¿Tu empresa está echando un pulso con la tecnología y siempre sale ganando ella?
Siempre hay alguna necesidad.
Que si un software nuevo, una suscripción a alguna herramienta de productividad, algún sistema de seguridad —firewall o antimalware—, sistemas de backup y recuperación de datos, ¡lo quieres todo!
Esto es tu día a día; tomar decisiones sobre qué se compra y qué no, y hacer que la tecnología de la empresa esté siempre a la última sin poner en riesgo el flujo de caja.
Esto también es una gran carga de trabajo para el departamento de finanzas, que tiene que contabilizar todos esos gastos de TI y ver si se pueden optimizar costos de alguna forma.
Y este trabajo solo se puede hacer bien si se conocen al completo cuáles son los gastos de TI.
¿Son cristalinos en tu empresa o te ayudamos a poner en valor qué gastos de TI merecen la pena?
Hay clasificaciones de gastos de TI para aburrir
Lo primero, antes de nada, es saber cuántos gastos de TI existen y cuáles son aplicables en tu empresa.
Y vamos a darte varias clasificaciones posibles.
Una de ellas tiene en cuenta cuáles son los costos de TI que mantienen a flote tu actividad diaria —los proyectos run—, los que hacen que el servicio mejore —los grow— y los que tienen la capacidad de generar nuevas oportunidades —los transform—.
Dicho así, suena fácil.
Controlas los primeros, después los segundos y, por último, los terceros de la lista, pero en ocasiones esto se vuelve misión imposible.
Porque… ¿y si para que la actividad normal de la empresa continúe necesitas una tecnología innovadora en detección de contaminantes porque la UE acaba de cambiar una normativa?
Problema 🚨
Porque de repente, algo que parecía un gasto grow o transform se convierte en un pilar esencial para mantener tu negocio a flote.
Otra clasificación —y la más utilizada— es dividir estos gastos de TI en:
- Costes de hardware: todas las máquinas que utilices para el trabajo, incluyendo su mantenimiento
- Costes de software: compras, suscripciones o licencias de programas
- Servicios de terceros: desde las nóminas hasta el soporte informático… todo aquello que tengas o quieras externalizar y que se encarguen los servicios profesionales independientes
- Gastos de personal: todos los costes que te ocasionen las personas que se encargan de las TI
Y, por último, podríamos dividir todos estos gastos de TI en directos o indirectos.
¿Llega una factura de un ordenador portátil? Gasto de TI directo en hardware ✅
¿Licencias, suscripciones y mantenimiento de software? Gasto de TI directo en software ✅
¿Gastos en servicios de red, centros de datos, almacenamiento en la nube y telecomunicaciones? También directo ✅
Al igual que los salarios del personal que se encarga de las TI, como por ejemplo el gobierno de TI, ingenieros, administradores de sistemas, desarrolladores y demás familia.
También los de soporte técnico o los que encabezan los proyectos tecnológicos. TODOS son gastos de TI directos.
Entonces, ¿cuáles son gastos de TI indirectos?
👉 Los costes de energía
👉 El mantenimiento del espacio en el que se desarrolla la actividad
👉 Los gastos en formar al personal sobre nuevas herramientas, tecnologías, normativas de TI o impacto ambiental
👉 Las caídas del sistema y todo lo relacionado con la paralización del trabajo inesperada que suponga un coste.
Por tanto, los costes indirectos son aquellos que no recaen sobre el departamento directamente.
Un ejemplo serían las licencias que paga el departamento de marketing para realizar campañas, pero que en realidad son herramientas que también usan otros departamentos y, por lo tanto, deberían estar centralizadas en el presupuesto de TI.
Lo más importante es conocer qué gastos de TI tienes y cuál es tu presupuesto
Para llevar la gestión de los activos de TI de tu negocio a otro nivel y gestionar los costes de tu empresa en tecnología, lo esencial es que exista planificación estratégica por tu parte y que la toma de decisiones sea informada.
Nos explicamos.
Para considerar a tu empresa ágil y sostenible, hay que tener en cuenta qué recursos tiene disponibles, cuántos puede consumir en determinada tarea y cómo los consume.
