Amortización de equipos informáticos: cómo hacerla en tu empresa

Todos sabemos que, apenas compras algo, ¡zas! Empieza a perder valor.

Y por si fuera poco, con el paso del tiempo o el uso, el valor sigue bajando.

Súmale que en un escenario como el actual, tener la tecnología a la última es vital para tu negocio; y como líder tecnológico lo sabes.

¿Un software revolucionario, quizá? ¿Nuevas soluciones de inteligencia artificial? Y lo que no falla: la compra de ordenadores y equipos varios cada dos por tres. 

Aquí es donde entra en juego la importantísima amortización de equipos informáticos.

Gracias a ella, puedes distribuir el coste de estos activos, ordenadores, tablets, impresoras, servidores, routers, periféricos y cualquier elemento informático que necesites para que tu equipo siga trabajando sin problemas.

Mejor gestionarlo poco a poco, ¿no?

Qué es eso de la amortización de equipos informáticos

Básicamente, la amortización es reconocer que tus ordenadores, servidores y demás equipos no van a durar para siempre, ya sea por desgaste o por obsolescencia.

¿Y cómo se materializa ese aspecto? 🤔

Registrando contablemente la pérdida de valor de esos activos —año a año— con un asiento contable que refleje la sistemática depreciación de los equipos informáticos.

Es decir, que al amortizar, repartes el coste por los años que realmente estará en uso ese equipo informático, en lugar de cargarlo en un solo ejercicio… que tampoco se podría.

Porque resulta que los equipos informáticos son bienes de inversión, y si los consideramos como tal, te durarán más de un año.

Al tener una vida superior a 12 meses, no se pueden contabilizar como gasto íntegramente en un ejercicio ❌

Entonces, ¿cuánto y en cuántos años se pueden amortizar los equipos informáticos?

Todos los equipos informáticos pueden amortizarse como máximo en 10 años; bueno, casi todos, porque con esto también hay tela.

Existen tres tablas diferentes de amortización que se aplican en función del tipo de empresa que tengas y de cómo determines tus rendimientos:

• Si lo haces por el método de estimación directa —sociedades— los ordenadores se amortizan como mínimo en 4 años y como máximo en 8
• Si lo haces por el método de estimación directa simplificada —autónomos— los ordenadores se amortizan como mínimo en 3,85 años y como máximo en 10
• Si lo haces por el método de estimación objetiva —módulos— los ordenadores se amortizan como mínimo en 2,5 años y como máximo en 5

Lo único que está clarinete es que la determinación del porcentaje de amortización contable es como máximo del 25 %.

Aunque para saberlo con exactitud, tienes que echarle un ojo a esta tabla de la AEAT, porque dependiendo del tipo de bien puede amortizarse entre un 10 % o un 25 %.

Por lo tanto, eres tú quien debe determinar —sin superar el máximo— cómo quieres realizar su amortización fiscal, que puede —o no— coincidir con la contable.

Si quieres amortizar tus equipos informáticos rápidamente lo harás en 4 años al 25 %.

En cambio, si quieres realizar una amortización lenta de tus equipos informáticos, lo harás en 8 años al 12,5%.

Sea como sea, si lo haces bien, este proceso te permite controlar todos los tipos de gastos operativos sin sorpresas desagradables, optimizar tus deducciones fiscales y obtener una imagen más precisa de tus cuentas.

Menos sustos con Hacienda y más control en tu flujo financiero.

Maravilla, ¿no? 

Proceso de amortización de los equipos informáticos

Antes de amortizar nada, en un asiento contable debe constar que has hecho la compra de un equipo informático.

Esto se refleja en la cuenta contable para equipos informáticos, que es la 217 Equipos para procesos de información.

Una determinación un tanto amplia, porque además de ordenadores, también incluye fotocopiadoras, calculadoras, teléfonos, contestadores automáticos…

Todo aquello que sirva para recibir, tratar o enviar datos. Vamos, un poco de todo.

Se hace así, poniendo como ejemplo un equipo que cuesta 1.000 € más IVA:

Y a partir de aquí, empieza el proceso contable por el que se anota en el libro diario la depreciación de esos equipos.

Para hacerlo tienes que utilizar, sí o sí, estas cuentas:

• La cuenta contable 681 Amortización inmovilizado material

• Y la 2817 Amortización acumulada de equipos para procesos de información

Pero antes de ponerte manos a la obra debes determinar cuál será tu método de amortización.

Elección del método de amortización de equipos informáticos

Hay cuatro tipos. Es importante saber cuál debes elegir para calcular el porcentaje de amortización de equipos informáticos que te deducirás anualmente.

La selección depende de factores como la naturaleza del activo, el uso e, incluso, de las políticas contables de tu empresa.

Eso sí, ten en cuenta que es importante aplicar el mismo método durante toda la vida útil del activo, a menos que haya una justificación para el cambio.

Aunque ya te adelantamos que el sistema de amortización más utilizado —con diferencia— es el método lineal o de cuota fija según tablas.

Aun así, vamos a dejarte los cuatro por aquí, y más abajo un ejemplito de cómo calcular la amortización.

¡Ahí van! 👇

Método de amortización lineal

Este método es ideal para activos que se desgastan de manera uniforme.

Consiste en repartir el valor —con el mismo importe— durante su vida útil.

De ahí resultan cuotas de amortización del inmovilizado material constantes; es decir, siempre se aplica el mismo porcentaje.

Esto facilita enormemente la planificación financiera y presupuestaria y simplifica la contabilidad y la presentación de informes financieros.

