Control de facturas: cómo optimizar la gestión para ganar tiempo y dinero

Llevar un buen control de las facturas ya no es una opción para las empresas, sino toda una necesidad estratégica. 

No es solo cumplir con Hacienda; qué va. 

Una gestión cañón de las facturas —tanto emitidas como recibidas— impacta directamente en la liquidez, en la planificación financiera y en la relación con tus clientes y proveedores 🙌

¿Nos metemos en el tema?

En particular, vamos a ver qué implica una buena gestión de las facturas de tu empresa, qué ventajas ofrece hacerlo de 10 de 10, cómo mejorarla y por qué apostar por soluciones digitales es una idea mejor que buena.

Deeeentro gestión y control de facturas.

¿A qué nos referimos con control de facturas y por qué es tan importante?

Control de facturas, ¿qué es? ¿Tenerlas bien vigiladas, como se vigila a los niños en una piscina después de comer?

¡Ja! 

El control de facturas consiste en supervisar de forma sistemática todos los documentos relacionados con los cobros y pagos de una empresa: desde la emisión de facturas a clientes hasta la recepción de facturas de proveedores, pasando por su clasificación, seguimiento, registro y archivo.

¡Toma ya!

No se trata solo de emitir una factura y guardarla, sino de saber:

• Cuánto dinero está pendiente de entrar y de salir
• Cuándo vencen los cobros y pagos
• A qué corresponde cada movimiento contable
• Quién debe a la empresa y a quién se le debe

Este nivel de orden y trazabilidad es esencial para que mantengas la salud financiera del negocio.

¿Por qué?

Porque te permite prever posibles tensiones de tesorería, evitar descubiertos y, sobre todo, tomar decisiones informadas: dónde invertir, cuándo ahorrar, en qué recortar gastos, renegociar pagos, etc.

Vamos, que te facilita muchísimo tu trabajo como líder financiero y máximo responsable estratégico.

Y espera, que esto solo era el aperitivo.

Ventajas de llevar el control de facturas como un fuera de serie

Toma nota, que no habíamos acabado.

Aquí van más beneficios, tanto a corto como a largo plazo.

• Ahorro de tiempo: localizar cualquier factura en segundos evita búsquedas interminables 
• Ahorro de dinero: cada hora que no se pierde con trámites inútiles es una hora que puede dedicarse a actividades más productivas
• Mayor visibilidad financiera: saber con precisión qué entra, qué sale y cuándo lo hace permite prever excedentes o déficits, evitando riesgos financieros
• Mejor toma de decisiones: con datos fiables, es mucho más fácil acertar al decidir si es momento de invertir, ajustar gastos o renegociar condiciones
• Reducción de errores: una gestión ordenada evita olvidos, facturas impagadas que deriven en algo peor o errores contables
• Cumplimiento legal: al tener todas las facturas clasificadas, registradas y archivadas correctamente, las auditorías y las declaraciones fiscales son mucho más ágiles y seguras

En definitiva: tener control sobre las facturas es tener control sobre el negocio.

Y ahora, ¿vemos cómo lograrlo?

6 claves para mejorar la gestión de las facturas de tu empresa

Queda claro por qué es importante llevar el control de facturas como un auténtico pro, ¿no?

Pero ser consciente de esa importancia no sirve de mucho si luego acabas haciendo todo deprisa y sin un método definido.

Y no, emitir y guardar facturas en una carpeta llamada «facturas_2025_definitivo» no es suficiente.

Tienes que diseñar un sistema de gestión que te funcione de verdad: que sea ágil, que te evite errores, que te quite líos de encima y que te dé información para tomar decisiones.

¿Y cómo lo consigues?

Con buenas prácticas. Con herramientas que te lo pongan facilito. Y sobre todo, con orden y criterio, que obtienes siguiendo estas claves diferenciales.

#1 Define una política de facturación que no dé lugar a ninguna duda

Pocos aspectos generan más lío en la gestión de facturas que la improvisación. 

