzsteuersätze, die veranschlagt werden können: 0 %; 5 %; 5,5 %; 7 %; 10,7 %; 16 %; 19 %.
In 99 % der Fälle dreht sich aber alles um die folgenden drei Steuersätze:
- 19 % Umsatzsteuer: Der reguläre Mehrwertsteuersatz von 19 % fällt auf die meisten Geschäfte zwischen Unternehmen und Endkunden an. Davon betroffen sind die meisten Produkte und Dienstleistungen, darunter Fahrzeuge, Kleidung, das Essen im Restaurant uvm.
- 7 % Umsatzsteuer: Der ermäßigte Mehrwertsteuersatz fällt auf bestimmte Produkte und Dienstleistungen an, die aus unterschiedlichen Gründen von der Normalbesteuerung ausgeschlossen wurden. Bekannte Beispiele sind Lebensmittel, ÖPNV-Tickets, die Nacht im Hotel uvm.
- 0 % Umsatzsteuer: Eine exklusive Gruppe von Produkten und Dienstleistungen ist sogar komplett von der Umsatzsteuer ausgenommen. Das sind in erster Linie Medikamente und medizinische Behandlungen, exkl. kosmetische OPs. Ebenso ausgenommen sind z. B. Finanzdienstleistungen, Bildungsleistungen, Gewinne aus Glücksspiel uvm.
Wer ist umsatzsteuerpflichtig und vorsteuerabzugsberechtigt? 🤔
Aber wer ist denn nun alles umsatzsteuerpflichtig und wer hat Anspruch auf einen Vorsteuerabzug?
Dies sind die geltenden Regelungen für die Umsatzsteuerpflicht in Deutschland:
- Umsatzsteuerpflichtig: Jedes Unternehmen in Deutschland, das in einem Kalenderjahr einen Umsatz von mindestens 25.000,00€ erzielt, ist umsatzsteuerpflichtig. Hierbei ist die Rede von einer Regelbesteuerung.
- Vorsteuerabzugsberechtigt: Zum Abzug der Vorsteuer berechtigt sind alle Unternehmen, die selbst die Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt zahlen.
- Nicht umsatzsteuerpflichtig: Lag Ihr Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr unter 25.000,00€ lag (bzw. unter 100.000,00€ im aktuellen Kalenderjahr), können Sie beim Finanzamt die Behandlung nach der Kleinunternehmerregelung beantragen. Als Kleinunternehmer müssen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen oder Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen.
- Nicht vorsteuerabzugsberechtigt: Sind Sie in Deutschland nach der Kleinunternehmerregelung aktiv, sind Sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Schließlich weisen Sie auf Ihren Rechnungen auch keine Umsatzsteuer aus.
Vorsteuer & Umsatzsteuer buchen – Schritt-für-Schritt-Anleitung
Das soll es erst einmal mit der Theorie gewesen sein. Nun sollten Sie wissen, was der Unterschied zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer ist und Klarheit darüber haben, welche Steuern in Ihrem Fall gelten. Zeit also, Ihre Steuern zu buchen.
Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Vorsteuer & Umsatzsteuer buchen:
Schritt 1: Vorsteuer bezahlen
Haben Sie eine Eingangsrechnung bezahlt, in der Ihr:e Geschäftspartner:in eine Umsatzsteuer ausgewiesen hat, dürfen Sie als vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen.
Schritt 2: Vorsteuer erfassen
Auf der Eingangsrechnung sind Bruttopreis und Umsatzsteuer separat ausgewiesen. Die Umsatzsteuer können Sie als Vorsteuer geltend machen. Erfassen Sie beide Werte separat in Ihrer Buchhaltung.
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Beispiel: Sie kaufen ein Auto für die betrieblichen Zwecke Ihres Unternehmens. Der Bruttoverkaufspreis beträgt 23.800,00€. In der Rechnung weist das Autohaus eine Umsatzsteuer von 3.800,00€ aus. In der Buchhaltung erfassen Sie diesen Vorgang mit folgendem Buchungssatz: Pkw 20.000,00€; Vorsteuer 3.800,00€; an Bank 23.800,00€. |
Schritt 3: Umsatzsteuer in Rechnung stellen
Verkaufen Sie Produkte nach dem regulären Umsatzsteuersatz von 19 %, weisen Sie diesen auf Ihren Rechnungen aus, die Sie Ihren Kund:innen stellen. Ihre Kund:innen zahlen die Umsatzsteuer an Sie und Sie sind verpflichtet, diese an das Finanzamt weiterzuleiten.
