Comunicación interna en las empresas: beneficios, estrategias y herramientas

¿Cuál es la prioridad número uno de cualquier empresa? 

La rentabilidad; no cabe duda. Si una empresa no gana dinero, ¿cuál es su razón de ser? ¿Por qué seguir invirtiendo si no es para conseguir beneficio económico?

Eso nunca ha cambiado. Ha sido así siempre, naturalmente.

Ahora bien, el cómo conseguir ese margen deseado de rentabilidad... ahí sí que hemos visto un cambio de prioridades con el paso del tiempo.

Hasta hace no mucho, todo el mundo tenía que sacar su trabajo adelante, costase lo que costase a cambio de un salario y hala, para casa. No se daba importancia a nada más.

Ahora, en cambio, aspectos como la felicidad del trabajador o el buen ambiente laboral son los impulsores de la productividad que lleva a aumentar los márgenes de rentabilidad de los negocios.

¿Y cómo se consigue?

Con la comunicación interna, sencillamente imprescindible en la era tecnológica en la que estamos inmersos.

Sí, la comunicación interna en las empresas es el eje sobre el que se vertebra la productividad de tu equipo y con ella, el ansiado aumento de la rentabilidad.

Busca negocios que hace 30 años priorizaran la comunicación interna empresarial, a ver cuántos encuentras. 

Seguro que pocos, pero en estos tiempos ya es otra historia. ¿Conoces empresas que no faciliten la comunicación interna de ninguna forma?

¡Seguro que pocas! 

Y es que se ha demostrado que una buena comunicación interna solo trae ventajas, como veremos enseguida.

¿Cómo lleva la suya tu empresa? ¿La trabaja? ¿La facilita?

Si crees que tienes margen de mejora, quédate por aquí, que vamos a centrarnos en la comunicación interna en las empresas.

En sus beneficios, en los tipos de comunicación interna, en estrategias para mejorarla y en herramientas para ello.

Venga, que empezamos.

Beneficios para las empresas de poner el objetivo en la comunicación interna

El dúo fantástico que forman la productividad y la rentabilidad viene a ser la consecuencia final, el beneficio de los beneficios de contar con una comunicación interna saludable en tu empresa.

Pero hay más, desde luego.

Por ejemplo, facilitar la comunicación interna te lleva a ser una empresa más moderna, más innovadora, lo que influye positivamente en tus clientes, inversores y proveedores.

¿Te imaginas a un inversor destinando 500.000 € en tu empresa sabiendo que la comunicación entre departamentos brilla por su ausencia, donde todo el mundo anda totalmente desconectado del resto y el ambiente es de pesadilla?

Otro aspecto considerable de la comunicación interna es que fortalece las relaciones de los empleados, genera confianza entre las personas y buen ambiente, algo absolutamente necesario para trabajar en equipo. 

Pon a Miguel y a Sonia a trabajar codo con codo, día sí y día también sin haber cruzado antes más de seis palabras entre ellos... y verás el drama.

Asimismo, la comunicación interna reduce los conflictos generados en la plantilla; no pensarás que la confianza se limitaba solo a poder trabajar en equipo, ¿no?

Ese bienestar generalizado llega a cada persona individual y hace que aumente su lealtad al negocio, lo que implica que la fuga de talento se reduce.

¿Y qué pasa cuando retienes el talento?

¿Qué pasa cuando la cultura organizacional basada en la comunicación interna provoca que los miembros más valiosos de tu equipo no se vayan a la competencia porque están felices donde están?

Pues que aumenta su eficiencia y con ella, vuelta al inicio: crece la productividad. El beneficio final ya sabes cuál es, ¿no?

Repitamos: REN-TA-BI-LI-DAD 🖤

Ahí tienes la importancia de cuidar la comunicación interna en tu empresa, ahí.

Tipos de comunicación interna en las empresas

¿Comunicación interna?

¿Eso qué es, lo que tu equipo escribe por el chat?