Si cada persona de tu equipo hace las cosas a su manera —una factura en PDF, otra en Excel, otra por WhatsApp…— el caos está garantizado ☠️

Por eso, lo primero es tener una política de facturación clara.

Una política que defina cómo se generan las facturas, qué datos deben incluir, con qué numeración, bajo qué condiciones de pago y quién es responsable de cada paso. 

Hay que estandarizar lo esencial y documentarlo, para que todo tu equipo lo tenga a mano y lo entienda.

Esto evita errores, agiliza el proceso, mejora la imagen que proyectas a tus clientes y, sobre todo, te ahorra tiempo cada vez que alguien tiene que emitir, revisar o buscar una factura.

#2 Emite las facturas sin dejar pasar ni un minuto

Sí, sabemos que lo urgente muchas veces pasa por encima de lo importante, pero ojo: dejar para luego la emisión de facturas es jugar con fuego 🔥

Lo ideal es generar la factura justo después de entregar el producto o servicio.

Ni antes, ni más tarde.

Cuanto más tardes en entregarla, más se enfría la relación con el cliente… y más posibilidades hay de que se complique el cobro.

De hecho, hay empresas con problemas de liquidez solo por el mero hecho de no haber enviado las facturas a tiempo. Así de triste y así de real.

Además, cuando se emite en caliente, se cometen menos errores: tienes frescos los detalles, sabes lo que se entregó y en qué condiciones. Si lo dejas para el viernes a última hora, acabarás rebuscando emails, haciendo llamadas y trabajando innecesariamente de más.

¿Quieres mejorar tu gestión de facturas de verdad? Que emitir no sea una tarea pendiente, sino una rutina inmediata, como apagar el ordenador cuando terminas de trabajar.

#3 No pierdas de vista lo que tienes pendiente por cobrar… ni por pagar

El verdadero control no está en emitir o recibir facturas, sino en hacer un seguimiento exhaustivo. 

Porque lo importante no es solo que una factura exista, sino que termine con final feliz; es decir, que se cobre o se pague en tiempo y forma.

En el caso de las facturas emitidas, conviene tener siempre claro qué hay pendiente, cuál es el siguiente paso. No basta con suponer que el cliente acabará pagando: a veces no ha recibido la factura, otras se ha olvidado de pagarla o simplemente está esperando a ver si le insistes.

Con las facturas recibidas pasa lo mismo. Tener control de facturas por pagar es esencial para evitar recargos por retrasos, cuidar la relación con tus proveedores y anticiparte a las necesidades que pueda tener tesorería.

Resumiendo: necesitas organización.

La consigues con una hoja de seguimiento, un sistema con alertas o mejor, una solución digital que lo automatice absolutamente todo. 

#4 Verifica lo que te llega antes de pagar nada

Una factura no es un documento sagrado. 

Aunque venga con el logo de tu proveedor de confianza y parezca todo en orden, revisarla es obligatorio. Porque sí, los despistes existen, y son más comunes de lo que parece.

Revisar no significa desconfiar, sino asegurarte de que lo que vas a pagar se corresponde exactamente con lo que habías pactado: precios, cantidades, condiciones, fechas... todo.

También es el momento de comprobar que no hay duplicidades, errores o partidas extrañas que se hayan colado por accidente —o no—.

Para tener un buen control de facturas recibidas, esta revisión y aprobación de facturas es realmente útil. 

Si pagas sin revisar y aprobar, luego no servirá de nada arrepentirte. Detectar a tiempo un error te da margen suficiente para corregirlo sin tener que andar reclamando después del pago.

#5 Organiza y guarda las facturas a lo Marie Kondo

Aquí no hay más: si las facturas están desperdigadas entre carpetas, emails y documentos sin nombre, despídete de ese tan deseado control.

Una gestión de facturas óptima empieza por algo básico, pero sencillamente imprescindible: saber dónde está cada una. 

