Facturas pendientes de recibir: cómo mejorar su gestión

Si hacer la gestión de facturas te parecía un verdadero rompecabezas, imagínate tener que gestionarlas sin poseerlas porque todavía no han llegado.

Para muchísimas empresas esto es el pan de cada día, y probablemente también sea el caso de la tuya 🤔

Pon que una empresa de productos para el cuidado de la piel te sirve mercancía para que vendas al consumidor final una vez a la semana, con su correspondiente albarán.

Tú lo compruebas y si todo coincide, das el ok para que desde su departamento de facturación emitan la factura.

Porque claro, el albarán es el documento que hace fidedigna esa entrega pero que, a nivel tributario, no tiene ningún valor ❌

Hasta aquí todo bien.

Pero ¿qué pasa si recibes productos el 30 de marzo en pleno cierre del trimestre y la factura no llega hasta el 20 de abril?

Pues que tienes una factura pendiente de recibir.

¿Y eso qué implica?

Pero calma, que venimos a contarte con detalle qué son las facturas pendientes de recibir, cómo contabilizarlas y cuáles son los beneficios para tu empresa de hacerlo correctamente.

Va.

Entonces, ¿qué son las facturas pendientes de recibir?

La factura pendiente de recibir no es un papel, tampoco un PDF ni un archivo XML.

Todavía no es nada.

Es simplemente un concepto que se utiliza para determinar que tienes una obligación de pago con un proveedor o con un acreedor.

Porque si has recibido bienes o mercancías o te han prestado servicios, obviamente hay que pagarlos.

Pero si la factura todavía no está lista o no ha llegado, se trata así, como factura pendiente de recibir o factura pendiente de formalizar.

En términos contables, es lo que viene a ser una deuda —o pasivo— 😐

El término sirve para poder registrarla en los libros contables, reflejar adecuadamente las obligaciones financieras y que hagas minuciosamente el control de pagos a tus proveedores.

¿Por qué es tan importante reconocer las facturas pendientes de recibir para la contabilidad de tu empresa?

Salta a la vista, pero te vamos a dar tres razones por las que se hace vital reconocerlas.

#1 Ofrece una imagen más precisa de las finanzas

Reconocer las facturas pendientes de recibir es crucial debido a uno de los principios fundamentales del Plan General Contable que ya hemos mencionado por ahí arriba: por el principio del devengo.

Este establece que los ingresos y gastos deben registrarse en el período en que se generan; da igual cuándo se paguen o se reciban las facturas.

Si la mercancía llega antes que la factura, debe contabilizarse inmediatamente.

Así, de primeras, puede parecer complicado contabilizar un gasto que aún no se ha realizado o una factura que aún no se ha recibido, ¿no? 😰

Sin embargo, hacerlo ayuda a obtener una imagen más precisa de la situación financiera de la empresa.

Nos explicamos.

Si vas registrando todas las facturas —incluso las pendientes de recibir— a la hora de tomar decisiones, lo haces teniendo en cuenta la totalidad de los datos de tus obligaciones financieras. No solo aquellas que han sido formalmente facturadas.

Es decir, que si cierras el trimestre, pero no tienes en cuenta que hay todavía facturas por un importe de 20.000 € pendientes de pago y su correspondiente IVA deducible, no sabes ni cuánto debes ni cuánto vas a deducirte en el próximo trimestre.

Lo normal es que al final de cada período contable se realicen ajustes para reconocer esas facturas pendientes de recibir y que así sepas realmente cuánto debes, cuánto pagaste y cuánto ganaste 😌

Esto asegura que los estados financieros reflejen todos los gastos incurridos durante ese período, facilitando una evaluación precisa del rendimiento financiero y la posición de la empresa.

#2 Evitas impagos

La falta de registros precisos puede desembocar en la presentación tardía de obligaciones fiscales, como por ejemplo que hagas tu declaración de IVA tarde y mal.

O en el incumplimiento de pagos; que te olvides de pagarle a tu proveedor lo que le debes.

Y peor aún, que te lleve a generar los temidos recargos de demora.

Estos no solo afectan al flujo de caja, sino que también dañan la imagen de la empresa y la relación que tienes con tus proveedores y acreedores, que pierden confianza en tu capacidad para cumplir con los pagos 😔

¿Y si hay una auditoría?

También es fundamental llevar al día la gestión de facturas de proveedores pendientes de recibir, porque así reduces el riesgo de que te sancionen o te multen.

#3 Deduces el IVA

¿Y el IVA?

¿Cómo puedo obtener el IVA deducible de una factura si no llega dentro del periodo de liquidación?

A ver.

La ley del IVA dice que el derecho a la deducción nace en el momento del devengo; es decir, con la entrega del bien o la prestación del servicio 🙄

Peeero. Pero. Pero. 

También dice que en cada autoliquidación solamente se pueden deducir cuotas soportadas y que entiende que eso ocurre cuando se recibe la factura.

