Vorsteuer schnell erklärt: Das steckt dahinter

Steuern sind wohl den meisten von uns ein Begriff – oft sind die dahinterstehenden Regeln allerdings unklar. Verständlich, denn es ist gar nicht so einfach, immer den Durchblick zu behalten: Wann fallen welche Steuern an, warum und in welcher Höhe? In diesem Beitrag wollen wir einige Wissenslücken füllen und mit dem Thema Vorsteuer aufräumen. Doch was genau ist die Vorsteuer eigentlich? 

Kauft ein Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen von einem anderen Unternehmen, fällt für den Kauf die Mehrwertsteuer beziehungsweise Umsatzsteuer an. Und genau diese Steuer wird auch als Vorsteuer bezeichnet. Beim Verkauf wird sie mit der MwSt. der gefertigten Waren oder Dienstleistungen verrechnet. 🧮 Die Vorsteuer ist für alle Unternehmen Pflicht, lässt sich jedoch vom Finanzamt als Vorsteuerabzug zurückfordern. 🥳 Wie sollte es jedoch anders sein: Natürlich gibt es so einige Sonderfälle, in denen das nicht möglich ist. Auch abgesehen davon gilt es in puncto Vorsteuer das Ein oder Andere zu berücksichtigen. Bevor Sie jetzt aber sofort die Flinte ins Korn werfen: Wir verschaffen Ihnen in diesem Artikel einen Überblick. 👀 Und versprochen, am Ende dieses Beitrags können Sie Ihren Kolleg:innen garantiert ohne Probleme erklären, was die Vorsteuer ist!

Begriffsdefinition: Was ist die Vorsteuer?

Vorbei mit langem Rätselraten, denn der Begriff Vorsteuer ist schnell erklärt: Es handelt sich um die Mehrwertsteuer, die Unternehmen anderen Unternehmen im Rahmen ihrer Leistung in Rechnung stellen. Sie wird dann zur Vorsteuer, wenn sie sich vom Finanzamt im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung zurückerstatten lässt – und das ist meistens der Fall. 🤗 

Für viele Gewerbetreibende ist die Vorsteuer daher keine per se „echte“ Steuer, da Sie als Unternehmen streng genommen nur den bürokratischen Aufwand tragen. 📚 Die Vorsteuer ist ein Durchlaufposten, der im Endeffekt von den Endverbraucher:innen getragen wird. Warum der ganze Aufwand überhaupt, fragen Sie sich? Die Umsatzsteuer gehört tatsächlich zu den wichtigsten Einnahmequellen des Staates und ist somit ein wichtiges Mittel unseres Wirtschaftssystems. ☝

Obwohl oder gerade weil Umsatzsteuer und Vorsteuer an sich das Gleiche sind, ist eine genauere Differenzierung sinnvoll. Während sich die Umsatzsteuer genaugenommen auf den Steuerbetrag der Ausgangsrechnungen von Dienstleister:innen oder Lieferant:innen bezieht, beschreibt die Vorsteuer den Steuerbetrag auf der Eingangsrechnung von gewerblichen Kunden. 📑

Wen betrifft die Vorsteuer?

Grundsätzlich sind alle Unternehmen umsatzsteuerpflichtig und entsprechend von der Vorsteuer betroffen. Sie wird bei jedem Kauf von Waren oder Dienstleistungen fällig, den ein Unternehmen tätigt. Da die Vorsteuer letztlich auf die Endverbraucher:innen umgelegt wird, können wir sogar einen Schritt weiter gehen und behaupten: Die Vorsteuer betrifft genau genommen alle Menschen in Deutschland. 🙋‍♀️

Doch zurück zu den Unternehmen: Wie üblich gibt es auch bei der Regelung zur Vorsteuer Ausnahmen, die der Gesetzgeber festlegt – in diesem Fall eine, die uns im Steuerkontext bereits bekannt ist. Das zentrale Stichwort lautet „Kleinunternehmerregelung”. ✍ Schonmal davon gehört? Darunter fallen alle Unternehmen, die im vorangegangenen Kalenderjahr einen Umsatz von weniger als 22.000,00 EUR erwirtschaftet haben. Außerdem darf der voraussichtliche Umsatz des laufenden Kalenderjahres die Grenze von 50.000,00 EUR nicht überschreitet. 💸

Was bedeutet das konkret? Kleinunternehmen müssen für ihre Leistungen keine Umsatzsteuer erheben und an das Finanzamt abführen. Im Umkehrschluss heißt das: keine Vorsteuer für Kleinunternehmen. ☝ Diese müssen für Leistungen den Rechnungsbetrag in brutto bezahlen und können dadurch die darin enthaltene Umsatzsteuer nicht nutzen. Ferner dürfen sie weder für Dienstleistungen noch Produkte eine Umsatzsteuer verlangen. Damit entfällt die Steuer bei Kleinunternehmerrechnungen auch für andere gewerbliche Kund:innen. 

