¿Qué pasa cuando una empresa tradicional no evoluciona?
En los 90 no sucedía demasiado. Digamos que los procesos se asemejaban mucho a lo que hoy consideramos como «tradicional».
En los 2000, cuidado, que esa resistencia a la evolución o transformación digital ya empezaba a afectar. Sin ella, estaban dejando pasar la oportunidad de ser más productivas. Pero sin grandews dramas.
En los 2010, la no transformación digital era síntoma de que la empresa acabaría siendo engullida por las que más aprovechaban la tecnología, vistas sus crecientes aplicaciones.
Y en los 2020... pues esto se eleva a la máxima potencia: ERP, inteligencia artificial, business intelligence, gestión de tareas, etc.
Las posibilidades tecnológicas son enormes, y no aprovecharlas ya no es solo garantía de un crecimiento nulo, sino también de quedarte atrás más pronto que tarde.
El riesgo de no digitalizar tu empresa en caso de no estarlo ya es muy alto.
¿La tuya ya lo está? Genial.
¿No lo está? Pues quédate, que vamos a sumergirnos a fondo en esto que llaman la transformación digital, centrándonos especialmente en el apartado de recursos.
Herramientas de transformación digital, aaaaadelante.
Las ventajas y beneficios de la transformación digital
Pero veamos primero lo que te llevas en caso de que tu empresa empiece a confiar en las herramientas que la tecnología tiene a su disposición hoy en día.
El impacto en el rendimiento de la empresa es directo.
La automatización de procesos y la reducción de errores en tareas manuales inciden directamente en la rentabilidad, haciendo que todo se haga más deprisa y no haya que invertir tiempo en corregir fallos.
Ganas más, gastas menos.
Además, la tecnología hace que lanzar un nuevo producto o servicio al mercado sea una labor mucho más ágil que hace 20 años. En algunos sectores se reduce a crearlo digitalmente, subirlo a una web, hacer una pequeña inversión publicitaria con resultados instantáneos y validarlo con usuarios en cuestión de días.
El análisis de riesgos financieros también es más rápido; al contar con datos en tiempo real y capacidad para leerlos, puedes detectar patrones y tendencias y anticipar lo que está por llegar.
Volviendo un poco a lo de reducir costes, lo cierto es que las transformaciones digitales que hagas te ayudarán con los distintos tipos de gastos de empresa.
Los gastos operativos, al contar con herramientas que potencien la productividad, se verán reducidos.
Los gastos en activos fijos físicos también bajarían, al trasladar mucha infraestructura al mundo online. ¡Y que viva la nube! ☁️
En fin, que no hay duda: sí y solo sí a la transformación digital.
6 características inherentes a la transformación digital en empresas
Esto de adoptar herramientas para la transformación digital marcaría un antes y un después en tu empresa.
¿Qué nueva realidad hay al otro lado?
¿Qué caracteriza a las empresas una vez dan el paso?
¿Qué conceptos de transformación digital son los más comunes?
- La integración de las herramientas en los procesos de la empresa es fundamental; es la base, la clave de todo. Sin ellas, no hay transformación digital que valga.
- Este cambio también trae la innovación de forma continua: nuevas herramientas, nuevas características, nuevos avances tecnológicos... una vez comienzas, no dejas de innovar y mejorar.
- La gasolina de esas herramientas son los datos. La recolección de datos y su análisis por parte de las empresas es fundamental para detectar patrones y tomar decisiones informadas.
- La colaboración y comunicación entre departamentos es otra característica común; al trabajar con herramientas colaborativas, muchas personas pueden intervenir a la vez en las mismas tareas, dando igual dónde se encuentren. Todos a una.
- La agilidad también es un atributo inevitable en empresas que se digitalizan: en general, las trabas tradicionales como los cuellos de botella se reducen, convirtiendo a la compañía en una empresa ágil.
- Uno de los mantras principales pasa a ser precisamente ese: el de crecer a partir de un aumento de la eficiencia y la productividad.
Suena bien, ¿no?
Que no es fácil, claro, pero una vez lo consigues, la realidad cambia por completo.
Para hacerlo, como indica el primer punto, la tecnología es sencillamente ineludible.
Herramientas para la transformación digital
¿En qué recursos tecnológicos podrías apoyarte para llevar a cabo la transformación digital de tu empresa?
Mira, mira toda la tecnología que tienes a tu disposición 👇
ERP
Empezamos fuerte, con los sistemas de gestión de recursos empresariales.
Los todo en uno, por decirlo de alguna forma. Son programas que centralizan prácticamente todos los procesos clave de la empresa.
¿Ventas y gestión de clientes? Sí ✅
¿Contabilidad y finanzas? Sí ✅
¿Recursos humanos? Sí ✅
Toda la información generada se concentra en la misma base de datos, accesible para todos los miembros de la empresa.
Los ERP te darán una visión global del estado del negocio, te permitirán analizar datos y monitorizar indicadores de seguimiento en tiempo real.
Como ejemplos tendríamos Microsoft Dynamics, SAP u Oracle.
CRM
Un CRM es el equivalente a un ERP pero centrado exclusivamente en el marketing, ventas y gestión de clientes.