Así, alcanzar objetivos estratégicos tanto en un futuro inmediato como más lejano será más fácil.
Y hay más; porque no se trata solo de distribuir la pasta, sino de controlar los costes y, en muchas ocasiones, mal que pese, priorizar un proyecto por encima de otro.
Si tienes una brecha de seguridad en tu empresa, ¿qué vas a preferir? ¿Una solución de auditoría de seguridad e implementar herramientas de cifrado y protección de datos o invertir el dinero en mejorar el servicio de asistencia remota?
Está claro.
Esto se resume en control, análisis de necesidades y presupuesto tecnológico hecho con mimo.
Un básico: presupuestar los gastos de TI
Presupuestar los gastos de TI es una de las claves para garantizar la eficiencia operativa de tu empresa en el uso de tecnología y el objetivo del presupuesto de TI debe tener en cuenta cuatro pilares:
- Ayudar a predecir el flujo de caja
- Contar con necesidades imprevistas
- Contabilizar al dedillo los gastos
- Priorizar en qué gastar los recursos
A todo esto se suma que, teniendo un buen presupuesto de TI, obtienes una mayor visibilidad del inventario tecnológico.
Tener control presupuestario sobre el hardware, software y los servicios que utiliza la empresa es esencial.
Así evitas que los recursos se dupliquen, maximizas su uso y tomas decisiones con información real antes de adquirir nuevos dispositivos o de cambiar de proveedor de servicios.
Siempre con el punto de mira en cómo reducir gastos o mejorar la productividad, claramente.
Esa capacidad de identificar oportunidades para gastar menos y para liberar recursos hace que tengas más presupuesto de TI para destinar a innovación o, directamente, a la expansión del negocio.
¿Y la gestión de operaciones de TI o de las facturas? También es un pilar básico que hay que controlar cuando hablamos de gastos de TI.
Tienes que verificar que lo que los proveedores te están cobrando sea correcto y justo. Hay más sobrecostes por ahí de los que crees.
Y ojo, que también hay que hacer una buena gestión de activos software y hardware; y no solo se trata de comprar nuevos y jubilar a los viejos cuando sea necesario. Tienes que seguir la vida útil de cada uno y saber cuánto tiempo y rentabilidad has sacado de ellos.
La gestión eficiente de los gastos de TI vale por dos
Qué bien suena eso de gestionar eficientemente los gastos de TI, ¿verdad?
Pues además de alegrar el oído, también trae debajo del brazo muchos beneficios para la empresa.
El equipo de TI obtiene una visión completa del entorno tecnológico, lo que permite una mejor administración de los recursos, la rápida identificación de problemas y la adopción de medidas para generar ahorros.
Pero también abre la puerta a una mejor planificación estratégica y juega un papel muy importante en la gestión de los riesgos financieros.
Lo suyo es establecer un presupuesto inicial para los gastos más comunes y un fondo de emergencia.
Nunca se sabe cuándo va a llegar un ciberataque o una caída inesperada del sistema, y hay que tener dinero líquido que ayude a solventar el problema.
He aquí la cuestión, ¿cómo asignar esos fondos de manera estratégica para que no haya brechas en el presupuesto de TI?
- Evaluando las necesidades tecnológicas de la empresa
- Priorizando proyectos
- Evaluando todos los costes y optimizándolos
Esto suena demasiado idílico, pero la optimización de los costes y gastos de TI no es tan fácil. Por eso vamos a darte unos cuantos consejos sobre cómo hacerlo.
Cómo optimizar los gastos de TI
Optimizar los gastos de TI puede sonar complicado, pero con algunas estrategias claras puedes hacer que tu presupuesto tecnológico respire un poco más.
Reducir costes, renegociar contratos, adoptar soluciones tecnológicas más rentables, cada pequeño cambio suma.
¡Mira!
#1 Reevalúa
Empezar por revisar y ajustar lo que ya tienes es una de las mejores formas de optimizar los gastos de TI.
Primero, analiza tus contratos con proveedores externos y servicios de TI.
A veces, las condiciones que eran perfectas hace unos años ahora se han quedado desfasadas y es posible renegociarlas o buscar otras alternativas que encajen mejor con tu empresa.