Y no solo eso, sino que todo tiene que estar archivado con un criterio claro: por fecha, por cliente, por proveedor, por estado de pago… Lo que sea que mejor se adapte a tu negocio, pero siempre con lógica y consistencia.

¿En papel? A estas alturas, mejor no. 

Lo ideal es digitalizar todos los documentos y almacenarlos de forma segura en la nube, donde puedas acceder desde cualquier lugar ☁️

Así mejoras la trazabilidad, cumples con la normativa que exige conservarlas durante años y evitas sustos si pierdes el ordenador o se moja una carpeta por accidente.

#6 Automatiza todo lo que puedas y un poco más

¿Para qué seguir haciendo a manini lo que una herramienta puede hacer mejor, más rápido y sin errores? 

Hoy en día, automatizar las facturas no es solo para las grandes empresas, sino para aquella de cualquier tamaño pero con el deseo firme de ganar tiempo y eficiencia en su gestión.

Y para eso, tecnología financiera ✨

Un buen software te permite generar facturas en segundos, enviarlas automáticamente, hacer seguimiento de cobros y pagos, registrar movimientos contables y guardar todo de forma ordenada sin esfuerzo.

Además, muchas herramientas financieras ya integran funcionalidades extra como recordatorios automáticos, conciliaciones bancarias o informes financieros en tiempo real, lo que te libera de tareas repetitivas y te permite enfocarte en lo importante: aumentar la rentabilidad de la empresa.

Por qué pasarte a la tecnología para gestionar las facturas es una jugada maestra

Porque lo de «siempre lo hemos hecho así» ya no vale. 

Ni en facturación ni en ningún proceso administrativo que te quite tiempo, te reste agilidad o te robe paz mental.

Gestionar facturas a mano tiene fecha de caducidad, especialmente con la llegada de la nueva factura electrónica obligatoria.

Hoy en día existen un montón de softwares para empresas pensados para hacerte la vida infinitamente más fácil. 

Ya no hablamos solo de emitir facturas bonitas, sino de tener un control total de las facturas: quién ha pagado, quién no, qué entra, qué sale, cuándo vence, si todo está contabilizado... y todo esto sin tener que revisar carpetas o emails día sí, día también.

Pasarte a una solución digital es, en realidad, apostar por eficiencia, por orden y por escalabilidad. 

Porque a medida que tu empresa crece, el caos también lo hace… a no ser que tengas los procesos bien definidos y automatizados desde el principio.

Y lo mejor es que no hace falta invertir miles de euros ni implantar sistemas imposibles de entender, con curvas de aprendizajes grandísimas. 

Hay herramientas que se integran rapidito, capaces de ahorrarte tiempo desde el minuto uno.

¿Un ejemplo?

Miraaaaa.

Pleo: la forma más inteligente de llevar el control de las facturas sin complicarte

Si estás buscando una solución que te ayude a automatizar, organizar y controlar las facturas de tu empresa sin montar un circo… aquí la buena noticia: Pleo hace todo eso sin dramitas.

Con esta app de control de gastos puedes centralizar todas tus facturas recibidas en un mismo espacio.

¿Y lo mejor? 

Que una vez recibidas puedes cargarlas directamente en el programa, asignarlas a un gasto, categorizarlas, conectarlas con tu sistema contable y tenerlas listas para su aprobación, sin correos de ida y vuelta ni molestos PDF yendo y viniendo.

Además, empleando las tarjetas inteligentes de Pleo para llevar a cabo todos los tipos de gasto de empresa, el sistema enlaza cada uno con su factura correspondiente, lo que te ahorra tiempo, errores y conciliaciones manuales.

En resumen: Pleo te da menos trabajo, más control de facturas y una visibilidad total de lo que pasa en tu empresa… en tiempo real.

Pásate a la gestión de gastos de Pleo y con ella, al control de facturas más inteligente que hay, que notarás la mejora desde el principio.