Welche Positionen sind vorsteuerabzugsberechtigt?

Vorsteuerabzugsberechtigt sind zunächst einmal alle abzugsfähigen Betriebsausgaben eines Unternehmens. Das bedeutet: Sobald ein Unternehmen einem anderen Unternehmen Leistungen in Rechnungen stellt, sind die Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug grundsätzlich gegeben. Diese Regel wäre jedoch bekanntlich ungültig ohne einige Ausnahmen von der Vorsteuerabzugsberechtigung 😉 –  nachlesen können Sie das übrigens im Umsatzsteuergesetz (UStG) § 4. 📖 

Wenn Sie keinen Keil zwischen sich und das Finanzamt Ihres Vertrauens treiben möchten, sollten Sie auf diese Ausnahmen unbedingt achten. Dazu gehören unter anderem:

• Geschenke
• Geldstrafen für Strafverfahren
• Personensteuern
• Private Versicherungen
• Ausfuhrlieferungen aus der EU in ein Drittland
• Ehrenamtliche Tätigkeiten
• Grenzüberschreitende Beförderung von Waren
• Heilbehandlungen durch medizinisches Personal
• Umsätze aus wissenschaftlichen Veranstaltungen
• Umsätze von kulturellen Einrichtungen
• Verpflegungsdienstleistungen für Schüler:innen und Studierende

Sie wollen sich darüber informieren, wie Sie die Vorsteuer berechnen? Dann schauen Sie doch in unserem Artikel zu genau diesem Thema vorbei und werden Sie zum Vorsteuer-Rechenprofi.

Wie und wann melden Sie die Vorsteuer richtig an?

Sie möchten ihre Vorsteuer richtig anmelden? Gut, denn mit diesem Vorsatz ist der erste Schritt in die richtige Richtung schon mal getan. Wie Sie dabei genau vorgehen, ist Ihnen jedoch noch (☝) ein Rätsel? Damit sind sie nicht allein, auch wenn das Prozedere eigentlich ganz einfach ist. 🥰 

Die beste Nachricht vorneweg: Die Anmeldung der Vorsteuer erfolgt heutzutage bequem auf elektronischem Weg. Sie können diesen Prozess also auch bequem von der Couch aus ins Rollen bringen. 🛋️ Wichtig hierbei: Der Vorsteuerabzug ist nur mit der jeweiligen, vorliegenden Rechnung möglich. 🧾 Dabei spielt es keine Rolle, ob die Rechnung erst nach erbrachter Leistung vorliegt oder bereits davor – in jedem Fall muss sie bezahlt sein. 💸

Im Jahresabschluss müssen Sie daher als Unternehmen gegebenenfalls eine Abgrenzung vornehmen: Sollte zum Jahresende keine Rechnung vorliegen, dürfen Sie die Vorsteuer nicht geltend machen. ❗ Bei einer Dezemberrechnung mit Eingangsstempel des Januars können Sie die Vorsteuer also erst im Folgejahr abziehen. 📆 

Für Gründer:innen gelten gesonderte Regelungen, was die Fristen angeht: In den ersten beiden Jahren der Existenzgründung müssen Sie die Vorsteueranmeldung monatlich abgeben. Bei Nichteinhaltung der Frist kann es zu empfindlichen Geld- oder sogar Haftstrafen kommen. 🚓😰 Glücklicherweise ist eine Dauerfristverlängerung um einen Monat möglich. Ab dem dritten Kalenderjahr dürfen Gründer:innen die Vorsteuer auch in anderen Rhythmen geltend machen. 😊 Alle wichtigen Informationen zur Anmeldung der Vorsteuer finden Sie unter § 15 Abs. 1 UStG. 📖

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