Esto es aplicable a los costes de soporte, que pueden mermar significativamente el presupuesto de TI.
Antes de contratar servicios de soporte fijo, es importante que te hagas una pregunta: ¿necesitas realmente todo lo que has adquirido?
Optar por un servicio con costes variables, con el que solo pagues cuando lo necesites, puede ser una mejor opción.
Revisa cuidadosamente tus acuerdos con subcontratistas y proveedores externos, ya que suelen representar una gran parte de los gastos de TI y asegúrate de que esos servicios realmente aporten valor y estén alineados con tus necesidades actuales.
Te sorprendería cuántas empresas siguen pagando por servicios que no necesitan o que podrían ser sustituidos por opciones más económicas y eficientes.
Lo mismo ocurre con los proyectos de TI que tengas en marcha.
Pregúntate si realmente están alineados con los objetivos estratégicos y si van a generar un retorno de la inversión tangible.
Y si no es así, ¡hasta pronto!
Tienes que considerar seriamente si pausarlos o cancelarlos definitivamente.
Es preferible invertir en iniciativas que sí impulsen el crecimiento del negocio y no en aquellos que… ni fu ni fa.
Y sobre todo, evita a toda costa comprar sistemas o herramientas que puedas suplir con los efectivos que ya tengas incluidos en tu inventario de TI.
#2 Elimina
¡Es hora de hacer limpieza tecnológica!
Mantener tecnologías, herramientas o aplicaciones que ya no son seguras o que han sobrepasado su fecha de caducidad solo hace que la empresa consuma más recursos pone en riesgo la seguridad del negocio.
Identificar cuáles son los sistemas que ya no cumplen con su función y reemplazarlos por opciones más modernas y eficientes es un imprescindible para mantener a raya los gastos de TI.
Y de paso, revisa tus licencias de software para empresas y asegúrate de que no estás pagando por más de lo que necesitas. También de que no exista el mismo gasto dentro de la empresa en varios departamentos.
#3 Automatiza todo lo que puedas
La automatización es tu mejor aliada para la reducción de costos y para aumentar la eficiencia.
Implementar la automatización de procesos en TI permite liberar a tu equipo de tareas repetitivas y administrativas, para que puedan enfocarse en proyectos más estratégicos.
Desde la gestión de inventario de software o de hardware hasta el procesamiento de facturas y la supervisión de la seguridad, existen herramientas que pueden encargarse de estas labores de manera más rápida y precisa que un equipo humano.
Y aunque a priori parezca un gasto más, se va a traducir en un ahorro significativo.
No solo por la mejora exponencial de la productividad, sino también por la disminución del margen de error y la seguridad de que los procesos se van a ejecutar de manera uniforme y eficiente.
Si aún no has considerado la automatización en tu estrategia de TI, es el momento de hacerlo para maximizar los beneficios y minimizar los gastos operativos.
Pleo optimiza los costes en tu empresa al máximo
Inevitable no presentarte a Pleo si hablamos de optimizar gastos en una empresa y, al mismo tiempo, de tecnología de la buena.
Porque los gastos de TI son inevitables; que si licencias, gestión de suscripciones, hardware, soporte... todo suma.
Cada transacción desencadena una nueva tarea de gestión financiera de TI y si hablamos de que son muchas, igual necesitas que te echen un cable.
Aquí es donde entra en juego Pleo con sus tarjetas inteligentes.
Con ellas cada pago digital —o no— se registra automáticamente, asegurando que no se pierda ninguna factura electrónica ni física y que puedas sacarle partido al IVA deducible de todos esos gastos.
Además, Pleo categoriza todos los tipos de gastos de empresa para que, de un solo vistazo, puedas tomar decisiones rápidas y basadas en datos reales.
Por no hablar de que centraliza todas las facturas de tu stack tecnológico —o de lo que haga falta—, incluyendo los PDFs, tickets y demás papeleos que tengas por ahí para que estén siempre disponibles a golpe de clic y no tengas que preocuparte por los originales.
¿Maravilla? Pues venga, a por Pleo, el aliado que hace que la gestión de gastos de tu empresa sea de diez.