¿Las llamadas de teléfono?

¿Las charlas en los descansos?

En realidad, todo lo que sea comunicación y se dé entre el personal de la empresa, es comunicación interna y por lo tanto, debe importarte mucho.

Aquí vamos a distinguir los tipos de comunicación en las empresas, no por el canal en que se da, sino por cómo se da.

Así, tendríamos estas:

• La comunicación verbal es lo que se dicen hablando unos a otros y como tal, puede darse en múltiples canales: cara a cara, por teléfono, en una videollamada...
• La comunicación no verbal es la que se transmite con los gestos corporales, las expresiones faciales o el tono que se utiliza al hablar. El impacto de una mala cara puede ser altísimo, por lo que también hay que tener este tipo de comunicación en consideración. 
• La comunicación interna escrita es más fácil de controlar porque claro, es menos impulsiva y directa. Cuando escribes un email tienes tiempo para pensar, ¿no? O un WhatsApp, o un mensaje a través de una herramienta. Pero ojo, que la falta de habilidades para comunicarse de forma escrita también puede pesar.
• También debes considerar la comunicación visual; ya sabes, cuando se emplean imágenes y fotos. Como la escrita, da tiempo para pensar antes de darle a «Enviar».
• Y finalmente tenemos la escucha, donde la responsabilidad no recae sobre el que emite la comunicación, sino en el que la recibe. ¿Has oído hablar de la escucha activa? Ya sabes, prestar atención de forma plenamente consciente cuando te dicen algo. Pues sí, la escucha también es importante en esto de la comunicación interna empresarial, porque se demuestra al comunicador que hay interés y se presta atención a lo que está diciendo. Es una muestra de consideración.

Claros los tipos, ¿vemos formas de mejorar la comunicación en una empresa?

Estrategias y acciones para mejorar la comunicación en una empresa

Con lo que has visto hasta ahora, ¿sientes que en tu empresa la comunicación interna podría mejorar?

No te apures, Pleo al rescate: aquí algunas ideas o soluciones para mejorar la comunicación interna de una empresa, a ver si puedes aprovechar alguna.

Como son varias, al final las reunimos todas en una lista, ¿vale?

Empecemos con crear un plan de comunicación interna, con las pautas y directrices que debería seguir tu equipo para comunicarse.

¿Qué canales hay que utilizar y para qué fin?

¿Cómo debe darse la comunicación? ¿Hay alguna buena práctica que se pueda seguir? ¿Y qué debería evitarse?

Todo debe quedar reflejado en un manual que deberías hacer llegar a todo el mundo, incluyendo a las personas recién llegadas.

Asimismo, fomentar la escucha activa también es importante. Que todo tu equipo sepa que es una forma de respetar al comunicador, aunque luego el mensaje termine teniendo poco recorrido. 

Para concienciarlo podrías tirar de alguna pequeña formación que les deje claro que de oír a escuchar con atención hay un trecho enorme.

¿Y qué hay de las reuniones de seguimiento? Rápidas, directas y efectivas. 

Organízalas en grupos de forma periódica no solo para que tu equipo exponga cómo lleva su tarea o proyecto, sino para que se generen climas sanos de comunicación y las personas ganen confianza.

A todo esto: ¿y fuera del trabajo?

¿Qué dices de las actividades de team building? O del simple hecho de que tu equipo quede de vez en cuando para tomar dos cervezas después del trabajo. También hace su papel, ¿eh?

Hay veces que el entorno laboral puede imponer. La competencia, el querer quedar bien delante de los demás... hace que las personas se inhiban o tengan miedo de expresarse o compartir. 

Esa vulnerabilidad desaparece cuando el escenario de fondo cambia, por lo que las salidas son algo que podrías motivar de vez en cuando, a fin de generar esa confianza y buen ambiente en tu equipo que luego se refleje en el día a día.

Fomentar el trabajo en equipo es otra forma de impulsar la comunicación interna. Ya sabes: cuando hay que trabajar conjuntamente, no queda otra que comunicarse, ¿no?