Método de amortización degresivo

El método de amortización degresivo permite acelerar la amortización en los primeros años, aplicando un porcentaje fijo sobre el valor pendiente de amortizar.

Las cuotas disminuyen con el tiempo, reflejando que el activo pierde valor más al principio de su vida útil que con el paso de los años.

Esto hace que puedas reducir la carga fiscal al inicio y que se equilibre la amortización con el uso o beneficio real del activo.

Método de amortización de los dígitos creciente

Este método, también conocido popularmente como sistema de suma de dígitos, asigna cuotas de amortización que aumentan progresivamente con el paso de los años.

Esto se hace cuando con la compra de un equipo informático esperas obtener un rendimiento o unos beneficios derivados de su uso que también aumenten con el paso del tiempo.

Se hace dividiendo el importe en partes iguales según los años de la amortización.

Imagina que el período son cuatro años. En el primero amortizas una parte, en el segundo dos, en el tercero tres y en el cuarto cuatro.

Por tanto, debes hacer la amortización en diez partes.

Método de amortización de los dígitos decreciente

Y este es justamente lo contrario al método anterior.

Asigna cuotas de amortización que disminuyen con el tiempo.

Es adecuado si adquieres activos que pierden eficiencia o utilidad a medida que envejecen, lo que viene a ocurrirle a la mayoría de los equipos informáticos que compras.

Se amortiza más al principio y menos en los años posteriores, pero también se podría decir que se alinean los gastos, porque el valor del activo, al igual que la amortización, es decreciente.

Ejemplo de contabilización de la amortización de un ordenador

Imagina que compras el ordenador del ejemplo anterior, que costó 1.000 € más IVA el 1 de enero de 2025, y que lo vas a amortizar con el método más utilizado, el de amortización lineal, por el importe máximo que sea posible según tablas.

Pues bien, la tabla dice que los equipos informáticos se pueden amortizar con un porcentaje del 25 %.

Eso quiere decir que el importe de amortización como máximo puede ser de 250 € anual 😌

Estamos de acuerdo, ¿no? 

Pues ahora solo queda reflejarlo con un asiento contable a final de año.

En este caso nos vamos a sacar de encima la amortización en cuatro añitos.

El año de compra del equipo informático haces este asiento:

Y los siguientes tres años repetirías este mismo asiento, y ¡listo! Equipo informático amortizado.

Acuérdate de que el importe será proporcional al número de meses durante los que el ordenador forma parte del patrimonio de la empresa.

Si compraras el ordenador el 30 de junio de 2025, a final de año solo podrías amortizar de ese equipo informático 125 €.

¿Qué hacer después de amortizar tu ordenador?

Lo más normal es que decidas conservarlo si sigue funcionando correctamente.

Aunque ya sabes que con esto de la globalización y de la obsolescencia programada, igual prefieres darle salida 🫣

Y entonces hay varias opciones.

Puedes dar ese ordenador amortizado a tus empleados.

Según el Boletín Oficial de Impuestos, hacerlo no se considera un beneficio en especie, siempre y cuando el equipo no haya costado más de 2.000 €, así que no hay que declararlo como tal.

¿Otra opción? Venderlo de segunda mano y sacarte algo de dinero 💰

Volvemos al ejemplo de antes.

Si compras un ordenador por 1.000 € y lo tienes amortizado en 4 años, su valor neto contable es de 0 €.

¡No vale nada! ☹️

Pero… si lo vendes, ¿qué pasa?

Pues que consigues plusvalía. Pongamos por caso que lo haces por 200 €.

Dado que el activo estaba totalmente amortizado y su valor en libros era de 0 €, esos 200 € del precio de venta se consideran una ganancia de capital. Y por lo tanto, hay que aplicarle el tipo impositivo que toque, que por ejemplo para una sociedad sería del 25 % sobre el valor del equipo.

Esto quiere decir que vas a tener que pagar 50 € de impuestos por la venta de ese equipo informático.

Y si buscas algo más simple, también puedes reciclarlo 😊

No ha sido para tanto esto de la amortización de equipos informáticos, ¿no?

Pues espera, que puede ser todavía más fácil.

Gestiona y controla los gastos de los equipos informáticos con Pleo

Obviamente, la gestión eficiente, la optimización de los gastos y cómo los contabilizas son puntos cruciales para llevar un control preciso de la amortización de los equipos informáticos en la empresa.

Y Pleo es una solución que simplifica y automatiza este proceso, facilitando el seguimiento de gastos y el registro de las compras de activos como ordenadores y otros equipos.

¿Cómo lo hace?

Registrando automáticamente las transacciones, porque Pleo cuenta con tarjetas corporativas que permiten a tu equipo realizar compras autorizadas con ellas.

Así, el gasto se registra automáticamente en la plataforma y se facilita el seguimiento.

Y si no se pagó con las P-Cards de Pleo —unas tarjetas de gastos de empresa que facilitan mucho la vida—, calma. Porque también busca y rebusca los recibos y facturas por ti 🧐

Si están por ahí en alguna dirección de email, ya se encarga él mismo de extraer y salvaguardar esas facturas para contabilizar.

Con esto y con la capacidad de Pleo para integrarse a la perfección con otros sistemas contables, consigues que la información sobre las compras y gastos se sincronice directamente.

¡Yuju!

Así, los datos necesarios para que calcules la amortización estarán siempre ahí, actualizados y fáciles de encontrar, porque también los categoriza. 

Y, por supuesto, listos para contabilizar y no perderte nada: ni el IVA deducible ni las amortizaciones y deducciones que toquen.

Una maravilla esto de Pleo para la gestión de gastos y la amortización de equipos informáticos, ¿verdad? 😍