Schritt 4: Umsatzsteuer erfassen
In Ihrer Buchhaltung erfassen Sie also auch Ihre Bruttoeinnahmen und die Umsatzsteuer sondiert. Beachten Sie hierbei, ob Sie nach der Soll-Versteuerung oder Ist-Versteuerung veranlagt werden.
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Beispiel: Sie verkaufen Ihre Produkte mit einem regulären Umsatzsteuersatz von 19 %. Der Bruttoverkaufspreis Ihrer Rechnung liegt bei 5.950€. Bei einer Soll-Versteuerung ergibt sich für den Vorgang der folgende Buchungssatz: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 5.950€; an Erlöse 5.000€; Umsatzsteuer 950€. Bei der Ist-Versteuerung sieht der Buchungssatz so aus: Bank 5.950€; an Erlöse 5.000€ und Umsatzsteuer 950€. |
Vorsteuer & Umsatzsteuer Konto abschließen – Schritt-für-Schritt-Anleitung
Haben Sie alle relevanten Ein- und Ausgänge gebucht? Dann ist es nun an der Zeit, Ihr Vorsteuer & Umsatzsteuer Konto abzuschließen. Klingt kompliziert, ist es aber nicht.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Konto in vier einfachen Schritten abschließen und für die Steuererklärung in Form bringen:
Schritt 1: Vorsteuer und Umsatzsteuer verrechnen
Um Ihre Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten abzuschließen, rechnen Sie die Vorsteuerbeträge und Umsatzsteuerbeträge einfach gegeneinander auf – und zwar das mit dem kleineren Saldo auf das mit dem größeren Saldo. Daraus können sich zwei Szenarien ergeben.
Schritt 2: Umsatzsteuerzahllast ermitteln
Haben Sie am Ende des Jahres mehr Umsatzsteuer eingenommen als Sie in Vorsteuern ausgegeben haben, entsteht eine Umsatzsteuerzahllast. Diese müssen Sie nun in Form einer Steuernachzahlung an das Finanzamt abführen.
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Beispiel: Auf dem Konto der Umsatzsteuer ermitteln Sie am Jahresende einen Betrag von 1.360,00€. Ihr Vorsteuer-Konto weist einen Saldo von 340,00€ aus. Dieses buchen Sie auf das Umsatzsteuerkonto um. Damit ermitteln Sie eine Umsatzsteuerzahllast von 1.020€. |
Schritt 3: Vorsteuerüberhang ermitteln
Haben Sie im letzten Schritt keine Umsatzsteuerzahllast ermittelt, liegt ein Vorsteuerüberhang vor. Das bedeutet, dass Sie mehr in Vorsteuern ausgegeben haben. als Sie in ausgewiesener Umsatzsteuer eingenommen haben. Diesen Vorsteuerüberhang wird Ihnen vom Finanzamt nach Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung erstattet.
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Beispiel: Auf dem Konto der Umsatzsteuer ermitteln Sie am Jahresende einen Betrag von 1.360,00€. Ihr Vorsteuer-Konto weist aber einen Saldo von 1.980,00€ aus. Also buchen Sie auf das Umsatzsteuerkonto auf das Vorsteuerkonto um. Somit ermitteln Sie einen Vorsteuerüberhang von 620€. |
Tipps & Tricks zur korrekten Ausweisung & Verbuchung der Umsatzsteuer & Vorsteuer 📄
Steuern müssen nicht kompliziert sein. Vor allem nicht dann, wenn Sie einige Kniffe kennen, die Ihnen viel Zeit und Mühen ersparen könnten.
Schreiben Sie sich diese fünf Experten-Tipps und -Tricks für die korrekte Ausweisung und Verbuchung der Umsatzsteuer auf:
🤓 Kennen Sie Ihre Rechte & Pflichten: Prüfen Sie, ob Sie Umsatzsteuer ausweisen müssen. Wenn Sie im vergangenen Jahr weniger als 25.000,00€ verdienen und beim Amt die entsprechende Kleinunternehmerregelung beantragt haben, gilt eine Ausnahme.
📂 Sammeln Sie Ihre Belege: Das mag offensichtlich sein, aber wir können es nicht genug betonen. Sammeln Sie konsequent alle Belege in einem separaten Ordner, um Vorsteuer und Umsatzsteuer nachweisen zu können.💰 Stellen Sie Ihre Kasse um: Geben Sie Quittungen aus? Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Steuersatz angeben. Tun Sie das nicht und fällt Ihnen das nicht rechtzeitig auf, zahlen Sie u. U. zu viel Steuern.