Obviamente, tampoco es plan de forzar a personas que no conectan nada a trabajar mano a mano. Junta equipos que intuyas que pueden funcionar juntos, que necesiten un pequeño empujón o que creas que se pueden complementar bien y hacer un trabajo excelente.

Hacer del departamento de recursos humanos un nexo o puente entre la cadena de mando y el resto de la plantilla también debería funcionar.

Imagina que un recién llegado, Rafa, tiene una propuesta que considera genial para mejorar la productividad de cierta tarea.

Si Rafa es una persona más bien tímida, jamás de los jamases iría al manager a decirle que su sistema original es mejorable y que cree que habría que cambiarlo.

En cambio, contando con el departamento de recursos humanos de intermediario, Rafa podrá acudir a expresar su idea con total tranquilidad para que llegue a la persona adecuada.

O también podría dejarla en un buzón de sugerencias, método antiguo como ninguno, pero que al ser anónimo, sigue siendo fantástico para dar voz a las personas más temerosas.

¿Y del cara a cara no se dice nada o qué? ¡Pues claro!

Aunque a muchas personas les cueste, tienes que intentar que se den encuentros cara a cara. Que las personas hablen entre ellas, sea entre compañeros de departamento o con su manager.

La primera vez puede dar vértigo, pero una vez cojan confianza ni se lo pensarán. Para motivar ese primer encuentro, ya que a tu equipo podría costarle más, quizá podrías decir a los managers que organicen encuentros cara a cara con todo su personal.

¿Con qué acabamos?

Pues con tecnología, claro. En una palabra: adóptala.

Si todavía no utilizas herramientas que faciliten la comunicación interna, ya vas tarde. 

¿Quieres saber todas las posibilidades que hay?

Vamos enseguida, pero antes, aquí está el listado resumen de todas las estrategias para mejorar la comunicación en un equipo de trabajo:

• Crea un plan de comunicación interna
• Fomenta la escucha activa
• Organiza reuniones de seguimiento periódicas
• Organiza actividades fuera del trabajo
• Fomenta el trabajo en equipo
• Establece el departamento de recursos humanos como puente entre el equipo y los managers
• Pon un buzón de sugerencias
• Motiva los encuentros cara a cara
• Emplea tecnología

Y ahora sí, vamos con ella: deeentro herramientas.

Herramientas de comunicación interna

¿Cómo mejorar la comunicación interna de tu empresa si crees tener esas estrategias a años luz por cómo está configurado el negocio?

La respuesta es simple: con tecnología.

Con herramientas de comunicación interna, que podemos dividir en varios tipos.

Herramientas de mensajería y chat

Soluciones fantásticas para facilitar la comunicación escrita en tiempo real, en las que además se pueden establecer comunicaciones por voz o por videollamada.

En ellas, los usuarios —tu equipo, claro— pueden participar en los canales públicos, contestando en hilos o posteando mensajes nuevos que puedan leer los demás. 

Además, también se puede hablar de forma privada con el resto de participantes, bien sea uno a uno o varios al mismo tiempo.

Asimismo, en estas herramientas se pueden crear canales que solo lean determinados equipos, centralizando toda la comunicación interna de la empresa en el mismo lugar y organizándola de la forma más cómoda, productiva y satisfactoria para todos.

Ejemplos de estas herramientas son Discord o Slack ✅

Herramientas de colaboración

Aquí el principal componente es la colaboración en tiempo real.

También facilitan la comunicación con los mensajes, claro, pero el punto fuerte es la colaboración en equipo, como cuando se crea un tablero interactivo en el que puede haber varias personas aportando al mismo tiempo.

El control de cambios es un atributo esencial en estas herramientas colaborativas, para que todas las personas que participan sepan quién ha cambiado qué y simplifique el proceso de trabajo.