Son programas diseñados para que reúnas a todos tus clientes, tanto los potenciales como los actuales, en el mismo lugar.
Podrás enviarles campañas publicitarias segmentadas, realizarles ofertas personalizadas o prestarles soporte. Al final, todo se enfoca en conseguir clientes nuevos y fidelizar a los ya existentes.
Todo lo que tenga que ver con las ventas y los clientes se gestiona con un CRM, cuyos buenos ejemplos serían Zoho CRM, HubSpot o Salesforce.
Herramientas de gestión de proyectos
Llevar tus proyectos a la pantalla nunca fue tan sencillo como con estas herramientas.
Son capaces de dividir grandes proyectos en tareas más pequeñas, asignar responsables, definir hitos y objetivos, hacer seguimiento del estado de cada trabajo, etc.
Y claro, también facilitan mucho la comunicación interna: todos los usuarios pueden dejar comentarios para comunicarse con los demás, así como subir documentos o adjuntos a cada tarea.
Según el grado de sofisticación de la herramienta, podrás crear paneles para visualizar los flujos de trabajo y organizar los proyectos como desees.
¿El objetivo?
Que el trabajo fluya y todo quede centralizado en el mismo lugar.
Notion, Microsoft Planner o Asana son ejemplos de este tipo de herramientas de transformación digital.
Sistemas de gestión documental
¿Y si el trabajo se reduce a documentos?
De texto, hojas de cálculo, presentaciones, etc.
Qué pasa, ¿se edita en local y se sube al programa de gestión de proyectos para que todo el mundo tenga acceso?
Claro que no: el documento se crea en un sistema como este y desde el principio todos los usuarios tienen acceso al mismo, pudiendo hacer ediciones en tiempo real.
¿Y si hay que almacenar cientos de documentos, con sus distintas versiones?
¿Y si hay que buscar entre esos cientos de documentos para dar con el correcto?
Todo se puede hacer desde sistemas de gestión documental como Microsoft SharePoint, Alfresco o DocuWare.
Business intelligence
Decíamos que los datos pasaban a tener un papel clave en esta nueva realidad digital, ¿no?
Pues bien: cuando se trata de volúmenes de datos masivos, las herramientas de business intelligence son las que te ayudarán a manejarlos.
Porque a ver, no es lo mismo tener tablas de 5 MB en la que hacer un Ctrl + F que miles de tablas con millones y millones de filas y celdas con información de varios teras de peso.
Ahí la navegación se vuelve más difícil, salvo que cuentes con una herramienta de inteligencia empresarial.
Son capaces de recopilar grandes volúmenes de datos en crudo de forma automática a través de las integraciones con otras herramientas. De leerlos y hacer análisis avanzados, buscando correlaciones y tendencias.
De mostrártelos de forma gráfica, porque también funcionan como visualizadores de datos.
En definitiva: son el recurso ideal para manejar de forma ágil cantidades descomunales de datos.
Como ejemplos tendríamos Tableau, Power BI o Qlik.
Inteligencia artificial y transformación digital
La inteligencia artificial se integra en multitud de procesos digitales para automatizar tareas, reducir los errores y ganar en productividad.
La puedes aplicar, por ejemplo, en la realización de tareas administrativas, como la lectura de datos en documentos y su posterior registro en el programa. Así sucede con las facturas, sin ir más lejos.
También puede analizar datos de ventas y de la cadena de suministro para optimizar el inventario, atendiendo a futuras demandas y tendencias del mercado.
O facilitar el análisis de los candidatos al hacer contrataciones en recursos humanos.
Y más: chatear con clientes en tiempo real sin intervención humana, detectar patrones sospechosos en procesos de pago, navegar entre datos como hace la inteligencia empresarial, etc.
Como ejemplos de herramientas con una IA integrada tienes Salesforce, Monday.com o Zendesk, cada una en su propio segmento de negocio.
Herramientas de comunicación digital
Decíamos también que una de las características de esta nueva era digitalizada es la colaboración. La participación entre distintas personas y departamentos y la fluidez comunicativa.
Solo así se explica la proliferación de herramientas comunicativas, centradas en facilitar la comunicación entre equipos y miembros de la misma compañía... y más allá.
Si dos personas de distintos departamentos quieren hablar, ¿por qué levantarse y perder tiempo yendo donde se ubique la otra persona?
¿Y si está teletrabajando en casa?
¿Por qué limitarse a los correos electrónicos cuando es tan sencillo hacer una videollamada?
¿Por qué hablar necesariamente en privado si el tema es de incumbencia de todos? ¿Por qué no emplear un canal público que funcione como foro?
¿Por qué llamar por teléfono a un proveedor, si la comunicación por vídeo funciona tan bien por la confianza que tenéis?
Sí, los programas de comunicación digital hacen de todo: videollamadas grupales, llamadas por voz, comunicación escrita de forma pública y privada... de tooooodo.
Slack, Zoom o Google Meet son ejemplos de ello.
... Y más
El elenco de tipos de herramientas de transformación digital no acaba ahí.
Las hay que incorporan características o atributos de varios tipos, por ejemplo. Los ERPs, sin ir más lejos, facilitan la comunicación interna, también disponible en las herramientas de gestión de proyectos.