💻 Nutzen Sie Online-Tools: Bei Ausweisung, Organisation, Berechnung und Verbuchung sind Sie nicht auf sich allein gestellt. Nutzen Sie Tools wie Pleo Invoices, um sich Ihre Arbeit zu erleichtern.
Belege transparent organisieren – mit Pleo!
Um die Vorsteuer ordnungsgemäß abziehen zu können, müssen Ihre Belege gut organisiert sein. Und das ist oft gar nicht so einfach: Herumflatternde Papiere, ungeklärte Zuständigkeiten und verpasste Fristen sorgen dafür, dass das Thema Rechnungsverwaltung bei vielen Unternehmer:innen ein flaues Gefühl in der Magengegend auslöst. Deswegen hilft Ihnen Pleo mit den passenden digitalen Tools weiter, um die Belegverwaltung transparent zu gestalten – und sorgt so dafür, dass das Organisieren Ihrer Belege sogar anfängt, Spaß zu machen!
Pleo nutzen und Gehirnschmalz sparen: Pleo Invoices erkennt die Umsatzsteuer auf Ihren Eingangsrechnungen automatisch und erleichtert Ihnen den Vorsteuerabzug dadurch ungemein. Pleo gibt Ihnen den optimalen Überblick über alle Geschäftsausgaben. Dank der einfachen Integration aller Transaktionen und Rechnungen in Ihr Buchhaltungssystem gestaltet Pleo Ihre Buchhaltung effizient und lässt Ihnen mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.
Fazit
Vorsteuer, Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer mögen auf den ersten Blick überwältigend wirken. Haben Sie sich aber erst einmal einen Überblick verschafft, lichtet sich der Wald schnell. Umsatzsteuer zahlen alle Unternehmen – außer Kleinunternehmen nach der Kleinunternehmerregelung. Die Mehrwertsteuer ist das Gleiche wie die Umsatzsteuer. Vorsteuer zahlen Sie wiederum, bevor Sie Ihre Steuern beim Finanzamt erklären. Diese können Sie sich zurückholen.
Aber, mal unter uns. Selbst wenn Sie Umsatzsteuervoranmeldung, Vorsteuerausgleich & Co. gemeistert haben, gibt es spaßigere Dinge im Leben. Warum sollten Sie sich bei all den guten Lösungen online immer noch selbst mit Ihrem lästigen Papierkram herumschlagen. Mit Pleo Invoices raufen Sie sich nie wieder die Haare – zumindest nicht wegen Steuern. Das #1-Ausgaben-Tool Europas macht Ihre Rechnungsverwaltung mühelos, bereitet Sie perfekt auf die Steuererklärung vor und erspart Ihnen mehr Zeit und Stress, als es ein Tutorial im Internet je könnte.
Häufig gestellte Fragen
Wann ist es Vorsteuer und wann Umsatzsteuer?
Die Umsatzsteuer gilt im Verkauf. Die Vorsteuer gilt im Einkauf. Verkaufen Sie ein Produkt, nehmen Sie Umsatzsteuer ein und führen diese an das Finanzamt ab. Kaufen Sie ein Produkt, zahlen Sie Vorsteuer und fordern diese anschließend beim Finanzamt zurück.
Wie funktioniert das mit dem Vorsteuerabzug?
Die Vorsteuer fällt beim unternehmerischen Einkauf von Produkten und Dienstleistungen an. Zur Umsatzsteuervoranmeldung werden Umsatzsteuer und Vorsteuer miteinander verrechnet. Die Vorsteuer mindert entweder die Umsatzsteuerzahllast oder bildet einen Vorsteuerüberhang, der vom Finanzamt erstattet wird.
Was passiert, wenn die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer ist?
Haben Sie in einem Kalenderjahr eine höhere Vorsteuer als Umsatzsteuer verbucht, wird sich zur Umsatzsteuervoranmeldung ein Vorsteuerüberhang bilden. Diesen Betrag erstattet Ihnen das Finanzamt.
Was ist ein Beispiel für Vorsteuer?
Ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen kauft einen neuen Firmenwagen zu einem Brutto-Kaufpreis von 47.190€. Zusätzlich fällt die Umsatzsteuer von 19 % auf Fahrzeuge an. Die Umsatzsteuer i. H. v. 8.966,10€ bucht das Unternehmen als Vorsteuer und verrechnet sie am Ende des Jahres mit seiner Umsatzsteuerzahllast.