Son herramientas muy típicas de los equipos de diseño y de ejemplos tendríamos Figma o Miro ✅

Herramientas de gestión de proyectos

Otro tipo de software que facilita la comunicación interna, desde luego.

Hablamos de programas para administrar proyectos y gestionar el flujo de trabajo. 

Lo hacen organizando los proyectos en tareas más pequeñas, asignando roles y responsables y estableciendo hitos y fechas de vencimiento, de modo que todos los participantes puedan ver el estado de todos los trabajos en los que está implicado.

Además, permiten la comunicación tanto en tiempo real como asíncrona de todos los participantes, por lo que... fichaje, desde luego.

¿Ejemplos? Notion, Asana, Microsoft Teams... ¿será por opciones? ✅

Herramientas de videocomunicación

Las videollamadas también han llegado a nuestra vida, y parece que para quedarse.

Porque a veces las personas prefieren verse que escribirse, ¿no? 

En las videollamadas, la comunicación fluye más rápido que en una comunicación escrita, pero no es restrictiva en ese sentido: además del vídeo, también mantienen activo un chat en el que poder escribir o compartir archivos, o solo una línea de voz, sin imagen.

¿Y la función de compartir pantalla en tiempo real?

Consiste en que uno de los participantes comparta su pantalla con la otra persona —o personas— lo que está viendo por su propia pantalla, lo que en ocasiones puede resultar tremendamente útil.

Ejemplos de herramientas de comunicación interna que faciliten las videollamadas son Zoom, Skype o Google Meet ✅

Todo en uno: los ERP

¿Qué obtienes si juntas una herramienta de mensajería con una de colaboración, otra de gestión de proyectos y otra de videollamadas?

Que obtienes la tecnología todoterreno, más conocida como ERP o herramienta de gestión de recursos.

Son herramientas ideales para centralizar cualquier aspecto de la empresa en el mismo sitio, empezando por la comunicación interna y externa, pero llegando a muchísimo más:

• Gestión financiera
• Gestión de clientes
• Gestión de recursos humanos
• Gestión de inventarios
• Generación de informes
• ...

Y sí, también permiten la integración de otras herramientas externas que puedas necesitar, como una plataforma de pagos, un ecommerce o un software de business intelligence.

Mira, para profundizar más en todo lo que tienes a tu alcance en cuanto a herramientas y tecnología, aquí te hablamos de software para empresas, donde te damos nada más y nada menos que 36, incluyendo algunos ERP.

Nosotros, de momento, solo terminaremos con un programa: ¿conoces Pleo?

Pleo, ideal para la comunicación interna con el departamento financiero

Una de las comunicaciones más tensas habitualmente ha sido la que se da entre los trabajadores y el equipo financiero.

¿Por qué?

Pues porque muchas veces hay que adelantar dinero del bolsillo propio y luego es el equipo financiero el que da el visto bueno para emitir el reembolso.

O puede que te pidan más explicaciones, o... en fin, como CFO ya sabes de qué va esto 😅

Pues bien, Pleo facilita esa comunicación interna entre finanzas y el resto.

¿Por qué?

Porque es una app de control de gastos que funciona con tarjetas de empresa, de modo que repartes una a cada miembro de tu equipo y le das la independencia necesaria para que gaste y no tenga que rendir cuentas a final de mes.

¿Y eso?

Porque el gasto, una vez se da, se carga en el sistema y al ser aprobado por el manager en tiempo real, queda registrado en el sistema... sin necesidad de que nadie lo cargue a mano.

Y tu equipo, además, no tendrá que adelantar dinero.

¿Y si hay dudas con un gasto? No pasa nada, porque la aplicación permite que se añadan notas o mensajes, evitando así confusiones y malentendidos desagradables a final de mes con la famosa y obsoleta nota de gastos.

¿Quieres quitarle peso al departamento financiero y aliviar su comunicación interna en la empresa con el resto de plantilla?

Pues ya sabes: hazte con la gestión de gastos de Pleo y empieza a disfrutar de los beneficios a la de ya.