También están los programas de gestión de recursos humanos, para agilizar todo lo relativo al personal de la empresa.
Y la tecnología financiera es ideal para gestionar las cuentas, poniendo especial atención a los gastos.
Si buscas más, encuentras 😌
Hoja de ruta para la transformación digital de tu empresa
Ya sabes que si todavía no te has embarcado en la transformación digital de tu empresa, vas tarde.
Pero mejor tarde que nunca 😅
Tienes mucha tecnología a tu disposición, como acabamos de ver, y ahora solo queda ver el paso a paso.
¿Qué tendrías que hacer para dar el salto a la transformación digital?
#1 Auditoría inicial del estado digital
Lo primero es conocer el punto de partida.
A ver, ¿tu empresa está algo digitalizada o nada de nada?
Mira cada departamento individualmente. Analiza cómo trabajan todos en su día a día. Conociendo los tipos de herramientas existentes, seguro que en este primer análisis ya ves muchas opciones de mejora.
Pero de momento, nada, quédate ahí: en auditar la tecnología actual.
#2 Definición de los pasos a seguir
Este es el paso más importante de toda la hoja de ruta, desde luego.
Primero, con la auditoría hecha, establece los objetivos de la transformación digital. Y para controlar luego si se están consiguiendo o no, nada como emplear KPIs financieros.
Con los objetivos claros, toca responder preguntas: ¿qué herramientas tendría que comenzar a usar cada departamento?
¿Cómo cambiaría cada proceso de la empresa para que se lograran los resultados más rápidamente?
¿Dónde podrías conseguir un aumento mayor de la productividad?
¿Qué equipos tendrías que formar para que todas las personas estuvieran alineadas con esta nueva forma de trabajar?
¿La empresa tendría que hacer contrataciones nuevas?
¿Quiénes serían los líderes que impulsaran el cambio?
Lo dicho: la clave del éxito de la transformación digital es que aciertes estableciendo la estrategia y los pasos para llevarla a cabo, eligiendo las herramientas adecuadas.
#3 Puesta en marcha de la hoja de ruta
Planteado el plan, toca ponerlo en marcha.
A trabajar, que se dice.
Notarás algo de resistencia al cambio; es normal. Escucha sus opiniones, explica por qué la empresa va a tomar este nuevo rumbo y haz que se vean formando parte del próximo día a día.
Vivimos en una época con cambios tan constantes que una persona de 40 años no tiene absolutamente nada que ver con otra de 20, por mucho talento que tengan las dos. Paciencia.
Otra buena idea al respecto es que promuevas la comunicación interna. Crea nuevos hilos de conversación, fomenta la participación de todos y haz que poco a poco se acostumbren a una realidad donde la comunicación y la colaboración es total.
#4 Monitorización y ajustes
Con todo en marcha, el siguiente paso es medir.
¿Recuerdas los indicadores que planteaste en el segundo paso?
Con los datos obtenidos de la operativa diaria obtendrás sus valores, actualizados además en tiempo real.
¿Se están alcanzando los objetivos o hay que hacer ajustes? Nuevas sesiones formativas podrían ser interesantes, en caso de que la razón fuera el bajo rendimiento de tu equipo por la falta de habilidades.
¿Has visto que los objetivos no eran lo suficientemente ambiciosos? Quizá haya que replantearlos.
Y así una y otra vez, innovando y mejorando sin parar, haciendo los ajustes que hagan falta y tomando las decisiones que lleven a la empresa a ser más productiva con la ayuda de las herramientas.
Pleo, el gran fichaje como herramienta de transformación digital financiera
Hay algo por lo que vas a tener que pasar sí o sí: optimizar gastos.
Sin la economía optimizada, los márgenes de maniobra de la empresa podrían no ser suficientes para acometer los cambios, por lo que debes asegurarla.
¿Cómo lo haces?
Puedes vender más, aunque como eso depende de tantísimos factores, lo más sencillo es que te centres en los gastos.
Pleo es una solución de gestión de gastos que funciona con tarjetas de empresa. Cada trabajador emplea la suya al hacer pagos laborales, y estos quedan automáticamente registrados en el sistema.
Y una foto al ticket a través de la app es suficiente como justificante de pago. Magia ✨
Adiós a las notas de gasto, la pesadilla de todo departamento financiero.
Adiós a las facturas cuyo contenido no se lee bien porque se le ha borrado la tinta, horror de cada trabajador al que le tienen que reembolsar el dinero.
Adiós al caos y a la improductividad... y hola a la nueva realidad, donde la eficiencia y productividad están a la orden del día.
De hecho, según un estudio que hicimos en el Reino Unido, el 86 % de las empresas encuestadas decía que gestionar los gastos de forma efectiva era fundamental para que al negocio le fuera bien.
¡Casi nada!
Deja que cada trabajador se centre en lo que mejor saber hacer; que no pierda tiempo de más con tickets y los reembolsos… y a volar.
¿Herramientas de transformación digital para disparar la empresa en productividad? La gestión de gastos de Pleo primero y luego, solo luego, todas las demás.