Siguiendo el ejemplo del principio, al recibir la mercancía el 30 de abril y la factura el 20 de marzo, el IVA habrá que deducirlo, por fuerza, en el segundo trimestre.

Cuentas contables que van de la mano de las facturas pendientes de recibir

Para formalizar los asientos de las facturas pendientes de recibir hay dos cuentas principales que debes utilizar.

Dependiendo de si lo que estás registrando son mercancías, como en el ejemplo de los productos para el cuidado de la piel o si, por el contrario, lo que te han prestado sin enviar todavía la factura han sido servicios.

En el primer caso, la contabilización de las facturas pendientes de recibir de tus proveedores está dentro del Grupo 4 y es la cuenta contable 4009 Proveedores, facturas pendientes de formalización.

En el segundo caso, la cuenta está en el mismo grupo, pero sería la 4109 Acreedores por prestación de servicios, que funcionaría igual que la anterior.

Otra cuenta recurrente si hablamos de facturas pendientes de recibir es la 407 Anticipos a proveedores, que utilizaríamos en el caso de que se haya hecho un pago al proveedor o a un acreedor antes de la llegada de la factura y de la mercancía o servicio.

Hasta aquí bien; ahora al lío 😉

¿Cómo contabilizar sin margen de error una factura pendiente de recibir o formalizar?

Ahí va el ejemplo práctico de cómo generar un asiento contable de una factura pendiente de recibir.

No vamos a crear un caso nuevo 🥱

Vamos a utilizar el del principio, el de la empresa de productos para el cuidado de la piel.

¿Te acuerdas de que te repartían mercancía una vez a la semana?

Pues imagina que lo hacen por un valor de 1.000 € sin contar el IVA. El asiento en el momento de recibir la mercancía sería el siguiente:

Una vez que recibas la factura electrónica, física o como sea, hay que regularizar ese asiento contable que se realizó cuando aún no habías recibido la factura, de manera que se deduzca el IVA soportado de la operación.

El asiento sería este:

Si estuviéramos tratando una factura de moneda extranjera, habría que intercambiar la cuenta 4000 por la 4004.

No era tan difícil, ¿no?

Ahora bien, falta todavía hacer el pago al proveedor. Que también hay que contabilizarlo de la siguiente manera:

Y ahora sí podríamos dar por finalizado el proceso con esta factura, una vez conciliada con el justificante de pago.

El número de asientos podría ser mayor si además hubiésemos hecho previamente un anticipo a proveedores de 500 €, por ejemplo.

El primer asiento contable sería así:

Cuando recibes la mercancía se haría el mismo asiento que el caso anterior, y se regularizaría todo cuando llegue la factura, de esta forma:

Otra cosa que deberías tener en cuenta es la forma de anotar este tipo de facturas en el libro de facturas recibidas. Además de estos datos, debe contener la fecha de expedición de la factura y la de la realización de las operaciones.

¿Qué puede ayudarte a mejorar la gestión de las facturas por recibir?

Qué estrés genera esto de llevar la contabilidad al día, ¿eh?

Son tantos trámites, asientos y facturas que categorizar que, si encima le sumamos los proveedores con facturas pendientes de recibir, apaga y vámonos 🤯

La integración de tecnología en la contabilidad puede aliviar significativamente esta carga, ayudándote a contabilizar las facturas pendientes de recibir y los gastos, en general, de manera más eficiente.

Aquí es donde entra en juego Pleo, una herramienta innovadora diseñada para revolucionar la gestión de gastos.

Pleo permite automatizar muchos de los procesos contables rutinarios. Muuuuchos. 

Puedes olvidarte de añadir los datos de las facturas manualmente; utiliza una tecnología de reconocimiento óptico de caracteres alfanuméricos —OCR— que lo hace por ti, ahorrando horas y horas de trabajo a tu equipo ☺️

Además, los pagos de esas facturas que estaban pendientes de recibir y de cualquier otra, los puede hacer Pleo, automáticamente, desde la app, para que no se te cuele ninguna.

De esta forma evitas los pagos duplicados, los cobros por retrasos y mejoras la relación con tus proveedores.

¿Y hay más?

Claro. 

Como CFO, sabes que la gestión de las facturas no termina ahí. Y Pleo sigue ayudando.

Porque, después de hacer el pago, hay que conciliar las facturas recibidas que han sido pagadas con sus correspondientes recibos. Otra de las cosas que Pleo puede hacer solo, volcando todos los datos a tu software de contabilidad en tan solo unos clics.

Esta tremenda automatización de procesos hace que el ingreso de datos y el seguimiento de facturas sean más precisos, sin apenas errores y que estén actualizados a golpe de scroll, en tiempo real.

Qué, ¿hay ganas de mejorar la gestión de facturas pendientes de recibir con Pleo, la mejor herramienta en gestión de gastos? 🥰